पर्चेज़ ऑर्डर (PO) एक अनुरोध है जो आप उस माल के लिए सप्लायर को भेजते हैं जो आप खरीदना चाहते हैं। यह आपके स्टॉक या आपके देय (payables) को नहीं बदलता — यह बस एक दस्तावेज़ है। जब माल आता है, तो आप एक क्लिक में PO को पर्चेज़ बिल में बदल देते हैं।
Purchase Orders खोलें
साइडबार में Purchase Orders पर क्लिक करें। हर पंक्ति में PO नंबर, उसकी तारीख, उसकी स्थिति (Open, Converted या Closed) और उसका टोटल दिखता है।
नीचे की पट्टी तीन आँकड़े अगल-बगल दिखाती है: Total (दिख रहे ऑर्डरों का कुल जोड़), Converted (उसमें से कितना असली दस्तावेज़ बन चुका है) और Open (कितना अब भी ज़िंदा है)। Converted + Open = Total.
स्थिति की चिप पंक्तियाँ छाँटती है; रकम दोबारा नहीं जोड़ती। पट्टी में वह सब आता है जो date range और search box आने देते हैं — चाहे कोई भी स्थिति चिप चुनी हो। जब चिप कुछ पंक्तियाँ छिपा रही हो, गिनती “3 of 12 purchase orders” पढ़ती है।
PO बनाएँ
- New Purchase Order पर क्लिक करें।
- supplier (सप्लायर) चुनें।
- जो आइटम आप ऑर्डर करना चाहते हैं, उन्हें क्वांटिटी और रेट के साथ जोड़ें — बिल्कुल पर्चेज़ बिल की तरह।
- Save करें।
PDF के रूप में देखें या शेयर करें
किसी PO को खोलकर उसे PDF के रूप में देखने के लिए Preview इस्तेमाल करें। वहाँ से आप इसे प्रिंट कर सकते हैं या अपने सप्लायर को भेजने के लिए सेव कर सकते हैं।
PO एडिट करें
PO को खोलकर Edit चुनें ताकि जब तक यह Open है तब तक सप्लायर, आइटम या क्वांटिटी बदल सकें। अपने बदलाव सेव करें।
अग्रिम और दिखाया गया शेष
इस दस्तावेज़ पर अग्रिम नोट करने के लिए Advance (₹) भरें। फ़ोन पर इसे भरने के लिए Details खोलें। एडिटर, सहेजे गए दस्तावेज़ और PDF में अग्रिम के बाद शेष = कुल − अग्रिम दिखता है। कुल में दस्तावेज़ का टैक्स और राउंड-ऑफ़ पहले से शामिल है। खाली अग्रिम को शून्य माना जाता है; कुल से ज़्यादा अग्रिम होने पर शेष ऋणात्मक दिखता है।
यह केवल संदर्भ की गणना है: कोई भुगतान दर्ज नहीं होता। इससे स्टॉक, पार्टी का बकाया, GST रिपोर्ट या दस्तावेज़ का कुल नहीं बदलता। इनवॉइस में बदलते समय भी नोट किए गए अग्रिम को भुगतान के रूप में दर्ज या समायोजित नहीं किया जाता। वास्तविक भुगतान को भुगतान प्रक्रिया से दर्ज करें।
PO को पर्चेज़ बिल में बदलें
जब माल आता है, तो PO खोलकर Convert to purchase bill पर क्लिक करें। Yojika उन्हीं आइटमों के साथ एक पर्चेज़ बिल बना देता है — जो स्टॉक जोड़ता है और आपका देय दर्ज करता है। फिर PO पर Converted का निशान लग जाता है ताकि आपको पता रहे कि इस पर कार्रवाई हो चुकी है। उसके बाद, इसे किसी भी अन्य पर्चेज़ बिल की तरह मैनेज करें।