നിങ്ങൾ ഡെലിവർ ചെയ്ത് ബിൽ ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് ഒരു ഇടപാടുകാരനിൽ നിന്ന് ഉറപ്പിച്ച ഒരു ഓർഡർ സെയിൽ ഓർഡർ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. നിങ്ങൾക്ക് പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന ഡെലിവറി തീയതിയും ലഭിച്ച ഏതെങ്കിലും അഡ്വാൻസും കുറിക്കാം. മറ്റ് പ്രീ-സെയിൽ രേഖകൾ പോലെ, ഇത് നിങ്ങളുടെ സ്റ്റോക്ക്, GST റിപ്പോർട്ടുകൾ, ഇൻവോയ്സ് നമ്പറുകൾ എന്നിവയെ ബാധിക്കില്ല.
സെയിൽ ഓർഡറുകൾക്ക് SO എന്ന് തുടങ്ങുന്ന സ്വന്തം നമ്പർ സീരീസ് ഉണ്ട്,
ഉദാഹരണത്തിന് SO2025-26/0001.
നിങ്ങളുടെ സെയിൽ ഓർഡറുകൾ കാണുക
സൈഡ്ബാറിൽ നിന്ന് Sale Orders തുറക്കുക. ഓരോ വരിയും നമ്പർ, തീയതി, സ്റ്റാറ്റസ് (Open, Converted, അല്ലെങ്കിൽ Closed), ടോട്ടൽ എന്നിവ കാണിക്കുന്നു. ഒരു വരി തുറക്കാൻ അതിൽ ടാപ്പ് ചെയ്യുക.
താഴെയുള്ള സ്ട്രിപ്പ് അടുത്തടുത്തായി മൂന്ന് സംഖ്യകൾ കാണിക്കുന്നു: Total (കാണുന്ന ഓർഡറുകളുടെ ആകെ തുക), Converted (അതിൽ എത്ര യഥാർത്ഥ രേഖയായി മാറിക്കഴിഞ്ഞു), Open (എത്ര ഇപ്പോഴും സജീവമാണ്). Converted + Open = Total.
സ്റ്റാറ്റസ് ചിപ്പ് വരികൾ അരിച്ചെടുക്കുന്നു; തുക വീണ്ടും കൂട്ടുന്നില്ല. ഏത് സ്റ്റാറ്റസ് ചിപ്പ് തിരഞ്ഞെടുത്താലും, date range-ഉം search box-ഉം കടത്തിവിടുന്നതെല്ലാം സ്ട്രിപ്പിൽ വരും. ചിപ്പ് വരികൾ മറയ്ക്കുമ്പോൾ എണ്ണം “3 of 12 sale orders” എന്ന് വായിക്കും.
ഒരു സെയിൽ ഓർഡർ ഉണ്ടാക്കുക
- Sale Orders ലിസ്റ്റിൽ New Sale Order ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- Sale Order എന്ന ടൈറ്റിലോടെ എഡിറ്റർ തുറക്കും. ഇടപാടുകാരനെ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- ഓർഡർ ചെയ്ത ഐറ്റങ്ങൾ, എണ്ണം, റേറ്റുകൾ എന്നിവ ചേർക്കുക.
- വേണമെങ്കിൽ പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന delivery date സെറ്റ് ചെയ്യുക, ഇടപാടുകാരൻ ഒരു അഡ്വാൻസ് അടച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ അത് നൽകുക. അഡ്വാൻസ് കുറിക്കുക മാത്രമേ ചെയ്യൂ — അത് റഫറൻസിനായി പ്രിന്റ് ചെയ്യുന്നു, ഒരു പേയ്മെന്റ് രേഖപ്പെടുത്തുന്നില്ല.
- Save (Ctrl+S) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
തുറക്കുക, എഡിറ്റ് ചെയ്യുക അല്ലെങ്കിൽ പ്രിന്റ് ചെയ്യുക
ഒരു സെയിൽ ഓർഡർ തുറക്കാൻ അതിൽ ടാപ്പ് ചെയ്യുക. മുകളിൽ നിന്ന് നിങ്ങൾക്ക് അത് Open ആയിരിക്കുമ്പോൾ Edit ചെയ്യാം, അത് Print ചെയ്യാം (A4, A5 അല്ലെങ്കിൽ തെർമൽ), അല്ലെങ്കിൽ Delete ചെയ്യാം. ഡീറ്റെയിൽ സ്ക്രീൻ ഡെലിവറി തീയതിയും ലഭിച്ച ഏതെങ്കിലും അഡ്വാൻസും കാണിക്കുന്നു.
ഒരു സെയിൽ ഓർഡർ ഇൻവോയ്സാക്കി മാറ്റുക
നിങ്ങൾ ഡെലിവർ ചെയ്യുമ്പോൾ, ഓർഡർ തുറന്ന് Convert to invoice ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. പുതിയ നമ്പറും അതേ ഐറ്റങ്ങളും ഉള്ള ഒരു യഥാർത്ഥ സെയിൽ ഇൻവോയ്സ് Yojika ഉണ്ടാക്കി തുറക്കുന്നു. ഓർഡർ പിന്നീട് Converted എന്ന് അടയാളപ്പെടുത്തും.
ഒരുമിച്ച് പല ഓർഡറുകൾ മാറ്റുക
ഒരു ദിവസത്തെ ഓർഡറുകൾ ഒരുമിച്ച് ഡെലിവർ ചെയ്യുമ്പോൾ, ഒരൊറ്റ നടപടിയിൽ അവ ബിൽ ചെയ്യാം:
- Sale Orders ലിസ്റ്റിൽ ചെക്ക്ബോക്സുകൾ ഉപയോഗിച്ച് ഓർഡറുകൾ ടിക്ക് ചെയ്യുക. Open ഓർഡറുകൾ മാത്രമേ ടിക്ക് ചെയ്യാനാകൂ — converted അല്ലെങ്കിൽ closed ഓർഡറിന്റെ ചെക്ക്ബോക്സ് പ്രവർത്തനരഹിതമായിരിക്കും. ഹെഡറിലെ ചെക്ക്ബോക്സ് കാണുന്ന എല്ലാ open ഓർഡറുകളും തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നു.
- ടേബിളിന് മുകളിലെ ബാർ എത്ര എണ്ണം തിരഞ്ഞെടുത്തെന്ന് കാണിക്കുന്നു. അതിലെ Convert to invoice ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- ഒരു പ്രിവ്യൂ തിരഞ്ഞെടുത്ത ഓരോ ഓർഡറും അതിന്റെ ഇടപാടുകാരനും തുകയും സഹിതം കാണിക്കുന്നു. തുടരാൻ Convert to invoice ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക; അല്ലെങ്കിൽ തിരഞ്ഞെടുപ്പ് നിലനിർത്തി ഒന്നും മാറ്റാതിരിക്കാൻ Cancel.
- Yojika ഓർഡറുകളെ ഓരോന്നായി മാറ്റുന്നു — ഓരോന്നും സ്വന്തം പുതിയ ഇൻവോയ്സ് നമ്പറോടെ സ്വന്തം ഇൻവോയ്സായി — ജോലി നടക്കുമ്പോൾ പുരോഗതി കാണിക്കുന്നു. പിന്നീട് “3 of 3 converted” (ഉദാഹരണത്തിന്) എന്ന തലക്കെട്ടോടെ ഫലം ഓരോ ഓർഡറും അത് മാറിയ ഇൻവോയ്സ്, അല്ലെങ്കിൽ ഒഴിവാക്കപ്പെട്ടതിന്റെ കാരണം കാണിക്കുന്നു. അടയ്ക്കാൻ Done ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
ഏതെങ്കിലും ഓർഡർ മാറ്റാൻ കഴിഞ്ഞില്ലെങ്കിൽ — ഉദാഹരണത്തിന് അത് മറ്റൊരു ഡിവൈസിൽ നേരത്തേ മാറ്റിക്കഴിഞ്ഞു, അല്ലെങ്കിൽ അതിന്റെ തീയതി അടച്ച ഒരു സാമ്പത്തിക വർഷത്തിലാണ് — ആ ഓർഡർ കാരണം സഹിതം ഒഴിവാക്കപ്പെടും, മറ്റുള്ളവ എന്നിട്ടും നടക്കും. നേരത്തേ മാറിയത് ഒന്നും പിൻവലിക്കപ്പെടുന്നില്ല.
Done അമർത്തിയ ശേഷവും ഒഴിവാക്കപ്പെട്ട ഓർഡറുകൾ തിരഞ്ഞെടുത്തതായി തന്നെ നിൽക്കും, അതിനാൽ അവയുടെ നമ്പറുകൾ എഴുതിവയ്ക്കേണ്ടതില്ല. കാരണം പരിഹരിക്കുക — ഉദാഹരണത്തിന് Settings → Business & Tax → Financial years-ൽ വർഷം വീണ്ടും തുറക്കുക — എന്നിട്ട് വീണ്ടും Convert to invoice അമർത്തുക. നേരത്തെ തന്നെ ഇൻവോയ്സ് ആക്കിയതിനാൽ ഒഴിവാക്കപ്പെട്ട ഓർഡറിന് ഒന്നും ചെയ്യേണ്ടതില്ല; Yojika അതിന്റെ തിരഞ്ഞെടുപ്പ് സ്വയം നീക്കും.
മുൻകൂറും കാണിക്കുന്ന ബാക്കി തുകയും
ഈ രേഖയിൽ മുൻകൂർ തുക കുറിക്കാൻ Advance (₹) ഉപയോഗിക്കുക. ഫോണിൽ അത് നൽകാൻ Details തുറക്കുക. എഡിറ്ററിലും സേവ് ചെയ്ത രേഖയിലും PDF-ലും മുൻകൂറിന് ശേഷമുള്ള ബാക്കി = ആകെ − മുൻകൂർ കാണിക്കും. ആകെ തുകയിൽ രേഖയുടെ നികുതിയും റൗണ്ട് ഓഫും ഇതിനകം ഉൾപ്പെടുന്നു. മുൻകൂർ നൽകിയില്ലെങ്കിൽ പൂജ്യമായി കണക്കാക്കും; മുൻകൂർ ആകെ തുകയെക്കാൾ കൂടുതലാണെങ്കിൽ ബാക്കി നെഗറ്റീവായി കാണിക്കും.
ഇത് വിവരത്തിനുള്ള കണക്കു മാത്രമാണ്: പണമിടപാട് രേഖപ്പെടുത്തില്ല. സ്റ്റോക്ക്, പാർട്ടിയുടെ കുടിശ്ശിക, GST റിപ്പോർട്ടുകൾ, രേഖയുടെ ആകെ തുക എന്നിവ മാറില്ല. ഇൻവോയ്സാക്കി മാറ്റുമ്പോഴും ഈ മുൻകൂർ ഒരു പേയ്മെന്റായി രേഖപ്പെടുത്തുകയോ ക്രമീകരിക്കുകയോ ചെയ്യില്ല. യഥാർത്ഥ പണമിടപാടുകൾ പേയ്മെന്റ് സംവിധാനത്തിലൂടെ രേഖപ്പെടുത്തുക.