ગ્રાહકને તેમના ફોન પર બિલની કૉપી આપવી છે? એક ટૅપમાં ગ્રાહકને WhatsApp પર બિલ મોકલો: ઇન્વૉઇસ ખોલો, Share પર ટૅપ કરો, અને WhatsApp પસંદ કરો — Yojika તૈયાર મેસેજ અને બિલ જોડીને ચૅટ ખોલે છે, અને તમે મોકલો દબાવો. કંઈ પણ આપોઆપ મોકલાતું નથી, અને આખું કામ તમારા પોતાના PC પરથી થાય છે. આ માર્ગદર્શિકા ડેસ્કટૉપ અને ફોન પરના ચોક્કસ પગલાં, ગ્રાહકને શું મળે છે, અને WhatsApp કૉપી GST નિયમોમાં કેવી રીતે બંધબેસે છે તે બતાવે છે.
ત્રણ પગલાંમાં WhatsApp પર બિલ મોકલો
આજનું છેલ્લું વેચાણ હોય કે ગયા મહિનાનું બિલ — પ્રક્રિયા એકસરખી જ છે:
- તમારી Invoices યાદીમાંથી બિલ ખોલો — અથવા બિલ બનાવતાની સાથે જ Save & Print વાપરો. તે ઉપર જમણી બાજુ Share બટન સાથે પ્રિવ્યૂ તરીકે ખૂલે છે.
- Share પર ક્લિક કરો, પછી WhatsApp વિકલ્પ પસંદ કરો.
- ગ્રાહકના નંબર માટે તૈયાર લખેલા મેસેજ સાથે WhatsApp ખૂલે છે. તેને વાંચો, અને મોકલો દબાવો.
બસ આટલું જ. મોકલો હંમેશા તમે જ દબાવો છો — કોઈ આપોઆપ મોકલવાનું નથી અને કોઈ “બધાને મેસેજ કરો” બટન નથી. આ જાણીજોઈને છે: તમે વાંચેલો મેસેજ એ છે જેની પાછળ તમે ઊભા રહી શકો, અને પોતાના નંબર પરથી બિલ બ્લાસ્ટ કરવાથી જ નંબર બ્લૉક થાય છે.
ડેસ્કટૉપ પર વિરુદ્ધ ફોન પર
Yojika પહેલા Windows ડેસ્કટૉપ ઍપ છે, અને Android ઍપ આવી રહી છે, એટલે Share મેનૂ તમે જ્યાં હો ત્યાં અનુસાર ગોઠવાય છે:
| તમે જ્યાં છો | Share શું આપે છે | ગ્રાહકને શું મળે છે |
|---|---|---|
| ડેસ્કટૉપ (Windows) | Share via WhatsApp (તૈયાર મેસેજ સાથે WhatsApp ખોલે છે), Copy message, Email | એક WhatsApp મેસેજ; બિલ PDF સાચવાય છે જેથી તમે જોડી શકો |
| ફોન (Android) | કોઈપણ ઍપ દ્વારા Share PDF, Share image (PNG) | બિલ PDF ફાઇલ કે ચિત્ર તરીકે, સીધું WhatsApp પરથી મોકલાય |
ડેસ્કટૉપ પર, Share via WhatsApp તે ગ્રાહકના નંબર માટે મેસેજ પહેલેથી લખેલો રાખીને WhatsApp ખોલે છે. Copy message એ જ ટેક્સ્ટ કૉપી કરે છે જેથી તમે તેને કોઈપણ ચૅટમાં પેસ્ટ કરી શકો, અને Email PDF જોડવા માટે સાચવીને મેસેજ સાથે તમારો મેઇલ ખોલે છે. ફોન પર, Share PDF કે Share image (PNG) બિલને WhatsApp (કે કોઈપણ ઍપ) માં યોગ્ય જોડાણ તરીકે મોકલે છે, જે ગ્રાહક રાખી શકે.
મેસેજના શબ્દો તમારા હાથમાં
બિલ સાથે જતો ટેક્સ્ટ નિશ્ચિત નથી. દરેક દસ્તાવેજ પ્રકાર — ટૅક્સ ઇન્વૉઇસ, પેમેન્ટ રસીદ, અંદાજ — તેનો પોતાનો મેસેજ રાખી શકે છે, અને તમે ટાઇપ કરો તેમ જીવંત પ્રિવ્યૂ મળે છે. Settings → Sharing & Messages હેઠળ એક વાર સેટ કરો અને દરેક શેર તમારા શબ્દોમાં, તમારી ભાષામાં થાય છે.
જો તમે UPI થી પેમેન્ટ લો છો, તો સામાન્ય બિલ માટે શેર થતા મેસેજમાં UPI થી ચૂકવવાની લિંક ઉમેરાય છે, જેથી ગ્રાહક ત્યાં ને ત્યાં જ ટૅપ કરીને ચૂકવી શકે. ક્રેડિટ કે ડેબિટ નોટ પર તે ક્યારેય ઉમેરાતી નથી.
એક ઝડપી ઉકેલેલું ઉદાહરણ
પ્રિયા કોઈમ્બતૂર, તમિલનાડુ માં ગિફ્ટ શૉપ ચલાવે છે. એક નિયમિત ગ્રાહક ₹500 ની સ્ટેશનરી ખરીદે છે, જેના પર 18% ટૅક્સ છે. આ રાજ્યની અંદરનું વેચાણ (ઇન્ટ્રા-સ્ટેટ) છે, એટલે ટૅક્સ CGST ₹45 + SGST ₹45 માં વહેંચાય છે, અને બિલ, INV2026-27/0184, કુલ ₹590 (₹500 + ₹45 + ₹45) થાય છે.
ગ્રાહકને ઉતાવળ છે અને પ્રિયાને “બસ WhatsApp કરી દો” કહે છે. પ્રિયા ખુલ્લા બિલ પર Share → WhatsApp ટૅપ કરે છે. WhatsApp તેના તૈયાર મેસેજ અને ₹590 UPI થી ચૂકવવાની લિંક સાથે ખૂલે છે. તે મોકલો દબાવે છે; ગ્રાહક કાઉન્ટર છોડે તે પહેલાં જ તેમના ફોન પર બિલ મળી જાય છે. (અહીંનો 18% દર માત્ર ઉદાહરણ છે — તમારા માલ માટેનો વર્તમાન દર cbic.gov.in પર ખાતરી કરો.)
જો એ જ ગ્રાહક કેરળ માં હોત, તો તે ઇન્ટર-સ્ટેટ વેચાણ હોત: એક જ IGST ₹90, અને કુલ હજુ પણ ₹590 જ — Yojika બંને રીતે તમારા માટે વહેંચણી ગણી કાઢે છે, અને તમે જે બિલ શેર કરો છો તે એ પ્રમાણે દેખાય છે.
શું WhatsApp બિલ GST હેઠળ ગણાય?
હા. GST કાયદો ટૅક્સ ઇન્વૉઇસમાં કયા ફિલ્ડ હોવા જોઈએ તેની યાદી આપે છે, પણ તમે તેને કઈ રીતે પહોંચાડો તેના પર પ્રતિબંધ મૂકતો નથી. WhatsApp પર મોકલેલી સોફ્ટ કૉપી સંપૂર્ણપણે માન્ય છે, જ્યાં સુધી ઇન્વૉઇસ પોતે પૂર્ણ હોય — તમારો GSTIN, ઇન્વૉઇસ નંબર, ટૅક્સની વહેંચણી, અને CGST ઇન્વૉઇસ નિયમો હેઠળના બીજા ફરજિયાત ફિલ્ડ (cbic.gov.in પર નિયમો જુઓ). WhatsApp પર શેર કરવું એ કાગળ ને બદલે છે, ઇન્વૉઇસને નહીં: રેકૉર્ડ હજુ પણ તમારા ચોપડામાં સચવાયેલો રહે છે, અને તમે તેને ગમે ત્યારે ફરી પ્રિન્ટ કે ફરી શેર કરી શકો છો. વર્તમાન ઇન્વૉઇસ નિયમો cbic.gov.in પર કે તમારા CA સાથે ખાતરી કરો.
કારણ કે Yojika ઑફલાઇન-ફર્સ્ટ છે, બિલ તમારા પોતાના PC પર બને છે અને સચવાય છે — તેને WhatsApp પર મોકલવું એ પગલું તમે પસંદ કરો છો, એક સમયે એક ગ્રાહક. તમારો ચોપડો ક્યારેય કોઈ બીજાના ક્લાઉડમાં રહેતો નથી.
ઝંઝટ વગર આ કરવું
વ્યસ્ત કાઉન્ટર પર, “મને બિલ મોકલો” નો અર્થ કંઈ પણ બે વાર ટાઇપ કરવું ન હોવો જોઈએ. સારા બિલિંગ સૉફ્ટવેરનો મુદ્દો એ છે કે તમે સેવ દબાવો તે જ ક્ષણે વેચાણ સચવાય, અને તેને ગ્રાહકના ફોન સુધી પહોંચાડવું એ એક ટૅપ છે — તમારા પોતાના મેસેજ, તમે વાપરતા હો તો UPI લિંક, અને બિલ સ્વચ્છ PDF તરીકે જોડેલું.
Yojika ભારતના નાના દુકાનદારો માટે ઑફલાઇન-ફર્સ્ટ GST બિલિંગ સૉફ્ટવેર છે. તે CGST/SGST કે IGST ની વહેંચણી આપોઆપ ગણી કાઢે છે, A4, A5 કે 58 / 65 / 80 mm થર્મલ રસીદ પર પ્રિન્ટ કરે છે, અને કોઈપણ બિલ WhatsApp પર, ઇમેઇલથી, કે PDF / ઇમેજ તરીકે શેર કરવા દે છે — બધું એ જ પ્રિવ્યૂમાંથી, 22 ભારતીય ભાષાઓમાંથી કોઈપણમાં.
- ફીચર્સ પેજ પર બધું શું શામેલ છે તે જુઓ.
- અથવા Yojika ડાઉનલોડ કરો અને 14 દિવસ મફત અજમાવો.
તમારા કાઉન્ટર માટે ટૂલ પસંદ કરી રહ્યા છો? ભારતમાં નાના વ્યવસાય માટે શ્રેષ્ઠ GST બિલિંગ સૉફ્ટવેર અંગેની અમારી પ્રામાણિક માર્ગદર્શિકા વાંચો, અથવા જો તમે કિરાણા ચલાવો છો, તો અમારી કિરાણા સ્ટોર માટે બિલિંગ સૉફ્ટવેર માર્ગદર્શિકા.
આ લેખ સામાન્ય માહિતી છે, કરવિષયક સલાહ નથી. GST નિયમો બદલાય છે — વર્તમાન સ્થિતિ gst.gov.in પર કે તમારા CA સાથે ખાતરી કરો.