Invoices (इनवॉइस) स्क्रीन आपके बनाए हर बिल की लिस्ट दिखाती है। इसे साइडबार से खोलें।
खोजें और फ़िल्टर करें
- किसी बिल को उसके नंबर या ग्राहक के नाम से ढूँढने के लिए Find बॉक्स में टाइप करें।
- चिप की पहली पंक्ति से date range चुनें: All time, This month, Last month, This quarter, This year, This FY, या किन्हीं दो तारीखों के लिए Custom…। This FY वित्तीय वर्ष है — 1 अप्रैल से 31 मार्च।
- भुगतान की स्थिति से फ़िल्टर करने के लिए चिप की दूसरी पंक्ति इस्तेमाल करें: All, Unpaid, Partial, या Paid।
तीनों साथ काम करते हैं — कोई बिल तभी दिखता है जब तारीख की सीमा, स्थिति की चिप और खोज बॉक्स, तीनों उससे मेल खाएँ। स्क्रीन All time पर खुलती है, इसलिए जब तक आप इसे सीमित नहीं करते, आपके बनाए सभी बिल दिखते हैं।
हर पंक्ति में इनवॉइस No., Date, Party, Taxable, Tax, Total, Status, और अभी भी बकाया Balance दिखता है।
सेल्स ग्राफ़
सूची के ऊपर आपकी कमाई का एक Sales ग्राफ़ है। यह date range और search box का पालन करता है — किसी एक को भी बदलिए और यह फिर से बन जाता है — और नीचे की पट्टी के Total से हमेशा मेल खाता है।
- समय को कैसे बाँटा जाए, यह बदलने के लिए Day / Week / Month / Year स्विच इस्तेमाल करें। कुल कभी नहीं बदलता, सिर्फ़ उसका बँटवारा बदलता है।
- किसी बार पर पॉइंट करें (या टैप करें) और उस दिन, सप्ताह, महीने या साल की सटीक रकम देखें।
- नीचे की पंक्ति Total — ग्राफ़ का जोड़ — और Avg per day with sales (या सप्ताह, महीना, साल — जो भी आपने चुना हो) दिखाती है। यह औसत सिर्फ़ उन दिनों को गिनता है जिन दिन आपने बिल बनाया, इसलिए यह “एक बिक्री वाले दिन की कीमत” है, रोज़ाना की औसत कमाई नहीं — दुकान बंद रहने वाले दिन इसे नीचे नहीं खींचते।
- ग्राफ़ को मोड़ने या फैलाने के लिए ऊपर-दाएँ तीर पर क्लिक करें। बहुत छोटी विंडो पर ग्राफ़ छिपा रहता है, ताकि सूची को अपनी जगह मिले।
टोटल की पट्टी
नीचे की पट्टी एक ही सवाल का जवाब देती है — किस पर कितना बकाया है — तीन आँकड़ों के साथ, अगल-बगल:
- Total — उन बिलों का कुल जोड़।
- Received — उसमें से कितना मिल चुका है।
- Balance — कितना अब भी बाकी है। Total − Received = Balance, हमेशा।
स्थिति की चिप पंक्तियाँ छाँटती है; रकम दोबारा नहीं जोड़ती। पट्टी में वह सब आता है जो date range और search box आने देते हैं — चाहे कोई भी स्थिति चिप चुनी हो। यह जान-बूझकर है: अगर पट्टी चिप के पीछे चलती, तो Unpaid पर Received हमेशा ₹0.00 और Paid पर Balance हमेशा ₹0.00 दिखता, और आप यह बँटवारा कभी देख ही नहीं पाते। इसलिए सिर्फ़ वसूली वाले बिल देखने हों तो Unpaid दबाएँ — नीचे के तीनों आँकड़े जहाँ हैं वहीं रहेंगे।
जब चिप कुछ पंक्तियाँ छिपा रही हो, गिनती यह बता देती है: वह “3 of 12 invoices” पढ़ती है — 3 स्क्रीन पर, 12 उस रकम के पीछे। कुछ भी छिपा न हो तो वह बस “12 invoices” पढ़ती है।
दो गिनतियाँ, दो सवाल। Invoices शीर्षक के बगल वाली संख्या बताती है कि आपकी बहियों में कुल कितने बिल हैं; फ़िल्टर बदलने पर यह नहीं बदलती। पट्टी वाली गिनती इस बारे में है कि आप अभी क्या देख रहे हैं।
क्रेडिट नोट यहाँ घटता है, क्योंकि वह है ही यही: ₹236 का क्रेडिट नोट बनाइए और Total तथा Balance दोनों ₹236 कम हो जाएँगे।
तारीखें DD/MM/YYYY के रूप में और रकम ₹ में दिखती है।
बिल खोलें
किसी भी पंक्ति पर क्लिक करके इनवॉइस खोलें। वहाँ से आप इसे प्रिंट, शेयर या भेज सकते हैं — देखें इनवॉइस प्रिंट करें, शेयर करें या भेजें।
भुगतान दर्ज करें
जब कोई ग्राहक किसी Unpaid या Partial बिल का भुगतान करता है:
- पंक्ति पर होवर करें और Record payment (₹ आइकन) पर क्लिक करें।
- मिली हुई रकम भरें और सेव करें।
Yojika स्थिति को Partial या Paid पर अपडेट कर देता है और दिखाता है कि कितना, अगर कुछ बचा है, तो अभी भी बकाया है।
बिल डिलीट करें
पंक्ति पर होवर करें और Delete पर क्लिक करें। आपसे पुष्टि करने को कहा जाता है। इनवॉइस आपके रिकॉर्ड से हट जाता है, पर उसका नंबर कभी दोबारा इस्तेमाल नहीं होता, इसलिए आपकी नंबरिंग में कोई गैप नहीं रहता।
अगर आपने एडिट/डिलीट गार्ड चालू करके पासकोड सेट किया है, तो Yojika पहले आपका PIN पूछता है।
डुप्लिकेट दस्तावेज़ नंबर
अगर Duplicate document number चेतावनी दिखे, तो उसी प्रकार के किसी दूसरे सक्रिय दस्तावेज़ में भी यही नंबर है। Yojika दोनों रिकॉर्ड रखता है। किसी रिकॉर्ड का उपयोग करने से पहले उसकी पार्टी, तारीख और कुल रकम मिलाएँ और चेतावनी में दिया रिकॉर्ड ID देखें; हर पंक्ति अपना अलग रिकॉर्ड खोलती है। प्रिंट या PDF में मूल दस्तावेज़ नंबर ही रहता है। एक डुप्लिकेट रिकॉर्ड डिलीट करने पर चेतावनी हट जाती है, लेकिन उसका नंबर फिर इस्तेमाल नहीं होता।