प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस एक प्री-इनवॉइस है जो आप बिक्री पक्की होने से पहले भेजते हैं — आमतौर पर ग्राहक की सहमति या एडवांस भुगतान पाने के लिए। एस्टिमेट की तरह, यह आपके स्टॉक, GST रिपोर्ट, या इनवॉइस नंबरों को नहीं छूता।
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस की अपनी अलग नंबर सीरीज़ होती है जो PI से शुरू होती है, जैसे
PI2025-26/0001।
अपने प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस देखें
साइडबार से Proforma Invoices खोलें। हर पंक्ति में नंबर, तारीख, स्थिति (Open, Converted, या Closed), और टोटल दिखता है। किसी पंक्ति पर टैप करके उसे खोलें।
नीचे की पट्टी तीन आँकड़े अगल-बगल दिखाती है: Total (दिख रहे प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस का कुल जोड़), Converted (उसमें से कितना असली इनवॉइस बन चुका है) और Open (कितना अब भी ग्राहक के जवाब का इंतज़ार कर रहा है)। Converted + Open = Total.
स्थिति की चिप पंक्तियाँ छाँटती है; रकम दोबारा नहीं जोड़ती। पट्टी में वह सब आता है जो date range और search box आने देते हैं — चाहे कोई भी स्थिति चिप चुनी हो। जब चिप कुछ पंक्तियाँ छिपा रही हो, गिनती “3 of 12 proforma invoices” पढ़ती है।
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस बनाएँ
- Proforma Invoices लिस्ट पर New Proforma Invoice पर क्लिक करें।
- एडिटर खुलता है जिसका शीर्षक होता है Proforma Invoice। ग्राहक चुनें।
- आइटम, क्वांटिटी और रेट जोड़ें — वही लाइन ग्रिड जो इनवॉइस में होता है।
- चाहें तो एक वैलिडिटी तारीख सेट करें।
- Save (Ctrl+S) पर क्लिक करें।
खोलें, एडिट करें या प्रिंट करें
किसी प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस पर टैप करके उसे खोलें। ऊपर से आप ये कर सकते हैं:
- Edit — जब तक यह अभी भी Open हो।
- Print — प्रिंट प्रीव्यू खोलकर इसे प्रिंट करें या PDF के रूप में सेव करें, A4, A5 या थर्मल चौड़ाई पर।
- Delete — इसका नंबर दोबारा इस्तेमाल नहीं होता।
इसे इनवॉइस में बदलें
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस खोलकर Convert to invoice पर क्लिक करें। Yojika नए नंबर और उन्हीं आइटमों के साथ एक असली सेल इनवॉइस बनाकर उसे खोल देता है। फिर प्रोफ़ॉर्मा पर Converted का निशान लग जाता है और इसे दोबारा नहीं बदला जा सकता।
अग्रिम और दिखाया गया शेष
इस दस्तावेज़ पर अग्रिम नोट करने के लिए Advance (₹) भरें। फ़ोन पर इसे भरने के लिए Details खोलें। एडिटर, सहेजे गए दस्तावेज़ और PDF में अग्रिम के बाद शेष = कुल − अग्रिम दिखता है। कुल में दस्तावेज़ का टैक्स और राउंड-ऑफ़ पहले से शामिल है। खाली अग्रिम को शून्य माना जाता है; कुल से ज़्यादा अग्रिम होने पर शेष ऋणात्मक दिखता है।
यह केवल संदर्भ की गणना है: कोई भुगतान दर्ज नहीं होता। इससे स्टॉक, पार्टी का बकाया, GST रिपोर्ट या दस्तावेज़ का कुल नहीं बदलता। इनवॉइस में बदलते समय भी नोट किए गए अग्रिम को भुगतान के रूप में दर्ज या समायोजित नहीं किया जाता। वास्तविक भुगतान को भुगतान प्रक्रिया से दर्ज करें।