इनवॉइस वह बिल है जो आप किसी बिक्री के लिए ग्राहक को देते हैं। Yojika आपके लिए GST खुद भर देता है, इसलिए आपको बस इतना टाइप करना है कि आप क्या बेच रहे हैं।
नया इनवॉइस खोलें
- साइडबार से Invoices (इनवॉइस) खोलें।
- New invoice (Ctrl+N) (नया इनवॉइस) पर क्लिक करें। पूरे स्क्रीन का एडिटर खुलता है, जिसका शीर्षक होता है Sales Invoice।
इनवॉइस नंबर आपके सेव करते ही अपने आप भर जाता है — ऊपर आपको
No. auto-assigned on save दिखेगा। नंबर INV2025-26/0001 जैसे दिखते हैं और
हर 1 अप्रैल (नए फाइनेंशियल ईयर की शुरुआत) से फिर 0001 से शुरू होते हैं।
ग्राहक चुनें
- पार्टी बॉक्स पर क्लिक करें (या F2 दबाएँ) और ग्राहक का नाम टाइप करना शुरू करें। लिस्ट में से उन्हें चुनें, या नया नाम टाइप करके उन्हें जोड़ें।
- झटपट काउंटर बिक्री के लिए Walk-in (F4) पर क्लिक करें। कोई नाम की ज़रूरत नहीं।
ग्राहक चुनने के बाद, Cash (नकद) या Credit (उधार) चुनें:
- Cash — बिल आपके सेव करते ही पूरा चुकता हो जाता है।
- Credit — रकम बकाया रहती है, और भुगतान आप बाद में दर्ज करते हैं।
वॉक-इन बिल डिफ़ॉल्ट रूप से Cash होता है; नाम वाले ग्राहक का बिल डिफ़ॉल्ट रूप से Credit होता है।
आइटम जोड़ें
किसी लाइन के Item सेल में टाइप करके अपनी आइटम लिस्ट में खोजें। कोई आइटम चुनें, या नया नाम टाइप करके उसे वहीं जोड़ें। हर लाइन में ये कॉलम होते हैं:
| कॉलम | क्या भरें |
|---|---|
| Qty | कितने बेच रहे हैं (1.5 जैसे दशमलव भी चलते हैं) |
| Unit | बिलिंग यूनिट (अगर आइटम में दूसरी यूनिट जैसे Box हो तो उस पर बदलें) |
| Rate | एक यूनिट का रेट |
| Disc% | सिर्फ़ इस लाइन के लिए छूट, प्रतिशत में |
| GST | टैक्स रेट, जो आइटम से आता है |
| Taxable, Amount | आपके लिए खुद निकाल दिए जाते हैं |
आखिरी सेल पर Enter दबाकर नई लाइन पर जाएँ, या Add item (Insert) पर क्लिक करें। किसी लाइन को हटाने के लिए उसके आखिर में दिए डिलीट आइकन का इस्तेमाल करें।
छूट हमेशा हर लाइन पर होती है — पूरे बिल पर कोई छूट नहीं होती। इसे Disc% कॉलम में भरें।
बारकोड स्कैन करें
अगर आपके पास बारकोड स्कैनर है, तो Scan barcode to add a line… बॉक्स में क्लिक करके स्कैन करें। आइटम जुड़ जाता है, या अगर वह पहले से बिल पर है तो उसकी क्वांटिटी एक बढ़ जाती है। फ़ोन पर Scan with camera पर टैप करें।
GST के साथ या बिना GST के रेट
टोटल के पास एक स्विच होता है जिस पर Incl. GST / Excl. GST लिखा होता है:
- Incl. GST (डिफ़ॉल्ट) — आप वही रेट टाइप करते हैं जो ग्राहक असल में चुकाता है (MRP), और Yojika उसमें से GST निकाल देता है। टोटल में “GST ₹… included” दिखता है।
- Excl. GST — आप टैक्स से पहले वाला रेट टाइप करते हैं, और GST ऊपर से जुड़ता है।
यह स्विच पूरे इनवॉइस पर लागू होता है।
अतिरिक्त चार्ज
डिलीवरी, पैकिंग या भाड़ा जोड़ने के लिए Additional charges के नीचे Add charge पर क्लिक करें। इसे एक लेबल दें (जैसे Delivery), एक रकम, और — अगर ज़रूरत हो — एक SAC कोड।
टोटल पढ़ें
Totals पैनल आपके टाइप करते ही अपडेट होता रहता है:
- Taxable value — वह रकम जिस पर टैक्स निकाला जाता है।
- CGST और SGST, या दूसरे राज्य के ग्राहक के लिए IGST — Yojika ग्राहक के राज्य से सही बँटवारा अपने आप चुन लेता है।
- Round off — टोटल को नज़दीकी रुपये तक गोल किया जाता है, और छोटा फर्क यहाँ दिखता है।
- Grand total — जो ग्राहक चुकाता है।
इनवॉइस सेव करें
नीचे दिए बटन इस्तेमाल करें:
- Save (Ctrl+S) — सेव करके लिस्ट पर वापस जाएँ।
- Save & New (Ctrl+Enter) — सेव करके तुरंत अगला बिल शुरू करें।
- Save & Print (Ctrl+P) — सेव करके प्रिंट प्रीव्यू खोलें। देखें इनवॉइस प्रिंट करें, शेयर करें या भेजें।
अगर आप स्टॉक से ज़्यादा बेचते हैं, तब भी Yojika आपको बिल सेव करने देता है — आपका स्टॉक बस शून्य से नीचे चला जाता है। कुछ भी रुकता नहीं।
किसी नाम वाले उधार ग्राहक के लिए, अगर बिक्री उन्हें उनकी क्रेडिट लिमिट से आगे ले जाती है, तो Yojika पहले Credit limit warning दिखाता है। फिर भी सेव करने के लिए Proceed पर क्लिक करें, या वापस जाने के लिए Cancel पर।