இன்வாய்ஸ் உருவாக்குதல்

இன்வாய்ஸ் என்பது ஒரு விற்பனைக்காக நீங்கள் வாடிக்கையாளருக்குக் கொடுக்கும் பில். Yojika உங்களுக்காக GST-யை தானாகவே நிரப்புகிறது, எனவே நீங்கள் விற்பவற்றை மட்டும் டைப் செய்தால் போதும்.

புதிய இன்வாய்ஸ் திறத்தல்

சைட்பாரில் இருந்து Invoices (இன்வாய்ஸ்கள்) திறக்கவும்.
New invoice (Ctrl+N) (புதிய இன்வாய்ஸ்) மீது கிளிக் செய்யவும். முழுத் திரை எடிட்டர் Sales Invoice என்ற தலைப்புடன் திறக்கும்.

நீங்கள் சேமிக்கும்போது இன்வாய்ஸ் எண் உங்களுக்காக நிரப்பப்படும் — மேலே No. auto-assigned on save என்று காண்பீர்கள். எண்கள் INV2025-26/0001 போல இருக்கும், மேலும் ஒவ்வொரு ஏப்ரல் 1 (புதிய நிதியாண்டின் தொடக்கம்) அன்றும் மீண்டும் 0001-லிருந்து தொடங்கும்.

வாடிக்கையாளரைத் தேர்ந்தெடுத்தல்

பார்ட்டி பெட்டியில் கிளிக் செய்து (அல்லது F2 அழுத்தி) வாடிக்கையாளரின் பெயரை டைப் செய்யத் தொடங்குங்கள். பட்டியலில் இருந்து அவரைத் தேர்ந்தெடுங்கள், அல்லது புதிய பெயரை டைப் செய்து அவரைச் சேர்க்கவும்.
விரைவான கவுன்டர் விற்பனைக்கு, Walk-in (F4) மீது கிளிக் செய்யவும். எந்தப் பெயரும் தேவையில்லை.

வாடிக்கையாளரைத் தேர்ந்தெடுத்த பிறகு, Cash (ரொக்கம்) அல்லது Credit (கடன்) தேர்ந்தெடுங்கள்:

Cash — நீங்கள் சேமிக்கும் அந்த நொடியிலேயே பில் முழுமையாகத் தீர்ந்துவிடும்.
Credit — தொகை பாக்கியாக இருக்கும், பணத்தை நீங்கள் பிறகு பதிவு செய்வீர்கள்.

வாக்-இன் பில் இயல்பாக Cash ஆகவும்; பெயருள்ள வாடிக்கையாளர் இயல்பாக Credit ஆகவும் இருக்கும்.

ஐட்டங்களைச் சேர்த்தல்

உங்கள் ஐட்டம் பட்டியலைத் தேட, ஒரு வரியின் Item கட்டத்தில் டைப் செய்யுங்கள். ஒரு ஐட்டத்தைத் தேர்ந்தெடுங்கள், அல்லது புதிய பெயரை டைப் செய்து அதை உடனே சேர்க்கவும். ஒவ்வொரு வரிக்கும் இந்த கட்டங்கள் உள்ளன:

கட்டம்	என்ன உள்ளிட வேண்டும்
Qty	நீங்கள் எத்தனை விற்கிறீர்கள் (`1.5` போன்ற தசம எண்களும் சரிதான்)
Unit	பில் போடும் யூனிட் (ஐட்டத்திற்கு இரண்டாவது யூனிட் இருந்தால் Box போன்றதற்கு மாற்றலாம்)
Rate	ஒரு யூனிட்டின் விலை
Disc%	இந்த வரிக்கு மட்டும் தள்ளுபடி, சதவீதமாக
GST	வரி விகிதம், ஐட்டத்திலிருந்து எடுக்கப்படுகிறது
Taxable, Amount	உங்களுக்காகக் கணக்கிடப்படுகிறது

புதிய வரிக்குத் தாவ கடைசி கட்டத்தில் Enter அழுத்துங்கள், அல்லது Add item (Insert) (ஐட்டம் சேர்) மீது கிளிக் செய்யுங்கள். ஒரு வரியை நீக்க, அதன் முடிவிலுள்ள நீக்கு ஐகானைப் பயன்படுத்துங்கள்.

தள்ளுபடிகள் எப்போதும் ஒரு வரிக்கு மட்டும் — முழு பில்லுக்கும் தள்ளுபடி கிடையாது. அதை Disc% கட்டத்தில் உள்ளிடுங்கள்.

பார்கோடு ஸ்கேன் செய்தல்

உங்களிடம் பார்கோடு ஸ்கேனர் இருந்தால், Scan barcode to add a line… பெட்டியில் கிளிக் செய்து ஸ்கேன் செய்யுங்கள். ஐட்டம் சேர்க்கப்படும், அல்லது அது ஏற்கனவே பில்லில் இருந்தால் அதன் அளவு ஒன்று அதிகரிக்கும். ஃபோனில், Scan with camera (கேமராவால் ஸ்கேன்) தட்டுங்கள்.

GST உடன் அல்லது இல்லாமல் விலைகள்

மொத்தத் தொகைகளுக்கு அருகில், Incl. GST / Excl. GST என்ற ஒரு ஸ்விட்ச் இருக்கும்:

Incl. GST (இயல்பு) — வாடிக்கையாளர் உண்மையில் செலுத்தும் விலையை (MRP) நீங்கள் டைப் செய்கிறீர்கள், Yojika அதிலிருந்து GST-யைக் கணக்கிடுகிறது. மொத்தத் தொகைகளில் “GST ₹… included” என்று காண்பிக்கப்படும்.
Excl. GST — வரிக்கு முந்தைய விலையை நீங்கள் டைப் செய்கிறீர்கள், GST அதன் மேல் சேர்க்கப்படுகிறது.

இந்த ஸ்விட்ச் முழு இன்வாய்ஸுக்கும் பொருந்தும்.

கூடுதல் கட்டணங்கள்

டெலிவரி, பேக்கிங் அல்லது ஃப்ரைட் சேர்க்க, Additional charges (கூடுதல் கட்டணங்கள்) கீழே Add charge (கட்டணம் சேர்) மீது கிளிக் செய்யுங்கள். அதற்கு ஒரு லேபிள் (உதாரணமாக Delivery), ஒரு தொகை, மற்றும் — தேவைப்பட்டால் — ஒரு SAC குறியீடு கொடுக்கவும்.

மொத்தத் தொகைகளைப் படித்தல்

நீங்கள் டைப் செய்யும்போது Totals (மொத்தத் தொகைகள்) பேனல் புதுப்பிக்கப்படும்:

Taxable value — வரி கணக்கிடப்படும் தொகை.
CGST மற்றும் SGST, அல்லது வேறு மாநிலத்தில் உள்ள வாடிக்கையாளருக்கு IGST — வாடிக்கையாளரின் மாநிலத்திலிருந்து சரியான பிரிவை Yojika தானாகவே தேர்ந்தெடுக்கிறது.
Round off — மொத்தம் அருகிலுள்ள ரூபாய்க்கு முழுமையாக்கப்படும், சிறிய சரிசெய்தல் இங்கே காண்பிக்கப்படும்.
Grand total — வாடிக்கையாளர் செலுத்துவது.

இன்வாய்ஸை சேமித்தல்

கீழேயுள்ள பொத்தான்களைப் பயன்படுத்துங்கள்:

Save (Ctrl+S) — சேமித்து பட்டியலுக்குத் திரும்பவும்.
Save & New (Ctrl+Enter) — சேமித்து அடுத்த பில்லை உடனே தொடங்கவும்.
Save & Print (Ctrl+P) — சேமித்து பிரிண்ட் ப்ரிவியூவைத் திறக்கவும். இன்வாய்ஸை பிரிண்ட், ஷேர் அல்லது அனுப்புதல் பார்க்கவும்.

உங்களிடம் ஸ்டாக்கில் உள்ளதைவிட அதிகமாக விற்றால், Yojika இன்னும் பில்லை சேமிக்க அனுமதிக்கிறது — உங்கள் ஸ்டாக் வெறுமனே பூஜ்ஜியத்திற்கு கீழே செல்லும். எதுவும் தடுக்கப்படாது.

பெயருள்ள கடன் வாடிக்கையாளருக்கு, விற்பனை அவரது கடன் வரம்பைத் தாண்டச் செய்தால், Yojika முதலில் Credit limit warning (கடன் வரம்பு எச்சரிக்கை) காண்பிக்கும். எப்படியும் சேமிக்க Proceed மீது கிளிக் செய்யுங்கள், அல்லது திரும்பச் செல்ல Cancel செய்யுங்கள்.

ஒரே நேரத்தில் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட பில்கள்

டெஸ்க்டாப்பில் பல பில்களை ஒன்றாகத் திறந்து வைக்கலாம் — எடிட்டருக்கு மேலே ஒரு டேப் வரிசையில். இது கவுண்டரில் உள்ள வரிசைக்காக: ஒரு வாடிக்கையாளர் இருபது பொருட்களை வாங்குகிறார், அவருக்குப் பின்னால் நிற்பவருக்கு ஒரே ஒரு பாக்கெட் மட்டும் வேண்டும். பெரிய பில்லை அப்படியே விட்டுவிட்டு, சிறிய பில்லைப் போட்டுவிட்டு, மீண்டும் திரும்பி வரலாம்.

இன்னொரு பில் தொடங்க — டேப் வரிசையில் + மீது கிளிக் செய்யுங்கள், அல்லது Ctrl+T அழுத்துங்கள். புதிய டேப் Sale #2, Sale #3 என்ற பெயர்களில் திறக்கும். இவை டேப்பின் லேபிள்கள் மட்டுமே; உண்மையான இன்வாய்ஸ் எண் சேமிக்கும் போதுதான் கிடைக்கும். ஒரே நேரத்தில் அதிகபட்சம் எட்டு பில்கள் திறந்திருக்கலாம்.
பில்களுக்கு இடையே மாற — ஒரு டேப் மீது கிளிக் செய்யுங்கள், அல்லது அடுத்த டேப்புக்கு Ctrl+Tab, முந்தைய டேப்புக்கு Ctrl+Shift+Tab அழுத்துங்கள். நீங்கள் டைப் செய்தது அப்படியே இருக்கும்.

வெளியேற இரண்டு வழிகள் — அதில் ஒன்று மட்டுமே பில்லை அழிக்கும்

பில்லிங் திரையிலிருந்து வெளியேறுவதும் ஒரு பில்லை மூடுவதும் வெவ்வேறு விஷயங்கள். இதை ஒரு முறை கவனமாகப் படித்து வையுங்கள்.

எல்லாவற்றையும் பத்திரமாக வைத்துவிட்டு வெளியேற Esc அழுத்துங்கள், அல்லது எடிட்டரின் மேல் வலது மூலையில் உள்ள × மீது கிளிக் செய்யுங்கள். Yojika முதலில் “Leave the billing screen?” என்று கேட்கும் — Leave என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்தால் திறந்திருக்கும் எல்லாப் பில்களும் அப்படியே நிறுத்தி வைக்கப்படும். எதுவும் போகாது; அடுத்த முறை பில்லிங் திரையைத் திறக்கும் போது அவை தங்கள் டேப்களில் இருக்கும்.

ஒரு பில்லை அழிக்க அந்தப் பில்லின் டேப்பில் உள்ள x மீது கிளிக் செய்யுங்கள், Ctrl+W அழுத்துங்கள், அல்லது திரையின் கீழே உள்ள Discard bill மீது கிளிக் செய்யுங்கள். Yojika எப்போதும் முதலில் உறுதி கேட்கும்; அந்தக் கேள்வியில் பில்லின் பெயரும் இருக்கும் — Discard Sale #2? — எனவே பல பில்கள் திறந்திருந்தாலும் எது போகிறது என்று தெரியும். உறுதி செய்தவுடன் அந்தப் பில் நிரந்தரமாகப் போய்விடும்: அது Recycle Bin-க்குச் செல்லாது, திரும்பக் கொண்டுவரவும் முடியாது. மற்ற திறந்த பில்கள் பாதிக்கப்படாது.

இரண்டு கேள்விகளும் வேண்டுமென்றே வெவ்வேறு விதமாகக் கேட்கப்படுகின்றன — ஒன்று எல்லாப் பில்களையும் நிறுத்தி வைக்கிறது, மற்றது ஒரு பில்லை அழிக்கிறது; எந்தக் கேள்வி கேட்கப்படுகிறது என்பது எப்போதும் வார்த்தைகளிலிருந்தே தெரியும்.

Yojika-வின் பழைய பதிப்பைப் பயன்படுத்தியிருந்தால் கவனியுங்கள்: Esc மாறிவிட்டது — முன்பு அது பில்லை அழித்தது, இப்போது அதை நிறுத்தி வைக்கிறது. உண்மையிலேயே ஒரு பில்லைத் தூக்கி எறிய வேண்டும் என்றால் Discard bill பயன்படுத்துங்கள்.

ஆப் மூடினாலும் நிறுத்தி வைத்த பில் போகாது

டேப்களில் திறந்து விடப்பட்ட பில்கள் இந்தக் கணினியிலேயே சேமிக்கப்படுகின்றன. இரவில் Yojika-வை மூடினாலும், மின்சாரம் போனாலும், அடுத்த முறை பில்லிங் திரையைத் திறக்கும் போது அவை தங்கள் டேப்களில் இருக்கும். எதையும் மீண்டும் டைப் செய்ய வேண்டியதில்லை.

தெரிந்து கொள்ள வேண்டிய சில விஷயங்கள்:

நிறுத்தி வைத்த பில் இந்தக் கணினியிலேயே இருக்கும். Cloud Sync இயக்கத்தில் இருந்தாலும் அது உங்கள் மற்ற சாதனத்திற்குச் செல்லாது. எந்த மெஷினில் தொடங்கினீர்களோ அதிலேயே அதை முடியுங்கள்.
நிறுத்தி வைத்த பில் இன்னும் இன்வாய்ஸ் அல்ல. அதற்கு இன்வாய்ஸ் எண் கிடையாது, ஸ்டாக் மாறாது, சேமிக்கும் வரை அது எந்த ரிப்போர்ட்டிலும் வராது.
நிறுத்தி வைத்த பில்லில் நீங்கள் வாடிக்கையாளருடன் பேசி முடிவு செய்த விலைகளே இருக்கும். பில் நிறுத்தி வைத்திருக்கும் போது ஒரு ஐட்டத்தின் விலையை மாற்றினாலும், அந்தப் பில்லின் விலை தானாக மாறாது — புதிய விலை வேண்டுமானால் அந்த வரியில் ஐட்டத்தை மீண்டும் தேர்ந்தெடுங்கள்.
ஒரு வாடிக்கையாளரின் பில் நிறுத்தி வைத்திருக்கும் போது அவரை நீக்கிவிட்டாலும் பில் திறக்கும். அந்த வாடிக்கையாளர் இனி உங்கள் பட்டியலில் இல்லை என்று Yojika சொல்லி, சேமிப்பதற்கு முன் ஒருவரைத் தேர்ந்தெடுக்கச் சொல்லும் — கடன் விற்பனையை அது மௌனமாக ரொக்க விற்பனையாக மாற்றாது.

ஏப்ரல் 1-க்கு முன் நிறுத்தி வைத்த பில்

நீங்கள் ஒரு பில்லைத் தொடங்கிய நாளின் தேதியே அதில் இருக்கும். ஒரு பில்லை நிறுத்தி வைத்துவிட்டு, ஏப்ரல் 1 — புதிய நிதியாண்டின் தொடக்கம் — கடந்த பிறகு அதற்குத் திரும்பினால், அதைத் திறக்கும் போது Yojika மேலே ஒரு சிறு குறிப்பைக் காண்பிக்கும்.

தேதிதான் அந்தப் பில் எந்த ஆண்டைச் சேர்ந்தது என்பதைத் தீர்மானிக்கிறது என்பதால் இது முக்கியம். இருப்பதை இருப்பது போலவே சேமித்தால், பில்லில் பழைய தேதியே இருக்கும்; அதனால் அதன் எண் இந்த ஆண்டின் வரிசைக்குப் பதிலாக கடந்த ஆண்டின் வரிசையிலிருந்து வரும் (உதாரணமாக ஏப்ரல் 2026-இல் INV2025-26/0042). அந்த ஆண்டை Yojika-வில் ஏற்கெனவே மூடியிருந்தால், அந்தப் பில் சேமிக்கவே முடியாது — அப்படி இருந்தால் அதையும் அந்தக் குறிப்பு சொல்லிவிடும்.

உங்களுக்கு இரண்டு வழிகள்:

Use today’s date (இன்றைய தேதியைப் போடு) — பில் இன்றைய தேதிக்கு மாறி, நடப்பு ஆண்டிலிருந்து எண் பெறும். கிட்டத்தட்ட எப்போதும் இதுவே சரி.
Keep it (அப்படியே இருக்கட்டும்) — பில்லில் பழைய தேதியே இருக்கும். விற்பனை உண்மையிலேயே அந்தத் தேதியில் நடந்திருந்து, அந்த நிதியாண்டு இன்னும் மூடப்படாமல் இருந்தால் மட்டுமே இதைத் தேர்ந்தெடுங்கள்.

இரவு நிறுத்தி வைத்து மறுநாள் காலை முடிக்கும் பில்லுக்கு இது பொருந்தாது. பில் வேறு நிதியாண்டுக்குள் விழும் போது மட்டுமே இந்தக் குறிப்பு தோன்றும்.

டேப்கள் சேல்ஸ் இன்வாய்ஸ்களுக்கு மட்டுமே. பர்ச்சேஸ் பில், எஸ்டிமேட், டெலிவரி சலான் போன்றவை இன்னும் ஒவ்வொன்றாகவே திறக்கும்; ஃபோன் அல்லது டேப்லெட்டில் பில்லிங் முன்பு போலவே ஒரு நேரத்தில் ஒரு பில் மட்டுமே.