ഇടപാടുകാരനെയോ വിതരണക്കാരനെയോ ചേർക്കുക

നിങ്ങൾ ഇടപെടുന്ന ആരും ഒരു party (കക്ഷി) ആണ് — ബിൽ ചെയ്യുന്ന ഒരു Customer (ഇടപാടുകാരൻ), വാങ്ങുന്ന ഒരു Vendor (വിതരണക്കാരൻ), അല്ലെങ്കിൽ Both (രണ്ടും). ഒരു കക്ഷിയെ ഒരിക്കൽ സേവ് ചെയ്താൽ, എല്ലാ ഇൻവോയ്സിലും ബില്ലിലും അവരുടെ വിവരങ്ങൾ നിങ്ങൾക്കായി പൂരിപ്പിക്കപ്പെടും.

Parties സ്ക്രീൻ തുറക്കുക

സൈഡ്ബാറിലെ Parties ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഓരോ വരിയും Name, Type, GSTIN, State, Phone, Outstanding എന്നിവ കാണിക്കുന്നു. പേര്, GSTIN അല്ലെങ്കിൽ ഫോൺ ഉപയോഗിച്ച് തിരയുക, Customers · Vendors · Both ബട്ടണുകൾ കൊണ്ട് ഫിൽട്ടർ ചെയ്യുക.

Active · Inactive · All ബട്ടണുകൾ ആരൊക്കെ ലിസ്റ്റിൽ വരുമെന്ന് നിശ്ചയിക്കുന്നു. Active ആണ് സാധാരണ കാഴ്ച, നിങ്ങൾ തുടങ്ങുന്നതും അവിടെ നിന്നാണ്. Inactive നിങ്ങൾ മറച്ച കക്ഷികളെ മാത്രം കാണിക്കുന്നു — താഴെയുള്ള നിങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റ് വൃത്തിയാക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ ഒരാളെ നീക്കം ചെയ്യുക എന്നത് കാണുക.

ഒരു കക്ഷിയെ ചേർക്കുക

New party ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക (അല്ലെങ്കിൽ Ctrl+N അമർത്തുക).
Name നൽകുക.
തരം തിരഞ്ഞെടുക്കുക: Customer, Vendor അല്ലെങ്കിൽ Both.
അവർ GST-രജിസ്റ്റർ ചെയ്തവരാണെങ്കിൽ GSTIN നൽകുക. രജിസ്റ്റർ ചെയ്യാത്ത (B2C) കക്ഷിക്ക് ഇത് ഒഴിച്ചിടുക. ഒരു GSTIN ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നത് നിങ്ങൾക്കായി State പൂരിപ്പിക്കും — GSTIN-ഉം സപ്ലൈ സ്ഥാനവും കാണുക.
GSTIN-ൽ നിന്ന് പൂരിപ്പിക്കപ്പെട്ടില്ലെങ്കിൽ State (place of supply) സെറ്റ് ചെയ്യുക. അവരുടെ ബില്ലുകളിൽ നികുതി എങ്ങനെ വിഭജിക്കുന്നു എന്ന് ഇത് തീരുമാനിക്കുന്നു.
ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ Phone, Email, Billing / Shipping വിലാസങ്ങൾ ചേർക്കുക.
വേണമെങ്കിൽ അവരെ ഒരു Group-ൽ ഇടുക (Party groups കാണുക).
Add party ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ്

Yojika ഉപയോഗിക്കാൻ തുടങ്ങുന്നതിന് മുമ്പ് ഒരു കക്ഷി നിങ്ങൾക്ക് പണം കടപ്പെട്ടിരുന്നു (അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങൾ അവർക്ക്) എങ്കിൽ, അത് Opening balance ആയി നൽകുക:

To receive — അവർ നിങ്ങൾക്ക് കടപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു.
To pay — നിങ്ങൾ അവർക്ക് കടപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു.

ഇത് അവരുടെ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റിന്റെ ആരംഭ പോയിന്റ് ആകുന്നു.

ക്രെഡിറ്റ് ലിമിറ്റ്

ഒരു ഇടപാടുകാരന് എത്ര ക്രെഡിറ്റ് നൽകാൻ നിങ്ങൾക്ക് സന്തോഷമുണ്ട് എന്ന് ട്രാക്ക് ചെയ്യാൻ വേണമെങ്കിൽ ഒരു Credit limit സെറ്റ് ചെയ്യുക. ലിമിറ്റ് ഇല്ലെങ്കിൽ ഇത് ഒഴിച്ചിടുക, അല്ലെങ്കിൽ എല്ലാ ക്രെഡിറ്റും തടയാൻ ₹0 സെറ്റ് ചെയ്യുക. Outstanding തുക ലിമിറ്റ് കടക്കുമ്പോൾ അവരുടെ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് അത് ഫ്ലാഗ് ചെയ്യും.

ഒരു കക്ഷിയെ എഡിറ്റ് ചെയ്യുക

വീതിയേറിയ വിൻഡോയിൽ, ഒരു വരി എഡിറ്റ് ചെയ്യാൻ തുറക്കാൻ അതിൽ ഡബിൾ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, അല്ലെങ്കിൽ അതിന്റെ ⋮ മെനു തുറന്ന് Edit തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഇടുങ്ങിയ വിൻഡോയിലോ ഫോണിലോ, വരിയുടെ ആക്ഷനുകൾ അതിൽ തന്നെ ഐക്കണുകളായി കാണിക്കും — അവിടെ Edit ടാപ്പ് ചെയ്യുക. ഏത് വിധേനയും, നിങ്ങൾക്ക് എപ്പോഴും ഡീറ്റെയിൽ പെയിൻ തുറന്ന് അതിന്റെ സ്വന്തം Edit ബട്ടണും ഉപയോഗിക്കാം. ഏത് വിവരവും മാറ്റി Save ചെയ്യുക.

നിങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റ് വൃത്തിയാക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ ഒരാളെ നീക്കം ചെയ്യുക

⋮ മെനു രണ്ട് വ്യത്യസ്ത കാര്യങ്ങൾ നൽകുന്നു; നിങ്ങൾക്ക് ഏതാണ് വേണ്ടതെന്ന് അറിഞ്ഞിരിക്കുന്നത് നല്ലതാണ്.

Hide from list — ഇടപാട് അവസാനിച്ച കക്ഷിക്ക്

ആരെങ്കിലും നിങ്ങളുടെ Parties സ്ക്രീനിൽ അനാവശ്യമായി ഇടം പിടിക്കുന്നുവെങ്കിൽ Hide from list തിരഞ്ഞെടുക്കുക: സ്ഥലം മാറിപ്പോയ ഒരു ഇടപാടുകാരൻ, ഇനി വാങ്ങാത്ത ഒരു വിതരണക്കാരൻ. മറയ്ക്കൽ ലിസ്റ്റിനെ മാത്രം ബാധിക്കുന്ന കാര്യമാണ്.

അവർ Parties സ്ക്രീനിൽ നിന്നും, പുതിയ ബില്ലോ പുതിയ reminder-ഓ തുടങ്ങുമ്പോൾ party picker-ൽ നിന്നും മറയും — അവരെ കടന്ന് സ്ക്രോൾ ചെയ്യേണ്ടി വരില്ല, അബദ്ധത്തിൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുകയുമില്ല. Cloud Sync ഓണാണെങ്കിൽ അവർ നിങ്ങളുടെ മറ്റു ഡിവൈസുകളിൽ നിന്നും മറയും, അതായത് കൗണ്ടറിൽ ബില്ലടിക്കുന്ന ആൾക്കും ഇനി അവരെ കാണില്ല.
നിലവിലുള്ള എല്ലാറ്റിലും അവരുടെ പേര് അതേപടി നിൽക്കും. അവരുടെ പഴയ ബില്ലുകൾ, നിങ്ങളുടെ Invoices, Purchases ലിസ്റ്റുകൾ, Dashboard, Bulk Print, എല്ലാ റിപ്പോർട്ടും ഇപ്പോഴും “Ramesh Traders” എന്നു തന്നെ കാണിക്കും; ആ പേര് തിരഞ്ഞാൽ ആ ബില്ലുകൾ ഇപ്പോഴും കിട്ടും. അവരുടെ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റിന് ഒരു മാറ്റവുമില്ല.
ഒരു കണക്കും മാറുന്നില്ല. അവരുടെ outstanding പഴയതു പോലെ തന്നെ, All-party balances ഇപ്പോഴും അതേ തുകയോടെ അവരുടെ പേരിൽ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യും. മറയ്ക്കുന്നത് ഏത് സ്ക്രീനിലും ഒരു രൂപ പോലും മാറ്റുന്നില്ല.
അവർ ഇപ്പോഴും നിലവിലുള്ള ഒരു കക്ഷിയായി കണക്കാക്കപ്പെടും, അതിനാൽ parties.csv വീണ്ടും ഇംപോർട്ട് ചെയ്താൽ മറച്ച കക്ഷി രണ്ടാമതൊരിക്കൽ ചേരില്ല. (ഡിലീറ്റ് ചെയ്ത കക്ഷി വ്യത്യസ്തമാണ് — താഴെ കാണുക.)
ഇത് എപ്പോൾ വേണമെങ്കിലും തിരിച്ചെടുക്കാം: ലിസ്റ്റ് Inactive ആക്കുക, അവരുടെ ⋮ മെനു തുറന്ന് Show in list തിരഞ്ഞെടുക്കുക. (അവരുടെ എഡിറ്റ് സ്ക്രീനിലെ Active സ്വിച്ചും ഇതുതന്നെ ചെയ്യും.)

അവർ നിങ്ങൾക്ക് പണം തരാനുണ്ടെങ്കിൽ, മറയ്ക്കുന്നതിനു മുമ്പ് Yojika ആ തുക കാണിക്കും — ഒരു മുന്നറിയിപ്പായിട്ടല്ല, ആ കടം ഇപ്പോഴും ഉണ്ടെന്നും ഇപ്പോഴും അവരുടേതാണെന്നും അറിയാൻ വേണ്ടി മാത്രം.

Delete — ഒരിക്കലും ഉണ്ടാകേണ്ടിയിരുന്നില്ലാത്ത കക്ഷിക്ക്

ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ്, ടെസ്റ്റ് എൻട്രി, അല്ലെങ്കിൽ അബദ്ധത്തിൽ ചേർത്ത ഒരാൾ — ഇവയ്ക്ക് Delete തിരഞ്ഞെടുക്കുക.

അവർ നിങ്ങളുടെ Parties ലിസ്റ്റിൽ നിന്ന് Recycle bin-ലേക്ക് പോകും; അവിടെ നിന്ന് Restore ചെയ്യാം അല്ലെങ്കിൽ എന്നെന്നേക്കുമായി നീക്കാം. Restore ചെയ്താൽ അവർ വീണ്ടും കാണാൻ കഴിയുന്ന വിധം തിരിച്ചെത്തും. Recycle bin കാണുക.
അവർ ഏതെങ്കിലും ബില്ലിൽ ഉണ്ടെങ്കിൽ Yojika അവരെ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യില്ല — അത് ആ റെക്കോർഡുകൾ തകർക്കും. പകരം മറയ്ക്കാൻ നിർദ്ദേശിക്കും.
അവർക്ക് ഓപ്പൺ ബാലൻസ് ഉണ്ടെങ്കിൽ Yojika ആദ്യം മുന്നറിയിപ്പ് നൽകും, കാരണം കക്ഷിയെ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുന്നത് അവരുടെ ബാലൻസ് ഒരിക്കലും എഴുതിത്തള്ളുന്നില്ല. ആ പണം നിങ്ങളുടെ കണക്കുകളിൽ തുടരും, All-party balances റിപ്പോർട്ടും അത് കണക്കാക്കിക്കൊണ്ടിരിക്കും — പക്ഷേ അവരുടെ പേരിനു പകരം പേരില്ലാത്ത ഒരു Deleted parties വരിയിൽ. ബാലൻസ് ശരിയായി തീർക്കാൻ ഒരു സെറ്റിൽമെന്റ് രേഖപ്പെടുത്തുക, അല്ലെങ്കിൽ തെറ്റായി ചേർത്ത ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് തിരുത്തുക.
parties.csv വീണ്ടും ഇംപോർട്ട് ചെയ്യുമ്പോൾ ഡിലീറ്റ് ചെയ്ത കക്ഷി യോജിക്കില്ല — അവർ ഒരു പുതിയ കക്ഷിയായി തിരികെ വരും, അവരുടെ ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് രണ്ടു തവണ കണക്കാക്കപ്പെടും. നിങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റ് വീണ്ടും ഇംപോർട്ട് ചെയ്യാൻ ഉദ്ദേശിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനു പകരം മറയ്ക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ ആദ്യം Recycle bin-ൽ നിന്ന് അവരെ എന്നെന്നേക്കുമായി നീക്കുക.

ചുരുക്കത്തിൽ: സ്ക്രീൻ വൃത്തിയാക്കാൻ ഒരാളെ മറയ്ക്കുക; ഒരിക്കലും ഉണ്ടാകേണ്ടിയിരുന്നില്ലാത്ത ഒരാളെ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുക. ലിസ്റ്റിൽ നിന്ന് ഒഴിവാക്കണം, പക്ഷേ കണക്കുകളിൽ പേരോടെ വേണം എന്നാണെങ്കിൽ മറയ്ക്കുന്നതാണ് ശരി.