ഒരേ ഇടപാടുകാരന് ഒരേ ഐറ്റങ്ങൾ വീണ്ടും വീണ്ടും ബിൽ ചെയ്യുന്നെങ്കിൽ — ഒരു മാസവാടക, ഒരു ആഴ്ചയിലെ സപ്ലൈ — ഒരു recurring template (റെക്കറിംഗ് ടെംപ്ലേറ്റ്) ഒരിക്കൽ സെറ്റ് ചെയ്യുക. അടുത്ത ബിൽ എപ്പോൾ ഉണ്ടാകണം എന്ന് Yojika ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നു, നിങ്ങൾ സ്ഥിരീകരിച്ച ശേഷം അത് നിങ്ങൾക്കായി ഉണ്ടാക്കുന്നു. അത് ഒരിക്കലും ഒരു ഇടപാടുകാരനെ നിശ്ശബ്ദമായി ബിൽ ചെയ്യില്ല.
നിങ്ങളുടെ ടെംപ്ലേറ്റുകൾ കാണുക
Recurring Templates ലിസ്റ്റ് കാണാൻ സൈഡ്ബാറിൽ നിന്ന് Recurring തുറക്കുക. ഓരോ ടെംപ്ലേറ്റും അതിന്റെ ഇടവേള (ഉദാഹരണത്തിന് Monthly (day 5)), Next കുടിശ്ശിക തീയതി, അത് എങ്ങനെ അവസാനിക്കുന്നു എന്നിവ കാണിക്കുന്നു. നിർത്തിവച്ച ഒരു ടെംപ്ലേറ്റ് (paused) എന്ന് അടയാളപ്പെടുത്തും.
ഒരു ടെംപ്ലേറ്റ് ഉണ്ടാക്കുക
- New Template ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- Template Name നിറയ്ക്കുക.
- Party (optional) തിരഞ്ഞെടുക്കുക — ബിൽ ചെയ്യേണ്ട ഇടപാടുകാരൻ, അല്ലെങ്കിൽ Walk-in / None ആയി ഇടുക.
- എല്ലാ ബില്ലിലും വേണമെങ്കിൽ Default Notes ചേർക്കുക.
ഷെഡ്യൂൾ സെറ്റ് ചെയ്യുക
Schedule-ന് കീഴിൽ:
- Frequency — Daily, Weekly, അല്ലെങ്കിൽ Monthly.
- Days അല്ലെങ്കിൽ Weeks — ബില്ലുകൾക്കിടയിൽ എത്ര ഒഴിവാക്കണം (ഉദാഹരണത്തിന്
ഓരോ
2ആഴ്ചയിലും). - Day of month — ഒരു മാസ ടെംപ്ലേറ്റിന്, ബിൽ വരുന്ന ദിവസം.
അത് എപ്പോൾ അവസാനിക്കണം എന്ന് സെറ്റ് ചെയ്യുക
Ends-ന് കീഴിൽ, ഒരു End condition തിരഞ്ഞെടുക്കുക:
- Never (indefinite) — നിങ്ങൾ നിർത്തുകയോ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുകയോ ചെയ്യുന്നതുവരെ അത് തുടരുന്നു.
- On date — Pick date ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് അവസാന തീയതി തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- After N invoices — ആകെ ഉണ്ടാക്കേണ്ട Number of invoices നൽകുക.
വരികൾ ചേർക്കുക
Lines-ന് കീഴിൽ, ഓരോ ഐറ്റത്തിന്റെയും Description, Qty, Rate, Disc, GST % എന്നിവ പൂരിപ്പിക്കുക. കൂടുതലിന് Add line ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. പിന്നീട് Save ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
Qty പൂജ്യത്തേക്കാൾ കൂടുതലായിരിക്കണം; ദശാംശത്തിനു ശേഷം പരമാവധി മൂന്ന്
അക്കങ്ങൾ നൽകാം. Rate, Disc എന്നിവയിൽ പൂജ്യമോ അതിൽ കൂടുതലോ ആയ രൂപ,
പരമാവധി രണ്ട് ദശാംശ അക്കങ്ങളോടെ നൽകാം. ഇവ ശൂന്യമായി വിട്ടാൽ പൂജ്യമായി
കണക്കാക്കും. ഇന്ത്യൻ, പാശ്ചാത്യ സംഖ്യാ ഗ്രൂപ്പിംഗ് രണ്ടും സ്വീകരിക്കും;
ഉദാഹരണത്തിന് 1,23,456.75 അല്ലെങ്കിൽ 123,456.75. ഒരു സംഖ്യ തെറ്റാണെങ്കിൽ,
സേവ് ചെയ്യുന്നതിനു മുമ്പ് അത് തിരുത്താൻ Yojika ആവശ്യപ്പെടും. നൽകിയ വിവരങ്ങൾ
ഫോമിൽ തുടരും; നിലവിലുള്ള ടെംപ്ലേറ്റ് മാറില്ല.
ഓരോ വരിയിലും GST % തിരഞ്ഞെടുക്കുക. പുതിയ ഒരു വരി Exempt (0%)-ൽ ആണ് തുടങ്ങുന്നത് — Yojika ഇവിടെ നിരക്ക് ഊഹിക്കുന്നില്ല, കാരണം ഒരു ടെംപ്ലേറ്റിന്റെ നിരക്ക് അത് ഉണ്ടാക്കുന്ന എല്ലാ ഇൻവോയ്സിലും ഈടാക്കപ്പെടും. സേവ് ചെയ്യുന്നതിനു മുൻപ് ആ ഐറ്റത്തിന് യഥാർത്ഥത്തിൽ ബാധകമായ സ്ലാബ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക. പട്ടികയിൽ വരുന്നത് നിങ്ങളുടെ കടയുടെ സ്വന്തം നികുതി നിരക്കുകളാണ് — ഇൻവോയ്സ് സ്ക്രീനിൽ കാണുന്ന അതേ നിരക്കുകൾ.
നിലവിലുള്ള ഒരു ടെംപ്ലേറ്റ് തുറക്കുമ്പോൾ ഓരോ വരിയുടെയും ഇപ്പോഴത്തെ GST % കാണാം. അതിനാൽ ഈ ബോക്സ് വരുന്നതിനു മുൻപ് ഉണ്ടാക്കിയ ടെംപ്ലേറ്റുകൾ — അവയെല്ലാം 18%-ൽ ഉറപ്പിച്ചിരുന്നു — ഇവിടെത്തന്നെ പരിശോധിച്ച് തിരുത്താം.
ഒരു ടെംപ്ലേറ്റ് എഡിറ്റ് ചെയ്യുക, നിർത്തുക അല്ലെങ്കിൽ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുക
Recurring Templates ലിസ്റ്റിൽ, ഒരു വരിയുടെ അറ്റത്തുള്ള മെനു ഉപയോഗിക്കുക:
- Edit — ഷെഡ്യൂൾ, വരികൾ അല്ലെങ്കിൽ എൻഡ് കണ്ടീഷൻ മാറ്റുക.
- Pause / Resume — ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാതെ അത് നിർത്തുക അല്ലെങ്കിൽ വീണ്ടും തുടങ്ങുക.
- Delete — അത് നീക്കം ചെയ്യുക.
കുടിശ്ശികയുള്ള ഇൻവോയ്സുകൾ ഉണ്ടാക്കുക
ബില്ലുകൾ കുടിശ്ശികയാകുമ്പോൾ, Yojika ഒരു ഓർമ്മപ്പെടുത്തലും ഒരു റിവ്യൂ ക്യൂവും കാണിക്കുന്നു. ടെംപ്ലേറ്റ് സ്ക്രീനിൽ നിന്ന് (അല്ലെങ്കിൽ ഓർമ്മപ്പെടുത്തലിൽ നിന്ന്) Generate due ഉപയോഗിച്ച് അത് തുറക്കുക. Recurring Invoices Due സ്ക്രീൻ കുടിശ്ശികയുള്ള എല്ലാ ടെംപ്ലേറ്റുകളും ലിസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നു.
ഓരോന്നിനും:
- Create Invoice — സ്ഥിരീകരിക്കുക, പുതിയ ഇൻവോയ്സ് നമ്പറും ടെംപ്ലേറ്റിന്റെ ഐറ്റങ്ങൾ, പാർട്ടി, ടാക്സ് മോഡ് എന്നിവയും ഉള്ള ഒരു യഥാർത്ഥ ഇൻവോയ്സ് Yojika ഉണ്ടാക്കുന്നു.
- Skip — ഈ ഒരു കുടിശ്ശിക തീയതി ഒഴിവാക്കി അടുത്തതിലേക്ക് പോകുക.
എല്ലാം ഒരുമിച്ച് ചെയ്യാൻ, Generate all ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് സ്ഥിരീകരിക്കുക.
ഈ വിധത്തിൽ ഉണ്ടാക്കുന്ന ഓരോ ഇൻവോയ്സും ഒരു സാധാരണ സെയിൽ ഇൻവോയ്സ് ആണ് — അത് Invoices ലിസ്റ്റിൽ നിങ്ങൾ കണ്ടെത്തും.