కొటేషన్ (దీన్నే ఎస్టిమేట్ అని కూడా అంటారు) అంటే కస్టమర్ కొనడానికి ముందు మీరు వాగ్దానం చేసే ధర — బిల్లు కాదు. దీన్ని తయారు చేయడం సులభం: వస్తువులు, రేట్లను జాబితా చేసి, అందించండి, కస్టమర్ ఒప్పుకున్నప్పుడు దాన్ని సరైన GST ఇన్వాయిస్గా మారుస్తారు. ఈ గైడ్ మీ దుకాణానికి కొటేషన్ లేదా ఎస్టిమేట్ ఎలా తయారు చేయాలో, అందులో ఏమి ఉండాలో (ఏమి ఉండకూడదో), ఆమోదించిన కొటేషన్ను ఒక్క వస్తువును కూడా తిరిగి టైప్ చేయకుండా టాక్స్ ఇన్వాయిస్గా ఎలా మార్చాలో చూపిస్తుంది.
కొటేషన్ vs ఇన్వాయిస్: సరిగ్గా తెలుసుకోవలసిన ఒక విషయం
కొటేషన్ అంటే ధర ఆఫర్. ఇది టాక్స్ ఇన్వాయిస్ కాదు, కాబట్టి దానికదే GST వసూలు చేయదు, మీ స్టాక్ను తగ్గించదు, ఇన్వాయిస్ నంబర్ను వాడదు. టాక్స్ ఇన్వాయిస్ అంటే అమ్మకం సమయంలో మీరు రైజ్ చేసే చట్టబద్ధమైన బిల్లు — అదే GSTను మోసే, నమోదైన కొనుగోలుదారు ఇన్పుట్ టాక్స్ క్రెడిట్ క్లెయిమ్ చేయనిచ్చే డాక్యుమెంట్ (cbic.gov.in లో నియమాలు చూడండి).
కాబట్టి చాలా దుకాణాల్లో సహజ ప్రవాహం ఇలా ఉంటుంది:
- కస్టమర్ ధర అడుగుతారు → మీరు కొటేషన్ / ఎస్టిమేట్ పంపుతారు.
- కస్టమర్ ఒప్పుకుంటారు → మీరు వస్తువులు డెలివరీ చేస్తారు.
- మీరు టాక్స్ ఇన్వాయిస్ రైజ్ చేసి చెల్లింపు తీసుకుంటారు.
CGST చట్టం కింద, వస్తువుల కోసం టాక్స్ ఇన్వాయిస్ డెలివరీ సమయంలో లేదా అంతకు ముందు జారీ చేయాలి, సేవల కోసం వాటిని అందించిన 30 రోజుల్లోగా జారీ చేయాలి (ప్రస్తుత నియమాన్ని cbic.gov.in లో లేదా మీ CAతో నిర్ధారించుకోండి). కొటేషన్కు ఆ సమయ ఒత్తిడి ఏదీ ఉండదు — అది కేవలం కస్టమర్ ఒప్పుకోగల లేదా వదిలివేయగల ధర వాగ్దానం మాత్రమే.
మంచి కొటేషన్ ఏమి చూపించాలి
కొటేషన్కు చట్టబద్ధంగా నిర్దేశించిన ఫార్మాట్ ఏదీ లేదు, కానీ స్పష్టమైనది నమ్మకాన్ని గెలుస్తుంది, తర్వాత తగాదాలను నివారిస్తుంది. వీటిని చేర్చండి:
| ఫీల్డ్ | ఎలా ఉపయోగపడుతుంది |
|---|---|
| మీ దుకాణం పేరు, సంప్రదింపు వివరాలు | ఎవరు కొటేషన్ ఇచ్చారో కస్టమర్కు తెలిసేలా. |
| కొటేషన్ నంబర్, తేదీ | తిరిగి చూసుకోవడానికి సులభం (ఉదా. EST2026-27/0007). |
| కస్టమర్ పేరు | కొటేషన్ ఎవరికోసమో. |
| వస్తువు, పరిమాణం, రేటు | కొటేషన్ యొక్క గుండె. |
| అంచనా వేసిన GST (మీరు చూపిస్తే) | కస్టమర్కు తుది మొత్తం మొత్తం కనిపించేలా. |
| చెల్లుబాటు తేదీ | ”ఈ ధర 10/09/2026 వరకు వర్తిస్తుంది.” ధరలు, రేట్లు మారతాయి. |
రెండు అలవాట్లు కొటేషన్లను శుభ్రంగా ఉంచుతాయి: ప్రతి కొటేషన్కు దాని స్వంత నంబర్ సిరీస్ ఇవ్వండి (మీ ఇన్వాయిస్ల నుండి వేరుగా, తద్వారా కొటేషన్ ఎప్పుడూ ఇన్వాయిస్ నంబర్ను తినదు), ఒక చెల్లుబాటు తేదీ జోడించండి, తద్వారా గత నెల రేటుతో ఉన్న పాత కొటేషన్ను మీపై ఉపయోగించలేరు.
ఒక పని ఉదాహరణ
మీనా నాగ్పూర్, మహారాష్ట్రలో ఒక స్టీల్, ఫర్నిచర్ దుకాణం నడుపుతుంది. ఒక కస్టమర్ లోపలికి వచ్చి, నిర్ణయించుకునే ముందు ఒక స్టీల్ అల్మారా, ఒక స్టడీ టేబుల్ ఎంత అవుతాయో అడుగుతారు. మీనా కొటేషన్ తయారు చేస్తుంది:
------------------------------------------------------------
MEENA STEEL & FURNITURE Nagpur, Maharashtra (27)
------------------------------------------------------------
Quotation / Estimate No: EST2026-27/0007 Date: 26/08/2026
Valid till: 10/09/2026 For: Walk-in customer
------------------------------------------------------------
Item Qty Rate Taxable
Steel almirah 1 8,000 8,000.00
Study table 1 4,000 4,000.00
------------------------------------------------------------
Taxable value: 12,000.00
CGST (9%): 1,080.00
SGST (9%): 1,080.00
Estimated total: ₹ 14,160.00
------------------------------------------------------------
This is a price estimate, not a tax invoice.
నాగ్పూర్ అనేది రాష్ట్రంలోపలి (ఇంట్రా-స్టేట్) అమ్మకం, కాబట్టి GST (ఇక్కడ 18% — ప్రస్తుత రేటును cbic.gov.in లో నిర్ధారించుకోండి, 2025 సంస్కరణ కింద రేట్లు మారాయి) ₹12,000 టాక్సబుల్ విలువపై CGST ₹1,080 + SGST ₹1,080గా విడిపోతుంది, అంచనా వేసిన మొత్తం ₹14,160. కస్టమర్ తెలంగాణలో ఉంటే, అది రాష్ట్రాల మధ్య (ఇంటర్-స్టేట్) అమ్మకం అవుతుంది: ఒకే IGST ₹2,160, మొత్తం మొత్తం మళ్లీ ₹14,160గానే ఉంటుంది — కేవలం రెండు లైన్లకు బదులు ఒకే IGST లైన్గా చూపబడుతుంది.
ఇంకా ఏమి జరగలేదో గమనించండి: ఎలాంటి స్టాక్ కదలలేదు, ఎలాంటి ఇన్వాయిస్ నంబర్ వాడలేదు, ఎలాంటి GST చెల్లించవలసిన అవసరం లేదు. ఇది కేవలం కొటేషన్ మాత్రమే.
కస్టమర్ అవును అన్నప్పుడు, మీనా కొటేషన్ను నిజమైన టాక్స్ ఇన్వాయిస్గా మారుస్తుంది — ఉదాహరణకు
INV2026-27/0043 — అవే రెండు వస్తువులతో, అదే ₹14,160 మొత్తంతో. ఇప్పుడు ఆ అమ్మకం తాజా,
వరుస ఇన్వాయిస్ నంబర్తో ఆమె స్టాక్, GST రికార్డులకు పోస్ట్ అవుతుంది.
కొటేషన్, ప్రొఫార్మా ఇన్వాయిస్ లేదా సేల్ ఆర్డర్?
దుకాణాలు కొన్ని అమ్మకానికి-ముందు డాక్యుమెంట్లు వాడతాయి, ఏది ఏదో తెలుసుకోవడం ఉపయోగపడుతుంది:
- కొటేషన్ / ఎస్టిమేట్ — ఒక ధర ఆఫర్. మూడింటిలో అత్యంత తేలికైనది.
- ప్రొఫార్మా ఇన్వాయిస్ — ఇన్వాయిస్ లాగా కనిపించే పూర్తి ప్రివ్యూ, తరచుగా కస్టమర్ అడ్వాన్స్ విడుదల చేయడానికి లేదా అంతర్గత ఆమోదం పొందడానికి ఒక డాక్యుమెంట్ అవసరమైనప్పుడు పంపుతారు. ఇది ఇంకా టాక్స్ ఇన్వాయిస్ కాదు, ఎలాంటి GST బాధ్యతను సృష్టించదు.
- సేల్ ఆర్డర్ — ఒక ఖరారైన ఆర్డర్ రికార్డు, సాధారణంగా ఆశించిన డెలివరీ తేదీతో, కొన్నిసార్లు అడ్వాన్స్ నమోదుతో. మీరు డెలివరీ చేసినప్పుడు దాన్ని ఇన్వాయిస్గా మారుస్తారు.
మూడింటికీ ఒకే నియమం వర్తిస్తుంది: వీటిలో ఏదీ టాక్స్ ఇన్వాయిస్ కాదు, కాబట్టి మీరు నిజమైన బిల్లును రైజ్ చేసే వరకు వీటిలో ఏదీ GST వసూలు చేయదు లేదా మీ స్టాక్ను కదిలించదు.
దీన్ని తిరిగి టైప్ చేయకుండా చేయడం
చేతితో కొటేషన్ ఇచ్చే నెమ్మదైన భాగం రెండో సగం — కస్టమర్ ఒప్పుకున్న తర్వాత ప్రతి లైన్ను మళ్లీ ఇన్వాయిస్లోకి ఎంటర్ చేయడం, CGST/SGST (లేదా IGST) విభజనను మళ్లీ సరిగ్గా చేయడం.
Yojika ఈ మొత్తం ప్రవాహాన్ని నిర్వహిస్తుంది. ఇది భారతీయ చిన్న దుకాణాల కోసం ఆఫ్లైన్-ఫస్ట్ GST బిల్లింగ్ సాఫ్ట్వేర్, దాని డాక్యుమెంట్స్ ఫీచర్ ఎస్టిమేట్లు, కొటేషన్లు, ప్రొఫార్మా ఇన్వాయిస్లు, డెలివరీ చలాన్లు, సేల్ ఆర్డర్లు, పర్చేజ్ ఆర్డర్లను కవర్ చేస్తుంది — ప్రతి ఒక్కదానికీ దాని స్వంత నంబరింగ్తో, తద్వారా కొటేషన్ ఎప్పుడూ మీ ఇన్వాయిస్ సిరీస్ను తాకదు. కొటేషన్కు చెల్లుబాటు తేదీ ఇవ్వండి, దాన్ని A4, A5 లేదా థర్మల్ రసీదుపై (22 అధికారిక భారతీయ భాషల్లో ఏదైనా ఒకదానిలో) ప్రింట్ చేయండి, కస్టమర్ ఒప్పుకున్నప్పుడు Convert to invoice ట్యాప్ చేయండి: Yojika తాజా నంబర్తో, అవే వస్తువులతో సరైన టాక్స్ ఇన్వాయిస్ను రైజ్ చేస్తుంది, అప్పుడు మాత్రమే అది మీ స్టాక్, GSTకు పోస్ట్ అవుతుంది. మీరు దాన్ని మార్చే వరకు కొటేషన్ గురించి ఏదీ మీ ఖాతా పుస్తకాల్లోకి వెళ్లదు — మరియు మీ డేటా మీ స్వంత PCలోనే ఉంటుంది.
- ఫీచర్స్ పేజీలో అన్నీ ఏమి కలిసి ఉన్నాయో చూడండి.
- ప్రైసింగ్ పేజీలో సరళమైన, పారదర్శకమైన ధరలను తనిఖీ చేయండి.
- లేదా Yojika డౌన్లోడ్ చేసుకోండి, 14 రోజులు ఉచితంగా ప్రయత్నించండి.
కొటేషన్ ఆర్డర్గా మారిన తర్వాత, తదుపరి అడుగు బిల్లు స్వయంగా — GST బిల్లు ఎలా తయారు చేయాలి చూడండి, మీరు ఇంకా ఒక టూల్ ఎంచుకుంటున్నట్లయితే, భారతదేశంలో ఉత్తమ GST బిల్లింగ్ సాఫ్ట్వేర్పై మా నిజాయితీ గైడ్ చూడండి.
ఈ వ్యాసం సాధారణ సమాచారం మాత్రమే, పన్ను సలహా కాదు. GST నియమాలు, రేట్లు, పరిమితులు మారుతాయి — ప్రస్తుత స్థితిని gst.gov.in, cbic.gov.in లో లేదా మీ CAతో నిర్ధారించుకోండి.