একটা কোটেশন (যাকে এস্টিমেট-ও বলা হয়) হলো গ্রাহক কেনার আগে আপনি তাকে যে দামের প্রতিশ্রুতি দেন — কোনো বিল নয়। এটা বানানো সহজ: আইটেম আর দাম লিখুন, সেটা তুলে দিন, আর গ্রাহক রাজি হলে সেটাকে একটা ঠিকঠাক GST ইনভয়েসে বদলে ফেলুন। এই গাইডে দেখানো হলো কীভাবে আপনার দোকানের জন্য কোটেশন বা এস্টিমেট বানাবেন, এতে কী থাকা উচিত (আর কী থাকা উচিত নয়), আর একটা গৃহীত কোটকে নতুন করে কিছু না টাইপ করেই ট্যাক্স ইনভয়েসে কীভাবে বদলাবেন।
কোটেশন বনাম ইনভয়েস: যে একটা জিনিস ঠিক রাখতেই হবে
কোটেশন হলো একটা দামের প্রস্তাব। এটা ট্যাক্স ইনভয়েস নয়, তাই নিজে থেকে এটা GST নেয় না, আপনার স্টক কমায় না, আর কোনো ইনভয়েস নম্বরও খরচ করে না। ট্যাক্স ইনভয়েস হলো সেই আইনি বিল যেটা আপনি বিক্রির সময় কাটেন — সেটাই সেই দলিল যাতে GST থাকে আর একজন নিবন্ধিত ক্রেতা ইনপুট ট্যাক্স ক্রেডিট দাবি করতে পারেন (cbic.gov.in-এ নিয়মগুলো দেখুন)।
তাই বেশিরভাগ দোকানে স্বাভাবিক ধারাটা এমন:
- গ্রাহক দাম জিজ্ঞেস করেন → আপনি একটা কোটেশন / এস্টিমেট পাঠান।
- গ্রাহক রাজি হন → আপনি পণ্য ডেলিভারি করেন।
- আপনি ট্যাক্স ইনভয়েস কাটেন আর টাকা নেন।
CGST আইনের অধীনে, পণ্যের ট্যাক্স ইনভয়েস ডেলিভারির সময় বা তার আগে কাটতে হয়, আর পরিষেবার ক্ষেত্রে সেবা দেওয়ার ৩০ দিনের মধ্যে (বর্তমান নিয়মটা cbic.gov.in-এ বা আপনার CA-র সঙ্গে যাচাই করুন)। কোটেশনে এই সময়ের কোনো চাপ নেই — এটা কেবল দামের একটা প্রতিশ্রুতি, যা গ্রাহক গ্রহণ করতে পারেন বা ফিরিয়ে দিতে পারেন।
একটা ভালো কোটেশনে কী দেখানো উচিত
কোটেশনের কোনো আইনত বাধ্যতামূলক ফরম্যাট নেই, তবে পরিষ্কার একটা ফরম্যাট বিশ্বাস অর্জন করে আর পরে তর্ক এড়ায়। রাখুন:
| তথ্য | কেন কাজে লাগে |
|---|---|
| আপনার দোকানের নাম আর যোগাযোগ | যাতে গ্রাহক জানেন কে দাম দিয়েছে। |
| একটা কোটেশন নম্বর আর তারিখ | পরে সহজে খুঁজে বার করা যায় (যেমন EST2026-27/0007)। |
| গ্রাহকের নাম | কোটটা কার জন্য। |
| আইটেম, পরিমাণ আর দর | কোটেশনের প্রাণ। |
| আনুমানিক GST (যদি দেখান) | যাতে গ্রাহক চূড়ান্ত সবটা-মিলিয়ে অঙ্কটা দেখতে পান। |
| একটা মেয়াদের তারিখ | ”এই দাম 10/09/2026 পর্যন্ত টিকবে।” দাম আর দর বদলায়। |
দুটো অভ্যাস কোটেশনকে পরিচ্ছন্ন রাখে: প্রতিটা কোটকে তার নিজের নম্বর সিরিজ দিন (আপনার ইনভয়েস থেকে আলাদা, যাতে কোনো কোট কখনো একটা ইনভয়েস নম্বর খেয়ে না ফেলে), আর একটা মেয়াদের তারিখ যোগ করুন যাতে গত মাসের দরের একটা পুরনো কোট আপনার বিরুদ্ধে ব্যবহার না করা যায়।
একটা কষে দেখানো উদাহরণ
মীনা নাগপুর, মহারাষ্ট্র-এ একটা স্টিল আর আসবাবপত্রের দোকান চালান। একজন গ্রাহক ঢুকে জিজ্ঞেস করেন সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে একটা স্টিলের আলমারি আর একটা পড়ার টেবিলের দাম কত পড়বে। মীনা একটা কোটেশন বানান:
------------------------------------------------------------
MEENA STEEL & FURNITURE Nagpur, Maharashtra (27)
------------------------------------------------------------
Quotation / Estimate No: EST2026-27/0007 Date: 26/08/2026
Valid till: 10/09/2026 For: Walk-in customer
------------------------------------------------------------
Item Qty Rate Taxable
Steel almirah 1 8,000 8,000.00
Study table 1 4,000 4,000.00
------------------------------------------------------------
Taxable value: 12,000.00
CGST (9%): 1,080.00
SGST (9%): 1,080.00
Estimated total: ₹ 14,160.00
------------------------------------------------------------
This is a price estimate, not a tax invoice.
নাগপুর একটা রাজ্যের-ভেতরের (intra-state) বিক্রি, তাই GST (এখানে 18% — বর্তমান দর cbic.gov.in-এ যাচাই করুন, 2025-এর সংস্কারে দর বদলেছে) ভাগ হয়ে যায় ₹12,000 করযোগ্য মূল্যের উপর CGST ₹1,080 + SGST ₹1,080-এ, আর আনুমানিক মোট দাঁড়ায় ₹14,160। গ্রাহক যদি তেলেঙ্গানা-য় হতেন, তবে এটা রাজ্যের-বাইরের (inter-state) বিক্রি হতো: একটা মাত্র IGST ₹2,160, আর সবটা-মিলিয়ে অঙ্কটা তবুও ₹14,160-ই থাকত — শুধু দুটোর বদলে একটা IGST লাইন হিসেবে দেখানো হতো।
লক্ষ্য করুন এখনও কী হয়নি: কোনো স্টক নড়েনি, কোনো ইনভয়েস নম্বর খরচ হয়নি, আর কোনো GST দিতে হয়নি। এটা কেবল একটা কোট।
গ্রাহক হ্যাঁ বললে, মীনা কোটেশনটাকে একটা আসল ট্যাক্স ইনভয়েসে বদলে ফেলেন — ধরুন
INV2026-27/0043 — একই দুটো আইটেম আর একই ₹14,160 মোট নিয়ে। এবার বিক্রিটা তার স্টক আর
GST রেকর্ডে ওঠে, একটা তাজা, ধারাবাহিক ইনভয়েস নম্বর সহ।
কোটেশন, প্রোফর্মা ইনভয়েস নাকি সেল অর্ডার?
দোকানে কয়েক ধরনের বিক্রি-পূর্ব দলিল ব্যবহার হয়, আর কোনটা কী তা জেনে রাখা কাজে লাগে:
- কোটেশন / এস্টিমেট — একটা দামের প্রস্তাব। তিনটের মধ্যে সবচেয়ে হালকা।
- প্রোফর্মা ইনভয়েস — আরও পূর্ণ একটা নমুনা যেটা দেখতে ইনভয়েসের মতো, প্রায়ই তখন পাঠানো হয় যখন গ্রাহকের একটা অগ্রিম ছাড়ানোর বা অভ্যন্তরীণ অনুমোদন পাওয়ার জন্য একটা দলিল দরকার হয়। এটাও একটা ট্যাক্স ইনভয়েস নয় আর কোনো GST দায় তৈরি করে না।
- সেল অর্ডার — একটা নিশ্চিত অর্ডারের রেকর্ড, সাধারণত একটা প্রত্যাশিত ডেলিভারির তারিখ সহ আর কখনো কখনো একটা অগ্রিম টুকে রাখা থাকে। ডেলিভারির সময় আপনি এটাকে ইনভয়েসে বদলান।
তিনটেরই একই নিয়ম: এদের কোনোটাই ট্যাক্স ইনভয়েস নয়, তাই আপনি আসল বিলটা না কাটা পর্যন্ত এদের কোনোটাই GST নেয় না বা আপনার স্টক নড়ায় না।
নতুন করে না টাইপ করে এটা করা
হাতে কোট বানানোর ধীর অংশটা হলো দ্বিতীয় ভাগ — গ্রাহক রাজি হয়ে গেলে প্রতিটা লাইন নতুন করে একটা ইনভয়েসে তোলা, আর CGST/SGST (বা IGST) ভাগটা আবার ঠিকঠাক করা।
Yojika পুরো ধারাটা সামলায়। এটা ভারতীয় ছোট দোকানের জন্য অফলাইন-ফার্স্ট GST বিলিং সফটওয়্যার, আর এর ডকুমেন্টস ফিচারে এস্টিমেট ও কোটেশন, প্রোফর্মা ইনভয়েস, ডেলিভারি চালান, সেল অর্ডার আর পারচেজ অর্ডার সবই থাকে — প্রত্যেকটার নিজের নম্বর ব্যবস্থা সহ, যাতে কোনো কোট কখনো আপনার ইনভয়েস সিরিজ ছুঁতে না পারে। একটা কোটকে মেয়াদের তারিখ দিন, সেটা A4, A5 বা একটা থার্মাল রসিদে (ভারতের ২২টা সরকারি ভাষার যেকোনোটায়) প্রিন্ট করুন, আর গ্রাহক রাজি হলে Convert to invoice ট্যাপ করুন: Yojika একটা তাজা নম্বর আর একই আইটেম নিয়ে একটা ঠিকঠাক ট্যাক্স ইনভয়েস কাটে, আর তখনই কেবল সেটা আপনার স্টক ও GST-তে ওঠে। কোটটা নিয়ে কিছুই আপনার খাতায় যায় না যতক্ষণ না আপনি সেটা বদলান — আর আপনার তথ্য আপনার নিজের PC-তেই থাকে।
- ফিচার পেজে সবকিছু যা যা আছে দেখুন।
- প্রাইসিং পেজে সহজ, স্বচ্ছ দাম দেখে নিন।
- অথবা Yojika ডাউনলোড করুন আর ১৪ দিন বিনামূল্যে ব্যবহার করে দেখুন।
একটা কোট অর্ডারে পরিণত হয়ে গেলে, পরের ধাপ হলো বিলটাই — দেখুন কীভাবে একটা GST বিল বানাবেন, আর আপনি যদি এখনও একটা টুল বেছে নিচ্ছেন, তবে ভারতের সেরা GST বিলিং সফটওয়্যার নিয়ে আমাদের সৎ গাইডটা পড়ুন।
এই নিবন্ধটা সাধারণ তথ্য, কর সংক্রান্ত পরামর্শ নয়। GST-র নিয়ম, দর আর সীমা বদলায় — বর্তমান অবস্থাটা gst.gov.in, cbic.gov.in, বা আপনার CA-র সঙ্গে যাচাই করে নিন।