ક્વોટેશન (જેને એસ્ટિમેટ પણ કહે છે) એ ભાવ છે જે તમે ગ્રાહકને ખરીદતાં પહેલાં વચન આપો છો — બિલ નહીં. તે બનાવવું સહેલું છે: આઇટમ અને દર લખો, ગ્રાહકને આપો, અને જ્યારે ગ્રાહક રાજી થાય ત્યારે તેને એક વ્યવસ્થિત GST ઇન્વૉઇસમાં ફેરવી નાખો. આ માર્ગદર્શિકા બતાવે છે કે તમારી દુકાન માટે ક્વોટેશન કે એસ્ટિમેટ કેવી રીતે બનાવવું, તેમાં શું હોવું જોઈએ (અને શું નહીં), અને મંજૂર થયેલા ક્વોટને કંઈ પણ ફરી ટાઇપ કર્યા વગર ટૅક્સ ઇન્વૉઇસમાં કેવી રીતે ફેરવવો.
ક્વોટેશન વિરુદ્ધ ઇન્વૉઇસ: એક વાત જે બરાબર સમજવી
ક્વોટેશન એ ભાવની દરખાસ્ત છે. તે ટૅક્સ ઇન્વૉઇસ નથી, એટલે તે એકલું ન GST લગાડે છે, ન તમારો સ્ટૉક ઘટાડે છે, ને ન કોઈ ઇન્વૉઇસ નંબર વાપરી નાખે છે. ટૅક્સ ઇન્વૉઇસ એ કાનૂની બિલ છે જે તમે વેચાણના સમયે બનાવો છો — એ જ દસ્તાવેજ GST ધરાવે છે અને નોંધાયેલા ખરીદનારને ઇનપુટ ટૅક્સ ક્રેડિટ મેળવવા દે છે (નિયમો cbic.gov.in પર જુઓ).
એટલે મોટા ભાગની દુકાનોમાં કુદરતી ક્રમ આવો હોય છે:
- ગ્રાહક ભાવ પૂછે → તમે ક્વોટેશન / એસ્ટિમેટ મોકલો.
- ગ્રાહક રાજી થાય → તમે માલ પહોંચાડો.
- તમે ટૅક્સ ઇન્વૉઇસ બનાવો અને ચુકવણી લો.
CGST કાયદા હેઠળ, માલ માટે ટૅક્સ ઇન્વૉઇસ ડિલિવરીના સમયે કે તે પહેલાં બનાવવું જોઈએ, અને સેવાઓ માટે તે આપ્યાના 30 દિવસની અંદર (હાલનો નિયમ cbic.gov.in પર કે તમારા CA પાસે ખાતરી કરી લો). ક્વોટેશન પર આ સમયનું કોઈ દબાણ હોતું નથી — તે ફક્ત ભાવનું વચન છે જેને ગ્રાહક સ્વીકારી શકે કે છોડી શકે.
સારા ક્વોટેશનમાં શું બતાવવું જોઈએ
ક્વોટેશનનું કાયદાથી ઠરાવેલું કોઈ ફોર્મેટ નથી, પણ સ્પષ્ટ ફોર્મેટ વિશ્વાસ જીતે છે અને પછીના ઝઘડા ટાળે છે. આટલું સામેલ કરો:
| ફિલ્ડ | તે કેમ મદદ કરે |
|---|---|
| તમારી દુકાનનું નામ અને સંપર્ક | જેથી ગ્રાહકને ખબર પડે કે ભાવ કોણે આપ્યો. |
| ક્વોટેશન નંબર અને તારીખ | પાછળથી સંદર્ભ લેવો સહેલો (દા.ત. EST2026-27/0007). |
| ગ્રાહકનું નામ | ક્વોટ કોના માટે છે. |
| આઇટમ, જથ્થો અને દર | ક્વોટનું હાર્દ. |
| અંદાજિત GST (જો બતાવો તો) | જેથી ગ્રાહકને છેલ્લો, બધું મળીને આંકડો દેખાય. |
| વૈધતાની તારીખ | ”આ ભાવ 10/09/2026 સુધી ટકે છે.” ભાવ અને દર બદલાય છે. |
બે ટેવો ક્વોટેશનને સાફ રાખે છે: દરેક ક્વોટને તેની પોતાની નંબર શ્રેણી આપો (તમારા ઇન્વૉઇસથી અલગ, જેથી ક્વોટ ક્યારેય ઇન્વૉઇસ નંબર ખાઈ ન જાય), અને એક વૈધતાની તારીખ ઉમેરો જેથી ગયા મહિનાના દરવાળો જૂનો ક્વોટ તમારી સામે ન વાપરી શકાય.
એક ઉકેલેલું ઉદાહરણ
મીના નાગપુર, મહારાષ્ટ્રમાં સ્ટીલ અને ફર્નિચરની દુકાન ચલાવે છે. એક ગ્રાહક આવે છે અને પૂછે છે કે નક્કી કરતાં પહેલાં એક સ્ટીલ કબાટ અને એક સ્ટડી ટેબલનો ભાવ કેટલો થાય. મીના એક ક્વોટેશન બનાવે છે:
------------------------------------------------------------
MEENA STEEL & FURNITURE Nagpur, Maharashtra (27)
------------------------------------------------------------
Quotation / Estimate No: EST2026-27/0007 Date: 26/08/2026
Valid till: 10/09/2026 For: Walk-in customer
------------------------------------------------------------
Item Qty Rate Taxable
Steel almirah 1 8,000 8,000.00
Study table 1 4,000 4,000.00
------------------------------------------------------------
Taxable value: 12,000.00
CGST (9%): 1,080.00
SGST (9%): 1,080.00
Estimated total: ₹ 14,160.00
------------------------------------------------------------
This is a price estimate, not a tax invoice.
નાગપુર એ રાજ્યની અંદરનું (intra-state) વેચાણ છે, એટલે GST (અહીં 18% — હાલનો દર cbic.gov.in પર ચકાસો, 2025ના સુધારા હેઠળ દર બદલાયા છે) ₹12,000ના કરપાત્ર મૂલ્ય પર CGST ₹1,080 + SGST ₹1,080માં વહેંચાય છે, અને અંદાજિત કુલ ₹14,160 થાય છે. જો ગ્રાહક તેલંગાણામાં હોત, તો તે રાજ્યની બહારનું (inter-state) વેચાણ થાત: એક જ IGST ₹2,160, અને બધું મળીને આંકડો હજુ પણ ₹14,160 જ રહેત — ફક્ત બે લાઇનને બદલે એક જ IGST લાઇન તરીકે બતાવેલો.
નોંધો કે હજુ શું નથી થયું: કોઈ સ્ટૉક ખસ્યો નથી, કોઈ ઇન્વૉઇસ નંબર વપરાયો નથી, અને કોઈ GST ભરવાનું નથી. તે ફક્ત એક ક્વોટ છે.
જ્યારે ગ્રાહક હા પાડે, ત્યારે મીના ક્વોટેશનને અસલી ટૅક્સ ઇન્વૉઇસમાં ફેરવે છે — ધારો કે
INV2026-27/0043 — એ જ બે આઇટમ અને એ જ ₹14,160ના કુલ સાથે. હવે આ વેચાણ તેના સ્ટૉક
અને GST રેકોર્ડમાં નોંધાય છે, એક તાજા, ક્રમશઃ ઇન્વૉઇસ નંબર સાથે.
ક્વોટેશન, પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ કે સેલ ઑર્ડર?
દુકાનો વેચાણ પહેલાંના થોડા દસ્તાવેજ વાપરે છે, અને કયો કયો છે તે જાણવું મદદરૂપ છે:
- ક્વોટેશન / એસ્ટિમેટ — ભાવની દરખાસ્ત. ત્રણમાં સૌથી હળવો.
- પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ — એક વધુ પૂરો નમૂનો જે ઇન્વૉઇસ જેવો દેખાય છે, ઘણી વાર ત્યારે મોકલાય જ્યારે ગ્રાહકને એડવાન્સ છૂટો કરવા કે અંદરની મંજૂરી મેળવવા દસ્તાવેજ જોઈએ. તે હજુ પણ ટૅક્સ ઇન્વૉઇસ નથી અને કોઈ GST જવાબદારી ઊભી કરતું નથી.
- સેલ ઑર્ડર — એક નક્કી થયેલા ઑર્ડરની નોંધ, સામાન્ય રીતે અપેક્ષિત ડિલિવરી તારીખ સાથે અને ક્યારેક એડવાન્સની નોંધ સાથે. તમે માલ પહોંચાડો ત્યારે તેને ઇન્વૉઇસમાં ફેરવો છો.
ત્રણેયનો એક જ નિયમ છે: તેમાંનું કોઈ ટૅક્સ ઇન્વૉઇસ નથી, એટલે જ્યાં સુધી તમે અસલી બિલ ન બનાવો ત્યાં સુધી તેમાંનું કોઈ GST લગાડતું નથી કે તમારો સ્ટૉક ખસેડતું નથી.
આ બધું ફરી ટાઇપ કર્યા વગર કરવું
હાથે ક્વોટ કરવાનો ધીમો ભાગ બીજા અડધામાં આવે છે — ગ્રાહક રાજી થાય પછી દરેક લાઇન ફરી ઇન્વૉઇસ પર ભરવી, અને CGST/SGST (કે IGST)નું વિભાજન ફરીથી બરાબર કરવું.
Yojika આખો પ્રવાહ સંભાળે છે. તે ભારતીય નાની દુકાનો માટે ઑફલાઇન-ફર્સ્ટ GST બિલિંગ સૉફ્ટવેર છે, અને તેની દસ્તાવેજ સુવિધા એસ્ટિમેટ અને ક્વોટેશન, પ્રોફોર્મા ઇન્વૉઇસ, ડિલિવરી ચલણ, સેલ ઑર્ડર અને પર્ચેઝ ઑર્ડર આવરી લે છે — દરેક તેની પોતાની નંબરિંગ સાથે, જેથી ક્વોટ ક્યારેય તમારી ઇન્વૉઇસ શ્રેણીને અડે નહીં. ક્વોટને વૈધતાની તારીખ આપો, તેને A4, A5 કે થર્મલ રસીદ પર છાપો (22માંથી કોઈ પણ સત્તાવાર ભારતીય ભાષામાં), અને જ્યારે ગ્રાહક રાજી થાય ત્યારે ઇન્વૉઇસમાં ફેરવો ટૅપ કરો: Yojika એ જ આઇટમ અને તાજા નંબર સાથે વ્યવસ્થિત ટૅક્સ ઇન્વૉઇસ બનાવે છે, અને ત્યારે જ તે તમારા સ્ટૉક અને GST માં નોંધાય છે. જ્યાં સુધી તમે ક્વોટ ન ફેરવો ત્યાં સુધી તેનું કંઈ પણ તમારા ચોપડામાં જતું નથી — અને તમારો ડેટા તમારા પોતાના PC પર જ રહે છે.
- ફીચર્સ પેજ પર બધું સામેલ છે તે જુઓ.
- પ્રાઇસિંગ પેજ પર સાદી, પારદર્શક કિંમત જુઓ.
- અથવા Yojika ડાઉનલોડ કરો અને તેને 14 દિવસ મફત અજમાવો.
જ્યારે ક્વોટ ઑર્ડર બની જાય, પછીનું પગલું બિલ પોતે છે — જુઓ GST બિલ કેવી રીતે બનાવવું, અને જો તમે હજુ સાધન પસંદ કરી રહ્યા હો, તો ભારતમાં શ્રેષ્ઠ GST બિલિંગ સૉફ્ટવેર પરની અમારી પ્રામાણિક માર્ગદર્શિકા જુઓ.
આ લેખ સામાન્ય માહિતી છે, ટૅક્સ સલાહ નહીં. GST નિયમો, દર અને મર્યાદા બદલાય છે — હાલની સ્થિતિ gst.gov.in, cbic.gov.in પર કે તમારા CA પાસે ખાતરી કરી લો.