अगर आप एक ही ग्राहक को एक ही आइटम बार-बार बिल करते हैं — महीने का किराया, हफ़्ते की सप्लाई — तो एक बार एक रिकरिंग टेम्पलेट सेट कर लें। Yojika ध्यान रखता है कि अगला बिल कब ड्यू है और आपकी पुष्टि के बाद उसे आपके लिए बना देता है। यह कभी किसी ग्राहक को चुपचाप बिल नहीं करता।
अपने टेम्पलेट देखें
Recurring Templates लिस्ट देखने के लिए साइडबार से Recurring खोलें। हर टेम्पलेट अपनी आवृत्ति (जैसे Monthly (day 5)), Next ड्यू तारीख, और यह कैसे खत्म होता है, दिखाता है। रुके हुए टेम्पलेट पर (paused) का निशान होता है।
टेम्पलेट बनाएँ
- New Template पर क्लिक करें।
- Template Name भरें।
- Party (optional) चुनें — जिस ग्राहक को बिल करना है, या इसे Walk-in / None पर छोड़ दें।
- अगर आप हर बिल पर चाहते हैं तो Default Notes जोड़ें।
शेड्यूल सेट करें
Schedule के नीचे:
- Frequency — Daily, Weekly, या Monthly।
- Days या Weeks — बिलों के बीच कितने छोड़ने हैं (जैसे हर
2हफ़्ते)। - Day of month — मंथली टेम्पलेट के लिए, महीने का वह दिन जिस पर बिल बनता है।
यह कब खत्म हो, यह सेट करें
Ends के नीचे, एक End condition चुनें:
- Never (indefinite) — यह तब तक चलता रहता है जब तक आप इसे रोक या डिलीट न करें।
- On date — Pick date पर क्लिक करके आखिरी तारीख चुनें।
- After N invoices — कुल कितने इनवॉइस बनाने हैं, वह Number of invoices में भरें।
लाइनें जोड़ें
Lines के नीचे, हर आइटम का Description, Qty, Rate, Disc और GST % भरें। और लाइनों के लिए Add line पर क्लिक करें। फिर Save पर क्लिक करें।
Qty शून्य से अधिक रखें; इसमें दशमलव के बाद अधिकतम तीन अंक हो सकते हैं।
Rate और Disc में शून्य या उससे अधिक रुपये भरें, दशमलव के बाद अधिकतम दो
अंकों के साथ। इन्हें खाली छोड़ने का मतलब शून्य है। भारतीय और पश्चिमी अंक-समूह
दोनों स्वीकार हैं, जैसे 1,23,456.75 या 123,456.75। कोई संख्या गलत होने पर
Yojika सेव करने से पहले उसे सुधारने को कहता है। आपकी प्रविष्टियाँ फ़ॉर्म में
रहती हैं और मौजूदा टेम्पलेट नहीं बदलता।
हर लाइन पर GST % ज़रूर चुनें। नई लाइन Exempt (0%) से शुरू होती है — Yojika यहाँ रेट का अंदाज़ा नहीं लगाता, क्योंकि टेम्पलेट का रेट उससे बनने वाले हर इनवॉइस पर लगता है। सेव करने से पहले वही स्लैब चुनें जो उस आइटम पर सचमुच लगता है। लिस्ट में आपकी अपनी दुकान की टैक्स दरें ही आती हैं — वही जो इनवॉइस स्क्रीन पर मिलती हैं।
किसी पुराने टेम्पलेट को खोलने पर हर लाइन का मौजूदा GST % दिखता है, इसलिए यह बॉक्स आने से पहले बना टेम्पलेट — वे सब 18% पर तय थे — यहीं जाँचा और ठीक किया जा सकता है।
टेम्पलेट को एडिट करें, रोकें या डिलीट करें
Recurring Templates लिस्ट पर, किसी पंक्ति के आखिर में दिए मेन्यू का इस्तेमाल करें:
- Edit — शेड्यूल, लाइनें या एंड कंडीशन बदलें।
- Pause / Resume — डिलीट किए बिना इसे रोकें या फिर शुरू करें।
- Delete — इसे हटाएँ।
ड्यू इनवॉइस बनाएँ
जब बिल ड्यू होते हैं, तो Yojika एक रिमाइंडर और एक रिव्यू कतार दिखाता है। इसे टेम्पलेट स्क्रीन से (या रिमाइंडर से) Generate due से खोलें। Recurring Invoices Due स्क्रीन हर उस टेम्पलेट को दिखाती है जो ड्यू है।
हर एक के लिए:
- Create Invoice — पुष्टि करें, और Yojika नए इनवॉइस नंबर और टेम्पलेट के आइटम, पार्टी और टैक्स मोड के साथ एक असली इनवॉइस बना देता है।
- Skip — इस ड्यू तारीख को छोड़कर अगली पर जाएँ।
इन सबको एक साथ करने के लिए, Generate all पर क्लिक करके पुष्टि करें।
इस तरह बना हर इनवॉइस एक आम सेल इनवॉइस है — आप इसे Invoices लिस्ट में पाएँगे।