വാങ്ങാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന സാധനങ്ങൾക്ക് ഒരു സപ്ലയർക്ക് നിങ്ങൾ അയയ്ക്കുന്ന ഒരു അഭ്യർത്ഥനയാണ് പർച്ചേസ് ഓർഡർ (PO). ഇത് നിങ്ങളുടെ സ്റ്റോക്കോ പേയബിളുകളോ മാറ്റില്ല — ഇത് വെറും ഒരു രേഖ മാത്രമാണ്. സാധനങ്ങൾ എത്തുമ്പോൾ, ഒറ്റ ക്ലിക്കിൽ നിങ്ങൾ PO ഒരു പർച്ചേസ് ബില്ലാക്കി മാറ്റുന്നു.
Purchase Orders തുറക്കുക
സൈഡ്ബാറിൽ Purchase Orders ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഓരോ വരിയും PO നമ്പർ, അതിന്റെ തീയതി, അതിന്റെ സ്റ്റാറ്റസ് (Open, Converted അല്ലെങ്കിൽ Closed), അതിന്റെ ടോട്ടൽ എന്നിവ കാണിക്കുന്നു.
താഴെയുള്ള സ്ട്രിപ്പ് അടുത്തടുത്തായി മൂന്ന് സംഖ്യകൾ കാണിക്കുന്നു: Total (കാണുന്ന ഓർഡറുകളുടെ ആകെ തുക), Converted (അതിൽ എത്ര യഥാർത്ഥ രേഖയായി മാറിക്കഴിഞ്ഞു), Open (എത്ര ഇപ്പോഴും സജീവമാണ്). Converted + Open = Total.
സ്റ്റാറ്റസ് ചിപ്പ് വരികൾ അരിച്ചെടുക്കുന്നു; തുക വീണ്ടും കൂട്ടുന്നില്ല. ഏത് സ്റ്റാറ്റസ് ചിപ്പ് തിരഞ്ഞെടുത്താലും, date range-ഉം search box-ഉം കടത്തിവിടുന്നതെല്ലാം സ്ട്രിപ്പിൽ വരും. ചിപ്പ് വരികൾ മറയ്ക്കുമ്പോൾ എണ്ണം “3 of 12 purchase orders” എന്ന് വായിക്കും.
ഒരു PO ഉണ്ടാക്കുക
- New Purchase Order ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- supplier (സപ്ലയർ) തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- ഓർഡർ ചെയ്യാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ഐറ്റങ്ങൾ, എണ്ണവും റേറ്റും സഹിതം ചേർക്കുക — ഒരു പർച്ചേസ് ബിൽ പോലെ തന്നെ.
- Save.
PDF ആയി പ്രിവ്യൂ ചെയ്യുക അല്ലെങ്കിൽ ഷെയർ ചെയ്യുക
ഒരു PO തുറന്ന് അത് PDF ആയി കാണാൻ Preview ഉപയോഗിക്കുക. അവിടെ നിന്ന് നിങ്ങൾക്ക് അത് പ്രിന്റ് ചെയ്യാം അല്ലെങ്കിൽ സപ്ലയർക്ക് അയയ്ക്കാൻ സേവ് ചെയ്യാം.
ഒരു PO എഡിറ്റ് ചെയ്യുക
PO തുറന്ന് അത് Open ആയിരിക്കുമ്പോൾ സപ്ലയർ, ഐറ്റങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ എണ്ണം മാറ്റാൻ Edit തിരഞ്ഞെടുക്കുക. നിങ്ങളുടെ മാറ്റങ്ങൾ സേവ് ചെയ്യുക.
മുൻകൂറും കാണിക്കുന്ന ബാക്കി തുകയും
ഈ രേഖയിൽ മുൻകൂർ തുക കുറിക്കാൻ Advance (₹) ഉപയോഗിക്കുക. ഫോണിൽ അത് നൽകാൻ Details തുറക്കുക. എഡിറ്ററിലും സേവ് ചെയ്ത രേഖയിലും PDF-ലും മുൻകൂറിന് ശേഷമുള്ള ബാക്കി = ആകെ − മുൻകൂർ കാണിക്കും. ആകെ തുകയിൽ രേഖയുടെ നികുതിയും റൗണ്ട് ഓഫും ഇതിനകം ഉൾപ്പെടുന്നു. മുൻകൂർ നൽകിയില്ലെങ്കിൽ പൂജ്യമായി കണക്കാക്കും; മുൻകൂർ ആകെ തുകയെക്കാൾ കൂടുതലാണെങ്കിൽ ബാക്കി നെഗറ്റീവായി കാണിക്കും.
ഇത് വിവരത്തിനുള്ള കണക്കു മാത്രമാണ്: പണമിടപാട് രേഖപ്പെടുത്തില്ല. സ്റ്റോക്ക്, പാർട്ടിയുടെ കുടിശ്ശിക, GST റിപ്പോർട്ടുകൾ, രേഖയുടെ ആകെ തുക എന്നിവ മാറില്ല. ഇൻവോയ്സാക്കി മാറ്റുമ്പോഴും ഈ മുൻകൂർ ഒരു പേയ്മെന്റായി രേഖപ്പെടുത്തുകയോ ക്രമീകരിക്കുകയോ ചെയ്യില്ല. യഥാർത്ഥ പണമിടപാടുകൾ പേയ്മെന്റ് സംവിധാനത്തിലൂടെ രേഖപ്പെടുത്തുക.
ഒരു PO പർച്ചേസ് ബില്ലാക്കി മാറ്റുക
സാധനങ്ങൾ എത്തുമ്പോൾ, PO തുറന്ന് Convert to purchase bill ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അതേ ഐറ്റങ്ങൾ ഉള്ള ഒരു പർച്ചേസ് ബിൽ Yojika ഉണ്ടാക്കുന്നു — അത് സ്റ്റോക്ക് കൂട്ടുകയും നിങ്ങൾ കൊടുക്കാനുള്ളത് രേഖപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുന്നു. PO പിന്നീട് Converted എന്ന് അടയാളപ്പെടുത്തും, അതുവഴി അത് നടപ്പാക്കിയെന്ന് നിങ്ങൾക്കറിയാം. അതിനുശേഷം, മറ്റേതൊരു പർച്ചേസ് ബിൽ പോലെ അത് കൈകാര്യം ചെയ്യുക.