इनवॉइस बनाएँ

इनवॉइस वह बिल है जो आप किसी बिक्री के लिए ग्राहक को देते हैं। Yojika आपके लिए GST खुद भर देता है, इसलिए आपको बस इतना टाइप करना है कि आप क्या बेच रहे हैं।

नया इनवॉइस खोलें

साइडबार से Invoices (इनवॉइस) खोलें।
New invoice (Ctrl+N) (नया इनवॉइस) पर क्लिक करें। पूरे स्क्रीन का एडिटर खुलता है, जिसका शीर्षक होता है Sales Invoice।

इनवॉइस नंबर आपके सेव करते ही अपने आप भर जाता है — ऊपर आपको No. auto-assigned on save दिखेगा। नंबर INV2025-26/0001 जैसे दिखते हैं और हर 1 अप्रैल (नए फाइनेंशियल ईयर की शुरुआत) से फिर 0001 से शुरू होते हैं।

ग्राहक चुनें

पार्टी बॉक्स पर क्लिक करें (या F2 दबाएँ) और ग्राहक का नाम टाइप करना शुरू करें। लिस्ट में से उन्हें चुनें, या नया नाम टाइप करके उन्हें जोड़ें।
झटपट काउंटर बिक्री के लिए Walk-in (F4) पर क्लिक करें। कोई नाम की ज़रूरत नहीं।

ग्राहक चुनने के बाद, Cash (नकद) या Credit (उधार) चुनें:

Cash — बिल आपके सेव करते ही पूरा चुकता हो जाता है।
Credit — रकम बकाया रहती है, और भुगतान आप बाद में दर्ज करते हैं।

वॉक-इन बिल डिफ़ॉल्ट रूप से Cash होता है; नाम वाले ग्राहक का बिल डिफ़ॉल्ट रूप से Credit होता है।

आइटम जोड़ें

किसी लाइन के Item सेल में टाइप करके अपनी आइटम लिस्ट में खोजें। कोई आइटम चुनें, या नया नाम टाइप करके उसे वहीं जोड़ें। हर लाइन में ये कॉलम होते हैं:

कॉलम	क्या भरें
Qty	कितने बेच रहे हैं (`1.5` जैसे दशमलव भी चलते हैं)
Unit	बिलिंग यूनिट (अगर आइटम में दूसरी यूनिट जैसे Box हो तो उस पर बदलें)
Rate	एक यूनिट का रेट
Disc%	सिर्फ़ इस लाइन के लिए छूट, प्रतिशत में
GST	टैक्स रेट, जो आइटम से आता है
Taxable, Amount	आपके लिए खुद निकाल दिए जाते हैं

आखिरी सेल पर Enter दबाकर नई लाइन पर जाएँ, या Add item (Insert) पर क्लिक करें। किसी लाइन को हटाने के लिए उसके आखिर में दिए डिलीट आइकन का इस्तेमाल करें।

छूट हमेशा हर लाइन पर होती है — पूरे बिल पर कोई छूट नहीं होती। इसे Disc% कॉलम में भरें।

बारकोड स्कैन करें

अगर आपके पास बारकोड स्कैनर है, तो Scan barcode to add a line… बॉक्स में क्लिक करके स्कैन करें। आइटम जुड़ जाता है, या अगर वह पहले से बिल पर है तो उसकी क्वांटिटी एक बढ़ जाती है। फ़ोन पर Scan with camera पर टैप करें।

GST के साथ या बिना GST के रेट

टोटल के पास एक स्विच होता है जिस पर Incl. GST / Excl. GST लिखा होता है:

Incl. GST (डिफ़ॉल्ट) — आप वही रेट टाइप करते हैं जो ग्राहक असल में चुकाता है (MRP), और Yojika उसमें से GST निकाल देता है। टोटल में “GST ₹… included” दिखता है।
Excl. GST — आप टैक्स से पहले वाला रेट टाइप करते हैं, और GST ऊपर से जुड़ता है।

यह स्विच पूरे इनवॉइस पर लागू होता है।

अतिरिक्त चार्ज

डिलीवरी, पैकिंग या भाड़ा जोड़ने के लिए Additional charges के नीचे Add charge पर क्लिक करें। इसे एक लेबल दें (जैसे Delivery), एक रकम, और — अगर ज़रूरत हो — एक SAC कोड।

टोटल पढ़ें

Totals पैनल आपके टाइप करते ही अपडेट होता रहता है:

Taxable value — वह रकम जिस पर टैक्स निकाला जाता है।
CGST और SGST, या दूसरे राज्य के ग्राहक के लिए IGST — Yojika ग्राहक के राज्य से सही बँटवारा अपने आप चुन लेता है।
Round off — टोटल को नज़दीकी रुपये तक गोल किया जाता है, और छोटा फर्क यहाँ दिखता है।
Grand total — जो ग्राहक चुकाता है।

इनवॉइस सेव करें

नीचे दिए बटन इस्तेमाल करें:

Save (Ctrl+S) — सेव करके लिस्ट पर वापस जाएँ।
Save & New (Ctrl+Enter) — सेव करके तुरंत अगला बिल शुरू करें।
Save & Print (Ctrl+P) — सेव करके प्रिंट प्रीव्यू खोलें। देखें इनवॉइस प्रिंट करें, शेयर करें या भेजें।

अगर आप स्टॉक से ज़्यादा बेचते हैं, तब भी Yojika आपको बिल सेव करने देता है — आपका स्टॉक बस शून्य से नीचे चला जाता है। कुछ भी रुकता नहीं।

किसी नाम वाले उधार ग्राहक के लिए, अगर बिक्री उन्हें उनकी क्रेडिट लिमिट से आगे ले जाती है, तो Yojika पहले Credit limit warning दिखाता है। फिर भी सेव करने के लिए Proceed पर क्लिक करें, या वापस जाने के लिए Cancel पर।

एक साथ एक से ज़्यादा बिल पर काम करें

डेस्कटॉप पर आप कई बिल एक साथ खुले रख सकते हैं — एडिटर के ऊपर टैब की एक पट्टी में। यह काउंटर की लाइन के लिए है: एक ग्राहक बीस चीज़ें खरीद रहा है, और उसके पीछे खड़े आदमी को सिर्फ़ एक पैकेट चाहिए। बड़े बिल को वहीं छोड़ें, छोटा बिल बना दें, और फिर वापस आ जाएँ।

दूसरा बिल शुरू करें — टैब पट्टी पर + पर क्लिक करें, या Ctrl+T दबाएँ। नया टैब Sale #2, Sale #3 जैसे नाम से खुलता है। ये नाम सिर्फ़ टैब के लेबल हैं; असली इनवॉइस नंबर सेव करते समय ही मिलता है। एक साथ ज़्यादा से ज़्यादा आठ बिल खुले रह सकते हैं।
बिलों के बीच जाएँ — किसी टैब पर क्लिक करें, या अगले टैब के लिए Ctrl+Tab और पिछले टैब के लिए Ctrl+Shift+Tab दबाएँ। आपने जो टाइप किया था वह जैसा का तैसा बना रहता है।

बाहर निकलने के दो रास्ते — और इनमें से सिर्फ़ एक बिल को मिटाता है

बिलिंग स्क्रीन से बाहर निकलना और कोई बिल बंद करना — ये दोनों अलग-अलग बातें हैं। इसे एक बार ध्यान से पढ़ लें।

सब कुछ बचाकर बाहर निकलने के लिए Esc दबाएँ, या एडिटर के ऊपर दाईं ओर बने × पर क्लिक करें। Yojika पहले पूछता है “Leave the billing screen?” — Leave चुनते ही आपके सारे खुले बिल वहीं रुके रह जाते हैं। कुछ भी नहीं जाता, और अगली बार बिलिंग स्क्रीन खोलने पर वे सब अपने टैब में मिलते हैं।

किसी एक बिल को मिटाने के लिए उस बिल के टैब पर बने x पर क्लिक करें, Ctrl+W दबाएँ, या स्क्रीन के नीचे Discard bill पर क्लिक करें। Yojika हमेशा पहले पुष्टि माँगता है, और सवाल में बिल का नाम भी होता है — Discard Sale #2? — ताकि कई बिल खुले हों तो पता चले कि कौन-सा जा रहा है। पुष्टि करते ही वह बिल हमेशा के लिए चला जाता है: वह Recycle Bin में नहीं जाता और उसे वापस नहीं लाया जा सकता। आपके बाकी खुले बिल जैसे के तैसे रहते हैं।

दोनों सवाल जानबूझकर अलग-अलग तरीके से पूछे जाते हैं — एक सारे बिल रोककर रखता है, दूसरा एक बिल मिटा देता है, और शब्दों से हमेशा पता चलता है कि कौन-सा सवाल पूछा जा रहा है।

अगर आपने Yojika का पुराना वर्शन इस्तेमाल किया है तो ध्यान दें कि Esc बदल गया है: पहले यह बिल को मिटा देता था, अब यह उसे रोककर रख देता है। जब सचमुच बिल फेंकना हो, तभी Discard bill का इस्तेमाल करें।

ऐप बंद होने पर भी रुका हुआ बिल नहीं जाता

टैब में खुले छोड़े गए बिल इसी कंप्यूटर पर रखे रहते हैं। अगर आप रात को Yojika बंद कर देते हैं, या बिजली चली जाती है, तो अगली बार बिलिंग स्क्रीन खोलने पर वे अपने टैब में मौजूद मिलते हैं। कुछ भी दोबारा टाइप नहीं करना पड़ता।

कुछ बातें जान लें:

रुका हुआ बिल इसी कंप्यूटर पर रहता है। Cloud Sync चालू हो तब भी वह आपके दूसरे डिवाइस पर नहीं जाता। जिस मशीन पर बिल शुरू किया है, उसी पर उसे पूरा करें।
रुका हुआ बिल अभी इनवॉइस नहीं है। उसका कोई इनवॉइस नंबर नहीं होता, उससे स्टॉक नहीं बदलता, और सेव करने तक वह किसी रिपोर्ट में नहीं दिखता।
रुके हुए बिल पर वही रेट बने रहते हैं जो आपने ग्राहक से तय किए थे। बिल रुका हो और उसी बीच आप किसी आइटम का रेट बदल दें, तो रुके हुए बिल का रेट चुपचाप नहीं बदलता — नया रेट चाहिए हो तो उस लाइन पर आइटम दोबारा चुन लें।
अगर किसी ग्राहक का बिल रुका हुआ है और आप उस ग्राहक को हटा देते हैं, तब भी बिल खुल जाता है। Yojika बता देता है कि वह ग्राहक अब आपकी लिस्ट में नहीं है और सेव करने से पहले कोई ग्राहक चुनने को कहता है — वह चुपचाप उधार की बिक्री को नकद नहीं बनाता।

1 अप्रैल से पहले रोका हुआ बिल

बिल पर वही तारीख रहती है जिस दिन आपने उसे शुरू किया था। अगर आप कोई बिल रोककर रखते हैं और उस पर 1 अप्रैल — नए फाइनेंशियल ईयर की शुरुआत — के बाद लौटते हैं, तो उसे खोलते ही Yojika ऊपर एक छोटा नोट दिखाता है।

यह इसलिए ज़रूरी है क्योंकि तारीख ही तय करती है कि बिल किस साल का है। जैसा है वैसा सेव करने पर बिल पर पुरानी तारीख ही रहेगी, इसलिए उसका नंबर चालू साल की जगह पिछले साल की सीरीज़ से आएगा (जैसे अप्रैल 2026 में INV2025-26/0042)। और अगर आपने Yojika में वह साल पहले ही बंद कर दिया है, तो बिल सेव ही नहीं होगा — ऐसा होने पर नोट यह भी बता देता है।

आपके पास दो विकल्प हैं:

Use today’s date (आज की तारीख लगाएँ) — बिल आज की तारीख पर आ जाता है और नंबर चालू साल से मिलता है। लगभग हर बार यही सही रहता है।
Keep it (जैसी है रहने दें) — बिल पर पुरानी तारीख ही बनी रहती है। इसे सिर्फ़ तभी चुनें जब बिक्री सचमुच उसी तारीख को हुई हो और वह फाइनेंशियल ईयर अभी खुला हो।

रात भर रुका और अगली सुबह पूरा हुआ बिल इससे प्रभावित नहीं होता। यह नोट सिर्फ़ तभी दिखता है जब बिल किसी दूसरे फाइनेंशियल ईयर में जा रहा हो।

टैब सिर्फ़ सेल इनवॉइस के लिए हैं। परचेज़ बिल, एस्टिमेट, डिलीवरी चालान वगैरह अब भी एक-एक करके ही खुलते हैं, और फ़ोन या टैबलेट पर बिलिंग पहले की तरह एक बार में एक बिल ही रहती है।