இன்வாய்ஸ் நம்பர்கள் எப்படி வேலை செய்கின்றன

Yojika உங்கள் பில்களைத் தானாகவே எண்ணிடுகிறது, இதனால் தொடர் நேர்த்தியாகவும் இடைவெளியின்றியும் இருக்கிறது. இது எப்படி வேலை செய்கிறது என்பதை Settings-இல் Transactions-க்குக் கீழே Invoice numbering கார்டில் நீங்கள் பார்க்கலாம்.

கார்டு என்ன காட்டுகிறது

• Financial year — உங்கள் பில்கள் எந்த ஆண்டின் கீழ் எண்ணிடப்படுகின்றன, 2025-26 போன்றது. இந்தியாவில் இது ஏப்ரல் 1 முதல் மார்ச் 31 வரை ஓடுகிறது.
• This device’s series — இந்த டிவைஸில் போடப்படும் பில்களுக்குப் பயன்படுத்தப்படும் எழுத்து (கீழே பாருங்கள்).
• Issued this year — இந்த நிதியாண்டில் நீங்கள் எத்தனை பில்கள் போட்டீர்கள்.
• Next invoice — உங்கள் அடுத்த பில் பெறும் சரியான நம்பர், உதாரணமாக INV2025-26/0001.

ஒரு பில் நம்பர் எப்படி உருவாக்கப்படுகிறது

ஒரு பில் நம்பர் மூன்று பகுதிகளால் ஆனது:

ப்ரிஃபிக்ஸ் + நிதியாண்டு + ஓடும் எண் — உதாரணமாக INV2025-26/0042.

• ப்ரிஃபிக்ஸ் (INV) உங்கள் விருப்பம் — கீழே Document prefixes என்பதைப் பாருங்கள்.
• நிதியாண்டு (2025-26) தானாக அமைக்கப்படுகிறது.
• ஓடும் எண் (0042) ஒவ்வொரு பிலுடனும் ஒன்றாக அதிகரிக்கிறது.

டாகுமெண்ட் ப்ரிஃபிக்ஸ்கள்

நீங்கள் போடும் ஒவ்வொரு வகை டாகுமெண்டுக்கும் தனி நம்பர் தொடரும் தனி ப்ரிஃபிக்ஸும் உண்டு. Invoice numbering-க்குச் சற்று கீழே உள்ள Document prefixes கார்டில் இவை அனைத்தையும் நீங்கள் மாற்றலாம்:

• Sales — சேல்ஸ் இன்வாய்ஸ் (INV), கிரெடிட் நோட் (CN).
• Purchases — பர்ச்சேஸ் பில் (PB), டெபிட் நோட் (DN).
• Quotes & orders — எஸ்டிமேட் (EST), ப்ரோஃபார்மா இன்வாய்ஸ் (PI), டெலிவரி சலான் (DC), சேல் ஆர்டர் (SO), பர்ச்சேஸ் ஆர்டர் (PO).

புதிய ப்ரிஃபிக்ஸைத் தட்டச்சு செய்து Save prefixes என்பதைக் கிளிக் செய்யுங்கள். ஒவ்வொரு பெட்டியும் அது உருவாக்கும் நம்பரின் ஓர் எடுத்துக்காட்டைக் காட்டுகிறது, அதனால் சேமிப்பதற்கு முன்பே முடிவைப் பார்க்கலாம்.

ஒரு ப்ரிஃபிக்ஸை மாற்றுவது நீங்கள் ஏற்கனவே போட்ட டாகுமெண்டுகளை ஒருபோதும் மாற்றாது. அவற்றுக்குக் கொடுக்கப்பட்ட நம்பர்கள் அப்படியே இருக்கும். ஓடும் நம்பரும் பாதிக்கப்படாது: உங்கள் கடைசி எஸ்டிமேட் EST2025-26/0002 ஆக இருந்து, ப்ரிஃபிக்ஸை QTN என மாற்றினால், அடுத்தது QTN2025-26/0003 ஆகும் — தொடர் இடைவெளியின்றித் தொடர்கிறது.

ஒரு ப்ரிஃபிக்ஸ் அதிகபட்சம் 6 எழுத்துகள் வரை இருக்கலாம்; அதில் எழுத்துகள், இலக்கங்கள், - _ . # ஆகியவை பயன்படுத்தலாம். அதில் இடைவெளியோ / ஓ இருக்கக் கூடாது, ஏனெனில் ஆண்டையும் ஓடும் நம்பரையும் பிரிக்கப் பில் நம்பர் ஏற்கனவே / பயன்படுத்துகிறது. ஒரு பெட்டியைக் காலியாக விட்டால், அந்தத் தொடரின் வழக்கமான ப்ரிஃபிக்ஸை Yojika திரும்பப் போட்டுவிடும்.

இரண்டு தொடர்கள் ஒரே ப்ரிஃபிக்ஸைப் பகிர முடியாது. உங்கள் கிரெடிட் நோட்டுக்கு சேல்ஸ் பில்லின் அதே ப்ரிஃபிக்ஸைக் கொடுத்தால், ஒரு பில்லும் ஒரு கிரெடிட் நோட்டும் இரண்டுமே INV2025-26/0001 என எண்ணிடப்படும் — இரு வேறு டாகுமெண்டுகளுக்கு ஒரே நம்பர். Yojika அதை மறுத்து, எந்த இரண்டு மோதுகின்றன என்று சொல்லும்.

GST-இன் படி பில் நம்பர் அதிகபட்சம் 16 எழுத்துகள். ஒரு நம்பர் = உங்கள் ப்ரிஃபிக்ஸ் + 12 எழுத்துகள் (INV + 2025-26/0001), எனவே 4-ஐ விட நீளமான ப்ரிஃபிக்ஸ் வரம்பைத் தாண்டும். Yojika உங்களைத் தடுப்பதில்லை — பெட்டிக்குக் கீழே நீளத்தைக் காட்டும், முடிவு உங்களுடையது. இரண்டாவது சாதனத்தில் நம்பரில் ஒரு தொடர் எழுத்தும் சேரும், அது இரண்டு எழுத்துகளைக் கூட்டும்.

ஆண்டின் நடுவில் பெயர் மாற்றினால் அந்த ஆண்டின் தொடர் பிரியும். இந்த நிதியாண்டில் நீங்கள் ஏற்கனவே பில்கள் போட்டிருந்தால், மாற்றுவதற்கு முன் Yojika கேட்கும்: போட்ட பில்கள் தங்கள் நம்பர்களை வைத்திருக்கும், எனவே அந்த ஆண்டில் இரண்டு ப்ரிஃபிக்ஸ்கள் வரும். கணக்குகளைப் படிக்க எளிதாக இருக்க ஏப்ரல் 1-இல் பெயர் மாற்றுவது நல்லது.

உங்கள் கடையின் பெயர், GST நம்பர், முகவரி ஆகியவை தனி கார்டில் உள்ளன — உங்கள் வணிக சுயவிவரத்தைத் திருத்துங்கள் என்பதைப் பாருங்கள்.

பில்லிங் வகை

Billing type கார்டு புதிய பிலில் விலைகள் எப்படி இடப்படும் என்பதை அமைக்கிறது:

• Incl. GST — வாடிக்கையாளர் கொடுக்கும் விலையை நீங்கள் தட்டச்சு செய்கிறீர்கள், Yojika அதிலிருந்து GST-ஐக் கணக்கிடுகிறது. MRP-யில் விற்கும் கடைகளுக்கு இதுவே வழக்கமான தேர்வு.
• Excl. GST — வரிக்கு முந்தைய விலையை நீங்கள் தட்டச்சு செய்கிறீர்கள், Yojika அதன் மேல் GST-ஐச் சேர்க்கிறது.

இது தொடக்கப் புள்ளி மட்டுமே. ஒவ்வொரு பிலுக்கும் அதன் சொந்த Incl. GST / Excl. GST ஸ்விட்ச் உண்டு, அதனால் அமைப்பை மாற்றாமலேயே ஒரு பிலுக்கு மட்டும் இதை மாற்றலாம். பழைய பிலைத் திறக்கும்போது அது சேமிக்கப்பட்ட விதத்திலேயே எப்போதும் காட்டப்படும் — இந்த அமைப்பை மாற்றுவது நீங்கள் ஏற்கனவே போட்ட எந்தப் பிலையும் மீண்டும் படிக்காது.

கவுண்டர் ஒவ்வொரு ஏப்ரலிலும் மீண்டும் தொடங்குகிறது

ஒவ்வொரு ஆண்டும் ஏப்ரல் 1-ஆம் தேதி, ஓடும் எண் 0001-க்குத் திரும்பிச் செல்கிறது, மேலும் நிதியாண்டு முன்னேறுகிறது (உதாரணமாக 2025-26-லிருந்து 2026-27-க்கு). இந்திய கடைகளுக்கு இது சாதாரணமானது, எதிர்பார்க்கப்படுவதும் கூட — ஒவ்வொரு புதிய நிதியாண்டும் ஒரு புதிய பில் தொடரைத் தொடங்குகிறது.

நம்பரை ஏன் திருத்த முடியாது

அடுத்த நம்பர் உங்களுக்காகத் தேர்ந்தெடுக்கப்படுகிறது, கையால் தட்டச்சு செய்ய முடியாது. இது உங்கள் தொடரை இடைவெளியின்றி வைத்திருக்கிறது — காணாமல் போன அல்லது திரும்பத் திரும்ப வரும் பில் நம்பர்கள் ஒருபோதும் இருக்காது, இது GST-க்காக உங்கள் பதிவுகளைத் தெளிவாக வைத்திருக்கிறது.

ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட டிவைஸைப் பயன்படுத்துதல்

நீங்கள் Yojika-வை இரண்டாவது டிவைஸில் பயன்படுத்தினால், அந்த டிவைஸ் தனக்கென ஒரு series letter பெறுகிறது (எனவே ஒரு பில் INV2025-26/B/0042 போல் இருக்கலாம்). இதன் பொருள் இரண்டு டிவைஸ்கள் ஒருபோதும் ஒரே பில் நம்பரில் முடிவதில்லை. உங்கள் GST ரிப்போர்ட்களில் ஒவ்வொரு தொடரும் தனித்தனியாக எண்ணப்படுகிறது.