कोटेशन (याला अंदाजपत्रक असेही म्हणतात) म्हणजे ग्राहक खरेदी करण्याच्या आधी तुम्ही त्याला वचन दिलेली किंमत — बिल नव्हे. ते बनवणे सोपे आहे: वस्तू आणि दर लिहा, ग्राहकाला द्या, आणि ग्राहक होकार देतो तेव्हा त्याचे व्यवस्थित GST इनव्हॉइस बनवा. या मार्गदर्शकात तुमच्या दुकानासाठी कोटेशन किंवा अंदाजपत्रक कसे बनवावे, त्यात काय असावे (आणि काय नसावे), आणि मंजूर झालेले कोटेशन एकही गोष्ट पुन्हा न टाईप करता टॅक्स इनव्हॉइसमध्ये कसे बदलावे ते सांगितले आहे.
कोटेशन विरुद्ध इनव्हॉइस: नीट लक्षात ठेवण्याची एकच गोष्ट
कोटेशन म्हणजे किमतीची ऑफर. ते टॅक्स इनव्हॉइस नाही, त्यामुळे स्वतःहून त्यावर GST आकारला जात नाही, तुमचा स्टॉक कमी होत नाही आणि इनव्हॉइस नंबरही खर्ची पडत नाही. टॅक्स इनव्हॉइस म्हणजे विक्रीच्या वेळी तुम्ही बनवता ते कायदेशीर बिल — तेच दस्तऐवज GST वाहून नेते आणि नोंदणीकृत खरेदीदाराला इनपुट टॅक्स क्रेडिट घेण्याची मुभा देते (नियम cbic.gov.in वर पाहा).
त्यामुळे बहुतेक दुकानांत नैसर्गिक क्रम असा असतो:
- ग्राहक किंमत विचारतो → तुम्ही कोटेशन / अंदाजपत्रक पाठवता.
- ग्राहक होकार देतो → तुम्ही माल पोहोचवता.
- तुम्ही टॅक्स इनव्हॉइस बनवता आणि पेमेंट घेता.
CGST कायद्यानुसार, मालासाठी टॅक्स इनव्हॉइस डिलिव्हरीच्या वेळी किंवा त्याआधी बनवावे, आणि सेवांसाठी त्या पुरवल्यानंतर 30 दिवसांच्या आत (सध्याचा नियम cbic.gov.in वर किंवा तुमच्या CA कडून पक्का करून घ्या). कोटेशनवर यातले वेळेचे कोणतेही दडपण नसते — ते फक्त किमतीचे वचन असते, जे ग्राहक स्वीकारू शकतो किंवा नाकारून निघून जाऊ शकतो.
चांगल्या कोटेशनमध्ये काय दिसायला हवे
कोटेशनला कायद्याने ठरवून दिलेला कोणताही फॉरमॅट नाही, पण स्पष्ट फॉरमॅट विश्वास कमावतो आणि नंतरचे वाद टाळतो. यात हे असावे:
| माहिती | ती का उपयोगी आहे |
|---|---|
| तुमचे दुकानाचे नाव आणि संपर्क | कोणी कोटेशन दिले ते ग्राहकाला कळावे म्हणून. |
| कोटेशन नंबर आणि तारीख | पुन्हा संदर्भ घ्यायला सोपे (उदा. EST2026-27/0007). |
| ग्राहकाचे नाव | कोटेशन कोणासाठी आहे. |
| वस्तू, नग आणि दर | कोटेशनचा गाभा. |
| अंदाजित GST (दाखवत असाल तर) | ग्राहकाला शेवटचा एकत्रित आकडा दिसावा म्हणून. |
| वैधतेची तारीख | ”ही किंमत 10/09/2026 पर्यंत लागू.” किमती आणि दर बदलतात. |
कोटेशन नीटनेटके ठेवायला दोन सवयी मदत करतात: प्रत्येक कोटेशनला स्वतंत्र नंबर सीरीज द्या (तुमच्या इनव्हॉइसपासून वेगळी, म्हणजे कोटेशन कधीही इनव्हॉइस नंबर खाणार नाही), आणि वैधतेची तारीख टाका जेणेकरून गेल्या महिन्याच्या दराचे जुने कोटेशन तुमच्यावर लादता येणार नाही.
एक सोडवलेले उदाहरण
मीना नागपूर, महाराष्ट्र येथे स्टील आणि फर्निचरचे दुकान चालवते. एक ग्राहक येतो आणि ठरवण्याआधी स्टील अलमारी आणि अभ्यासाचे टेबल किती पडेल हे विचारतो. मीना कोटेशन बनवते:
------------------------------------------------------------
MEENA STEEL & FURNITURE Nagpur, Maharashtra (27)
------------------------------------------------------------
Quotation / Estimate No: EST2026-27/0007 Date: 26/08/2026
Valid till: 10/09/2026 For: Walk-in customer
------------------------------------------------------------
Item Qty Rate Taxable
Steel almirah 1 8,000 8,000.00
Study table 1 4,000 4,000.00
------------------------------------------------------------
Taxable value: 12,000.00
CGST (9%): 1,080.00
SGST (9%): 1,080.00
Estimated total: ₹ 14,160.00
------------------------------------------------------------
This is a price estimate, not a tax invoice.
नागपूर ही राज्यांतर्गत (intra-state) विक्री असल्याने, GST (इथे 18% — सध्याचा दर cbic.gov.in वर तपासा, 2025 च्या सुधारणेत दर बदलले) ₹12,000 च्या करपात्र मूल्यावर CGST ₹1,080 + SGST ₹1,080 असा विभागला जातो, आणि अंदाजित एकूण ₹14,160 होते. ग्राहक जर तेलंगणा मध्ये असता, तर ती राज्याबाहेरील (inter-state) विक्री झाली असती: एकच IGST ₹2,160, आणि एकत्रित आकडा तरीही ₹14,160 च राहिला असता — फक्त दोन ओळींऐवजी एका IGST ओळीत दाखवला असता.
अजून काय झालेले नाही ते लक्षात घ्या: कोणताही स्टॉक हलला नाही, कोणताही इनव्हॉइस नंबर वापरला गेला नाही, आणि कोणताही GST भरावा लागत नाही. हे फक्त एक कोटेशन आहे.
ग्राहक होकार देतो तेव्हा मीना कोटेशनचे खरे टॅक्स इनव्हॉइस बनवते — समजा
INV2026-27/0043 — त्याच दोन वस्तूंसह आणि त्याच ₹14,160 एकूण रकमेसह. आता ती विक्री
ताज्या, क्रमवार इनव्हॉइस नंबरसह तिच्या स्टॉक आणि GST नोंदींमध्ये उतरते.
कोटेशन, प्रोफॉर्मा इनव्हॉइस की सेल ऑर्डर?
दुकाने विक्रीपूर्वीचे काही दस्तऐवज वापरतात, आणि कोणते कोणते हे ओळखता आले तर फायदा होतो:
- कोटेशन / अंदाजपत्रक — किमतीची ऑफर. तिघांतले सर्वात हलके.
- प्रोफॉर्मा इनव्हॉइस — इनव्हॉइससारखा दिसणारा अधिक पूर्ण प्रीव्ह्यू, बहुतेकदा ग्राहकाला अॅडव्हान्स सोडायला किंवा आतली मंजुरी मिळवायला दस्तऐवज लागतो तेव्हा पाठवतात. तरीही ते टॅक्स इनव्हॉइस नाही आणि त्यामुळे कोणतीही GST देयता तयार होत नाही.
- सेल ऑर्डर — पक्क्या झालेल्या ऑर्डरची नोंद, सहसा अपेक्षित डिलिव्हरी तारखेसह आणि कधीकधी नोंदलेल्या अॅडव्हान्ससह. तुम्ही माल पोहोचवता तेव्हा त्याचे इनव्हॉइस बनवता.
तिघांचाही एकच नियम सारखा आहे: यांपैकी कोणतेही टॅक्स इनव्हॉइस नाही, त्यामुळे तुम्ही प्रत्यक्ष बिल बनवेपर्यंत यांपैकी कोणतेही GST आकारत नाही किंवा तुमचा स्टॉक हलवत नाही.
हे पुन्हा टाईप न करता करणे
हाताने कोटेशन करण्यातला संथ भाग म्हणजे दुसरा अर्धा — ग्राहक होकार दिल्यावर प्रत्येक ओळ इनव्हॉइसवर पुन्हा भरणे, आणि CGST/SGST (किंवा IGST) चा विभाग पुन्हा बरोबर जुळवणे.
Yojika हा संपूर्ण प्रवाह हाताळते. हे भारतीय छोट्या दुकानांसाठी ऑफलाइन-फर्स्ट GST बिलिंग सॉफ्टवेअर आहे, आणि त्याचे documents फीचर अंदाजपत्रके व कोटेशने, प्रोफॉर्मा इनव्हॉइस, डिलिव्हरी चलन, सेल ऑर्डर आणि पर्चेस ऑर्डर सामावते — प्रत्येकाला स्वतःची नंबरिंग, म्हणजे कोटेशन कधीही तुमच्या इनव्हॉइस सीरीजला हात लावत नाही. कोटेशनला वैधतेची तारीख द्या, ते A4, A5 किंवा थर्मल पावतीवर प्रिंट करा (22 अधिकृत भारतीय भाषांपैकी कोणत्याही भाषेत), आणि ग्राहक होकार देतो तेव्हा Convert to invoice वर टॅप करा: Yojika ताज्या नंबरसह आणि त्याच वस्तूंसह व्यवस्थित टॅक्स इनव्हॉइस बनवते, आणि तेव्हाच ते तुमच्या स्टॉक व GST मध्ये नोंदते. तुम्ही कोटेशन बदलेपर्यंत त्यातले काहीही तुमच्या हिशेबात जात नाही — आणि तुमचा डेटा तुमच्याच PC वर राहतो.
- features पेजवर यात काय काय समाविष्ट आहे ते सगळे पाहा.
- pricing पेजवर सोपी, पारदर्शक किंमत तपासा.
- किंवा Yojika डाउनलोड करा आणि 14 दिवस मोफत वापरून पाहा.
एकदा कोटेशन ऑर्डरमध्ये बदलले की पुढचे पाऊल म्हणजे बिलच — पाहा GST बिल कसे बनवावे, आणि तुम्ही अजून एखादे साधन निवडत असाल, तर भारतातील सर्वोत्तम GST बिलिंग सॉफ्टवेअरबद्दलचे आमचे प्रामाणिक मार्गदर्शक पाहा.
हा लेख सर्वसाधारण माहिती आहे, कर सल्ला नाही. GST चे नियम, दर आणि मर्यादा बदलत असतात — सध्याची स्थिती gst.gov.in, cbic.gov.in वर किंवा तुमच्या CA कडून पक्की करून घ्या.