ப்ரோஃபார்மா இன்வாய்ஸ் என்பது விற்பனை இறுதியாவதற்கு முன்பு நீங்கள் அனுப்பும் ஒரு முன்-இன்வாய்ஸ் — பொதுவாக வாடிக்கையாளரின் உறுதிமொழியைப் பெறவோ அல்லது ஒரு முன்பணம் பெறவோ. எஸ்டிமேட் போலவே, இது உங்கள் ஸ்டாக், GST அறிக்கைகள், அல்லது இன்வாய்ஸ் எண்களைத் தொடாது.
ப்ரோஃபார்மா இன்வாய்ஸ்களுக்கு PI-யுடன் தொடங்கும் தனி எண் வரிசை உண்டு,
உதாரணமாக PI2025-26/0001.
உங்கள் ப்ரோஃபார்மா இன்வாய்ஸ்களைப் பார்த்தல்
சைட்பாரில் இருந்து Proforma Invoices திறக்கவும். ஒவ்வொரு வரியிலும் எண், தேதி, நிலை (Open, Converted, அல்லது Closed), மற்றும் மொத்தம் காண்பிக்கப்படும். ஒரு வரியைத் திறக்க அதைத் தட்டுங்கள்.
கீழேயுள்ள பட்டை அருகருகே மூன்று எண்களைக் காட்டுகிறது: Total (காணும் ப்ரோஃபார்மா இன்வாய்ஸ்களின் மொத்தத் தொகை), Converted (அதில் எவ்வளவு உண்மையான இன்வாய்ஸ் ஆகிவிட்டது), Open (எவ்வளவு இன்னும் வாடிக்கையாளரின் பதிலுக்குக் காத்திருக்கிறது). Converted + Open = Total.
நிலைச் சிப் வரிகளை மட்டுமே வடிகட்டுகிறது; தொகையை மீண்டும் கூட்டுவதில்லை. எந்த நிலைச் சிப்பைத் தேர்ந்தெடுத்தாலும், date range-உம் search box-உம் அனுமதிக்கும் எல்லாவற்றையும் பட்டை சேர்த்துக் காட்டும். சிப் வரிகளை மறைக்கும்போது எண்ணிக்கை “3 of 12 proforma invoices” என்று படிக்கும்.
ப்ரோஃபார்மா இன்வாய்ஸ் உருவாக்குதல்
- Proforma Invoices பட்டியலில், New Proforma Invoice மீது கிளிக் செய்யவும்.
- எடிட்டர் Proforma Invoice என்ற தலைப்புடன் திறக்கும். வாடிக்கையாளரைத் தேர்ந்தெடுங்கள்.
- ஐட்டங்கள், அளவுகள் மற்றும் ரேட்டுகளைச் சேர்க்கவும் — இன்வாய்ஸ் போன்ற அதே வரி கட்டம்.
- விருப்பப்பட்டால் ஒரு செல்லுபடியாகும் தேதியை அமைக்கவும்.
- Save (Ctrl+S) மீது கிளிக் செய்யவும்.
திறத்தல், திருத்துதல் அல்லது பிரிண்ட் செய்தல்
ஒரு ப்ரோஃபார்மா இன்வாய்ஸைத் திறக்க அதைத் தட்டுங்கள். மேற்பகுதியிலிருந்து நீங்கள்:
- Edit — அது இன்னும் Open ஆக இருக்கும்போது.
- Print — A4, A5 அல்லது தெர்மல் அகலத்தில், அதை பிரிண்ட் செய்ய அல்லது PDF ஆக சேமிக்க பிரிண்ட் ப்ரிவியூவைத் திறக்கவும்.
- Delete — அதன் எண் மீண்டும் பயன்படுத்தப்படாது.
அதை இன்வாய்ஸாக மாற்றுதல்
ப்ரோஃபார்மா இன்வாய்ஸைத் திறந்து Convert to invoice மீது கிளிக் செய்யுங்கள். Yojika புதிய எண்ணுடனும் அதே ஐட்டங்களுடனும் ஒரு உண்மையான விற்பனை இன்வாய்ஸை உருவாக்கி அதைத் திறக்கிறது. பிறகு ப்ரோஃபார்மா Converted என்று குறிக்கப்படும், மேலும் மீண்டும் மாற்ற முடியாது.
முன்பணம் மற்றும் காட்டப்படும் மீதம்
இந்த ஆவணத்தில் முன்பணத்தைக் குறிக்க Advance (₹) பயன்படுத்துங்கள். ஃபோனில் அதை உள்ளிட Details திறக்கவும். எடிட்டர், சேமித்த ஆவணம் மற்றும் PDF-ல் முன்பணத்திற்குப் பின் மீதம் = மொத்தம் − முன்பணம் காட்டப்படும். மொத்தத்தில் ஆவணத்தின் வரிகளும் ரவுண்ட் ஆஃப் தொகையும் ஏற்கெனவே அடங்கும். முன்பணம் காலியாக இருந்தால் பூஜ்ஜியமாகக் கணக்கிடப்படும்; மொத்தத்தை விட அதிகமான முன்பணம் இருந்தால் மீதம் எதிர்மறையாகக் காட்டப்படும்.
இது குறிப்புக்கான கணக்கீடு மட்டுமே: பணம் பெற்றதாகவோ செலுத்தியதாகவோ பதிவு செய்யப்படாது. ஸ்டாக், பார்ட்டி நிலுவை, GST அறிக்கைகள் அல்லது ஆவணத்தின் மொத்தம் மாறாது. இன்வாய்ஸாக மாற்றும்போதும் இந்த முன்பணம் ஒரு பேமெண்டாகப் பதிவு செய்யப்படவோ பொருத்தப்படவோ மாட்டாது. உண்மையான பணப்பரிவர்த்தனைகளை பேமெண்ட் வழியாகப் பதிவு செய்யுங்கள்.