Yojika हर पार्टी का चलता-फिरता बैलेंस रखता है, ताकि आपको हमेशा पता रहे कि किसे आपको देना है और किसका आप पर बकाया है। Parties खोलिए और पूरी तस्वीर एक ही स्क्रीन पर मिल जाती है: बाईं ओर आपकी पार्टियाँ, और दाईं ओर आपने जिसे चुना है उसके बारे में सब कुछ।
कोई पार्टी चुनें
लिस्ट में किसी भी नाम पर क्लिक करें। दाईं ओर उस पार्टी का ब्यौरा भर जाता है — और सिर्फ़ उन्हीं का; किसी और के बिल वहाँ नहीं दिखते।
लिस्ट में दो चीज़ें दिखती हैं: पार्टी का Name और उनका Outstanding बैलेंस।
- हरा — उन्हें आपको देना है।
- लाल — आपको उन्हें देना है।
- एक डैश (—) का मतलब है बैलेंस चुकता है।
नाम, GSTIN या फ़ोन नंबर से पार्टी ढूँढने के लिए सर्च बॉक्स का इस्तेमाल करें, और लिस्ट को छोटा करने के लिए Customers · Vendors · Both बटन।
फ़ोन पर, या अगर आप विंडो को सँकरा कर दें, तो लिस्ट पूरी स्क्रीन घेर लेती है। ब्यौरा देखने के लिए किसी पार्टी पर टैप करें, और लिस्ट पर लौटने के लिए बैक तीर का इस्तेमाल करें।
आँकड़ों का मतलब
लेन-देन के ऊपर आपको पाँच आँकड़े मिलते हैं:
- Total sales — आपने इस पार्टी को क्या बेचा।
- Total purchases — आपने उनसे क्या खरीदा।
- Receivable — उन्हें की गई बिक्री में से कितना अब भी बकाया है।
- Payable — उनसे की गई खरीद में से कितना आपको अब भी देना है।
- Outstanding — कुल मिलाकर स्थिति क्या है; जब उन्हें आपको देना हो तो Dr, और जब आपको उन्हें देना हो तो Cr लिखा रहता है।
Total sales और Total purchases उस अवधि के हिसाब से बदलते हैं जो आप तारीख़ बटनों से चुनते हैं। Receivable, Payable और Outstanding नहीं बदलते — वे हमेशा आज की स्थिति दिखाते हैं, ताकि कोई पुराना बिना चुका बिल सिर्फ़ इसलिए ग़ायब न हो जाए कि आप पिछले महीने को देख रहे थे।
अगर किसी पार्टी का ओपनिंग बैलेंस या कोई बिना लगाया गया एडवांस बकाया आँकड़े का हिस्सा है, तो आँकड़ों के नीचे एक लाइन यह बता देती है।
दो टैब
Transactions पार्टी के साथ हर लेन-देन की लिस्ट देता है — बिक्री, खरीद, क्रेडिट नोट, डेबिट नोट, पेमेंट और एडवांस सब एक साथ, नया पहले, Type, Number, Date, Total के साथ, और उसमें से कितना अब भी बकाया है यह Balance के नीचे।
Statement वही इतिहास एक पूरे खाता-लेजर की तरह दिखाता है: Date, Particulars, Debit, Credit और Balance, Opening balance से Closing balance तक।
दोनों टैब ऊपर के तारीख़ बटनों के हिसाब से चलते हैं। शुरुआती चुनाव All time है, इसलिए आपको सब कुछ दिखता है; छोटा करने के लिए This month या वित्तीय वर्ष चुनें, या अपनी तारीख़ों के लिए Custom…।
किसी लेन-देन पर कार्रवाई करें
Transactions में हर रो के दाएँ सिरे पर एक ⋮ बटन होता है। वह क्या दिखाता है यह रो पर निर्भर करता है:
- Open — बिल खुद देखें। (पेमेंट वाली रो पर, यह वह बिल खोलता है जिसके लिए पेमेंट किया गया था।)
- Edit — खरीद बिल पर।
- Record payment — ऐसी बिक्री या खरीद पर जिसका पैसा अब भी बाकी है।
- Settle — ऐसे एडवांस पर जो अब तक किसी बिल पर नहीं लगाया गया।
- Delete — बिल या पेमेंट हटाएँ। हटाया गया बिल Recycle bin में चला जाता है, और उसका नंबर दोबारा इस्तेमाल नहीं होता, इसलिए आपकी नंबरिंग में कोई खाली जगह नहीं रहती।
Statement एक्सपोर्ट करें
Statement को ऐसी स्प्रेडशीट के रूप में सेव करने के लिए Export CSV पर क्लिक करें जिसे आप प्रिंट या शेयर कर सकें — किसी ग्राहक को उनका खाता भेजने के लिए यह आसान है।
एडवांस और रिमाइंडर
- On-account — ऐसा पेमेंट दर्ज करें जो किसी एक बिल से जुड़ा न हो (एडवांस)। जब किसी पार्टी के पास बिना निपटे एडवांस हों, तो Statement टैब उन्हें एक Settle बटन के साथ दिखाता है, जो वह पैसा उनके खुले बिलों पर लगा देता है।
- Reminder — जब किसी ग्राहक को आपको देना हो, तो उन्हें पेमेंट रिमाइंडर भेजने के लिए Reminder का इस्तेमाल करें।
अगर किसी ग्राहक की क्रेडिट लिमिट तय है, तो बकाया रकम उससे ऊपर जाने पर उनके ब्यौरे में यह चिह्नित हो जाता है।