जब माल वापस आता है, तो आप बिल की जगह एक नोट बनाते हैं:
- क्रेडिट नोट सेल्स रिटर्न के लिए होता है — जब कोई ग्राहक आपकी बेची हुई कोई चीज़ लौटाता है।
- डेबिट नोट पर्चेज़ रिटर्न के लिए होता है — जब आप कोई चीज़ किसी सप्लायर को वापस भेजते हैं।
दोनों इनवॉइस एडिटर की तरह ही काम करते हैं, इसलिए नीचे दिए स्टेप जाने-पहचाने लगेंगे। आइटम लाइनें और टोटल कैसे काम करते हैं, यह जानने के लिए इनवॉइस बनाएँ देखें।
क्रेडिट नोट बनाएँ (सेल्स रिटर्न)
- साइडबार से Invoices (इनवॉइस) खोलें।
- Credit note पर क्लिक करें। एडिटर खुलता है जिसका शीर्षक होता है Credit Note।
- ग्राहक चुनें।
- Against invoice में उस मूल बिल का नंबर टाइप करें जिसके बदले माल वापस आया। यह ज़रूरी नहीं है — बिना बिल के रिकॉर्ड वाले रिटर्न के लिए आप इसे खाली छोड़ सकते हैं।
- लौटाए गए आइटम, क्वांटिटी और रेट जोड़ें, बिल्कुल इनवॉइस की तरह।
- Save (Ctrl+S) पर क्लिक करें।
क्रेडिट नोट पर कोई रकम “बकाया” नहीं होती — यह ग्राहक के देय को कम करता है। इनवॉइस लिस्ट में इस पर Credit note बैज लगा होता है और यह सिर्फ़ All फ़िल्टर के नीचे दिखता है।
Balance कॉलम में क्रेडिट राशि माइनस चिह्न के साथ दिखती है, जैसे -₹236.00 Credit। नीचे कुल बैलेंस ऋणात्मक हो तो Credit balance लिखा आता है और माइनस चिह्न बना रहता है। गणना Total − Received ही रहती है; इस दिखावट से कोई भुगतान या रिफंड दर्ज नहीं होता।
डेबिट नोट बनाएँ (पर्चेज़ रिटर्न)
- Debit Note एडिटर खोलें।
- सप्लायर (वेंडर) चुनें।
- Against purchase में मूल खरीद का रेफरेंस टाइप करें, अगर आपके पास हो।
- जो आइटम आप वापस कर रहे हैं, उन्हें जोड़ें।
- Save (Ctrl+S) पर क्लिक करें।
ध्यान दें
- GST का बँटवारा (CGST + SGST, या दूसरे राज्य के लिए IGST) वैसे ही निकलता है जैसे इनवॉइस पर, पार्टी के राज्य से।
- छूट हर लाइन पर होती है, रेट में GST शामिल हो सकता है या नहीं, और टोटल नज़दीकी रुपये तक गोल होते हैं — बिल्कुल आम बिल की तरह।