यूटिलिटीज़

यूटिलिटीज़ (Utilities) स्क्रीन आपके पूरे डेटा पर काम करने वाले टूल्स को एक जगह इकट्ठा करती है, ताकि आपको याद रखना न पड़े कि कौन-सा टूल कहाँ है। साइडबार में Utilities (यूटिलिटीज़) पर क्लिक करें।

हर टूल की अपनी पुरानी जगह भी वैसी ही काम करती है — Items स्क्रीन का Import (इंपोर्ट) बटन, Settings के नीचे Recycle bin (रीसायकल बिन) कार्ड, और कमांड पैलेट, सब पहले जैसे ही चलते हैं। Utilities एक अतिरिक्त रास्ता है, कोई जगह बदलना नहीं।

यहाँ इकट्ठे टूल्स में शामिल हैं:

Import Items (आइटम इंपोर्ट) — CSV फ़ाइल से अपनी कैटलॉग अंदर लाएँ।
Import Party (पार्टी इंपोर्ट) — CSV फ़ाइल से अपनी पार्टी सूची अंदर लाएँ।
Export Items (आइटम एक्सपोर्ट) — अपनी कैटलॉग CSV या Excel फ़ाइल में सेव करें।
Recycle Bin (रीसायकल बिन) — हटाए गए रिकॉर्ड वापस लाएँ या हमेशा के लिए हटाएँ।

Export Items (आइटम एक्सपोर्ट)

अपनी आइटम कैटलॉग को फ़ाइल में सेव करने के लिए Export Items टाइल पर क्लिक करें।

स्क्रीन बताती है कि कितने आइटम एक्सपोर्ट होंगे।
Export CSV या Export Excel पर क्लिक करें।
फ़ोल्डर चुनें जहाँ फ़ाइल सेव होगी। फ़ाइल का नाम आज की तारीख के साथ होता है, जैसे yojika-items-2026-08-29.csv।

फ़ाइल में हर आइटम का नाम, HSN या SAC कोड, यूनिट, GST रेट, बिक्री और खरीद की कीमत, मौजूदा स्टॉक, कम-स्टॉक स्तर, सामान है या सर्विस, और उसकी कैटेगरी होती है — वही कॉलम जो Import Items टेंपलेट इस्तेमाल करता है। इसलिए आप इस फ़ाइल को अपनी कैटलॉग का बैकअप रख सकते हैं, Excel में कीमतें बदलकर वापस इंपोर्ट कर सकते हैं, या अपनी कैटलॉग किसी दूसरे कंप्यूटर पर ले जा सकते हैं।

कुछ बातें जान लें:

हर आइटम के लिए फ़ाइल में अभी जितना स्टॉक है वही लिखा जाता है, न कि शुरुआत का स्टॉक।
Recycle bin में पड़े आइटम इसमें शामिल नहीं होते; उन्हें फ़ाइल में चाहिए तो पहले वापस लाएँ।
4 से 8 अंकों वाला HSN कोड ही वापस इंपोर्ट हो सकता है, इसलिए ग़लत लंबाई वाला कोड फ़ाइल में ख़ाली छोड़ दिया जाता है, न कि ऐसे रूप में लिखा जाता जिसे इंपोर्ट नकार दे।
क्षतिपूर्ति सेस, सेकंडरी यूनिट और उनका रूपांतरण, तथा कर-सहित कीमत का फ़्लैग — इनके लिए इंपोर्ट फ़ॉर्मैट में कोई कॉलम नहीं है, इसलिए वे फ़ाइल का हिस्सा नहीं हैं।
सेस पर ख़ास ध्यान दें। जिस आइटम को आप एक्सपोर्ट करके दोबारा इंपोर्ट करते हैं, वह बिना सेस के वापस आता है। अगर आप ऐसा सामान बेचते हैं जिस पर क्षतिपूर्ति सेस लगता है — तंबाकू, कोल्ड ड्रिंक, बड़ी गाड़ियाँ — तो उन पर दोबारा बिल बनाने से पहले सेस फिर से डालें, वरना आप कम वसूलेंगे।
बारकोड, आइटम फ़ोटो, बैच और सीरियल की जानकारी, हर स्टोरेज लोकेशन का स्टॉक, कस्टम फ़ील्ड और थोक कीमतें इसी वजह से छोड़ दी जाती हैं।

संबंधित: आइटम इंपोर्ट करें, रीसायकल बिन।