ग्राहक या सप्लायर जोड़ें

Party वो हर कोई है जिसके साथ आपका लेन-देन होता है — एक Customer (ग्राहक) जिसे आप बिल बनाते हैं, एक Vendor (सप्लायर) जिससे आप खरीदते हैं, या Both (दोनों)। पार्टी को एक बार सेव कर लेने से हर इनवॉइस और बिल पर उनकी डिटेल आपके लिए अपने-आप भर जाती है।

Parties स्क्रीन खोलें

साइडबार में Parties पर क्लिक करें। हर रो में Name, Type, GSTIN, State, Phone और Outstanding दिखता है। नाम, GSTIN या फ़ोन से खोजें, और Customers · Vendors · Both बटनों से छाँटें।

Active · Inactive · All बटन तय करते हैं कि लिस्ट में कौन दिखेगा। Active सामान्य दृश्य है और यहीं से आप शुरू करते हैं। Inactive सिर्फ़ वे पार्टियाँ दिखाता है जिन्हें आपने छिपाया है — नीचे अपनी लिस्ट साफ़ करें, या किसी को हटाएँ देखें।

पार्टी जोड़ें

1. New party पर क्लिक करें (या Ctrl+N दबाएँ)।
2. Name (नाम) डालें।
3. टाइप चुनें: Customer, Vendor या Both।
4. अगर वे GST-रजिस्टर्ड हैं तो GSTIN डालें। बिना रजिस्ट्रेशन वाली (B2C) पार्टी के लिए इसे खाली छोड़ दें। GSTIN टाइप करने पर State आपके लिए अपने-आप भर जाता है — देखें GSTIN और place of supply।
5. अगर GSTIN से State (place of supply) नहीं भरा तो इसे खुद सेट करें। इससे तय होता है कि उनके बिलों पर टैक्स कैसे बँटेगा।
6. ज़रूरत के हिसाब से Phone, Email और Billing / Shipping पते जोड़ें।
7. चाहें तो उन्हें किसी Group में डालें (देखें Party groups)।
8. Add party पर क्लिक करें।

ओपनिंग बैलेंस

अगर आपके Yojika इस्तेमाल शुरू करने से पहले ही कोई पार्टी आप पर पैसा उधार रखती थी (या आप उन पर), तो इसे Opening balance के रूप में डालें:

• To receive — उन्हें आपको देना है।
• To pay — आपको उन्हें देना है।

यह उनके statement की शुरुआती पॉइंट बन जाता है।

क्रेडिट लिमिट

एक वैकल्पिक Credit limit सेट करें ताकि आप ट्रैक रख सकें कि किसी ग्राहक को कितना उधार देने में आप सहज हैं। बिना किसी लिमिट के लिए इसे खाली छोड़ दें, या पूरा उधार रोकने के लिए ₹0 सेट करें। जब outstanding रकम लिमिट से ऊपर जाती है तो उनका statement उसे फ़्लैग कर देता है।

पार्टी को एडिट करें

चौड़ी विंडो में, किसी रो को एडिट के लिए खोलने के लिए उस पर डबल-क्लिक करें, या उसका ⋮ मेनू खोलकर Edit चुनें। संकरी विंडो या फ़ोन पर, रो के एक्शन सीधे उस पर आइकॉन के रूप में दिखते हैं — वहाँ Edit पर टैप करें। किसी भी स्थिति में, आप हमेशा डिटेल पेन खोलकर उसका अपना Edit बटन भी इस्तेमाल कर सकते हैं। कोई भी डिटेल बदलें और Save पर क्लिक करें।

अपनी लिस्ट साफ़ करें, या किसी को हटाएँ

⋮ मेनू दो अलग-अलग चीज़ें देता है, और यह जानना ज़रूरी है कि आपको कौन-सी चाहिए।

Hide from list — उस पार्टी के लिए जिससे अब काम नहीं है

Hide from list तब चुनें जब कोई आपकी Parties स्क्रीन पर बेवजह जगह घेर रहा हो: कोई ग्राहक जो कहीं और चला गया, कोई सप्लायर जिससे अब आप नहीं ख़रीदते। छिपाना सिर्फ़ लिस्ट के बारे में है।

• वे Parties स्क्रीन से हट जाते हैं, और नया बिल या नया reminder बनाते समय party picker से भी — ताकि आपको उन्हें बार-बार स्क्रोल करके पार न करना पड़े, और वे गलती से चुने भी न जाएँ। अगर Cloud Sync चालू है, तो वे आपके दूसरे डिवाइस से भी हट जाते हैं, यानी काउंटर पर बिल बनाने वाले को भी अब वे नहीं दिखेंगे।
• जो पहले से बना है उस सब पर उनका नाम बना रहता है। उनके पुराने बिल, आपकी Invoices और Purchases लिस्टें, Dashboard, Bulk Print और हर रिपोर्ट अब भी “Ramesh Traders” ही दिखाती हैं, और उस नाम से खोजने पर वे बिल अब भी मिलते हैं। उनका statement जस का तस रहता है।
• कोई आँकड़ा नहीं हिलता। उनका outstanding जो था वही रहता है, और All-party balances अब भी उन्हें उसी रकम के साथ उनके नाम से लिस्ट करती है। छिपाने से किसी भी स्क्रीन पर एक रुपया भी इधर-उधर नहीं होता।
• वे अब भी एक मौजूदा पार्टी गिने जाते हैं, इसलिए parties.csv दोबारा इम्पोर्ट करने पर छिपाई गई पार्टी दूसरी बार नहीं जुड़ेगी। (डिलीट की गई पार्टी का मामला अलग है — नीचे देखें।)
• यह कभी भी वापस किया जा सकता है: लिस्ट को Inactive पर ले जाएँ, उनका ⋮ मेनू खोलें और Show in list चुनें। (उनके एडिट डायलॉग का Active स्विच भी यही करता है।)

अगर उन्हें आपको पैसा देना है, तो छिपाने से पहले Yojika आपको वह रकम दिखाता है — चेतावनी के तौर पर नहीं, बस यह बताने के लिए कि उधारी अब भी है और अब भी उन्हीं की है।

Delete — उस पार्टी के लिए जो होनी ही नहीं चाहिए थी

डुप्लिकेट, टेस्ट एंट्री, या गलती से जोड़े गए किसी व्यक्ति के लिए Delete चुनें।

• वे आपकी Parties लिस्ट से निकलकर Recycle bin में चले जाते हैं, जहाँ से आप उन्हें Restore कर सकते हैं या हमेशा के लिए मिटा सकते हैं। Restore करने पर वे वापस दिखने लगते हैं। देखें Recycle bin।
• अगर वे किसी भी बिल पर आते हैं, तो Yojika उन्हें डिलीट नहीं करेगा — इससे वे रिकॉर्ड टूट जाते। वह इसके बजाय उन्हें छिपाने की पेशकश करता है।
• अगर उनका बैलेंस बकाया है, तो Yojika पहले चेतावनी देता है, क्योंकि पार्टी डिलीट करने से उनका बैलेंस कभी माफ़ नहीं होता। वह पैसा आपके बही-खाते में बना रहता है और All-party balances रिपोर्ट उसे गिनती रहती है — पर उनके नाम की जगह एक बेनाम Deleted parties लाइन में। बैलेंस को ठीक से ख़त्म करने के लिए सेटलमेंट दर्ज करें, या गलती से डाला गया ओपनिंग बैलेंस सुधारें।
• parties.csv दोबारा इम्पोर्ट करने पर डिलीट की गई पार्टी मैच नहीं होती — वे नई पार्टी बनकर वापस आ जाती है, और उनका ओपनिंग बैलेंस दो बार गिना जाता है। अगर आप अपनी लिस्ट दोबारा इम्पोर्ट करने वाले हैं, तो डिलीट करने के बजाय छिपाएँ, या पहले उन्हें Recycle bin से हमेशा के लिए मिटा दें।

संक्षेप में: स्क्रीन साफ़ रखने के लिए किसी को छिपाएँ, और जो कभी होना ही नहीं चाहिए था उसे डिलीट करें। अगर आप उन्हें लिस्ट से हटाना चाहते हैं पर अपने बही-खाते में नाम के साथ रखना चाहते हैं, तो छिपाना ही सही है।