வாடிக்கையாளர் அல்லது சப்ளையரை சேர்க்கவும்

பார்ட்டி (party) என்பது நீங்கள் தொடர்பு கொள்ளும் யாரும் — நீங்கள் பில் போடும் Customer (வாடிக்கையாளர்), நீங்கள் வாங்கும் Vendor (சப்ளையர்), அல்லது Both (இரண்டும்). ஒரு பார்ட்டியை ஒரு முறை சேமித்தால், ஒவ்வொரு இன்வாய்ஸ் மற்றும் பில்லிலும் அவர்களது விவரங்கள் உங்களுக்காக நிரப்பப்படும்.

Parties திரையைத் திறக்கவும்

பக்கப்பட்டியில் Parties என்பதை கிளிக் செய்யவும். ஒவ்வொரு வரிசையும் Name, Type, GSTIN, State, Phone மற்றும் Outstanding ஆகியவற்றைக் காட்டுகிறது. பெயர், GSTIN அல்லது ஃபோன் மூலம் தேடலாம், மேலும் Customers · Vendors · Both பொத்தான்களைக் கொண்டு வடிகட்டலாம்.

Active · Inactive · All பொத்தான்கள் யார் பட்டியலில் வருவார்கள் என்பதைத் தீர்மானிக்கின்றன. Active என்பது வழக்கமான காட்சி, நீங்கள் தொடங்கும் இடமும் அதுவே. Inactive நீங்கள் மறைத்த பார்ட்டிகளை மட்டும் காட்டும் — கீழே உங்கள் பட்டியலை ஒழுங்குபடுத்துங்கள், அல்லது ஒருவரை நீக்குங்கள் என்பதைப் பார்க்கவும்.

பார்ட்டியைச் சேர்க்கவும்

New party (புதிய பார்ட்டி) கிளிக் செய்யவும் (அல்லது Ctrl+N அழுத்தவும்).
Name (பெயர்) உள்ளிடவும்.
வகையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்: Customer, Vendor அல்லது Both.
அவர்கள் GST-பதிவு செய்திருந்தால் GSTIN உள்ளிடவும். பதிவு செய்யாத (B2C) பார்ட்டிக்கு அதை காலியாக விடவும். GSTIN தட்டச்சு செய்வது உங்களுக்காக State ஐ நிரப்பும் — GSTIN மற்றும் சப்ளை இடம் பார்க்கவும்.
GSTIN இலிருந்து நிரப்பப்படவில்லை என்றால் State (place of supply) அமைக்கவும். இது அவர்களது பில்களில் வரி எப்படிப் பிரிக்கப்படும் என்பதை முடிவு செய்கிறது.
தேவைக்கேற்ப Phone, Email மற்றும் Billing / Shipping முகவரிகளைச் சேர்க்கவும்.
விருப்பப்பட்டால் அவர்களை ஒரு Group இல் வைக்கவும் (பார்ட்டி குரூப்கள் பார்க்கவும்).
Add party கிளிக் செய்யவும்.

தொடக்க இருப்பு (Opening balance)

நீங்கள் Yojika பயன்படுத்தத் தொடங்குவதற்கு முன்பே ஒரு பார்ட்டி உங்களுக்கு பணம் கொடுக்க வேண்டியிருந்தால் (அல்லது நீங்கள் அவர்களுக்குக் கொடுக்க வேண்டியிருந்தால்), அதை Opening balance ஆக உள்ளிடவும்:

To receive — அவர்கள் உங்களுக்குக் கொடுக்க வேண்டும்.
To pay — நீங்கள் அவர்களுக்குக் கொடுக்க வேண்டும்.

இது அவர்களது ஸ்டேட்மெண்ட் இன் தொடக்கப் புள்ளியாக மாறுகிறது.

கிரெடிட் வரம்பு (Credit limit)

ஒரு வாடிக்கையாளருக்கு எவ்வளவு கடன் கொடுக்க நீங்கள் தயாராக இருக்கிறீர்கள் என்பதைக் கண்காணிக்க விருப்பமான Credit limit ஐ அமைக்கவும். வரம்பு வேண்டாம் என்றால் காலியாக விடவும், அல்லது எல்லாக் கடனையும் தடுக்க ₹0 அமைக்கவும். நிலுவைத் தொகை வரம்பைத் தாண்டும்போது அவர்களது ஸ்டேட்மெண்ட் அவர்களைக் குறியிடுகிறது.

பார்ட்டியை எடிட் செய்யவும்

அகலமான விண்டோவில், ஒரு வரிசையைத் திருத்த திறக்க அதை டபிள்-கிளிக் செய்யவும், அல்லது அதன் ⋮ மெனுவைத் திறந்து Edit-ஐத் தேர்ந்தெடுக்கவும். குறுகிய விண்டோவிலோ ஃபோனிலோ, வரிசையின் செயல்கள் அதிலேயே ஐகான்களாகக் காட்டப்படும் — அங்கே Edit-ஐ தட்டவும். எப்படி இருந்தாலும், நீங்கள் எப்போதும் விவர பலகத்தைத் திறந்து அதன் சொந்த Edit பொத்தானையும் பயன்படுத்தலாம். எந்த விவரத்தையும் மாற்றி Save செய்யவும்.

உங்கள் பட்டியலை ஒழுங்குபடுத்துங்கள், அல்லது ஒருவரை நீக்குங்கள்

⋮ மெனு இரண்டு வெவ்வேறு விஷயங்களைத் தருகிறது; உங்களுக்கு எது வேண்டும் என்பதைத் தெரிந்துகொள்வது நல்லது.

Hide from list — வேலை முடிந்துபோன பார்ட்டிக்கு

யாராவது உங்கள் Parties திரையில் தேவையின்றி இடம் பிடித்திருந்தால் Hide from list தேர்ந்தெடுங்கள்: வேறு ஊருக்குச் சென்ற வாடிக்கையாளர், இனி வாங்காத சப்ளையர். மறைப்பது என்பது பட்டியலைப் பற்றியது மட்டுமே.

அவர்கள் Parties திரையிலிருந்தும், புதிய பில் அல்லது புதிய reminder தொடங்கும்போது party picker-இலிருந்தும் மறைந்துவிடுவார்கள் — அவர்களைத் தாண்டி ஸ்க்ரோல் செய்ய வேண்டியதில்லை, தவறுதலாகத் தேர்ந்தெடுக்கவும் மாட்டீர்கள். Cloud Sync இயங்கிக் கொண்டிருந்தால், உங்கள் மற்ற சாதனங்களிலிருந்தும் அவர்கள் மறைவார்கள் — அதாவது கவுண்டரில் பில் போடுபவருக்கும் இனி அவர்கள் தெரிய மாட்டார்கள்.
ஏற்கனவே உள்ள எல்லாவற்றிலும் அவர்களது பெயர் அப்படியே இருக்கும். அவர்களது பழைய பில்கள், உங்கள் Invoices மற்றும் Purchases பட்டியல்கள், Dashboard, Bulk Print, ஒவ்வொரு ரிப்போர்ட்டும் இன்னும் “Ramesh Traders” என்றே காட்டும்; அந்தப் பெயரைத் தேடினால் அந்த பில்கள் இன்னும் கிடைக்கும். அவர்களது ஸ்டேட்மெண்ட் தொடாமல் இருக்கும்.
எந்த எண்ணும் நகராது. அவர்களது நிலுவை இருந்தபடியே இருக்கும், All-party balances இன்னும் அதே தொகையுடன் அவர்களது பெயரில் பட்டியலிடும். மறைப்பதால் எந்தத் திரையிலும் ஒரு ரூபாய் கூட நகராது.
அவர்கள் இன்னும் ஏற்கனவே உள்ள பார்ட்டியாகவே கணக்கிடப்படுவார்கள்; எனவே parties.csv ஐ மீண்டும் இம்போர்ட் செய்தால் மறைத்த பார்ட்டி இரண்டாவது முறை சேர்க்கப்பட மாட்டார். (நீக்கிய பார்ட்டி வேறு — கீழே பாருங்கள்.)
இதை எப்போது வேண்டுமானாலும் திரும்பப் பெறலாம்: பட்டியலை Inactive-க்கு மாற்றி, அவர்களது ⋮ மெனுவைத் திறந்து Show in list தேர்ந்தெடுங்கள். (அவர்களது எடிட் திரையில் உள்ள Active சுவிட்சும் இதையே செய்யும்.)

அவர்கள் உங்களுக்குப் பணம் தர வேண்டியிருந்தால், மறைப்பதற்கு முன் Yojika அந்தத் தொகையைக் காட்டும் — எச்சரிக்கையாக அல்ல, அந்தக் கடன் இன்னும் இருக்கிறது, இன்னும் அவர்களுடையதே என்பதை நீங்கள் அறியவே.

Delete — இருக்கவே கூடாத பார்ட்டிக்கு

நகல் பதிவு, சோதனைப் பதிவு, அல்லது தவறுதலாகச் சேர்க்கப்பட்ட ஒருவருக்கு Delete தேர்ந்தெடுங்கள்.

அவர்கள் உங்கள் Parties பட்டியலிலிருந்து Recycle bin-க்குச் செல்வார்கள்; அங்கிருந்து Restore செய்யலாம் அல்லது நிரந்தரமாக நீக்கலாம். Restore செய்தால் அவர்கள் மீண்டும் தெரியத் தொடங்குவார்கள். Recycle bin பார்க்கவும்.
அவர்கள் எந்தப் பில்லிலாவது இருந்தால், Yojika அவர்களை நீக்காது — அது அந்தப் பதிவுகளைச் சிதைத்துவிடும். அதற்குப் பதிலாக மறைக்கும் வழியை முன்வைக்கும்.
அவர்களுக்கு நிலுவை இருப்பு இருந்தால் Yojika முதலில் எச்சரிக்கும், ஏனெனில் பார்ட்டியை நீக்குவது அவர்களது இருப்பை ஒருபோதும் ரத்து செய்யாது. அந்தப் பணம் உங்கள் கணக்குகளில் அப்படியே இருக்கும், All-party balances ரிப்போர்ட்டும் அதைத் தொடர்ந்து கணக்கிடும் — ஆனால் அவர்களது பெயருக்குப் பதிலாக, பெயரற்ற Deleted parties வரியில். இருப்பைச் சரியாக முடிக்க செட்டில்மென்ட் பதிவு செய்யுங்கள், அல்லது தவறாகப் பதிந்த தொடக்க இருப்பைத் திருத்துங்கள்.
parties.csv ஐ மீண்டும் இம்போர்ட் செய்யும்போது நீக்கிய பார்ட்டி பொருந்தாது — அவர்கள் புதிய பார்ட்டியாகத் திரும்பி வருவார்கள், அவர்களது தொடக்க இருப்பு இரண்டு முறை கணக்கிடப்படும். உங்கள் பட்டியலை மீண்டும் இம்போர்ட் செய்யப் போகிறீர்கள் என்றால், நீக்குவதற்குப் பதிலாக மறையுங்கள்; அல்லது முதலில் Recycle bin-இல் இருந்து அவர்களை நிரந்தரமாக நீக்குங்கள்.

சுருக்கமாக: திரையை ஒழுங்காக வைத்திருக்க ஒருவரை மறையுங்கள்; இருக்கவே கூடாத ஒருவரை நீக்குங்கள். பட்டியலிலிருந்து அவர்களை விலக்க வேண்டும், ஆனால் கணக்குகளில் பெயருடன் வைத்திருக்க வேண்டும் என்றால் மறைப்பதே சரி.