पर्चेज़ बिल वह है जो आप किसी सप्लायर से खरीदते हैं। इसे दर्ज करने से स्टॉक आपकी इन्वेंटरी में जुड़ जाता है और यह ट्रैक होता है कि आप कितना बकाया चुकाना है। खरीद अपनी अलग लिस्ट में रखी जाती है — वे कभी आपकी सेल इनवॉइस से नहीं मिलतीं।
Purchases स्क्रीन खोलें
साइडबार में Purchases पर क्लिक करें। आपको हर बिल के लिए एक पंक्ति दिखती है जिसमें Doc No., Supplier bill, Date, Vendor, Taxable, Tax, Total, Status और Balance होता है।
- ऊपर दाईं ओर के बॉक्स से अपने खुद के बिल नंबर, सप्लायर के बिल नंबर, या वेंडर के नाम से Search करें।
- चिप की पहली पंक्ति से date range चुनें: All time, This month, Last month, This quarter, This year, This FY (वित्तीय वर्ष, 1 अप्रैल से 31 मार्च), या किन्हीं दो तारीखों के लिए Custom…। यहाँ बिल की अपनी Date देखी जाती है, सप्लायर के बिल की तारीख नहीं।
- All, Unpaid, Partial और Paid चिप से फ़िल्टर करें।
तीनों साथ काम करते हैं — कोई बिल तभी दिखता है जब तारीख की सीमा, स्थिति की चिप और खोज बॉक्स, तीनों उससे मेल खाएँ। स्क्रीन All time पर खुलती है।
टोटल की पट्टी
नीचे की पट्टी बताती है कि सप्लायरों को अब भी कितना देना बाकी है — तीन आँकड़ों के साथ, अगल-बगल:
- Paid — उन बिलों के बदले आप कितना चुका चुके हैं।
- Unpaid — कितना अब भी बकाया है।
- Total — बिलों का कुल जोड़। Paid + Unpaid = Total, हमेशा।
स्थिति की चिप पंक्तियाँ छाँटती है; रकम दोबारा नहीं जोड़ती। पट्टी में वह सब आता है जो date range और search box आने देते हैं — चाहे कोई भी स्थिति चिप चुनी हो। वरना Paid चिप पर Unpaid हमेशा ₹0.00 दिखता और आप यह बँटवारा कभी देख ही नहीं पाते।
जब चिप कुछ पंक्तियाँ छिपा रही हो, गिनती यह बता देती है: वह “3 of 12 purchases” पढ़ती है — 3 स्क्रीन पर, 12 उस रकम के पीछे। कुछ भी छिपा न हो तो वह बस “12 purchases” पढ़ती है।
दो गिनतियाँ, दो सवाल। Purchases शीर्षक के बगल वाली संख्या बताती है कि आपकी बहियों में कुल कितने बिल हैं; फ़िल्टर बदलने पर यह नहीं बदलती। पट्टी वाली गिनती इस बारे में है कि आप अभी क्या देख रहे हैं।
डेबिट नोट देनदारी से घटता है, क्योंकि वह है ही यही: ₹236 का डेबिट नोट बनाइए और Total तथा Unpaid दोनों ₹236 कम हो जाएँगे।
नया बिल बनाएँ
- New purchase पर क्लिक करें (या Ctrl+N दबाएँ)।
- vendor (आपका सप्लायर) चुनें। अगर वे अभी तक सेव नहीं हैं, तो उन्हें पिकर से ही बनाएँ — देखें ग्राहक या सप्लायर जोड़ें।
- supplier bill number और supplier bill date भरें — वह नंबर और तारीख जो आपके सप्लायर के दिए कागज़ी बिल पर छपी है। Yojika बिल को उसका अपना अंदरूनी नंबर भी देता है (जो PB… के रूप में दिखता है) ताकि आप उसे हमेशा ढूँढ सकें।
- हर आइटम को एक लाइन के रूप में जोड़ें: आइटम, quantity और rate चुनें। नई लाइनें डिफ़ॉल्ट रूप से आइटम के सेव किए गए पर्चेज़ रेट पर आती हैं।
- Incl. GST / Excl. GST टॉगल से चुनें कि आप रेट कैसे भर रहे हैं:
- Incl. GST — रेट में टैक्स पहले से शामिल है।
- Excl. GST — रेट के ऊपर से टैक्स जुड़ता है।
- टोटल जाँचें, फिर Save करें।
बिल का टैक्स अपने आप CGST + SGST (आपके जैसे ही राज्य में) या IGST (अलग राज्य में) के रूप में बँट जाता है, वेंडर के GSTIN के आधार पर। यह कैसे तय होता है, यह जानने के लिए देखें GSTIN और प्लेस ऑफ़ सप्लाई।
बिल दर्ज करने से उस पर मौजूद हर आइटम का स्टॉक बढ़ जाता है। बाद में बिल हटाने से वह स्टॉक वापस पलट जाता है।
टिप: पर्चेज़ एडिटर एक कीबोर्ड-फ्रेंडली ग्रिड है जो Windows डेस्कटॉप के लिए बना है। सबसे बढ़िया अनुभव के लिए खरीद अपने कंप्यूटर पर दर्ज करें।
डेबिट नोट (पर्चेज़ रिटर्न)
अगर आप किसी सप्लायर को माल वापस भेजते हैं, तो Purchases स्क्रीन पर Debit note पर क्लिक करें। डेबिट नोट आपका देय कम करता है और लिस्ट में भुगतान की स्थिति की जगह Debit note का टैग दिखाता है।
डुप्लिकेट दस्तावेज़ नंबर
अगर Duplicate document number चेतावनी दिखे, तो उसी प्रकार के किसी दूसरे सक्रिय दस्तावेज़ में भी यही नंबर है। Yojika दोनों रिकॉर्ड रखता है। किसी रिकॉर्ड का उपयोग करने से पहले उसकी पार्टी, तारीख और कुल रकम मिलाएँ और चेतावनी में दिया रिकॉर्ड ID देखें; हर पंक्ति अपना अलग रिकॉर्ड खोलती है। प्रिंट या PDF में मूल दस्तावेज़ नंबर ही रहता है। एक डुप्लिकेट रिकॉर्ड डिलीट करने पर चेतावनी हट जाती है, लेकिन उसका नंबर फिर इस्तेमाल नहीं होता।