सेल ऑर्डर किसी ग्राहक के पक्के ऑर्डर को डिलीवरी और बिलिंग से पहले दर्ज करता है। आप अनुमानित डिलीवरी तारीख और मिला कोई एडवांस नोट कर सकते हैं। बाकी प्री-सेल दस्तावेज़ों की तरह, यह आपके स्टॉक, GST रिपोर्ट, या इनवॉइस नंबरों को नहीं छूता।
सेल ऑर्डर की अपनी अलग नंबर सीरीज़ होती है जो SO से शुरू होती है, जैसे
SO2025-26/0001।
अपने सेल ऑर्डर देखें
साइडबार से Sale Orders खोलें। हर पंक्ति में नंबर, तारीख, स्थिति (Open, Converted, या Closed), और टोटल दिखता है। किसी पंक्ति पर टैप करके उसे खोलें।
नीचे की पट्टी तीन आँकड़े अगल-बगल दिखाती है: Total (दिख रहे ऑर्डरों का कुल जोड़), Converted (उसमें से कितना असली दस्तावेज़ बन चुका है) और Open (कितना अब भी ज़िंदा है)। Converted + Open = Total.
स्थिति की चिप पंक्तियाँ छाँटती है; रकम दोबारा नहीं जोड़ती। पट्टी में वह सब आता है जो date range और search box आने देते हैं — चाहे कोई भी स्थिति चिप चुनी हो। जब चिप कुछ पंक्तियाँ छिपा रही हो, गिनती “3 of 12 sale orders” पढ़ती है।
सेल ऑर्डर बनाएँ
- Sale Orders लिस्ट पर New Sale Order पर क्लिक करें।
- एडिटर खुलता है जिसका शीर्षक होता है Sale Order। ग्राहक चुनें।
- ऑर्डर किए गए आइटम, क्वांटिटी और रेट जोड़ें।
- चाहें तो अनुमानित delivery date सेट करें, और अगर ग्राहक ने कोई एडवांस दिया है तो एडवांस रकम भरें। एडवांस सिर्फ़ नोट किया जाता है — यह रेफरेंस के लिए छपता है और कोई भुगतान दर्ज नहीं करता।
- Save (Ctrl+S) पर क्लिक करें।
खोलें, एडिट करें या प्रिंट करें
किसी सेल ऑर्डर पर टैप करके उसे खोलें। ऊपर से आप इसे तब Edit कर सकते हैं जब यह Open हो, इसे Print कर सकते हैं (A4, A5 या थर्मल), या इसे Delete कर सकते हैं। डिटेल स्क्रीन डिलीवरी तारीख और मिला कोई एडवांस दिखाती है।
सेल ऑर्डर को इनवॉइस में बदलें
जब आप डिलीवरी करते हैं, तो ऑर्डर खोलकर Convert to invoice पर क्लिक करें। Yojika नए नंबर और उन्हीं आइटमों के साथ एक असली सेल इनवॉइस बनाकर उसे खोल देता है। फिर ऑर्डर पर Converted का निशान लग जाता है।
एक साथ कई ऑर्डर बदलें
जब आप एक दिन के ऑर्डर एक साथ डिलीवर करते हैं, तो उन्हें एक ही कार्रवाई में बिल कर सकते हैं:
- Sale Orders लिस्ट पर चेकबॉक्स से ऑर्डर टिक करें। सिर्फ़ Open ऑर्डर ही टिक हो सकते हैं — converted या closed ऑर्डर का चेकबॉक्स निष्क्रिय रहता है। हेडर वाला चेकबॉक्स दिख रहे सभी open ऑर्डर चुन लेता है।
- टेबल के ऊपर एक पट्टी दिखाती है कि कितने चुने गए हैं। उस पर Convert to invoice पर क्लिक करें।
- एक प्रीव्यू हर चुने गए ऑर्डर को उसके ग्राहक और रकम के साथ दिखाता है। आगे बढ़ने के लिए Convert to invoice पर क्लिक करें, या चयन बनाए रखते हुए कुछ भी न बदलने के लिए Cancel पर।
- Yojika ऑर्डरों को एक-एक करके बदलता है — हर एक अपने नए इनवॉइस नंबर के साथ अपना अलग इनवॉइस बनता है — और काम के दौरान प्रगति दिखाता है। फिर “3 of 3 converted” (उदाहरण के लिए) शीर्षक वाला नतीजा हर ऑर्डर के साथ वह इनवॉइस दिखाता है जो वह बना, या छोड़े जाने की वजह। बंद करने के लिए Done पर क्लिक करें।
अगर कोई ऑर्डर नहीं बदला जा सका — जैसे वह किसी दूसरे डिवाइस पर पहले ही बदला जा चुका हो, या उसकी तारीख किसी बंद वित्तीय वर्ष में आती हो — तो वह ऑर्डर उसकी वजह के साथ छोड़ दिया जाता है, और बाकी फिर भी बदल जाते हैं। जो पहले बदल चुका है, वह वापस नहीं होता।
Done दबाने के बाद छूटे हुए ऑर्डर टिक किए हुए ही रहते हैं, इसलिए उनके नंबर लिखकर रखने की ज़रूरत नहीं। कारण ठीक करें — जैसे Settings → Business & Tax → Financial years में साल दोबारा खोलें — और फिर से Convert to invoice दबाएँ। जो ऑर्डर इसलिए छूटा कि वह पहले ही बिल बन चुका था, उसके लिए कुछ करने की ज़रूरत नहीं — Yojika उसका टिक अपने आप हटा देता है।
अग्रिम और दिखाया गया शेष
इस दस्तावेज़ पर अग्रिम नोट करने के लिए Advance (₹) भरें। फ़ोन पर इसे भरने के लिए Details खोलें। एडिटर, सहेजे गए दस्तावेज़ और PDF में अग्रिम के बाद शेष = कुल − अग्रिम दिखता है। कुल में दस्तावेज़ का टैक्स और राउंड-ऑफ़ पहले से शामिल है। खाली अग्रिम को शून्य माना जाता है; कुल से ज़्यादा अग्रिम होने पर शेष ऋणात्मक दिखता है।
यह केवल संदर्भ की गणना है: कोई भुगतान दर्ज नहीं होता। इससे स्टॉक, पार्टी का बकाया, GST रिपोर्ट या दस्तावेज़ का कुल नहीं बदलता। इनवॉइस में बदलते समय भी नोट किए गए अग्रिम को भुगतान के रूप में दर्ज या समायोजित नहीं किया जाता। वास्तविक भुगतान को भुगतान प्रक्रिया से दर्ज करें।