ഉപഭോക്താവ് വാങ്ങുന്നതിന് മുമ്പ് നിങ്ങൾ അവർക്ക് വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്ന വിലയാണ് ഒരു ക്വട്ടേഷൻ (എസ്റ്റിമേറ്റ് എന്നും വിളിക്കുന്നു) — അതൊരു ബില്ലല്ല. അതുണ്ടാക്കുന്നത് എളുപ്പമാണ്: ഇനങ്ങളും നിരക്കുകളും പട്ടികപ്പെടുത്തി അത് കൈമാറുക, ഉപഭോക്താവ് സമ്മതിക്കുമ്പോൾ അത് ശരിയായ ഒരു GST ഇൻവോയ്സാക്കി മാറ്റുക. നിങ്ങളുടെ കടയ്ക്ക് ക്വട്ടേഷനോ എസ്റ്റിമേറ്റോ എങ്ങനെ ഉണ്ടാക്കാമെന്നും, അതിൽ എന്ത് ഉണ്ടായിരിക്കണം (ഉണ്ടാകരുത്) എന്നും, സമ്മതിച്ച ഒരു ക്വോട്ട് ഒന്നും വീണ്ടും ടൈപ്പ് ചെയ്യാതെ ടാക്സ് ഇൻവോയ്സാക്കി മാറ്റുന്നത് എങ്ങനെയെന്നും ഈ ഗൈഡ് കാണിക്കുന്നു.
ക്വട്ടേഷനും ഇൻവോയ്സും: ശരിയായി മനസ്സിലാക്കേണ്ട ഒരു കാര്യം
ഒരു ക്വട്ടേഷൻ ഒരു വില വാഗ്ദാനമാണ്. അതൊരു ടാക്സ് ഇൻവോയ്സ് അല്ല, അതിനാൽ അത് സ്വയം GST ഈടാക്കുന്നില്ല, നിങ്ങളുടെ സ്റ്റോക്ക് കുറയ്ക്കുന്നില്ല, ഒരു ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ ഉപയോഗിക്കുന്നുമില്ല. ഒരു ടാക്സ് ഇൻവോയ്സ് എന്നത് വിൽപ്പന സമയത്ത് നിങ്ങൾ തയ്യാറാക്കുന്ന നിയമപരമായ ബില്ലാണ് — GST വഹിക്കുകയും ഒരു രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത വാങ്ങുന്നയാൾക്ക് ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് ക്രെഡിറ്റ് ക്ലെയിം ചെയ്യാൻ അനുവദിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന രേഖ അതാണ് (cbic.gov.in-ലെ നിയമങ്ങൾ കാണുക).
അതിനാൽ മിക്ക കടകളിലെയും സ്വാഭാവിക പ്രവാഹം ഇതാണ്:
- ഉപഭോക്താവ് വില ചോദിക്കുന്നു → നിങ്ങൾ ഒരു ക്വട്ടേഷൻ / എസ്റ്റിമേറ്റ് അയയ്ക്കുന്നു.
- ഉപഭോക്താവ് സമ്മതിക്കുന്നു → നിങ്ങൾ സാധനങ്ങൾ ഡെലിവർ ചെയ്യുന്നു.
- നിങ്ങൾ ടാക്സ് ഇൻവോയ്സ് തയ്യാറാക്കി പണം വാങ്ങുന്നു.
CGST നിയമപ്രകാരം, സാധനങ്ങൾക്കുള്ള ഒരു ടാക്സ് ഇൻവോയ്സ് ഡെലിവറി സമയത്തോ അതിനുമുമ്പോ നൽകണം, സേവനങ്ങൾക്ക് അവ നൽകി 30 ദിവസത്തിനുള്ളിലും (നിലവിലുള്ള നിയമം cbic.gov.in-ൽ അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ CA-യുമായി ഉറപ്പാക്കുക). ഒരു ക്വട്ടേഷന് അത്തരം സമയപരിധിയുടെ സമ്മർദ്ദമൊന്നുമില്ല — ഉപഭോക്താവിന് സ്വീകരിക്കുകയോ വേണ്ടെന്ന് വയ്ക്കുകയോ ചെയ്യാവുന്ന ഒരു വില വാഗ്ദാനം മാത്രമാണ് അത്.
ഒരു നല്ല ക്വട്ടേഷനിൽ എന്തൊക്കെ കാണിക്കണം
ഒരു ക്വട്ടേഷന് നിയമപ്രകാരം നിർബന്ധിത ഫോർമാറ്റ് ഇല്ല, പക്ഷേ വ്യക്തമായ ഒന്ന് വിശ്വാസം നേടുകയും പിന്നീട് തർക്കങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഇവ ഉൾപ്പെടുത്തുക:
| ഫീൽഡ് | ഇത് എങ്ങനെ സഹായിക്കുന്നു |
|---|---|
| നിങ്ങളുടെ കടയുടെ പേരും ബന്ധപ്പെടാനുള്ള വിവരവും | ആരാണ് ക്വോട്ട് ചെയ്തതെന്ന് ഉപഭോക്താവിന് അറിയാൻ. |
| ഒരു ക്വട്ടേഷൻ നമ്പറും തീയതിയും | തിരികെ പരാമർശിക്കാൻ എളുപ്പം (ഉദാ. EST2026-27/0007). |
| ഉപഭോക്താവിന്റെ പേര് | ക്വോട്ട് ആർക്കുവേണ്ടിയാണെന്ന്. |
| ഇനം, അളവ്, നിരക്ക് | ക്വോട്ടിന്റെ ഹൃദയം. |
| ഏകദേശ GST (നിങ്ങൾ കാണിക്കുന്നെങ്കിൽ) | ഉപഭോക്താവിന് അന്തിമ ആകെ തുക കാണാൻ. |
| ഒരു സാധുത തീയതി | ”ഈ വില 10/09/2026 വരെ ബാധകമാണ്.” വിലകളും നിരക്കുകളും മാറും. |
രണ്ട് ശീലങ്ങൾ ക്വട്ടേഷനുകൾ വൃത്തിയായി സൂക്ഷിക്കും: ഓരോ ക്വോട്ടിനും അതിന്റേതായ നമ്പർ പരമ്പര നൽകുക (നിങ്ങളുടെ ഇൻവോയ്സുകളിൽ നിന്ന് വേറിട്ട്, അതിനാൽ ഒരു ക്വോട്ട് ഒരിക്കലും ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ കവർന്നെടുക്കില്ല), കൂടാതെ ഒരു സാധുത തീയതി ചേർക്കുക, അതുവഴി കഴിഞ്ഞ മാസത്തെ നിരക്കിലുള്ള ഒരു പഴയ ക്വോട്ട് നിങ്ങൾക്കെതിരെ ഉപയോഗിക്കാൻ കഴിയില്ല.
ഒരു പ്രായോഗിക ഉദാഹരണം
മീന നാഗ്പൂർ, മഹാരാഷ്ട്ര-യിൽ ഒരു സ്റ്റീൽ ആൻഡ് ഫർണിച്ചർ കട നടത്തുന്നു. ഒരു ഉപഭോക്താവ് വന്ന്, തീരുമാനിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഒരു സ്റ്റീൽ അലമാരയ്ക്കും ഒരു സ്റ്റഡി ടേബിളിനും എത്ര ചെലവാകുമെന്ന് ചോദിക്കുന്നു. മീന ഒരു ക്വട്ടേഷൻ ഉണ്ടാക്കുന്നു:
------------------------------------------------------------
MEENA STEEL & FURNITURE Nagpur, Maharashtra (27)
------------------------------------------------------------
ക്വട്ടേഷൻ / എസ്റ്റിമേറ്റ് നം: EST2026-27/0007 തീയതി: 26/08/2026
സാധുത: 10/09/2026 വേണ്ടി: വാക്-ഇൻ ഉപഭോക്താവ്
------------------------------------------------------------
ഇനം അളവ് നിരക്ക് നികുതി യോഗ്യം
സ്റ്റീൽ അലമാര 1 8,000 8,000.00
സ്റ്റഡി ടേബിൾ 1 4,000 4,000.00
------------------------------------------------------------
നികുതി യോഗ്യ മൂല്യം: 12,000.00
CGST (9%): 1,080.00
SGST (9%): 1,080.00
ഏകദേശ ആകെ തുക: ₹ 14,160.00
------------------------------------------------------------
ഇത് ഒരു വില എസ്റ്റിമേറ്റ് ആണ്, ടാക്സ് ഇൻവോയ്സ് അല്ല.
നാഗ്പൂർ ഒരു അന്തർ-സംസ്ഥാന (intra-state) വിൽപ്പനയാണ്, അതിനാൽ GST (ഇവിടെ 18% — നിലവിലുള്ള നിരക്ക് cbic.gov.in-ൽ പരിശോധിക്കുക, 2025-ലെ പരിഷ്കരണത്തിൽ നിരക്കുകൾ മാറി) ₹12,000 എന്ന നികുതി യോഗ്യ മൂല്യത്തിന്മേൽ CGST ₹1,080 + SGST ₹1,080 ആയി വിഭജിക്കപ്പെടുന്നു, ഏകദേശ ആകെ തുക ₹14,160. ഉപഭോക്താവ് തെലങ്കാന-യിലായിരുന്നെങ്കിൽ, അതൊരു അന്തർ-സംസ്ഥാന (inter-state) വിൽപ്പനയാകുമായിരുന്നു: ഒറ്റ IGST ₹2,160, ആകെ തുക അപ്പോഴും ₹14,160 തന്നെയായിരിക്കും — രണ്ട് വരികൾക്ക് പകരം ഒറ്റ IGST വരിയായി കാണിക്കുമെന്ന് മാത്രം.
ഇതുവരെ എന്ത് സംഭവിച്ചിട്ടില്ല എന്നത് ശ്രദ്ധിക്കുക: ഒരു സ്റ്റോക്കും നീങ്ങിയിട്ടില്ല, ഒരു ഇൻവോയ്സ് നമ്പറും ഉപയോഗിച്ചിട്ടില്ല, ഒരു GST-യും അടയ്ക്കേണ്ടതില്ല. ഇത് ഒരു ക്വോട്ട് മാത്രമാണ്.
ഉപഭോക്താവ് സമ്മതം പറയുമ്പോൾ, മീന ക്വട്ടേഷൻ ഒരു യഥാർത്ഥ ടാക്സ് ഇൻവോയ്സാക്കി മാറ്റുന്നു —
പറയാം INV2026-27/0043 — അതേ രണ്ട് ഇനങ്ങളും അതേ ₹14,160 ആകെ തുകയും ഉള്ളത്. ഇപ്പോൾ
ഒരു പുതിയ, തുടർച്ചയായ ഇൻവോയ്സ് നമ്പറോടെ വിൽപ്പന അവളുടെ സ്റ്റോക്കിലേക്കും GST രേഖകളിലേക്കും
പോസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നു.
ക്വട്ടേഷൻ, പ്രോഫോർമ ഇൻവോയ്സ് അതോ സെയിൽ ഓർഡർ?
കടകൾ ഏതാനും വിൽപ്പനയ്ക്ക് മുമ്പുള്ള രേഖകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു, ഏതാണ് ഏതെന്ന് അറിയുന്നത് സഹായകമാണ്:
- ക്വട്ടേഷൻ / എസ്റ്റിമേറ്റ് — ഒരു വില വാഗ്ദാനം. മൂന്നിലും ഏറ്റവും ലളിതം.
- പ്രോഫോർമ ഇൻവോയ്സ് — ഇൻവോയ്സ് പോലെ തോന്നിക്കുന്ന കൂടുതൽ പൂർണമായ ഒരു പ്രിവ്യൂ, ഒരു ഉപഭോക്താവിന് അഡ്വാൻസ് വിട്ടുകൊടുക്കാനോ ആന്തരിക അനുമതി നേടാനോ ഒരു രേഖ ആവശ്യമായി വരുമ്പോൾ പലപ്പോഴും അയയ്ക്കുന്നു. അതും ഇപ്പോഴും ഒരു ടാക്സ് ഇൻവോയ്സ് അല്ല, ഒരു GST ബാധ്യതയും സൃഷ്ടിക്കുന്നില്ല.
- സെയിൽ ഓർഡർ — ഒരു സ്ഥിരീകരിച്ച ഓർഡറിന്റെ രേഖ, സാധാരണയായി പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന ഒരു ഡെലിവറി തീയതിയോടെയും ചിലപ്പോൾ ഒരു അഡ്വാൻസ് കുറിച്ചിട്ടും. ഡെലിവർ ചെയ്യുമ്പോൾ നിങ്ങൾ അത് ഇൻവോയ്സാക്കി മാറ്റുന്നു.
മൂന്നും ഒരേ നിയമം പങ്കിടുന്നു: ഇവയൊന്നും ടാക്സ് ഇൻവോയ്സ് അല്ല, അതിനാൽ നിങ്ങൾ യഥാർത്ഥ ബിൽ തയ്യാറാക്കുന്നത് വരെ ഇവയൊന്നും GST ഈടാക്കുകയോ നിങ്ങളുടെ സ്റ്റോക്ക് നീക്കുകയോ ചെയ്യുന്നില്ല.
വീണ്ടും ടൈപ്പ് ചെയ്യാതെ ഇത് ചെയ്യാം
കൈകൊണ്ട് ക്വോട്ട് ചെയ്യുന്നതിലെ മന്ദഗതിയുള്ള ഭാഗം രണ്ടാം പകുതിയാണ് — ഉപഭോക്താവ് സമ്മതിച്ചാൽ ഓരോ വരിയും വീണ്ടും ഒരു ഇൻവോയ്സിലേക്ക് ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നതും, CGST/SGST (അല്ലെങ്കിൽ IGST) വിഭജനം വീണ്ടും ശരിയാക്കുന്നതും.
Yojika ഈ മുഴുവൻ പ്രവാഹവും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു. ഇത് ഇന്ത്യൻ ചെറുകിട കടകൾക്കുള്ള ഓഫ്ലൈൻ-ഫസ്റ്റ് GST ബില്ലിംഗ് സോഫ്റ്റ്വെയറാണ്, അതിന്റെ ഡോക്യുമെന്റ്സ് ഫീച്ചർ എസ്റ്റിമേറ്റുകളും ക്വട്ടേഷനുകളും, പ്രോഫോർമ ഇൻവോയ്സുകളും, ഡെലിവറി ചലാനുകളും, സെയിൽ ഓർഡറുകളും പർച്ചേസ് ഓർഡറുകളും ഉൾക്കൊള്ളുന്നു — ഓരോന്നിനും അതിന്റേതായ നമ്പറിംഗ്, അതിനാൽ ഒരു ക്വോട്ട് ഒരിക്കലും നിങ്ങളുടെ ഇൻവോയ്സ് പരമ്പരയെ തൊടുന്നില്ല. ഒരു ക്വോട്ടിന് ഒരു സാധുത തീയതി നൽകുക, അത് A4, A5 അല്ലെങ്കിൽ ഒരു തെർമൽ റസീറ്റിലേക്ക് പ്രിന്റ് ചെയ്യുക (22 ഔദ്യോഗിക ഇന്ത്യൻ ഭാഷകളിൽ ഏതിലും), ഉപഭോക്താവ് സമ്മതിക്കുമ്പോൾ ഇൻവോയ്സാക്കി മാറ്റുക ടാപ്പ് ചെയ്യുക: Yojika ഒരു പുതിയ നമ്പറും അതേ ഇനങ്ങളും ഉള്ള ശരിയായ ഒരു ടാക്സ് ഇൻവോയ്സ് തയ്യാറാക്കുന്നു, അപ്പോൾ മാത്രമേ അത് നിങ്ങളുടെ സ്റ്റോക്കിലേക്കും GST-യിലേക്കും പോസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നുള്ളൂ. നിങ്ങൾ അത് മാറ്റുന്നത് വരെ ക്വോട്ടിനെക്കുറിച്ച് ഒന്നും നിങ്ങളുടെ കണക്കുകളിലേക്ക് പോകുന്നില്ല — നിങ്ങളുടെ ഡാറ്റ നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം PC-യിൽ തന്നെ നിലനിൽക്കുന്നു.
- ഫീച്ചേഴ്സ് പേജിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നതെല്ലാം കാണുക.
- പ്രൈസിംഗ് പേജിൽ ലളിതവും സുതാര്യവുമായ വില പരിശോധിക്കുക.
- അല്ലെങ്കിൽ Yojika ഡൗൺലോഡ് ചെയ്ത് 14 ദിവസത്തേക്ക് സൗജന്യമായി പരീക്ഷിക്കുക.
ഒരു ക്വോട്ട് ഒരു ഓർഡറായി മാറിക്കഴിഞ്ഞാൽ, അടുത്ത ഘട്ടം ബിൽ തന്നെയാണ് — ഒരു GST ബിൽ എങ്ങനെ ഉണ്ടാക്കാം കാണുക, കൂടാതെ നിങ്ങൾ ഇപ്പോഴും ഒരു ടൂൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുകയാണെങ്കിൽ, ഇന്ത്യയിലെ ഏറ്റവും മികച്ച GST ബില്ലിംഗ് സോഫ്റ്റ്വെയറിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഞങ്ങളുടെ സത്യസന്ധമായ ഗൈഡ് കാണുക.
ഈ ലേഖനം പൊതുവായ വിവരമാണ്, നികുതി ഉപദേശമല്ല. GST നിയമങ്ങളും നിരക്കുകളും പരിധികളും മാറും — നിലവിലുള്ള സ്ഥിതി gst.gov.in, cbic.gov.in-ൽ അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ CA-യുമായി ഉറപ്പാക്കുക.