அதே வாடிக்கையாளருக்கு அதே ஐட்டங்களை மீண்டும் மீண்டும் பில் போட்டால் — மாதாந்திர வாடகை, வாராந்திர சப்ளை — ஒரு recurring template-ஐ ஒரு முறை அமைத்துக் கொள்ளுங்கள். அடுத்த பில் எப்போது செய்ய வேண்டும் என்பதை Yojika கண்காணித்து, நீங்கள் உறுதிப்படுத்திய பிறகு உங்களுக்காக அதை உருவாக்குகிறது. அது ஒருபோதும் வாடிக்கையாளருக்கு அமைதியாக பில் போடாது.
உங்கள் டெம்ப்ளேட்களைப் பார்த்தல்
Recurring Templates பட்டியலைப் பார்க்க சைட்பாரிலிருந்து Recurring திறக்கவும். ஒவ்வொரு டெம்ப்ளேட்டும் அதன் வரிசை (உதாரணமாக Monthly (day 5)), Next செய்யவேண்டிய தேதி, மற்றும் அது எப்படி முடிகிறது என்பதைக் காண்பிக்கும். இடைநிறுத்தப்பட்ட ஒரு டெம்ப்ளேட் (paused) என்று குறிக்கப்படும்.
டெம்ப்ளேட் உருவாக்குதல்
- New Template மீது கிளிக் செய்யவும்.
- Template Name-ஐ நிரப்புங்கள்.
- Party (optional)-ஐத் தேர்ந்தெடுங்கள் — பில் போட வேண்டிய வாடிக்கையாளர், அல்லது அதை Walk-in / None ஆக விட்டுவிடுங்கள்.
- ஒவ்வொரு பில்லிலும் விரும்பினால் Default Notes சேர்க்கவும்.
அட்டவணையை அமைத்தல்
Schedule-ன் கீழ்:
- Frequency — Daily, Weekly, அல்லது Monthly.
- Days அல்லது Weeks — பில்களுக்கு இடையில் எத்தனையைத் தவிர்க்க வேண்டும்
(உதாரணமாக ஒவ்வொரு
2வாரங்களுக்கும்). - Day of month — மாதாந்திர டெம்ப்ளேட்டுக்கு, பில் விழும் நாள்.
அது எப்போது முடிகிறது என்பதை அமைத்தல்
Ends-ன் கீழ், ஒரு End condition-ஐத் தேர்ந்தெடுங்கள்:
- Never (indefinite) — நீங்கள் அதை இடைநிறுத்தும் அல்லது நீக்கும் வரை அது தொடர்கிறது.
- On date — Pick date மீது கிளிக் செய்து கடைசி தேதியைத் தேர்ந்தெடுங்கள்.
- After N invoices — மொத்தம் உருவாக்க வேண்டிய Number of invoices-ஐ உள்ளிடுங்கள்.
வரிகளைச் சேர்த்தல்
Lines-ன் கீழ், ஒவ்வொரு ஐட்டத்தின் Description, Qty, Rate, Disc மற்றும் GST % நிரப்பவும். மேலும் சேர்க்க Add line மீது கிளிக் செய்யவும். பிறகு Save மீது கிளிக் செய்யவும்.
Qty பூஜ்ஜியத்தை விட அதிகமாக இருக்க வேண்டும்; தசமப் புள்ளிக்குப் பிறகு
மூன்று இலக்கங்கள் வரை உள்ளிடலாம். Rate, Disc ஆகியவற்றில் பூஜ்ஜியம்
அல்லது அதற்கு அதிகமான ரூபாய் தொகையை, இரண்டு தசம இலக்கங்கள் வரை உள்ளிடலாம்.
இவற்றை காலியாக விட்டால் பூஜ்ஜியம் என எடுத்துக்கொள்ளப்படும். இந்திய மற்றும்
மேற்கத்திய எண் பிரிப்புகள் இரண்டும் ஏற்கப்படும்; உதாரணமாக 1,23,456.75
அல்லது 123,456.75. தவறான எண் இருந்தால் சேமிப்பதற்கு முன் அதைத் திருத்துமாறு
Yojika கேட்கும். நீங்கள் உள்ளிட்டவை படிவத்தில் இருக்கும்; ஏற்கெனவே உள்ள
டெம்ப்ளேட் மாறாது.
ஒவ்வொரு வரியிலும் GST % ஐத் தேர்ந்தெடுங்கள். ஒரு புதிய வரி Exempt (0%)-ல் தொடங்குகிறது — Yojika இங்கே விகிதத்தை ஊகிப்பதில்லை, ஏனெனில் ஒரு டெம்ப்ளேட்டின் விகிதம் அது உருவாக்கும் ஒவ்வொரு விலைப்பட்டியலிலும் விதிக்கப்படுகிறது. சேமிப்பதற்கு முன், அந்த ஐட்டத்திற்கு உண்மையில் பொருந்தும் ஸ்லாபைத் தேர்ந்தெடுங்கள். பட்டியலில் வருவது உங்கள் கடையின் சொந்த வரி விகிதங்கள் — விலைப்பட்டியல் திரையில் வருவதே தான்.
ஏற்கெனவே உள்ள ஒரு டெம்ப்ளேட்டைத் திறக்கும்போது ஒவ்வொரு வரியின் தற்போதைய GST % தெரிகிறது. எனவே இந்தப் பெட்டி வருவதற்கு முன் உருவாக்கப்பட்ட டெம்ப்ளேட்டுகள் — அவை அனைத்தும் 18%-ல் நிலைத்திருந்தன — இங்கேயே சரிபார்த்துத் திருத்தலாம்.
டெம்ப்ளேட்டைத் திருத்துதல், இடைநிறுத்துதல் அல்லது நீக்குதல்
Recurring Templates பட்டியலில், ஒரு வரியின் முடிவிலுள்ள மெனுவைப் பயன்படுத்துங்கள்:
- Edit — அட்டவணை, வரிகள் அல்லது முடிவு நிபந்தனையை மாற்றுங்கள்.
- Pause / Resume — நீக்காமல் அதை நிறுத்துங்கள் அல்லது மறுதொடக்கம் செய்யுங்கள்.
- Delete — அதை நீக்குங்கள்.
செய்யவேண்டிய இன்வாய்ஸ்களை உருவாக்குதல்
பில்கள் செய்யவேண்டிய நிலைக்கு வரும்போது, Yojika ஒரு நினைவூட்டலையும் ஒரு மறுஆய்வு வரிசையையும் காண்பிக்கும். டெம்ப்ளேட்கள் திரையிலிருந்து (அல்லது நினைவூட்டலிலிருந்து) Generate due மூலம் அதைத் திறக்கவும். Recurring Invoices Due திரை செய்யவேண்டிய ஒவ்வொரு டெம்ப்ளேட்டையும் பட்டியலிடும்.
ஒவ்வொன்றுக்கும்:
- Create Invoice — உறுதிப்படுத்துங்கள், Yojika புதிய இன்வாய்ஸ் எண்ணுடனும், டெம்ப்ளேட்டின் ஐட்டங்கள், பார்ட்டி மற்றும் வரி முறையுடனும் ஒரு உண்மையான இன்வாய்ஸை போடுகிறது.
- Skip — இந்த ஒரு தேதியைத் தவிர்த்து அடுத்ததற்குச் செல்லுங்கள்.
அவை அனைத்தையும் ஒரே நேரத்தில் செய்ய, Generate all மீது கிளிக் செய்து உறுதிப்படுத்துங்கள்.
இப்படி உருவாக்கப்படும் ஒவ்வொரு இன்வாய்ஸும் ஒரு சாதாரண விற்பனை இன்வாய்ஸ் தான் — அதை நீங்கள் Invoices பட்டியலில் கண்டுபிடிப்பீர்கள்.