கொள்முதல் பில் என்பது நீங்கள் ஒரு சப்ளையரிடமிருந்து வாங்குவது. அதைப் பதிவு செய்வது உங்கள் இன்வென்டரிக்கு ஸ்டாக்கைச் சேர்க்கிறது, மேலும் நீங்கள் இன்னும் எவ்வளவு கொடுக்க வேண்டும் என்பதைக் கண்காணிக்கிறது. கொள்முதல்கள் அவற்றின் சொந்தப் பட்டியலில் வைக்கப்படுகின்றன — அவை உங்கள் விற்பனை இன்வாய்ஸ்களுடன் ஒருபோதும் கலப்பதில்லை.
Purchases திரையைத் திறத்தல்
சைட்பாரில் Purchases மீது கிளிக் செய்யவும். ஒவ்வொரு பில்லுக்கும் ஒரு வரி காண்பீர்கள் — Doc No., Supplier bill, Date, Vendor, Taxable, Tax, Total, Status மற்றும் Balance.
- மேல் வலதுபுறத்தில் உள்ள பெட்டியைப் பயன்படுத்தி உங்கள் சொந்த பில் எண்ணால், சப்ளையரின் பில் எண்ணால், அல்லது வென்டர் பெயரால் Search செய்யுங்கள்.
- சிப்களின் முதல் வரிசையில் date range தேர்ந்தெடுங்கள்: All time, This month, Last month, This quarter, This year, This FY (நிதியாண்டு, ஏப்ரல் 1 முதல் மார்ச் 31 வரை), அல்லது ஏதேனும் இரு தேதிகளுக்கு Custom…. இங்கே பயன்படுத்தப்படுவது பில்லின் சொந்த Date, சப்ளையரின் பில் தேதி அல்ல.
- All, Unpaid, Partial மற்றும் Paid சிப்களால் ஃபில்டர் செய்யுங்கள்.
மூன்றும் சேர்ந்து வேலை செய்கின்றன — தேதி வரம்பு, நிலை சிப், தேடல் பெட்டி ஆகிய மூன்றும் பொருந்தினால் மட்டுமே ஒரு பில் பட்டியலிடப்படும். திரை All time-இல் திறக்கிறது.
மொத்தப் பட்டை
சப்ளையர்களுக்கு இன்னும் எவ்வளவு கொடுக்க வேண்டும் என்பதைக் கீழேயுள்ள பட்டை சொல்கிறது — அருகருகே மூன்று எண்களுடன்:
- Paid — அந்தப் பில்களுக்காக நீங்கள் எவ்வளவு கொடுத்துவிட்டீர்கள்.
- Unpaid — இன்னும் எவ்வளவு பாக்கி.
- Total — பில்களின் மொத்தத் தொகை. Paid + Unpaid = Total, எப்போதும்.
நிலைச் சிப் வரிகளை மட்டுமே வடிகட்டுகிறது; தொகையை மீண்டும் கூட்டுவதில்லை. எந்த நிலைச் சிப்பைத் தேர்ந்தெடுத்தாலும், date range-உம் search box-உம் அனுமதிக்கும் எல்லாவற்றையும் பட்டை சேர்த்துக் காட்டும் — இல்லையேல் Paid சிப்பில் Unpaid எப்போதும் ₹0.00 எனக் காட்டும், இந்தப் பிரிவை உங்களால் ஒருபோதும் பார்க்க முடியாது.
சிப் வரிகளை மறைக்கும்போது எண்ணிக்கை அதைச் சொல்லிவிடும்: அது “3 of 12 purchases” என்று படிக்கும் — 3 திரையில், 12 அந்தத் தொகைக்குப் பின்னால். எதுவும் மறைக்கப்படவில்லை என்றால் அது “12 purchases” என்று மட்டும் படிக்கும்.
இரண்டு எண்ணிக்கைகள், இரண்டு கேள்விகள். Purchases தலைப்புக்கு அருகில் உள்ள எண், உங்கள் கணக்கில் மொத்தம் எத்தனை பில்கள் உள்ளன என்பதைக் காட்டுகிறது; ஃபில்டர் மாற்றினாலும் மாறாது. பட்டையின் எண்ணிக்கை நீங்கள் இப்போது எதைப் பார்க்கிறீர்கள் என்பதைப் பற்றியது.
ஒரு டெபிட் நோட் கொடுக்க வேண்டியதிலிருந்து கழிக்கப்படும், ஏனெனில் அது அதுதான்: ₹236 டெபிட் நோட் போட்டால் Total-உம் Unpaid-உம் தலா ₹236 குறையும்.
புதிய பில் உருவாக்குதல்
- New purchase மீது கிளிக் செய்யவும் (அல்லது Ctrl+N அழுத்தவும்).
- vendor-ஐத் (உங்கள் சப்ளையர்) தேர்ந்தெடுங்கள். அவர் இன்னும் சேமிக்கப்படவில்லை என்றால், பிக்கரிலிருந்தே அவரை உருவாக்குங்கள் — வாடிக்கையாளர் அல்லது சப்ளையரைச் சேர்த்தல் பார்க்கவும்.
- supplier bill number மற்றும் supplier bill date-ஐ உள்ளிடுங்கள் — உங்கள் சப்ளையர் கொடுத்த காகித பில்லில் பிரிண்ட் செய்யப்பட்ட எண்ணும் தேதியும். Yojika பில்லுக்கு அதன் சொந்த உள்ளக எண்ணையும் (PB… ஆகக் காண்பிக்கப்படும்) கொடுக்கிறது, அதனால் நீங்கள் அதை எப்போதும் கண்டுபிடிக்கலாம்.
- ஒவ்வொரு ஐட்டத்தையும் ஒரு வரியாகச் சேர்க்கவும்: ஐட்டம், quantity மற்றும் rate தேர்ந்தெடுங்கள். புதிய வரிகள் ஐட்டத்தின் சேமிக்கப்பட்ட கொள்முதல் விலைக்கு இயல்பாக அமையும்.
- ரேட்டுகளை எப்படி உள்ளிடுகிறீர்கள் என்பதை Incl. GST / Excl. GST
டாகிளால் தேர்ந்தெடுங்கள்:
- Incl. GST — ரேட் ஏற்கனவே வரியை உள்ளடக்கியிருக்கிறது.
- Excl. GST — ரேட்டின் மேல் வரி சேர்க்கப்படுகிறது.
- மொத்தத் தொகைகளைச் சரிபார்த்து, பிறகு Save.
பில்லின் வரி வென்டரின் GSTIN-ஐ அடிப்படையாகக் கொண்டு CGST + SGST (உங்களைப் போன்ற அதே மாநிலம்) அல்லது IGST (வேறு மாநிலம்) ஆகத் தானாகவே பிரிக்கப்படுகிறது. இது எப்படி முடிவு செய்யப்படுகிறது என்பதற்கு GSTIN மற்றும் சப்ளை இடம் பார்க்கவும்.
பில்லைப் பதிவு செய்வது அதிலுள்ள ஒவ்வொரு ஐட்டத்தின் ஸ்டாக்கையும் அதிகரிக்கிறது. பிறகு பில்லை அகற்றுவது அந்த ஸ்டாக்கை மாற்றியமைக்கிறது.
உதவிக்குறிப்பு: கொள்முதல் எடிட்டர் என்பது Windows டெஸ்க்டாப்புக்காக கட்டப்பட்ட விசைப்பலகைக்கு ஏற்ற ஒரு கட்டம். மிகவும் சுலபமான அனுபவத்திற்கு உங்கள் கம்ப்யூட்டரில் கொள்முதல்களைப் பதிவு செய்யுங்கள்.
டெபிட் நோட்டுகள் (கொள்முதல் திரும்புதல்கள்)
நீங்கள் ஒரு சப்ளையருக்குப் பொருட்களைத் திருப்பி அனுப்பினால், Purchases திரையில் Debit note மீது கிளிக் செய்யுங்கள். ஒரு டெபிட் நோட் நீங்கள் கொடுக்க வேண்டியதைக் குறைக்கிறது, மேலும் பட்டியலில் ஒரு பணம் செலுத்திய நிலைக்குப் பதிலாக Debit note டேக் காண்பிக்கிறது.
நகல் ஆவண எண்கள்
Duplicate document number எச்சரிக்கை தோன்றினால், அதே வகையைச் சேர்ந்த மற்றொரு செயலில் உள்ள ஆவணத்திலும் இதே எண் உள்ளது. Yojika இரண்டு பதிவுகளையும் வைத்திருக்கும். ஒன்றைப் பயன்படுத்தும் முன் அதன் பார்ட்டி, தேதி, மொத்தம் ஆகியவற்றை ஒப்பிட்டு, எச்சரிக்கையில் உள்ள record ID-ஐச் சரிபார்க்கவும்; ஒவ்வொரு வரியும் அதன் தனி பதிவையே திறக்கும். அச்சிலும் PDF-லும் மூல ஆவண எண் மாறாது. ஒரு நகல் பதிவை நீக்கினால் எச்சரிக்கை மறையும், ஆனால் அதன் எண் மீண்டும் பயன்படுத்தப்படாது.