ଏକ କୋଟେସନ୍ (ଯାହାକୁ ଆକଳନ ମଧ୍ୟ କୁହାଯାଏ) ହେଉଛି ଗ୍ରାହକ କିଣିବା ପୂର୍ବରୁ ଆପଣ ତାଙ୍କୁ ପ୍ରତିଶ୍ରୁତି ଦେଉଥିବା ଦାମ — ଏହା ବିଲ୍ ନୁହେଁ। ଗୋଟିଏ ତିଆରି କରିବା ସରଳ: ସାମଗ୍ରୀ ଓ ଦର ତାଲିକାଭୁକ୍ତ କରନ୍ତୁ, ତାହା ଦିଅନ୍ତୁ, ଓ ଗ୍ରାହକ ରାଜି ହେଲେ ଆପଣ ତାହାକୁ ଏକ ଠିକ୍ GST ଇନଭଏସ୍ରେ ପରିଣତ କରନ୍ତି। ଏହି ଗାଇଡ୍ ଦେଖାଏ ଯେ ଆପଣଙ୍କ ଦୋକାନ ପାଇଁ କୋଟେସନ୍ ବା ଆକଳନ କିପରି ତିଆରି କରିବେ, ଏଥିରେ କ’ଣ ରହିବା (ଓ ରହିବା ଉଚିତ ନୁହେଁ) ଆବଶ୍ୟକ, ଓ ଗ୍ରହଣ ହୋଇଥିବା କୋଟକୁ କିଛି ପୁନଃ ଟାଇପ୍ ନକରି କିପରି ଏକ ଟ୍ୟାକ୍ସ ଇନଭଏସ୍ରେ ପରିଣତ କରିବେ।
କୋଟେସନ୍ ବନାମ ଇନଭଏସ୍: ଯାହା ଠିକ୍ ରଖିବା ଦରକାର
ଏକ କୋଟେସନ୍ ହେଉଛି ଏକ ଦାମ ଅଫର୍। ଏହା ଟ୍ୟାକ୍ସ ଇନଭଏସ୍ ନୁହେଁ, ତେଣୁ ନିଜେ ଏହା GST ଆଦାୟ କରେ ନାହିଁ, ଆପଣଙ୍କ ଷ୍ଟକ୍ କମାଏ ନାହିଁ, ଓ କୌଣସି ଇନଭଏସ୍ ନମ୍ବର ବ୍ୟବହାର କରେ ନାହିଁ। ଏକ ଟ୍ୟାକ୍ସ ଇନଭଏସ୍ ହେଉଛି ବିକ୍ରୀ ସମୟରେ ଆପଣ ଜାରି କରୁଥିବା ବୈଧାନିକ ବିଲ୍ — ଏହି ଦଲିଲ ହିଁ GST ବହନ କରେ ଓ ଜଣେ ପଞ୍ଜୀକୃତ କ୍ରେତାଙ୍କୁ ଇନପୁଟ୍ ଟ୍ୟାକ୍ସ କ୍ରେଡିଟ୍ ଦାବି କରିବାକୁ ଦିଏ (cbic.gov.inରେ ନିୟମ ଦେଖନ୍ତୁ)।
ତେଣୁ ଅଧିକାଂଶ ଦୋକାନରେ ସ୍ୱାଭାବିକ ପ୍ରବାହ ହେଉଛି:
- ଗ୍ରାହକ ଏକ ଦାମ ମାଗନ୍ତି → ଆପଣ ଏକ କୋଟେସନ୍ / ଆକଳନ ପଠାନ୍ତି।
- ଗ୍ରାହକ ରାଜି ହୁଅନ୍ତି → ଆପଣ ସାମଗ୍ରୀ ଡେଲିଭରୀ କରନ୍ତି।
- ଆପଣ ଟ୍ୟାକ୍ସ ଇନଭଏସ୍ ଜାରି କରନ୍ତି ଓ ଦେୟ ନିଅନ୍ତି।
CGST ଆଇନ ଅନୁସାରେ, ସାମଗ୍ରୀ ପାଇଁ ଏକ ଟ୍ୟାକ୍ସ ଇନଭଏସ୍ ଡେଲିଭରୀ ସମୟରେ କିମ୍ବା ତା ପୂର୍ବରୁ ଜାରି ହେବା ଆବଶ୍ୟକ, ଓ ସେବା ପାଇଁ ସେବା ପ୍ରଦାନର 30 ଦିନ ମଧ୍ୟରେ (ବର୍ତ୍ତମାନର ନିୟମ cbic.gov.inରେ କିମ୍ବା ଆପଣଙ୍କ CA ସହ ନିଶ୍ଚିତ କରନ୍ତୁ)। ଏକ କୋଟେସନ୍ ସେହି ସମୟ ଚାପ ବହନ କରେ ନାହିଁ — ଏହା କେବଳ ଦାମର ଏକ ପ୍ରତିଶ୍ରୁତି ଯାହାକୁ ଗ୍ରାହକ ଗ୍ରହଣ କରିପାରନ୍ତି କିମ୍ବା ଚାଲିଯାଇ ପାରନ୍ତି।
ଏକ ଭଲ କୋଟେସନ୍ରେ କ’ଣ ଦେଖାଇବା ଉଚିତ
ଏକ କୋଟେସନ୍ର କୌଣସି ବୈଧାନିକ ଭାବେ ବାଧ୍ୟତାମୂଳକ ଫର୍ମାଟ୍ ନାହିଁ, କିନ୍ତୁ ଏକ ସ୍ପଷ୍ଟ ଫର୍ମାଟ୍ ବିଶ୍ୱାସ ଜିଣେ ଓ ପରେ ବିବାଦ ଏଡ଼ାଏ। ଏହା ଅନ୍ତର୍ଭୁକ୍ତ କରନ୍ତୁ:
| କ୍ଷେତ୍ର | କାହିଁକି ଏହା ସାହାଯ୍ୟ କରେ |
|---|---|
| ଆପଣଙ୍କ ଦୋକାନ ନାମ ଓ ଯୋଗାଯୋଗ | ଯାହା ଦ୍ୱାରା ଗ୍ରାହକ ଜାଣନ୍ତି କିଏ କୋଟ୍ ଦେଲା। |
| ଏକ କୋଟେସନ୍ ନମ୍ବର ଓ ତାରିଖ | ପରେ ସହଜରେ ସନ୍ଦର୍ଭ କରିବା ପାଇଁ (ଯଥା EST2026-27/0007)। |
| ଗ୍ରାହକଙ୍କ ନାମ | କୋଟ୍ କାହା ପାଇଁ। |
| ସାମଗ୍ରୀ, ପରିମାଣ ଓ ଦର | କୋଟ୍ର ମୂଳ। |
| ଆଶାୟୀ GST (ଯଦି ଆପଣ ଦେଖାନ୍ତି) | ଯାହା ଦ୍ୱାରା ଗ୍ରାହକ ଅନ୍ତିମ ସର୍ବମୋଟ ଅଙ୍କ ଦେଖନ୍ତି। |
| ଏକ ବୈଧତା ତାରିଖ | ”ଏହି ଦାମ 10/09/2026 ପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ରହିବ।” ଦାମ ଓ ଦର ବଦଳେ। |
ଦୁଇଟି ଅଭ୍ୟାସ କୋଟେସନ୍କୁ ପରିଷ୍କାର ରଖେ: ପ୍ରତ୍ୟେକ କୋଟ୍କୁ ତାର ନିଜସ୍ୱ ନମ୍ବର ଶୃଙ୍ଖଳା ଦିଅନ୍ତୁ (ଆପଣଙ୍କ ଇନଭଏସ୍ଠାରୁ ପୃଥକ, ଯାହା ଦ୍ୱାରା ଏକ କୋଟ୍ କେବେ ଏକ ଇନଭଏସ୍ ନମ୍ବର ଖାଏ ନାହିଁ), ଓ ଏକ ବୈଧତା ତାରିଖ ଯୋଡ଼ନ୍ତୁ ଯାହା ଦ୍ୱାରା ଗତ ମାସର ଦରରେ ଏକ ପୁରୁଣା କୋଟ୍ ଆପଣଙ୍କ ବିରୁଦ୍ଧରେ ବ୍ୟବହୃତ ହୋଇ ନପାରେ।
ଏକ କାର୍ଯ୍ୟକାରୀ ଉଦାହରଣ
ମୀନା ନାଗପୁର, ମହାରାଷ୍ଟ୍ରରେ ଏକ ଇସ୍ପାତ ଓ ଫର୍ନିଚର ଦୋକାନ ଚଳାନ୍ତି। ଜଣେ ଗ୍ରାହକ ଭିତରକୁ ଆସନ୍ତି ଓ ନିଷ୍ପତ୍ତି ନେବା ପୂର୍ବରୁ ଏକ ଇସ୍ପାତ ଆଲମାରୀ ଓ ଏକ ଷ୍ଟଡି ଟେବୁଲର ଦାମ କେତେ ପଡ଼ିବ ପଚାରନ୍ତି। ମୀନା ଏକ କୋଟେସନ୍ ତିଆରି କରନ୍ତି:
------------------------------------------------------------
MEENA STEEL & FURNITURE Nagpur, Maharashtra (27)
------------------------------------------------------------
Quotation / Estimate No: EST2026-27/0007 Date: 26/08/2026
Valid till: 10/09/2026 For: Walk-in customer
------------------------------------------------------------
Item Qty Rate Taxable
Steel almirah 1 8,000 8,000.00
Study table 1 4,000 4,000.00
------------------------------------------------------------
Taxable value: 12,000.00
CGST (9%): 1,080.00
SGST (9%): 1,080.00
Estimated total: ₹ 14,160.00
------------------------------------------------------------
This is a price estimate, not a tax invoice.
ନାଗପୁର ଏକ ଅନ୍ତଃ-ରାଜ୍ୟ ବିକ୍ରୀ, ତେଣୁ GST (ଏଠାରେ 18% — ବର୍ତ୍ତମାନର ଦର cbic.gov.inରେ ଯାଞ୍ଚ କରନ୍ତୁ, 2025 ସଂସ୍କାର ଅନ୍ତର୍ଗତ ଦର ବଦଳିଛି) ₹12,000 ର ଏକ କରଯୋଗ୍ୟ ମୂଲ୍ୟ ଉପରେ CGST ₹1,080 + SGST ₹1,080ରେ ବିଭକ୍ତ ହୁଏ, ଯାହା ଏକ ଆଶାୟୀ ସର୍ବମୋଟ ₹14,160 ଦିଏ। ଯଦି ଗ୍ରାହକ ତେଲେଙ୍ଗାନାରେ ଥାନ୍ତେ, ତେବେ ଏହା ଏକ ଅନ୍ତଃ-ରାଜ୍ୟ ବିକ୍ରୀ ହୋଇଥାନ୍ତା: ଏକ ଏକକ IGST ₹2,160, ଓ ସର୍ବମୋଟ ଅଙ୍କ ତଥାପି ₹14,160 ରହିଥାନ୍ତା — କେବଳ ଦୁଇଟି ଲାଇନ୍ ବଦଳରେ ଗୋଟିଏ IGST ଲାଇନ୍ ଭାବେ ଦେଖାଯାଇଥାନ୍ତା।
ଲକ୍ଷ୍ୟ କରନ୍ତୁ ଯାହା ଏପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ହୋଇନାହିଁ: କୌଣସି ଷ୍ଟକ୍ ଘୁଞ୍ଚିନାହିଁ, କୌଣସି ଇନଭଏସ୍ ନମ୍ବର ବ୍ୟବହୃତ ହୋଇନାହିଁ, ଓ କୌଣସି GST ଦେୟ ନାହିଁ। ଏହା କେବଳ ଏକ କୋଟ୍।
ଯେତେବେଳେ ଗ୍ରାହକ ହଁ କୁହନ୍ତି, ମୀନା କୋଟେସନ୍କୁ ଏକ ପ୍ରକୃତ ଟ୍ୟାକ୍ସ ଇନଭଏସ୍ରେ ପରିଣତ କରନ୍ତି —
ଯଥା INV2026-27/0043 — ସମାନ ଦୁଇଟି ସାମଗ୍ରୀ ଓ ସମାନ ₹14,160 ସର୍ବମୋଟ ସହ। ବର୍ତ୍ତମାନ
ବିକ୍ରୀଟି ଏକ ନୂଆ, କ୍ରମାଗତ ଇନଭଏସ୍ ନମ୍ବର ସହ ତାଙ୍କ ଷ୍ଟକ୍ ଓ GST ରେକର୍ଡରେ ପୋଷ୍ଟ ହୁଏ।
କୋଟେସନ୍, ପ୍ରୋଫର୍ମା ଇନଭଏସ୍ ନା ସେଲ୍ ଅର୍ଡର?
ଦୋକାନଗୁଡ଼ିକ କିଛି ବିକ୍ରୀ-ପୂର୍ବ ଦଲିଲ ବ୍ୟବହାର କରନ୍ତି, ଓ କେଉଁଟି କ’ଣ ତାହା ଜାଣିବା ସାହାଯ୍ୟକାରୀ:
- କୋଟେସନ୍ / ଆକଳନ — ଏକ ଦାମ ଅଫର୍। ତିନିଟି ମଧ୍ୟରୁ ସବୁଠାରୁ ହାଲୁକା।
- ପ୍ରୋଫର୍ମା ଇନଭଏସ୍ — ଏକ ପୂର୍ଣ୍ଣତର ପୂର୍ବଦୃଶ୍ୟ ଯାହା ଇନଭଏସ୍ ପରି ଦେଖାଯାଏ, ଅନେକ ସମୟରେ ଜଣେ ଗ୍ରାହକଙ୍କୁ ଅଗ୍ରୀମ ଛାଡ଼ିବା କିମ୍ବା ଆଭ୍ୟନ୍ତରୀଣ ଅନୁମୋଦନ ପାଇବା ପାଇଁ ଏକ ଦଲିଲ ଦରକାର ହେଲେ ପଠାଯାଏ। ଏହା ତଥାପି ଏକ ଟ୍ୟାକ୍ସ ଇନଭଏସ୍ ନୁହେଁ ଓ କୌଣସି GST ଦାୟିତ୍ୱ ସୃଷ୍ଟି କରେ ନାହିଁ।
- ସେଲ୍ ଅର୍ଡର — ଏକ ନିଶ୍ଚିତ ଅର୍ଡରର ରେକର୍ଡ, ସାଧାରଣତଃ ଏକ ଆଶାୟୀ ଡେଲିଭରୀ ତାରିଖ ସହ ଓ ବେଳେବେଳେ ଏକ ଅଗ୍ରୀମ ଉଲ୍ଲେଖ ସହ। ଆପଣ ଡେଲିଭରୀ କରିବା ସମୟରେ ଏହାକୁ ଇନଭଏସ୍ରେ ପରିଣତ କରନ୍ତି।
ତିନିଟି ସମାନ ନିୟମ ବାଣ୍ଟନ୍ତି: ଏମାନଙ୍କ ମଧ୍ୟରୁ କେହି ଟ୍ୟାକ୍ସ ଇନଭଏସ୍ ନୁହେଁ, ତେଣୁ ଆପଣ ପ୍ରକୃତ ବିଲ୍ ଜାରି ନକରିବା ପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ଏମାନଙ୍କ ମଧ୍ୟରୁ କେହି GST ଆଦାୟ କରେ ନାହିଁ କିମ୍ବା ଆପଣଙ୍କ ଷ୍ଟକ୍ ଘୁଞ୍ଚାଏ ନାହିଁ।
ପୁନଃ ଟାଇପ୍ ନକରି ଏହା କରିବା
ହାତରେ କୋଟ୍ ଦେବାର ମନ୍ଥର ଅଂଶ ହେଉଛି ଦ୍ୱିତୀୟ ଭାଗ — ଗ୍ରାହକ ରାଜି ହେଲେ ପ୍ରତ୍ୟେକ ଲାଇନ୍କୁ ଏକ ଇନଭଏସ୍ରେ ପୁନଃ ପ୍ରବେଶ କରାଇବା, ଓ CGST/SGST (କିମ୍ବା IGST) ବିଭାଜନ ପୁଣି ଠିକ୍ କରିବା।
Yojika ସମଗ୍ର ପ୍ରବାହ ସମ୍ଭାଳେ। ଏହା ଭାରତୀୟ ଛୋଟ ଦୋକାନ ପାଇଁ ଅଫଲାଇନ୍-ପ୍ରଥମ GST ବିଲିଂ ସଫ୍ଟୱେର, ଓ ଏହାର ଡକ୍ୟୁମେଣ୍ଟସ୍ ଫିଚର୍ ଆକଳନ ଓ କୋଟେସନ୍, ପ୍ରୋଫର୍ମା ଇନଭଏସ୍, ଡେଲିଭରୀ ଚାଲାନ, ସେଲ୍ ଅର୍ଡର ଓ ପର୍ଚେଜ୍ ଅର୍ଡରକୁ ଆବରଣ କରେ — ପ୍ରତ୍ୟେକ ତାର ନିଜସ୍ୱ ନମ୍ବରିଂ ସହ, ଯାହା ଦ୍ୱାରା ଏକ କୋଟ୍ କେବେ ଆପଣଙ୍କ ଇନଭଏସ୍ ଶୃଙ୍ଖଳାକୁ ଛୁଏଁ ନାହିଁ। ଏକ କୋଟ୍କୁ ଏକ ବୈଧତା ତାରିଖ ଦିଅନ୍ତୁ, ଏହାକୁ A4, A5 କିମ୍ବା ଏକ ଥର୍ମାଲ୍ ରସିଦରେ ପ୍ରିଣ୍ଟ କରନ୍ତୁ (22ଟି ସରକାରୀ ଭାରତୀୟ ଭାଷା ମଧ୍ୟରୁ ଯେକୌଣସିଟିରେ), ଓ ଗ୍ରାହକ ରାଜି ହେଲେ Convert to invoice ଟ୍ୟାପ୍ କରନ୍ତୁ: Yojika ଏକ ନୂଆ ନମ୍ବର ଓ ସମାନ ସାମଗ୍ରୀ ସହ ଏକ ଠିକ୍ ଟ୍ୟାକ୍ସ ଇନଭଏସ୍ ତିଆରି କରେ, ଓ କେବଳ ସେତେବେଳେ ଏହା ଆପଣଙ୍କ ଷ୍ଟକ୍ ଓ GSTରେ ପୋଷ୍ଟ ହୁଏ। ଆପଣ ପରିଣତ ନକରିବା ପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ କୋଟ୍ ବିଷୟରେ କିଛି ଆପଣଙ୍କ ଖାତାରେ ଯାଏ ନାହିଁ — ଓ ଆପଣଙ୍କ ଡାଟା ଆପଣଙ୍କ ନିଜ PCରେ ରହେ।
- ଫିଚର୍ସ ପେଜ୍ରେ ଅନ୍ତର୍ଭୁକ୍ତ ସବୁକିଛି ଦେଖନ୍ତୁ।
- ପ୍ରାଇସିଂ ପେଜ୍ରେ ସରଳ, ସ୍ୱଚ୍ଛ ମୂଲ୍ୟ ଯାଞ୍ଚ କରନ୍ତୁ।
- କିମ୍ବା Yojika ଡାଉନଲୋଡ୍ କରନ୍ତୁ ଓ 14 ଦିନ ପାଇଁ ମାଗଣା ଚେଷ୍ଟା କରନ୍ତୁ।
ଏକ କୋଟ୍ ଏକ ଅର୍ଡରରେ ପରିଣତ ହେବା ପରେ, ପରବର୍ତ୍ତୀ ପଦକ୍ଷେପ ହେଉଛି ବିଲ୍ ନିଜେ — ଦେଖନ୍ତୁ କିପରି ଏକ GST ବିଲ୍ ତିଆରି କରିବେ, ଓ ଯଦି ଆପଣ ତଥାପି ଏକ ଟୁଲ୍ ବାଛୁଛନ୍ତି, ତେବେ ଭାରତରେ ସର୍ବୋତ୍ତମ GST ବିଲିଂ ସଫ୍ଟୱେର ପାଇଁ ଆମର ସଚ୍ଚୋଟ ଗାଇଡ୍ ଦେଖନ୍ତୁ।
ଏହି ଲେଖା ସାଧାରଣ ସୂଚନା, କର ପରାମର୍ଶ ନୁହେଁ। GST ନିୟମ, ଦର ଓ ସୀମା ବଦଳେ — ବର୍ତ୍ତମାନର ଅବସ୍ଥା gst.gov.in, cbic.gov.inରେ କିମ୍ବା ଆପଣଙ୍କ CA ସହ ନିଶ୍ଚିତ କରନ୍ତୁ।