वित्तीय वर्ष क्लोज़ करें

जब कोई वित्तीय वर्ष खत्म हो जाए और आप अपने रिटर्न फ़ाइल कर चुके हों, तब आप उसे क्लोज़ कर सकते हैं। क्लोज़ करने पर उस साल की तारीख वाला हर रिकॉर्ड लॉक हो जाता है, ताकि कोई बैकडेटेड बिल या डिलीट किया गया पेमेंट उन आँकड़ों को चुपचाप न बदल दे जो आप पहले ही फ़ाइल कर चुके हैं।

Yojika में वित्तीय वर्ष 1 अप्रैल से 31 मार्च तक चलता है — वही तारीख जिस पर आपके इनवॉइस नंबर भी रीसेट होते हैं।

यह Settings > Business & Tax में, Financial years कार्ड में मिलता है।

क्लोज़ करने से क्या होता है

एक क्लोज़िंग सारांश सेव होता है। Yojika सहेज लेता है कि 31 मार्च को आपकी दुकान कैसी थी: आपको कितना मिलना है और आपको कितना देना है (उन पार्टियों की सूची के साथ जिनका बकाया अब भी बचा है — जिनका हिसाब पूरा हो चुका है वे छूट जाती हैं), हर कैश और बैंक अकाउंट का क्लोज़िंग बैलेंस, और आपका क्लोज़िंग स्टॉक वैल्यू। जिन आइटमों की खरीद कीमत नहीं है उनकी वैल्यू नहीं निकाली जा सकती, इसलिए वे छोड़ दिए जाते हैं और Yojika आपको बता देता है कि कितने। यह सारांश जम जाता है — यह उस पल का रिकॉर्ड है और बाद में बदलता नहीं।
पहले एक सुरक्षा कॉपी बनती है (स्क्रीन इसे बैकअप कहती है)। साल लॉक होने से ठीक पहले Yojika आपके डेटा की पूरी कॉपी सेव करता है और आखिरी स्क्रीन पर उस फ़ाइल का नाम बताता है। यह कॉपी ऐप अपने पास एक अंदरूनी सुरक्षा जाल की तरह रखता है; यह उस बैकअप फ़ोल्डर में नहीं लिखी जाती जिसे आप आम तौर पर चुनते हैं, इसलिए अपने बैकअप हमेशा की तरह लेते रहें। अगर यह कॉपी नहीं बन सकी, तो कुछ भी क्लोज़ नहीं होता — आप कभी ऐसी हालत में नहीं फँसते जहाँ साल लॉक हो और वापसी का रास्ता न हो।
अवधि लॉक हो जाती है। क्लोज़ किए गए साल की तारीख वाले इनवॉइस, पेमेंट, खर्च, दस्तावेज़, स्टॉक एडजस्टमेंट या कैश एंट्री अब आप न जोड़ सकते हैं, न एडिट कर सकते हैं, न डिलीट। कोशिश करने पर Yojika बताता है: “Financial year 2024-25 is closed. Reopen it in Settings → Business & Tax → Financial years to make changes.”

दो रोक ऐसी हैं जिन पर ध्यान कम जाता है:

रीसायकल बिन से वापस लाना। क्लोज़ किए गए साल की तारीख वाला इनवॉइस, पेमेंट या खर्च वापस नहीं लाया जा सकता — वह फिर से लॉक के अंदर ही गिरेगा। पार्टी, आइटम और टेम्पलेट पर कोई तारीख नहीं होती, इसलिए वे सामान्य रूप से वापस आ जाते हैं।
प्री-सेल दस्तावेज़ को बिल में बदलना। क्लोज़ किए गए साल की तारीख वाले एस्टिमेट, प्रोफ़ॉर्मा, डिलीवरी चालान या ऑर्डर को बिल में नहीं बदला जा सकता, क्योंकि बनने वाला बिल भी वही तारीख लेकर आएगा।

क्लोज़ किए गए साल में क्या फिर भी चलता है

लॉक तारीख वाले हिसाब-किताब पर है, हर चीज़ पर नहीं। ये जान-बूझकर चलते रहते हैं:

चेक क्लियर करना, या उसे बाउंस दर्ज करना — वह आपके बैंक ने किया है, आपकी किताबों में किया गया बदलाव नहीं।
एडवांस सेटल करना खुले बिलों के सामने, चाहे वे बिल क्लोज़ किए गए साल के ही क्यों न हों। एडवांस और बिल दोनों पहले से मौजूद हैं, इसलिए एक को दूसरे से जोड़ने पर पार्टी का बकाया नहीं बदलता — सिर्फ़ यह दर्ज होता है कि एडवांस किस बिल में लगा। देखें एडवांस और सेटल करना।
मास्टर डिटेल — किसी पार्टी या आइटम का नाम, किसी पार्टी या अकाउंट का ओपनिंग बैलेंस, खुद कैश और बैंक अकाउंट (उन्हें जोड़ना या उनका नाम बदलना, उनमें की गई तारीख वाली एंट्री नहीं), आपके गोदाम। इनमें से कोई भी तारीख वाला रिकॉर्ड नहीं है।
आइटम या पार्टी इम्पोर्ट करना किसी फ़ाइल से — यह भी कैटलॉग डेटा है, बिल की तारीख के बिना।
रीसायकल बिन से हमेशा के लिए हटाना (Purge permanently या Purge all)। वे रिकॉर्ड आपके क्लोज़ करने से पहले ही डिलीट हो चुके थे, इसलिए किसी क्लोज़िंग आँकड़े में वे कभी गिने ही नहीं गए। उन्हें वापस लाना रुका हुआ है; हमेशा के लिए हटाना नहीं।

इन्हीं वजहों से क्लोज़ किए गए साल के लाइव आँकड़े थोड़े हिल सकते हैं। खास तौर पर, क्लोज़ किए गए साल के किसी बिल का भुगतान करने वाला चेक बाउंस होने पर उस चेक की रकम दोबारा उस बिल के बकाया में जुड़ जाती है — अगर चेक से बिल का सिर्फ़ एक हिस्सा चुकाया गया था, तो उतना ही हिस्सा वापस आता है। तब आपकी लाइव रिपोर्ट उस क्लोज़िंग सारांश से अलग दिख सकती है जिसे आपने जमा दिया था। यह अपेक्षित है: सारांश उस दिन की जानकारी का रिकॉर्ड है जिस दिन आपने क्लोज़ किया था, कोई चलता हुआ जोड़ नहीं।

क्लोज़ करने से बैलेंस आगे कैरी-फ़ॉरवर्ड नहीं होते और आपके ओपनिंग बैलेंस दोबारा नहीं लिखे जाते, न ही कोई रिपोर्ट बदलती है। यह सिर्फ़ एक सारांश जमा देता है और उस अवधि को लॉक कर देता है।

साल सबसे पुराने से क्लोज़ होते हैं

कोई साल तभी क्लोज़ हो सकता है जब वह खत्म हो चुका हो, यानी 31 मार्च के बाद। जिस साल में आप अभी बिलिंग कर रहे हैं वह कभी क्लोज़ नहीं हो सकता।
साल क्रम से, सबसे पुराने से क्लोज़ होते हैं। Yojika खुद तय करता है कि अगला कौन सा साल है और सिर्फ़ वही देता है। जब अभी क्लोज़ करने को कुछ न हो, तो Close financial year… बटन धुँधला रहता है और उसके ऊपर एक लाइन कारण बता देती है।

एक साल क्लोज़ करें

Settings > Business & Tax खोलें और Financial years कार्ड ढूँढें।
साल के नाम वाला बटन दबाएँ — जैसे Close 2024-25…।
Yojika उस साल का क्लोज़िंग सारांश दिखाता है। यही आँकड़े क्लोज़र के साथ सेव होंगे, इसलिए इन्हें जाँच लें। Continue दबाएँ।
पढ़ें कि क्या लॉक होगा, फिर Type 2024-25 to confirm में साल टाइप करें। जब तक यह बिलकुल मेल न खाए, बटन बंद रहता है।
Close 2024-25 दबाएँ। Yojika आपके डेटा की सुरक्षा कॉपी सेव करता है, फिर साल लॉक कर देता है।
आखिरी स्क्रीन लॉक की पुष्टि करती है और उस फ़ाइल का नाम बताती है। Done दबाएँ।

क्लोज़ किया गया साल दोबारा देखें

हर क्लोज़ किया गया साल Financial years कार्ड में उस तारीख के साथ दिखता है जब वह क्लोज़ हुआ था। किसी पंक्ति पर View summary दबाकर सेव किए गए आँकड़े दोबारा देखें, साथ में यह भी कि साल कब क्लोज़ हुआ था और — अगर दर्ज हुआ हो तो — किस डिवाइस से, जो डिवाइस के प्रकार और उसकी इनवॉइस सीरीज़ के अक्षर के रूप में दिखता है।

साल दोबारा खोलें

अगर आपको कोई गलती सुधारनी पड़े, तो आप साल दोबारा खोल सकते हैं।

Financial years कार्ड में उस साल पर View summary दबाएँ।
Reopen year दबाएँ।
अपना passcode डालें। अगर आपकी दुकान में कोई पासकोड सेट नहीं है, तो पुष्टि के लिए साल टाइप करें।

सिर्फ़ सबसे हाल में क्लोज़ किया गया साल ही दोबारा खोला जा सकता है। किसी पुराने साल तक पहुँचने के लिए पहले उसके बाद वाले साल दोबारा खोलें, नए से शुरू करते हुए।

सेव किया गया सारांश जैसा था वैसा ही रहता है — उसमें अब भी उसी पल के आँकड़े दिखते हैं जब साल क्लोज़ हुआ था, और अब आप जो बदलेंगे उससे वह अपडेट नहीं होगा। कार्ड उस साल को दोबारा खुला हुआ दिखा देता है।

कुछ भी क्लोज़ करने से पहले पासकोड सेट कर लेना अच्छा रहता है: देखें पासकोड लॉक सेट करें।

अगर आप एक से ज़्यादा डिवाइस इस्तेमाल करते हैं

Cloud sync चालू होने पर, एक डिवाइस पर क्लोज़ किया गया साल आपके दूसरे डिवाइसों पर भी क्लोज़ हो जाता है, और सिंक होते ही वहाँ भी लॉक लागू हो जाता है। दोबारा खोलना भी इसी तरह पहुँचता है।

लॉक पर भरोसा करने से पहले हर डिवाइस अपडेट कर लें। Yojika के पुराने वर्शन वित्तीय वर्ष के क्लोज़र को सिंक में लेकर चलते ही नहीं, इसलिए जो डिवाइस अब भी पुराने वर्शन पर है उस तक क्लोज़र पहुँचता ही नहीं — वह आपके क्लोज़ किए हुए साल में रिकॉर्ड सेव करता रह सकता है। पहले अपने सारे डिवाइस अपडेट करें: देखें Yojika को अप-टू-डेट रखें।