Yojika आपके बिलों को अपने आप नंबर देता है ताकि सीरीज़ साफ़-सुथरी और बिना खाली जगह वाली रहे। यह कैसे काम करता है, यह आप Settings में Transactions के नीचे, Invoice numbering कार्ड में देख सकते हैं।
कार्ड क्या दिखाता है
- Financial year — वह वर्ष जिसके तहत आपके बिल नंबर होते हैं, जैसे
2025-26। भारत में यह 1 अप्रैल से 31 मार्च तक चलता है। - This device’s series — इस डिवाइस पर बने बिलों के लिए इस्तेमाल होने वाला अक्षर (नीचे देखें)।
- Issued this year — इस वित्तीय वर्ष में आपने कितने बिल बनाए हैं।
- Next invoice — आपके अगले बिल को मिलने वाला सटीक नंबर, जैसे
INV2025-26/0001।
बिल नंबर कैसे बनता है
एक बिल नंबर तीन हिस्सों से बना होता है:
प्रीफ़िक्स + वित्तीय वर्ष + चलता हुआ नंबर — जैसे INV2025-26/0042।
- प्रीफ़िक्स (
INV) आप खुद चुन सकते हैं — नीचे Document prefixes देखें। - वित्तीय वर्ष (
2025-26) अपने आप सेट होता है। - चलता हुआ नंबर (
0042) हर बिल के साथ एक-एक बढ़ता जाता है।
डॉक्यूमेंट प्रीफ़िक्स
आप जो भी डॉक्यूमेंट बनाते हैं, हर तरह की अपनी अलग नंबर सीरीज़ और अपना प्रीफ़िक्स होता है। इन सभी को आप Invoice numbering के ठीक नीचे Document prefixes कार्ड में बदल सकते हैं:
- Sales — सेल्स इनवॉइस (
INV) और क्रेडिट नोट (CN)। - Purchases — परचेज़ बिल (
PB) और डेबिट नोट (DN)। - Quotes & orders — एस्टिमेट (
EST), प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस (PI), डिलीवरी चालान (DC), सेल ऑर्डर (SO) और परचेज़ ऑर्डर (PO)।
नया प्रीफ़िक्स टाइप करें और Save prefixes पर क्लिक करें। हर बॉक्स के नीचे उससे बनने वाले नंबर का एक उदाहरण दिखता है, ताकि सेव करने से पहले ही आप नतीजा देख सकें।
प्रीफ़िक्स बदलने से पहले बनाए गए डॉक्यूमेंट कभी नहीं बदलते। उन्हें जो नंबर मिला था, वही रहता है। चलता हुआ नंबर भी नहीं बदलता: अगर आपका पिछला एस्टिमेट EST2025-26/0002 था और आप प्रीफ़िक्स बदलकर QTN कर देते हैं, तो अगला QTN2025-26/0003 होगा — सीरीज़ बिना खाली जगह के आगे बढ़ती रहती है।
प्रीफ़िक्स ज़्यादा से ज़्यादा 6 अक्षरों का हो सकता है और उसमें अक्षर, अंक और - _ . # चल सकते हैं। उसमें स्पेस या / नहीं हो सकता, क्योंकि बिल नंबर में / पहले से ही वर्ष और चलते हुए नंबर को अलग करने के लिए इस्तेमाल होता है। किसी बॉक्स को खाली छोड़ दें तो Yojika उस सीरीज़ का सामान्य प्रीफ़िक्स वापस लगा देता है।
दो सीरीज़ एक ही प्रीफ़िक्स नहीं रख सकतीं। अगर आप अपने क्रेडिट नोट को सेल्स बिल वाला ही प्रीफ़िक्स दे दें, तो एक बिल और एक क्रेडिट नोट — दोनों का नंबर INV2025-26/0001 हो जाएगा, यानी दो अलग डॉक्यूमेंट पर एक ही नंबर। Yojika इसे मना कर देता है और बता देता है कि किन दो में टकराव है।
GST के हिसाब से बिल नंबर ज़्यादा से ज़्यादा 16 अक्षरों का हो सकता है। नंबर = आपका प्रीफ़िक्स + 12 अक्षर (INV + 2025-26/0001), इसलिए 4 से लंबा प्रीफ़िक्स सीमा पार कर जाता है। Yojika आपको रोकता नहीं — बॉक्स के नीचे लंबाई दिखा देता है ताकि आप खुद तय करें। दूसरे डिवाइस पर नंबर में सीरीज़ अक्षर भी जुड़ता है, जिससे दो अक्षर और बढ़ जाते हैं।
साल के बीच में नाम बदलने से उस साल की सीरीज़ बँट जाती है। अगर आप इस वित्तीय वर्ष में बिल जारी कर चुके हैं, तो Yojika बदलने से पहले पूछता है: बनाए जा चुके बिलों के नंबर वैसे ही रहते हैं, इसलिए उस साल में दो प्रीफ़िक्स आ जाते हैं। किताबें पढ़ने में आसान रहें, इसके लिए 1 अप्रैल को नाम बदलना बेहतर है।
आपकी शॉप का नाम, GST नंबर और पता एक अलग कार्ड में हैं — देखें अपनी बिज़नेस प्रोफ़ाइल एडिट करें।
बिलिंग टाइप
Billing type कार्ड तय करता है कि नए बिल पर कीमतें कैसे डाली जाएँ:
- Incl. GST — आप वह कीमत टाइप करते हैं जो ग्राहक चुकाता है, और Yojika उसमें से GST निकाल लेता है। MRP पर बेचने वाली शॉप के लिए यही आम पसंद है।
- Excl. GST — आप टैक्स से पहले वाली कीमत टाइप करते हैं, और Yojika उस पर GST जोड़ देता है।
यह सिर्फ़ शुरुआती सेटिंग है। हर बिल का अपना Incl. GST / Excl. GST स्विच रहता है, इसलिए आप सेटिंग बदले बिना किसी एक बिल के लिए इसे बदल सकते हैं। पुराना बिल खोलने पर वह हमेशा वैसा ही दिखता है जैसा सेव किया गया था — यह सेटिंग बदलने से पहले बनाया गया कोई बिल दोबारा नहीं पढ़ा जाता।
काउंटर हर अप्रैल में रीसेट होता है
हर साल 1 अप्रैल को, चलता हुआ नंबर वापस 0001 पर आ जाता है और वित्तीय वर्ष आगे बढ़ जाता है (जैसे 2025-26 से 2026-27)। भारतीय शॉप के लिए यह सामान्य और अपेक्षित है — हर नया वित्तीय वर्ष एक नई बिल सीरीज़ से शुरू होता है।
आप नंबर एडिट क्यों नहीं कर सकते
अगला नंबर आपके लिए चुना जाता है और इसे हाथ से टाइप नहीं किया जा सकता। इससे आपकी सीरीज़ बिना खाली जगह वाली रहती है — कभी कोई बिल नंबर छूटता या दोहराता नहीं, जिससे आपके रिकॉर्ड GST के लिए साफ़ रहते हैं।
एक से ज़्यादा डिवाइस इस्तेमाल करना
अगर आप Yojika को किसी दूसरे डिवाइस पर इस्तेमाल करते हैं, तो उस डिवाइस को अपना खुद का सीरीज़ अक्षर मिलता है (इसलिए एक बिल कुछ ऐसा दिख सकता है — INV2025-26/B/0042)। इसका मतलब है कि दो डिवाइस कभी एक ही बिल नंबर पर नहीं पहुँचते। आपकी GST रिपोर्ट में हर सीरीज़ अलग से गिनी जाती है।