कोटेशन (जिसे एस्टीमेट भी कहते हैं) वह कीमत है जो आप ग्राहक को ख़रीदने से पहले देते हैं — बिल नहीं। इसे बनाना आसान है: आइटम और दरें लिखें, ग्राहक को दें, और जब ग्राहक राज़ी हो जाए तो इसे एक ठीक-ठाक GST इनवॉइस में बदल दें। यह गाइड बताती है कि अपनी दुकान के लिए कोटेशन या एस्टीमेट कैसे बनाएँ, उसमें क्या होना चाहिए (और क्या नहीं), और मंज़ूर हुए कोट को बिना कुछ दोबारा टाइप किए टैक्स इनवॉइस में कैसे बदलें।
कोटेशन बनाम इनवॉइस: सबसे ज़रूरी एक बात
कोटेशन एक कीमत का प्रस्ताव है। यह टैक्स इनवॉइस नहीं है, इसलिए अपने आप में न यह GST लगाता है, न आपका स्टॉक घटाता है, और न ही कोई इनवॉइस नंबर ख़र्च करता है। टैक्स इनवॉइस वह कानूनी बिल है जो आप बिक्री के समय बनाते हैं — यही वह दस्तावेज़ है जो GST ढोता है और रजिस्टर्ड ख़रीदार को इनपुट टैक्स क्रेडिट लेने देता है (cbic.gov.in पर नियम देखें)।
तो ज़्यादातर दुकानों में स्वाभाविक क्रम यह होता है:
- ग्राहक कीमत पूछता है → आप एक कोटेशन / एस्टीमेट भेजते हैं।
- ग्राहक राज़ी होता है → आप माल पहुँचाते हैं।
- आप टैक्स इनवॉइस बनाते हैं और भुगतान लेते हैं।
CGST अधिनियम के तहत, माल के लिए टैक्स इनवॉइस डिलीवरी के समय या उससे पहले जारी होनी चाहिए, और सेवाओं के लिए उन्हें देने के 30 दिनों के भीतर (मौजूदा नियम cbic.gov.in पर या अपने CA से पक्का करें)। कोटेशन पर समय का यह कोई दबाव नहीं होता — यह तो बस कीमत का एक वादा है जिसे ग्राहक मान सकता है या छोड़ सकता है।
अच्छे कोटेशन में क्या दिखना चाहिए
कोटेशन का कोई कानूनी रूप से तय फ़ॉर्मैट नहीं है, पर एक साफ़ फ़ॉर्मैट भरोसा जीतता है और आगे झगड़े टालता है। इसमें शामिल करें:
| फ़ील्ड | यह क्यों मदद करता है |
|---|---|
| आपकी दुकान का नाम और संपर्क | ताकि ग्राहक जाने किसने कोट दिया। |
| कोटेशन नंबर और तारीख़ | बाद में देखना आसान (जैसे EST2026-27/0007)। |
| ग्राहक का नाम | कोट किसके लिए है। |
| आइटम, मात्रा और दर | कोट का असली दिल। |
| अनुमानित GST (अगर आप दिखाएँ) | ताकि ग्राहक को आख़िरी सब-मिलाकर आँकड़ा दिखे। |
| एक वैधता तारीख़ | ”यह कीमत 10/09/2026 तक चलेगी।” कीमतें और दरें बदलती हैं। |
दो आदतें कोटेशन को साफ़ रखती हैं: हर कोट को उसकी अपनी नंबर सीरीज़ दें (आपके इनवॉइस से अलग, ताकि कोई कोट कभी कोई इनवॉइस नंबर न खाए), और एक वैधता तारीख़ डालें ताकि पिछले महीने की दर वाला कोई पुराना कोट आपके ख़िलाफ़ इस्तेमाल न हो सके।
एक बना हुआ उदाहरण
मीना नागपुर, महाराष्ट्र में स्टील और फ़र्नीचर की दुकान चलाती हैं। एक ग्राहक आता है और तय करने से पहले पूछता है कि एक स्टील की अलमारी और एक स्टडी टेबल की कीमत क्या होगी। मीना एक कोटेशन बनाती हैं:
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MEENA STEEL & FURNITURE Nagpur, Maharashtra (27)
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Quotation / Estimate No: EST2026-27/0007 Date: 26/08/2026
Valid till: 10/09/2026 For: Walk-in customer
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Item Qty Rate Taxable
Steel almirah 1 8,000 8,000.00
Study table 1 4,000 4,000.00
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Taxable value: 12,000.00
CGST (9%): 1,080.00
SGST (9%): 1,080.00
Estimated total: ₹ 14,160.00
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This is a price estimate, not a tax invoice.
नागपुर एक राज्य-के-भीतर (इंट्रा-स्टेट) बिक्री है, इसलिए GST (यहाँ 18% — मौजूदा दर cbic.gov.in पर पक्की करें, दरें 2025 के सुधार में बदलीं) ₹12,000 के कर योग्य मूल्य पर CGST ₹1,080 + SGST ₹1,080 में बँट जाता है, और अनुमानित कुल ₹14,160 बनता है। अगर ग्राहक तेलंगाना में होता, तो यह राज्य-के-बीच (इंटर-स्टेट) बिक्री होती: एक अकेला IGST ₹2,160, और सब-मिलाकर आँकड़ा फिर भी ₹14,160 ही रहता — बस दो के बजाय एक IGST लाइन के रूप में दिखता।
ध्यान दें कि अभी तक क्या नहीं हुआ है: कोई स्टॉक नहीं हिला, कोई इनवॉइस नंबर इस्तेमाल नहीं हुआ, और कोई GST देना नहीं है। यह बस एक कोट है।
जब ग्राहक हाँ कहता है, मीना कोटेशन को एक असली टैक्स इनवॉइस में बदल देती हैं — मान लीजिए
INV2026-27/0043 — उन्हीं दो आइटमों और उसी ₹14,160 कुल के साथ। अब यह बिक्री एक ताज़ा, लगातार
इनवॉइस नंबर के साथ उनके स्टॉक और GST रिकॉर्ड में दर्ज होती है।
कोटेशन, प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस या सेल ऑर्डर?
दुकानें बिक्री-से-पहले के कुछ दस्तावेज़ इस्तेमाल करती हैं, और यह जानना काम आता है कि कौन-सा कौन-सा है:
- कोटेशन / एस्टीमेट — एक कीमत का प्रस्ताव। तीनों में सबसे हल्का।
- प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस — एक ज़्यादा पूरा नमूना जो इनवॉइस जैसा दिखता है, अक्सर तब भेजा जाता है जब ग्राहक को एडवांस जारी करने या अंदरूनी मंज़ूरी लेने के लिए कोई दस्तावेज़ चाहिए। यह फिर भी टैक्स इनवॉइस नहीं है और कोई GST देनदारी नहीं बनाता।
- सेल ऑर्डर — एक पक्के हुए ऑर्डर का रिकॉर्ड, आमतौर पर एक अपेक्षित डिलीवरी तारीख़ के साथ और कभी-कभी एडवांस दर्ज करते हुए। जब आप माल पहुँचाते हैं तब आप इसे इनवॉइस में बदल देते हैं।
तीनों में एक ही नियम समान है: इनमें से कोई भी टैक्स इनवॉइस नहीं है, इसलिए जब तक आप असली बिल नहीं बनाते तब तक इनमें से कोई न GST लगाता है, न आपका स्टॉक हिलाता है।
यह सब बिना दोबारा टाइप किए
हाथ से कोट बनाने में धीमा हिस्सा दूसरा आधा है — ग्राहक के राज़ी हो जाने पर हर लाइन को फिर से एक इनवॉइस पर डालना, और CGST/SGST (या IGST) का बँटवारा दोबारा सही करना।
Yojika पूरा यह प्रवाह सँभालता है। यह भारतीय छोटी दुकानों के लिए ऑफ़लाइन-फ़र्स्ट GST बिलिंग सॉफ़्टवेयर है, और इसका दस्तावेज़ फ़ीचर एस्टीमेट व कोटेशन, प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस, डिलीवरी चालान, सेल ऑर्डर और परचेज़ ऑर्डर — हर एक को उसकी अपनी नंबरिंग के साथ कवर करता है, ताकि कोई कोट कभी आपकी इनवॉइस सीरीज़ को न छुए। किसी कोट को एक वैधता तारीख़ दें, इसे A4, A5 या थर्मल रसीद पर प्रिंट करें (22 आधिकारिक भारतीय भाषाओं में से किसी में भी), और जब ग्राहक राज़ी हो जाए, इनवॉइस में बदलें टैप करें: Yojika एक ताज़ा नंबर और उन्हीं आइटमों के साथ एक ठीक-ठाक टैक्स इनवॉइस बनाता है, और तभी यह आपके स्टॉक और GST में दर्ज होता है। जब तक आप कोट को बदलते नहीं, उसका कुछ भी आपके बहीखातों में नहीं जाता — और आपका डेटा आपके अपने PC पर ही रहता है।
- जो कुछ शामिल है वह सब फ़ीचर पेज पर देखें।
- सरल, पारदर्शी कीमत प्राइसिंग पेज पर देखें।
- या Yojika डाउनलोड करें और इसे 14 दिन मुफ़्त आज़माएँ।
एक बार कोट ऑर्डर बन जाए, अगला कदम बिल ख़ुद है — देखें GST बिल कैसे बनाएँ, और अगर आप अब भी कोई टूल चुन रहे हैं, तो भारत के सबसे अच्छे GST बिलिंग सॉफ़्टवेयर पर हमारी ईमानदार गाइड देखें।
यह लेख सामान्य जानकारी है, टैक्स सलाह नहीं। GST नियम, दरें और सीमाएँ बदलती रहती हैं — मौजूदा स्थिति gst.gov.in, cbic.gov.in पर या अपने CA से पक्की करें।