விற்பனை ஆர்டர் என்பது நீங்கள் டெலிவரி செய்து பில் போடுவதற்கு முன்பு வாடிக்கையாளரிடமிருந்து வரும் உறுதிப்படுத்தப்பட்ட ஆர்டரைப் பதிவு செய்கிறது. எதிர்பார்க்கப்படும் டெலிவரி தேதியையும் பெறப்பட்ட ஏதேனும் முன்பணத்தையும் நீங்கள் குறித்துக் கொள்ளலாம். மற்ற விற்பனைக்கு-முந்தைய ஆவணங்களைப் போலவே, இது உங்கள் ஸ்டாக், GST அறிக்கைகள், அல்லது இன்வாய்ஸ் எண்களைத் தொடாது.
விற்பனை ஆர்டர்களுக்கு SO-யுடன் தொடங்கும் தனி எண் வரிசை உண்டு, உதாரணமாக
SO2025-26/0001.
உங்கள் விற்பனை ஆர்டர்களைப் பார்த்தல்
சைட்பாரில் இருந்து Sale Orders திறக்கவும். ஒவ்வொரு வரியிலும் எண், தேதி, நிலை (Open, Converted, அல்லது Closed), மற்றும் மொத்தம் காண்பிக்கப்படும். ஒரு வரியைத் திறக்க அதைத் தட்டுங்கள்.
கீழேயுள்ள பட்டை அருகருகே மூன்று எண்களைக் காட்டுகிறது: Total (காணும் ஆர்டர்களின் மொத்தத் தொகை), Converted (அதில் எவ்வளவு உண்மையான ஆவணமாகிவிட்டது), Open (எவ்வளவு இன்னும் உயிரோடு இருக்கிறது). Converted + Open = Total.
நிலைச் சிப் வரிகளை மட்டுமே வடிகட்டுகிறது; தொகையை மீண்டும் கூட்டுவதில்லை. எந்த நிலைச் சிப்பைத் தேர்ந்தெடுத்தாலும், date range-உம் search box-உம் அனுமதிக்கும் எல்லாவற்றையும் பட்டை சேர்த்துக் காட்டும். சிப் வரிகளை மறைக்கும்போது எண்ணிக்கை “3 of 12 sale orders” என்று படிக்கும்.
விற்பனை ஆர்டர் உருவாக்குதல்
- Sale Orders பட்டியலில், New Sale Order மீது கிளிக் செய்யவும்.
- எடிட்டர் Sale Order என்ற தலைப்புடன் திறக்கும். வாடிக்கையாளரைத் தேர்ந்தெடுங்கள்.
- ஆர்டர் செய்யப்பட்ட ஐட்டங்கள், அளவுகள் மற்றும் ரேட்டுகளைச் சேர்க்கவும்.
- விருப்பப்பட்டால் எதிர்பார்க்கப்படும் delivery date-ஐ அமைக்கவும், மேலும் வாடிக்கையாளர் ஒரு முன்பணம் செலுத்தியிருந்தால் ஒரு முன்பணத் தொகையை உள்ளிடவும். முன்பணம் குறிப்பாக மட்டுமே — அது குறிப்புக்காக பிரிண்ட் செய்யப்படும், மேலும் ஒரு பணத்தைப் பதிவு செய்யாது.
- Save (Ctrl+S) மீது கிளிக் செய்யவும்.
திறத்தல், திருத்துதல் அல்லது பிரிண்ட் செய்தல்
ஒரு விற்பனை ஆர்டரைத் திறக்க அதைத் தட்டுங்கள். மேற்பகுதியிலிருந்து அது Open ஆக இருக்கும்போது நீங்கள் Edit செய்யலாம், அதை Print செய்யலாம் (A4, A5 அல்லது தெர்மல்), அல்லது Delete செய்யலாம். விவர திரை டெலிவரி தேதியையும் பெறப்பட்ட ஏதேனும் முன்பணத்தையும் காண்பிக்கும்.
விற்பனை ஆர்டரை இன்வாய்ஸாக மாற்றுதல்
நீங்கள் டெலிவரி செய்யும்போது, ஆர்டரைத் திறந்து Convert to invoice மீது கிளிக் செய்யுங்கள். Yojika புதிய எண்ணுடனும் அதே ஐட்டங்களுடனும் ஒரு உண்மையான விற்பனை இன்வாய்ஸை போட்டு அதைத் திறக்கிறது. பிறகு ஆர்டர் Converted என்று குறிக்கப்படும்.
ஒரே நேரத்தில் பல ஆர்டர்களை மாற்றுதல்
ஒரு நாளின் ஆர்டர்களை ஒன்றாக டெலிவரி செய்யும்போது, ஒரே நடவடிக்கையில் அவற்றைப் பில் போடலாம்:
Done அழுத்திய பிறகும் விடுபட்ட ஆர்டர்கள் தேர்வு செய்யப்பட்டே இருக்கும், எனவே அவற்றின் எண்களை எழுதி வைக்க வேண்டியதில்லை. காரணத்தைச் சரிசெய்யுங்கள் — எடுத்துக்காட்டாக Settings → Business & Tax → Financial years-இல் ஆண்டை மீண்டும் திறக்கவும் — பிறகு மீண்டும் Convert to invoice அழுத்தவும். ஏற்கெனவே விலைப்பட்டியலாக மாற்றப்பட்டதால் விடுபட்ட ஆர்டருக்கு எதுவும் செய்யத் தேவையில்லை; Yojika அதன் தேர்வை தானாகவே நீக்கிவிடும்.
ஏதேனும் ஒரு ஆர்டரை மாற்ற முடியவில்லை என்றால் — உதாரணமாக அது வேறொரு டிவைஸில் ஏற்கனவே மாற்றப்பட்டிருந்தால், அல்லது அதன் தேதி மூடப்பட்ட நிதியாண்டில் இருந்தால் — அந்த ஆர்டர் அதன் காரணத்துடன் தவிர்க்கப்படும், மற்றவை அப்படியே நடக்கும். ஏற்கனவே மாறியது எதுவும் திரும்பப் பெறப்படாது.
Done மீது கிளிக் செய்த பிறகும் தவிர்க்கப்பட்ட ஆர்டர்கள் டிக் ஆகவே இருக்கும். காரணத்தைச் சரிசெய்யுங்கள் — உதாரணமாக Settings → Business & Tax → Financial years-இல் ஆண்டை மீண்டும் திறக்கவும் — பிறகு மீண்டும் Convert to invoice மீது கிளிக் செய்யவும். ஏற்கனவே மாற்றப்பட்டது என்று காரணம் சொல்லும் ஆர்டருக்கு வேறு எதுவும் தேவையில்லை; அதன் டிக்கை நீக்கவும்.
முன்பணம் மற்றும் காட்டப்படும் மீதம்
இந்த ஆவணத்தில் முன்பணத்தைக் குறிக்க Advance (₹) பயன்படுத்துங்கள். ஃபோனில் அதை உள்ளிட Details திறக்கவும். எடிட்டர், சேமித்த ஆவணம் மற்றும் PDF-ல் முன்பணத்திற்குப் பின் மீதம் = மொத்தம் − முன்பணம் காட்டப்படும். மொத்தத்தில் ஆவணத்தின் வரிகளும் ரவுண்ட் ஆஃப் தொகையும் ஏற்கெனவே அடங்கும். முன்பணம் காலியாக இருந்தால் பூஜ்ஜியமாகக் கணக்கிடப்படும்; மொத்தத்தை விட அதிகமான முன்பணம் இருந்தால் மீதம் எதிர்மறையாகக் காட்டப்படும்.
இது குறிப்புக்கான கணக்கீடு மட்டுமே: பணம் பெற்றதாகவோ செலுத்தியதாகவோ பதிவு செய்யப்படாது. ஸ்டாக், பார்ட்டி நிலுவை, GST அறிக்கைகள் அல்லது ஆவணத்தின் மொத்தம் மாறாது. இன்வாய்ஸாக மாற்றும்போதும் இந்த முன்பணம் ஒரு பேமெண்டாகப் பதிவு செய்யப்படவோ பொருத்தப்படவோ மாட்டாது. உண்மையான பணப்பரிவர்த்தனைகளை பேமெண்ட் வழியாகப் பதிவு செய்யுங்கள்.