ഇൻവോയ്സ് നമ്പറുകൾ എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു

നിങ്ങളുടെ ബില്ലുകൾ വൃത്തിയായും വിടവില്ലാതെയും ഇരിക്കാൻ വേണ്ടി Yojika അവയ്ക്ക് സ്വയമേവ നമ്പറിടുന്നു. Settings ലെ Transactions ന് കീഴിൽ Invoice numbering കാർഡിൽ ഇത് എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു എന്ന് നിങ്ങൾക്ക് കാണാം.

കാർഡ് കാണിക്കുന്നത്

• Financial year — നിങ്ങളുടെ ബില്ലുകൾ നമ്പറിടുന്ന വർഷം, 2025-26 പോലെ. ഇന്ത്യയിൽ ഇത് ഏപ്രിൽ 1 മുതൽ മാർച്ച് 31 വരെ പോകുന്നു.
• This device’s series — ഈ ഉപകരണത്തിൽ ഉണ്ടാക്കിയ ബില്ലുകൾക്ക് ഉപയോഗിക്കുന്ന അക്ഷരം (താഴെ കാണുക).
• Issued this year — ഈ സാമ്പത്തിക വർഷം നിങ്ങൾ എത്ര ബില്ലുകൾ ഉണ്ടാക്കിയിരിക്കുന്നു.
• Next invoice — നിങ്ങളുടെ അടുത്ത ബില്ലിന് കിട്ടുന്ന കൃത്യമായ നമ്പർ, ഉദാഹരണത്തിന് INV2025-26/0001.

ഒരു ബിൽ നമ്പർ എങ്ങനെ നിർമ്മിക്കുന്നു

ഒരു ബിൽ നമ്പർ മൂന്ന് ഭാഗങ്ങൾ കൊണ്ട് ഉണ്ടാക്കിയതാണ്:

പ്രിഫിക്സ് + സാമ്പത്തിക വർഷം + റണ്ണിംഗ് നമ്പർ — ഉദാഹരണത്തിന് INV2025-26/0042.

• prefix (INV) നിങ്ങൾക്ക് തിരഞ്ഞെടുക്കാം — താഴെ Document prefixes കാണുക.
• financial year (2025-26) സ്വയമേവ സെറ്റാകുന്നു.
• running number (0042) ഓരോ ബില്ലിലും ഒന്ന് വീതം കൂടുന്നു.

ഡോക്യുമെന്റ് പ്രിഫിക്സുകൾ

നിങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കുന്ന ഓരോ തരം ഡോക്യുമെന്റിനും സ്വന്തം നമ്പർ പരമ്പരയും സ്വന്തം പ്രിഫിക്സും ഉണ്ട്. Invoice numbering ന് തൊട്ടു താഴെയുള്ള Document prefixes കാർഡിൽ ഇവയെല്ലാം നിങ്ങൾക്ക് മാറ്റാം:

• Sales — സെയിൽസ് ഇൻവോയ്സ് (INV), ക്രെഡിറ്റ് നോട്ട് (CN).
• Purchases — പർച്ചേസ് ബിൽ (PB), ഡെബിറ്റ് നോട്ട് (DN).
• Quotes & orders — എസ്റ്റിമേറ്റ് (EST), പ്രൊഫോർമ ഇൻവോയ്സ് (PI), ഡെലിവറി ചലാൻ (DC), സെയിൽ ഓർഡർ (SO), പർച്ചേസ് ഓർഡർ (PO).

ഒരു പുതിയ പ്രിഫിക്സ് ടൈപ്പ് ചെയ്ത് Save prefixes ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഓരോ ബോക്സും അത് ഉണ്ടാക്കുന്ന നമ്പറിന്റെ ഒരു ഉദാഹരണം കാണിക്കുന്നു, അതിനാൽ സേവ് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് ഫലം കാണാം.

ഒരു പ്രിഫിക്സ് മാറ്റുന്നത് നിങ്ങൾ ഇതിനകം ഉണ്ടാക്കിയ ഡോക്യുമെന്റുകളെ ഒരിക്കലും മാറ്റുന്നില്ല. അവയ്ക്ക് കിട്ടിയ നമ്പറുകൾ അതേപടി നിലനിൽക്കുന്നു. റണ്ണിംഗ് നമ്പറിനെയും ഇത് ബാധിക്കുന്നില്ല: നിങ്ങളുടെ അവസാന എസ്റ്റിമേറ്റ് EST2025-26/0002 ആയിരുന്നു, പ്രിഫിക്സ് QTN എന്നാക്കി മാറ്റിയാൽ, അടുത്തത് QTN2025-26/0003 ആകും — പരമ്പര വിടവില്ലാതെ തുടരുന്നു.

ഒരു പ്രിഫിക്സ് പരമാവധി 6 അക്ഷരങ്ങൾ വരെയാകാം, അതിൽ അക്ഷരങ്ങൾ, അക്കങ്ങൾ, - _ . # എന്നിവ ഉപയോഗിക്കാം. അതിൽ സ്പേസോ / യോ പാടില്ല, കാരണം വർഷത്തെയും റണ്ണിംഗ് നമ്പറിനെയും വേർതിരിക്കാൻ ബിൽ നമ്പർ ഇതിനകം / ഉപയോഗിക്കുന്നു. ഒരു ബോക്സ് ഒഴിച്ചിട്ടാൽ Yojika ആ പരമ്പരയുടെ സാധാരണ പ്രിഫിക്സ് തിരികെ വയ്ക്കുന്നു.

രണ്ട് പരമ്പരകൾക്ക് ഒരേ പ്രിഫിക്സ് പാടില്ല. നിങ്ങളുടെ ക്രെഡിറ്റ് നോട്ടിന് സെയിൽസ് ബില്ലിന്റെ അതേ പ്രിഫിക്സ് നൽകിയാൽ, ഒരു ബില്ലിനും ഒരു ക്രെഡിറ്റ് നോട്ടിനും INV2025-26/0001 എന്ന ഒരേ നമ്പർ വരും — രണ്ട് വ്യത്യസ്ത ഡോക്യുമെന്റുകൾക്ക് ഒരു നമ്പർ. Yojika അത് നിരസിക്കുകയും ഏതു രണ്ടെണ്ണം കൂട്ടിമുട്ടുന്നു എന്ന് പറയുകയും ചെയ്യുന്നു.

GST പ്രകാരം ഒരു ബിൽ നമ്പർ പരമാവധി 16 അക്ഷരങ്ങളാകാം. ഒരു നമ്പർ = നിങ്ങളുടെ പ്രിഫിക്സ് + 12 അക്ഷരങ്ങൾ (INV + 2025-26/0001), അതിനാൽ 4-ൽ കൂടുതൽ നീളമുള്ള പ്രിഫിക്സ് പരിധി കടക്കും. Yojika നിങ്ങളെ തടയുന്നില്ല — ബോക്സിന് താഴെ നീളം കാണിക്കുന്നു, തീരുമാനം നിങ്ങളുടേത്. രണ്ടാമത്തെ ഉപകരണത്തിൽ നമ്പറിൽ ഒരു പരമ്പര അക്ഷരം കൂടി വരും, അത് രണ്ട് അക്ഷരങ്ങൾ കൂട്ടുന്നു.

വർഷത്തിന്റെ നടുവിൽ പേരു മാറ്റിയാൽ ആ വർഷത്തെ പരമ്പര പിളരും. ഈ സാമ്പത്തിക വർഷം നിങ്ങൾ ഇതിനകം ബില്ലുകൾ നൽകിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ Yojika മാറ്റുന്നതിന് മുമ്പ് ചോദിക്കുന്നു: ഉണ്ടാക്കിയ ബില്ലുകൾ അവയുടെ നമ്പറുകൾ നിലനിർത്തുന്നു, അതിനാൽ ആ വർഷത്തിൽ രണ്ട് പ്രിഫിക്സുകൾ വരും. കണക്കുകൾ വായിക്കാൻ എളുപ്പമാകാൻ ഏപ്രിൽ 1-ന് പേരു മാറ്റുന്നതാണ് നല്ലത്.

നിങ്ങളുടെ കടയുടെ പേര്, GST നമ്പർ, വിലാസം എന്നിവ വേറൊരു കാർഡിലാണ് — കാണുക നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ് പ്രൊഫൈൽ എഡിറ്റ് ചെയ്യുക.

ബില്ലിംഗ് തരം

Billing type കാർഡ് പുതിയ ബില്ലിൽ വിലകൾ എങ്ങനെ നൽകണമെന്ന് സെറ്റ് ചെയ്യുന്നു:

• Incl. GST — ഉപഭോക്താവ് നൽകുന്ന വില നിങ്ങൾ ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നു, Yojika അതിൽ നിന്ന് GST കണക്കാക്കുന്നു. MRP വിലയിടുന്ന കടകൾക്ക് ഇതാണ് പതിവ് തിരഞ്ഞെടുപ്പ്.
• Excl. GST — നികുതിക്ക് മുമ്പുള്ള വില നിങ്ങൾ ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നു, Yojika അതിന് മുകളിൽ GST ചേർക്കുന്നു.

ഇത് തുടക്കമിടുന്ന വില മാത്രമാണ്. ഓരോ ബില്ലിനും അതിന്റെ സ്വന്തം Incl. GST / Excl. GST സ്വിച്ച് ഉണ്ട്, അതിനാൽ ഈ സെറ്റിംഗ് മാറ്റാതെ ഒരു ബില്ലിന് വേണ്ടി മാത്രം നിങ്ങൾക്ക് ഇത് മാറ്റാം. ഒരു പഴയ ബിൽ തുറക്കുമ്പോൾ അത് സേവ് ചെയ്ത അതേ രീതിയിൽ എപ്പോഴും കാണിക്കുന്നു — ഈ സെറ്റിംഗ് മാറ്റുന്നത് നിങ്ങൾ ഇതിനകം ഉണ്ടാക്കിയ ഒരു ബില്ലും വീണ്ടും വായിക്കുന്നില്ല.

കൗണ്ടർ ഓരോ ഏപ്രിലിലും റീസെറ്റ് ആകുന്നു

ഓരോ വർഷവും ഏപ്രിൽ 1 ന്, റണ്ണിംഗ് നമ്പർ 0001 ലേക്ക് തിരികെ പോകുകയും സാമ്പത്തിക വർഷം മുന്നോട്ട് നീങ്ങുകയും ചെയ്യുന്നു (ഉദാഹരണത്തിന് 2025-26 ൽ നിന്ന് 2026-27 ലേക്ക്). ഇത് ഇന്ത്യൻ കടകൾക്ക് സാധാരണവും പ്രതീക്ഷിക്കുന്നതുമാണ് — ഓരോ പുതിയ സാമ്പത്തിക വർഷവും ഒരു പുതിയ ബിൽ പരമ്പര തുടങ്ങുന്നു.

നമ്പർ എന്തുകൊണ്ട് എഡിറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല

അടുത്ത നമ്പർ നിങ്ങൾക്കായി തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നു, കൈകൊണ്ട് ടൈപ്പ് ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല. ഇത് നിങ്ങളുടെ പരമ്പര വിടവില്ലാതെ വയ്ക്കുന്നു — വിട്ടുപോയതോ ആവർത്തിച്ചതോ ആയ ബിൽ നമ്പറുകൾ ഒരിക്കലും ഉണ്ടാകില്ല, ഇത് GST ന് വേണ്ടി നിങ്ങളുടെ രേഖകൾ വൃത്തിയായി വയ്ക്കുന്നു.

ഒന്നിലധികം ഉപകരണം ഉപയോഗിക്കുന്നു

നിങ്ങൾ Yojika ഒരു രണ്ടാമത്തെ ഉപകരണത്തിൽ ഉപയോഗിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, ആ ഉപകരണത്തിന് അതിന്റെ സ്വന്തം series letter കിട്ടുന്നു (അതിനാൽ ഒരു ബിൽ INV2025-26/B/0042 പോലെ കാണപ്പെട്ടേക്കാം). ഇതിനർത്ഥം രണ്ട് ഉപകരണങ്ങൾ ഒരിക്കലും ഒരേ ബിൽ നമ്പറിൽ എത്തുന്നില്ല എന്നാണ്. നിങ്ങളുടെ GST റിപ്പോർട്ടുകളിൽ ഓരോ പരമ്പരയും വെവ്വേറെ കണക്കാക്കുന്നു.