നിങ്ങൾ ഒരു സപ്ലയറിൽ നിന്ന് വാങ്ങുന്നതാണ് പർച്ചേസ് ബിൽ. അത് രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് നിങ്ങളുടെ ഇൻവെന്ററിയിലേക്ക് സ്റ്റോക്ക് കൂട്ടുകയും ഇനിയും കൊടുക്കാനുള്ളത് എത്രയെന്ന് ട്രാക്ക് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു. പർച്ചേസുകൾ അവയുടെ സ്വന്തം ലിസ്റ്റിൽ സൂക്ഷിക്കുന്നു — അവ ഒരിക്കലും നിങ്ങളുടെ സെയിൽസ് ഇൻവോയ്സുകളുമായി കൂടിക്കലരില്ല.
Purchases സ്ക്രീൻ തുറക്കുക
സൈഡ്ബാറിൽ Purchases ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഓരോ ബില്ലിനും ഒരു വരി കാണാം — Doc No., Supplier bill, Date, Vendor, Taxable, Tax, Total, Status, Balance എന്നിവയോടെ.
- മുകളിൽ വലതുവശത്തുള്ള ബോക്സ് ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം ബിൽ നമ്പർ, സപ്ലയറുടെ ബിൽ നമ്പർ, അല്ലെങ്കിൽ വെണ്ടർ പേര് കൊണ്ട് Search ചെയ്യുക.
- ചിപ്പുകളുടെ ആദ്യ വരിയിൽ നിന്ന് date range തിരഞ്ഞെടുക്കുക: All time, This month, Last month, This quarter, This year, This FY (സാമ്പത്തിക വർഷം, ഏപ്രിൽ 1 മുതൽ മാർച്ച് 31 വരെ), അല്ലെങ്കിൽ ഏതെങ്കിലും രണ്ട് തീയതികൾക്ക് Custom…. ഇവിടെ ഉപയോഗിക്കുന്നത് ബില്ലിന്റെ സ്വന്തം Date ആണ്, സപ്ലയറുടെ ബിൽ തീയതിയല്ല.
- All, Unpaid, Partial, Paid ചിപ്പുകൾ കൊണ്ട് ഫിൽട്ടർ ചെയ്യുക.
മൂന്നും ഒരുമിച്ചാണ് പ്രവർത്തിക്കുന്നത് — തീയതി പരിധി, സ്റ്റാറ്റസ് ചിപ്പ്, തിരയൽ ബോക്സ് എന്നിവ മൂന്നും യോജിക്കുമ്പോൾ മാത്രമേ ഒരു ബിൽ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യപ്പെടുകയുള്ളൂ. സ്ക്രീൻ All time-ൽ ആണ് തുറക്കുന്നത്.
ടോട്ടൽ സ്ട്രിപ്പ്
സപ്ലയർമാർക്ക് ഇനിയും എത്ര കൊടുക്കാനുണ്ട് എന്നതാണ് താഴെയുള്ള സ്ട്രിപ്പ് പറയുന്നത് — അടുത്തടുത്തായി മൂന്ന് സംഖ്യകളോടെ:
- Paid — ആ ബില്ലുകൾക്കായി നിങ്ങൾ എത്ര കൊടുത്തുകഴിഞ്ഞു.
- Unpaid — ഇനിയും എത്ര കൊടുക്കാനുണ്ട്.
- Total — ബില്ലുകളുടെ ആകെ തുക. Paid + Unpaid = Total, എപ്പോഴും.
സ്റ്റാറ്റസ് ചിപ്പ് വരികൾ അരിച്ചെടുക്കുന്നു; തുക വീണ്ടും കൂട്ടുന്നില്ല. ഏത് സ്റ്റാറ്റസ് ചിപ്പ് തിരഞ്ഞെടുത്താലും, date range-ഉം search box-ഉം കടത്തിവിടുന്നതെല്ലാം സ്ട്രിപ്പിൽ വരും — അല്ലെങ്കിൽ Paid ചിപ്പിൽ Unpaid എപ്പോഴും ₹0.00 ആയി കാണിക്കുമായിരുന്നു, ഈ വിഭജനം നിങ്ങൾക്ക് ഒരിക്കലും കാണാനാകുമായിരുന്നില്ല.
ചിപ്പ് വരികൾ മറയ്ക്കുമ്പോൾ എണ്ണം അത് പറയും: അത് “3 of 12 purchases” എന്ന് വായിക്കും — 3 സ്ക്രീനിൽ, 12 ആ തുകയ്ക്ക് പിന്നിൽ. ഒന്നും മറഞ്ഞിട്ടില്ലെങ്കിൽ അത് “12 purchases” എന്ന് മാത്രം വായിക്കും.
രണ്ട് എണ്ണങ്ങൾ, രണ്ട് ചോദ്യങ്ങൾ. Purchases എന്ന തലക്കെട്ടിനരികിലുള്ള സംഖ്യ നിങ്ങളുടെ കണക്കിൽ ആകെ എത്ര ബില്ലുകളുണ്ട് എന്നാണ്; ഫിൽട്ടർ മാറ്റിയാലും മാറില്ല. സ്ട്രിപ്പിലെ എണ്ണം നിങ്ങൾ ഇപ്പോൾ എന്താണ് നോക്കുന്നത് എന്നതിനെക്കുറിച്ചാണ്.
ഒരു ഡെബിറ്റ് നോട്ട് കൊടുക്കാനുള്ളതിൽ നിന്ന് കുറയ്ക്കും, കാരണം അതുതന്നെയാണ് അത്: ₹236-ന്റെ ഒരു ഡെബിറ്റ് നോട്ട് ഉണ്ടാക്കിയാൽ Total-ഉം Unpaid-ഉം ₹236 വീതം കുറയും.
ഒരു പുതിയ ബിൽ ഉണ്ടാക്കുക
- New purchase ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക (അല്ലെങ്കിൽ Ctrl+N അമർത്തുക).
- vendor (നിങ്ങളുടെ സപ്ലയർ) തിരഞ്ഞെടുക്കുക. അവരെ ഇതുവരെ സേവ് ചെയ്തിട്ടില്ലെങ്കിൽ, പിക്കറിൽ നിന്ന് തന്നെ അവരെ ഉണ്ടാക്കുക — ഒരു ഇടപാടുകാരനെയോ സപ്ലയറെയോ ചേർക്കുക കാണുക.
- supplier bill number, supplier bill date എൻട്രി ചെയ്യുക — സപ്ലയർ തന്ന പേപ്പർ ബില്ലിൽ അച്ചടിച്ച നമ്പറും തീയതിയും. Yojika ബില്ലിന് അതിന്റെ സ്വന്തം ഇന്റേണൽ നമ്പറും (PB… ആയി കാണിക്കുന്നു) നൽകുന്നു, അതുവഴി നിങ്ങൾക്ക് അത് എപ്പോഴും കണ്ടെത്താം.
- ഓരോ ഐറ്റവും ഒരു വരിയായി ചേർക്കുക: ഐറ്റം, quantity, rate എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. പുതിയ വരികളുടെ ഡിഫോൾട്ട് ഐറ്റത്തിന്റെ സേവ് ചെയ്ത പർച്ചേസ് വിലയാണ്.
- Incl. GST / Excl. GST ടോഗിൾ കൊണ്ട് നിങ്ങൾ റേറ്റുകൾ എങ്ങനെ എൻട്രി
ചെയ്യുന്നു എന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുക:
- Incl. GST — റേറ്റിൽ ഇതിനകം നികുതി ഉൾപ്പെടുന്നു.
- Excl. GST — റേറ്റിന് മുകളിൽ നികുതി ചേർക്കുന്നു.
- ടോട്ടലുകൾ പരിശോധിച്ച ശേഷം Save ചെയ്യുക.
ബില്ലിന്റെ നികുതി വെണ്ടറുടെ GSTIN അനുസരിച്ച് CGST + SGST (നിങ്ങളുടെ അതേ സംസ്ഥാനം) അല്ലെങ്കിൽ IGST (വേറെ സംസ്ഥാനം) ആയി സ്വയം വിഭജിക്കുന്നു. ഇത് എങ്ങനെ തീരുമാനിക്കുന്നു എന്നറിയാൻ GSTIN-ഉം പ്ലേസ് ഓഫ് സപ്ലൈയും കാണുക.
ബിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് അതിലുള്ള ഓരോ ഐറ്റത്തിന്റെയും സ്റ്റോക്ക് കൂട്ടുന്നു. പിന്നീട് ബിൽ നീക്കം ചെയ്യുന്നത് ആ സ്റ്റോക്ക് തിരികെ ചെയ്യുന്നു.
നുറുങ്ങ്: പർച്ചേസ് എഡിറ്റർ Windows ഡെസ്ക്ടോപ്പിനായി നിർമ്മിച്ച കീബോർഡ്-സൗഹൃദ ഗ്രിഡ് ആണ്. ഏറ്റവും സുഗമമായ അനുഭവത്തിന് നിങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടറിൽ പർച്ചേസുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുക.
ഡെബിറ്റ് നോട്ടുകൾ (പർച്ചേസ് റിട്ടേണുകൾ)
നിങ്ങൾ ഒരു സപ്ലയർക്ക് സാധനങ്ങൾ തിരികെ അയയ്ക്കുന്നെങ്കിൽ, Purchases സ്ക്രീനിൽ Debit note ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഒരു ഡെബിറ്റ് നോട്ട് നിങ്ങൾ കൊടുക്കാനുള്ളത് കുറയ്ക്കുന്നു, ലിസ്റ്റിൽ ഒരു പേയ്മെന്റ് സ്റ്റാറ്റസിന് പകരം ഒരു Debit note ടാഗ് കാണിക്കുന്നു.
ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് ഡോക്യുമെന്റ് നമ്പറുകൾ
Duplicate document number മുന്നറിയിപ്പ് കാണുന്നുവെങ്കിൽ അതേ തരത്തിലുള്ള മറ്റൊരു സജീവ ഡോക്യുമെന്റിനും ഇതേ നമ്പറുണ്ട്. Yojika രണ്ട് രേഖകളും നിലനിർത്തും. ഒന്ന് ഉപയോഗിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് പാർട്ടി, തീയതി, ആകെ തുക എന്നിവ ഒത്തുനോക്കി മുന്നറിയിപ്പിലെ record ID പരിശോധിക്കുക; ഓരോ വരിയും അതിന്റെ സ്വന്തം രേഖയാണ് തുറക്കുന്നത്. പ്രിന്റിലും PDF-ലും യഥാർത്ഥ ഡോക്യുമെന്റ് നമ്പർ തന്നെ തുടരും. ഒരു ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് രേഖ ഡിലീറ്റ് ചെയ്താൽ മുന്നറിയിപ്പ് മാറും, എന്നാൽ ആ നമ്പർ വീണ്ടും ഉപയോഗിക്കില്ല.