ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കുക

ഒരു വിൽപ്പനയ്ക്ക് ഇടപാടുകാരന് നിങ്ങൾ കൊടുക്കുന്ന ബില്ലാണ് ഇൻവോയ്സ്. GST Yojika തന്നെ കണക്കാക്കി നിറയ്ക്കും, അതുകൊണ്ട് നിങ്ങൾ എന്ത് വിൽക്കുന്നു എന്ന് മാത്രം ടൈപ്പ് ചെയ്താൽ മതി.

പുതിയ ഇൻവോയ്സ് തുറക്കുക

സൈഡ്ബാറിൽ നിന്ന് Invoices (ഇൻവോയ്സുകൾ) തുറക്കുക.
New invoice (Ctrl+N) (പുതിയ ഇൻവോയ്സ്) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. Sales Invoice എന്ന ടൈറ്റിലോടെ ഫുൾ-സ്ക്രീൻ എഡിറ്റർ തുറക്കും.

സേവ് ചെയ്യുമ്പോൾ ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ നിങ്ങൾക്കായി നിറയ്ക്കപ്പെടും — മുകളിൽ No. auto-assigned on save എന്ന് കാണാം. നമ്പറുകൾ INV2025-26/0001 എന്ന രീതിയിലായിരിക്കും, ഓരോ ഏപ്രിൽ 1-നും (പുതിയ സാമ്പത്തിക വർഷത്തിന്റെ തുടക്കത്തിൽ) വീണ്ടും 0001-ൽ നിന്ന് തുടങ്ങും.

ഇടപാടുകാരനെ തിരഞ്ഞെടുക്കുക

പാർട്ടി ബോക്സ് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക (അല്ലെങ്കിൽ F2 അമർത്തുക) ഇടപാടുകാരന്റെ പേര് ടൈപ്പ് ചെയ്ത് തുടങ്ങുക. ലിസ്റ്റിൽ നിന്ന് അവരെ തിരഞ്ഞെടുക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ പുതിയ പേര് ടൈപ്പ് ചെയ്ത് ചേർക്കുക.
പെട്ടെന്നുള്ള ഒരു കൗണ്ടർ വിൽപ്പനയ്ക്ക് Walk-in (F4) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. പേര് വേണ്ട.

ഇടപാടുകാരനെ തിരഞ്ഞെടുത്ത ശേഷം Cash അല്ലെങ്കിൽ Credit തിരഞ്ഞെടുക്കുക:

Cash (ക്യാഷ്) — സേവ് ചെയ്യുന്ന നിമിഷം ബിൽ പൂർണമായി തീർന്നു.
Credit (ക്രെഡിറ്റ്) — തുക കുടിശ്ശികയായി നിൽക്കും, പേയ്മെന്റ് പിന്നീട് രേഖപ്പെടുത്താം.

വാക്ക്-ഇൻ ബില്ലിന്റെ ഡിഫോൾട്ട് Cash ആണ്; പേരുള്ള ഇടപാടുകാരന്റെ ഡിഫോൾട്ട് Credit ആണ്.

ഐറ്റങ്ങൾ ചേർക്കുക

ഒരു വരിയിലെ Item സെല്ലിൽ ടൈപ്പ് ചെയ്ത് നിങ്ങളുടെ ഐറ്റം ലിസ്റ്റിൽ തിരയുക. ഒരു ഐറ്റം തിരഞ്ഞെടുക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ പുതിയ പേര് ടൈപ്പ് ചെയ്ത് അപ്പോൾ തന്നെ ചേർക്കുക. ഓരോ വരിക്കും ഈ കോളങ്ങൾ ഉണ്ട്:

കോളം	എന്ത് നൽകണം
Qty	എത്ര എണ്ണം വിൽക്കുന്നു (`1.5` പോലുള്ള ദശാംശങ്ങൾ കുഴപ്പമില്ല)
Unit	ബില്ലിംഗ് യൂണിറ്റ് (ഐറ്റത്തിന് ഉണ്ടെങ്കിൽ Box പോലുള്ള രണ്ടാം യൂണിറ്റിലേക്ക് മാറ്റാം)
Rate	ഒരു യൂണിറ്റിന്റെ വില
Disc%	ഈ വരിക്ക് മാത്രമുള്ള ഡിസ്കൗണ്ട്, ശതമാനമായി
GST	ഐറ്റത്തിൽ നിന്ന് എടുക്കുന്ന ടാക്സ് റേറ്റ്
Taxable, Amount	നിങ്ങൾക്കായി കണക്കാക്കുന്നു

അവസാന സെല്ലിൽ Enter അമർത്തി പുതിയ വരിയിലേക്ക് പോകുക, അല്ലെങ്കിൽ Add item (Insert) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഒരു വരി നീക്കം ചെയ്യാൻ അതിന്റെ അറ്റത്തുള്ള ഡിലീറ്റ് ഐക്കൺ ഉപയോഗിക്കുക.

ഡിസ്കൗണ്ടുകൾ എപ്പോഴും ഓരോ വരിക്കും ആണ് — മുഴുവൻ ബില്ലിനും ഡിസ്കൗണ്ട് ഇല്ല. Disc% കോളത്തിൽ അത് നൽകുക.

ബാർകോഡ് സ്കാൻ ചെയ്യുക

നിങ്ങൾക്ക് ബാർകോഡ് സ്കാനർ ഉണ്ടെങ്കിൽ Scan barcode to add a line… ബോക്സിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് സ്കാൻ ചെയ്യുക. ഐറ്റം ചേർക്കപ്പെടും, അല്ലെങ്കിൽ ബില്ലിൽ ഇതിനകം ഉണ്ടെങ്കിൽ അതിന്റെ എണ്ണം ഒന്ന് കൂടും. ഫോണിൽ Scan with camera ടാപ്പ് ചെയ്യുക.

GST ഉള്ളതോ ഇല്ലാത്തതോ ആയ വിലകൾ

ടോട്ടലുകൾക്ക് അടുത്ത് Incl. GST / Excl. GST എന്ന ഒരു സ്വിച്ച് ഉണ്ട്:

Incl. GST (ഡിഫോൾട്ട്) — ഇടപാടുകാരൻ യഥാർത്ഥത്തിൽ കൊടുക്കുന്ന വില (MRP) നിങ്ങൾ ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നു, Yojika അതിൽ നിന്ന് GST കണക്കാക്കുന്നു. ടോട്ടലുകളിൽ “GST ₹… included” എന്ന് കാണിക്കും.
Excl. GST — നികുതിക്ക് മുമ്പുള്ള വില നിങ്ങൾ ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നു, GST അതിന് മുകളിൽ ചേർക്കുന്നു.

ഈ സ്വിച്ച് മുഴുവൻ ഇൻവോയ്സിനും ബാധകമാണ്.

അധിക ചാർജുകൾ

ഡെലിവറി, പാക്കിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ ചരക്ക് കൂലി ചേർക്കാൻ Additional charges-ന് കീഴിൽ Add charge ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അതിന് ഒരു ലേബൽ (ഉദാഹരണത്തിന് Delivery), ഒരു തുക, വേണമെങ്കിൽ ഒരു SAC കോഡ് എന്നിവ നൽകുക.

ടോട്ടലുകൾ വായിക്കുക

നിങ്ങൾ ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നതനുസരിച്ച് Totals പാനൽ അപ്ഡേറ്റ് ആകുന്നു:

Taxable value — നികുതി കണക്കാക്കുന്ന തുക.
CGST, SGST — അല്ലെങ്കിൽ വേറെ സംസ്ഥാനത്തുള്ള ഇടപാടുകാരന് IGST — Yojika ഇടപാടുകാരന്റെ സംസ്ഥാനത്തിൽ നിന്ന് ശരിയായ വിഭജനം സ്വയം തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നു.
Round off — ടോട്ടൽ ഏറ്റവും അടുത്ത രൂപയിലേക്ക് റൗണ്ട് ചെയ്യുന്നു, ചെറിയ ക്രമീകരണം ഇവിടെ കാണിക്കുന്നു.
Grand total — ഇടപാടുകാരൻ കൊടുക്കുന്നത്.

ഇൻവോയ്സ് സേവ് ചെയ്യുക

താഴെയുള്ള ബട്ടണുകൾ ഉപയോഗിക്കുക:

Save (Ctrl+S) — സേവ് ചെയ്ത് ലിസ്റ്റിലേക്ക് മടങ്ങുക.
Save & New (Ctrl+Enter) — സേവ് ചെയ്ത് ഉടനെ അടുത്ത ബിൽ തുടങ്ങുക.
Save & Print (Ctrl+P) — സേവ് ചെയ്ത് പ്രിന്റ് പ്രിവ്യൂ തുറക്കുക. ഇൻവോയ്സ് പ്രിന്റ് ചെയ്യുക, ഷെയർ ചെയ്യുക അല്ലെങ്കിൽ അയയ്ക്കുക കാണുക.

സ്റ്റോക്കിൽ ഉള്ളതിനേക്കാൾ കൂടുതൽ വിറ്റാലും Yojika ബിൽ സേവ് ചെയ്യാൻ അനുവദിക്കും — നിങ്ങളുടെ സ്റ്റോക്ക് പൂജ്യത്തിന് താഴെ പോകും എന്ന് മാത്രം. ഒന്നും തടയപ്പെടില്ല.

പേരുള്ള ഒരു ക്രെഡിറ്റ് ഇടപാടുകാരന്റെ കാര്യത്തിൽ, വിൽപ്പന അവരെ അവരുടെ ക്രെഡിറ്റ് പരിധിക്ക് അപ്പുറം എത്തിക്കുന്നെങ്കിൽ Yojika ആദ്യം ഒരു Credit limit warning കാണിക്കും. എന്നിട്ടും സേവ് ചെയ്യാൻ Proceed ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, അല്ലെങ്കിൽ മടങ്ങാൻ Cancel ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ഒരേ സമയം ഒന്നിലധികം ബില്ലുകൾ

ഡെസ്ക്ടോപ്പിൽ പല ബില്ലുകൾ ഒരുമിച്ച് തുറന്നുവയ്ക്കാം — എഡിറ്ററിന് മുകളിൽ ഒരു ടാബ് നിരയായി. ഇത് കൗണ്ടറിലെ ക്യൂവിന് വേണ്ടിയാണ്: ഒരു ഇടപാടുകാരൻ ഇരുപത് സാധനങ്ങൾ വാങ്ങുന്നു, പിന്നിൽ നിൽക്കുന്ന ആൾക്ക് ഒരു പാക്കറ്റ് മാത്രം മതി. വലിയ ബിൽ അതുപോലെ വച്ചിട്ട്, ചെറിയ ബിൽ ചെയ്ത്, തിരികെ വരാം.

വേറൊരു ബിൽ തുടങ്ങാൻ — ടാബ് നിരയിലെ + ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, അല്ലെങ്കിൽ Ctrl+T അമർത്തുക. പുതിയ ടാബ് Sale #2, Sale #3 എന്നിങ്ങനെയുള്ള പേരിൽ തുറക്കും. ഇവ ടാബിന്റെ ലേബലുകൾ മാത്രമാണ്; യഥാർത്ഥ ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ സേവ് ചെയ്യുമ്പോൾ മാത്രമേ കിട്ടൂ. ഒരേ സമയം പരമാവധി എട്ട് ബില്ലുകൾ തുറന്നുവയ്ക്കാം.
ബില്ലുകൾക്കിടയിൽ മാറാൻ — ഒരു ടാബിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, അല്ലെങ്കിൽ അടുത്ത ടാബിലേക്ക് Ctrl+Tab, തൊട്ടുമുൻപത്തെ ടാബിലേക്ക് Ctrl+Shift+Tab അമർത്തുക. നിങ്ങൾ ടൈപ്പ് ചെയ്തതെല്ലാം അതുപോലെ ഇരിക്കും.

പുറത്തുകടക്കാൻ രണ്ട് വഴി — അതിൽ ഒന്ന് മാത്രമേ ബിൽ കളയുന്നുള്ളൂ

ബില്ലിംഗ് സ്ക്രീനിൽ നിന്ന് പുറത്തുകടക്കുന്നതും ഒരു ബിൽ അടയ്ക്കുന്നതും രണ്ടും രണ്ടാണ്. ഇത് ഒരു തവണ ശ്രദ്ധിച്ച് വായിക്കുക.

എല്ലാം സൂക്ഷിച്ചുവച്ച് മാറിനിൽക്കാൻ Esc അമർത്തുക, അല്ലെങ്കിൽ എഡിറ്ററിന്റെ മുകളിൽ വലതുവശത്തുള്ള × ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. Yojika ആദ്യം “Leave the billing screen?” എന്ന് ചോദിക്കും — Leave തിരഞ്ഞെടുത്താൽ തുറന്നിരിക്കുന്ന എല്ലാ ബില്ലുകളും അതുപോലെ മാറ്റിവയ്ക്കപ്പെടും. ഒന്നും നഷ്ടപ്പെടില്ല; അടുത്ത തവണ ബില്ലിംഗ് സ്ക്രീൻ തുറക്കുമ്പോൾ അവയെല്ലാം അവയുടെ ടാബുകളിൽ ഉണ്ടാകും.

ഒരു ബിൽ കളയാൻ ആ ബില്ലിന്റെ ടാബിലെ x ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, Ctrl+W അമർത്തുക, അല്ലെങ്കിൽ സ്ക്രീനിന്റെ താഴെയുള്ള Discard bill ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. Yojika എപ്പോഴും ആദ്യം ഉറപ്പ് ചോദിക്കും; ആ ചോദ്യത്തിൽ ബില്ലിന്റെ പേരും ഉണ്ടാകും — Discard Sale #2? — അതുകൊണ്ട് പല ബില്ലുകൾ തുറന്നിരുന്നാലും ഏതാണ് പോകുന്നത് എന്ന് കാണാം. ഉറപ്പിച്ചു കഴിഞ്ഞാൽ ആ ബിൽ എന്നെന്നേക്കുമായി പോകും: അത് Recycle Bin-ൽ എത്തില്ല, തിരികെ കൊണ്ടുവരാനും കഴിയില്ല. തുറന്നിരിക്കുന്ന മറ്റ് ബില്ലുകൾക്ക് ഒന്നും സംഭവിക്കില്ല.

രണ്ട് ചോദ്യങ്ങളും മനഃപൂർവം വ്യത്യസ്തമായാണ് ചോദിക്കുന്നത് — ഒന്ന് എല്ലാ ബില്ലുകളും മാറ്റിവയ്ക്കുന്നു, മറ്റേത് ഒരു ബിൽ കളയുന്നു; ഏത് ചോദ്യമാണ് ചോദിക്കുന്നതെന്ന് വാക്കുകളിൽ നിന്ന് തന്നെ എപ്പോഴും മനസ്സിലാകും.

Yojika-യുടെ പഴയ പതിപ്പ് ഉപയോഗിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ ശ്രദ്ധിക്കുക: Esc മാറി — മുൻപ് അത് ബിൽ കളയുകയായിരുന്നു, ഇപ്പോൾ അത് ബിൽ മാറ്റിവയ്ക്കുന്നു. ശരിക്കും ഒരു ബിൽ കളയണമെങ്കിൽ Discard bill ഉപയോഗിക്കുക.

ആപ്പ് അടച്ചാലും മാറ്റിവച്ച ബിൽ നഷ്ടപ്പെടില്ല

ടാബുകളിൽ തുറന്നിട്ട ബില്ലുകൾ ഈ കമ്പ്യൂട്ടറിൽ തന്നെ സൂക്ഷിക്കുന്നു. രാത്രി Yojika അടച്ചാലും, കറന്റ് പോയാലും, അടുത്ത തവണ ബില്ലിംഗ് സ്ക്രീൻ തുറക്കുമ്പോൾ അവ അവയുടെ ടാബുകളിൽ ഉണ്ടാകും. ഒന്നും വീണ്ടും ടൈപ്പ് ചെയ്യേണ്ട.

അറിഞ്ഞിരിക്കേണ്ട ചില കാര്യങ്ങൾ:

മാറ്റിവച്ച ബിൽ ഈ കമ്പ്യൂട്ടറിൽ മാത്രമേ ഇരിക്കൂ. Cloud Sync ഓണായിരുന്നാലും അത് നിങ്ങളുടെ മറ്റേ ഉപകരണത്തിലേക്ക് പോകില്ല. ഏത് മെഷീനിൽ തുടങ്ങിയോ അതിൽ തന്നെ അത് പൂർത്തിയാക്കുക.
മാറ്റിവച്ച ബിൽ ഇതുവരെ ഇൻവോയ്സ് അല്ല. അതിന് ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ ഇല്ല, സ്റ്റോക്ക് മാറില്ല, സേവ് ചെയ്യുന്നതുവരെ അത് ഒരു റിപ്പോർട്ടിലും വരില്ല.
മാറ്റിവച്ച ബില്ലിൽ നിങ്ങൾ ഇടപാടുകാരനുമായി പറഞ്ഞുറപ്പിച്ച വിലകൾ തന്നെ നിൽക്കും. ബിൽ മാറ്റിവച്ചിരിക്കുന്ന സമയത്ത് ഒരു ഐറ്റത്തിന്റെ വില മാറ്റിയാലും ആ ബില്ലിലെ വില തനിയെ മാറില്ല — പുതിയ വില വേണമെങ്കിൽ ആ വരിയിൽ ഐറ്റം വീണ്ടും തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
ഒരു ഇടപാടുകാരന്റെ ബിൽ മാറ്റിവച്ചിരിക്കുമ്പോൾ അയാളെ ഡിലീറ്റ് ചെയ്താലും ബിൽ തുറക്കും. ആ ഇടപാടുകാരൻ ഇനി നിങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റിൽ ഇല്ല എന്ന് Yojika പറയും, സേവ് ചെയ്യുന്നതിന് മുൻപ് ഒരാളെ തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ ആവശ്യപ്പെടും — ക്രെഡിറ്റ് വിൽപ്പനയെ അത് നിശ്ശബ്ദമായി ക്യാഷ് വിൽപ്പനയാക്കി മാറ്റില്ല.

ഏപ്രിൽ 1-ന് മുൻപ് മാറ്റിവച്ച ബിൽ

ബിൽ തുടങ്ങിയ ദിവസത്തെ തീയതിയാണ് അതിൽ ഉണ്ടാവുക. ഒരു ബിൽ മാറ്റിവച്ചിട്ട് ഏപ്രിൽ 1 — പുതിയ സാമ്പത്തിക വർഷത്തിന്റെ തുടക്കം — കഴിഞ്ഞ ശേഷമാണ് അതിലേക്ക് തിരികെ വരുന്നതെങ്കിൽ, അത് തുറക്കുമ്പോൾ Yojika മുകളിൽ ഒരു ചെറിയ കുറിപ്പ് കാണിക്കും.

ബിൽ ഏത് വർഷത്തിൽപ്പെടും എന്ന് തീരുമാനിക്കുന്നത് തീയതിയായതുകൊണ്ടാണ് ഇത് പ്രധാനം. ഉള്ളതുപോലെ സേവ് ചെയ്താൽ ബില്ലിൽ പഴയ തീയതി തന്നെ നിൽക്കും; അതുകൊണ്ട് അതിന്റെ നമ്പർ ഈ വർഷത്തെ പരമ്പരയ്ക്ക് പകരം കഴിഞ്ഞ വർഷത്തെ പരമ്പരയിൽ നിന്നാകും (ഉദാഹരണത്തിന് 2026 ഏപ്രിലിൽ INV2025-26/0042). ആ വർഷം Yojika-യിൽ നിങ്ങൾ നേരത്തേ അടച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ ബിൽ സേവ് ആകുകപോലും ഇല്ല — അങ്ങനെയെങ്കിൽ അതും ആ കുറിപ്പ് പറയും.

നിങ്ങൾക്ക് രണ്ട് വഴികളുണ്ട്:

Use today’s date (ഇന്നത്തെ തീയതി ഇടുക) — ബിൽ ഇന്നത്തെ തീയതിയിലേക്ക് മാറും, നമ്പർ നടപ്പുവർഷത്തിൽ നിന്ന് കിട്ടും. മിക്കവാറും എപ്പോഴും ഇതാണ് ശരി.
Keep it (അതുപോലെ നിൽക്കട്ടെ) — ബില്ലിൽ പഴയ തീയതി തന്നെ നിൽക്കും. വിൽപ്പന ശരിക്കും ആ തീയതിയിൽ നടന്നതും ആ സാമ്പത്തിക വർഷം ഇനിയും അടച്ചിട്ടില്ലാത്തതും ആണെങ്കിൽ മാത്രം ഇത് തിരഞ്ഞെടുക്കുക.

രാത്രി മാറ്റിവച്ച് പിറ്റേന്ന് രാവിലെ പൂർത്തിയാക്കുന്ന ബില്ലിന് ഇത് ബാധകമല്ല. ബിൽ വേറൊരു സാമ്പത്തിക വർഷത്തിലേക്ക് വീഴുമ്പോൾ മാത്രമേ ഈ കുറിപ്പ് വരൂ.

ടാബുകൾ സെയിൽ ഇൻവോയ്സുകൾക്ക് മാത്രമാണ്. പർച്ചേസ് ബിൽ, എസ്റ്റിമേറ്റ്, ഡെലിവറി ചലാൻ എന്നിവയെല്ലാം ഇപ്പോഴും ഒന്നൊന്നായി മാത്രമേ തുറക്കൂ; ഫോണിലും ടാബ്‌ലെറ്റിലും ബില്ലിംഗ് പഴയതുപോലെ ഒരു സമയത്ത് ഒരു ബിൽ മാത്രം.