షెడ్యూల్ ప్రకారం పునరావృతమయ్యే అమ్మకాల కోసం కస్టమర్, వస్తువుల వరుస వివరాలను షాప్ రికరింగ్ ఇన్వాయిస్ టెంప్లేట్లు సేవ్ చేస్తాయి. Yojikaలో నిజమైన ఇన్వాయిస్ సృష్టించే ముందు గడువు వచ్చిన టెంప్లేట్లను సమీక్షించి నిర్ధారించాలి. వాటిని ఎప్పుడు ఉపయోగించాలి, ప్రతి పునరావృత బిల్లుకు ముందు ఏం తనిఖీ చేయాలి, కొత్త అమ్మకానికి పాత ధర రాకుండా ఎలా చూసుకోవాలి అనే విషయాలను ఈ గైడ్ వివరిస్తుంది.
షాప్ రికరింగ్ ఇన్వాయిస్ టెంప్లేట్లు ఎప్పుడు ఉపయోగపడతాయి
ఒక స్టేషనరీ షాప్ ప్రతి నెలా అదే కార్యాలయానికి వస్తువులను సరఫరా చేయవచ్చు. ఒక కిరాణా దుకాణం ప్రతి వారం సాధారణ ఆర్డర్‌ను డెలివరీ చేయవచ్చు. కస్టమర్, వస్తువుల జాబితా, సమయం పెద్దగా మారనప్పుడు సేవ్ చేసిన టెంప్లేట్ పదే పదే టైప్ చేసే పనిని తగ్గిస్తుంది.
అమ్మకాన్ని తనిఖీ చేయాలని షెడ్యూల్ గుర్తుచేస్తుంది. కస్టమర్ రద్దు చేయవచ్చు, పరిమాణాలు మార్చవచ్చు లేదా మరో డెలివరీ తేదీ అడగవచ్చు. బిల్లు రూపొందించే ముందు నిజంగా ఏమి సరఫరా చేశారో నిర్ధారించండి.
| ఏం జరిగింది? | సరైన చర్య |
|---|---|
| సాధారణ కస్టమర్ అంగీకరించిన తదుపరి సరఫరాను అందుకున్నారు | టెంప్లేట్‌ను సమీక్షించి కొత్త ఇన్వాయిస్ రూపొందించండి |
| కస్టమర్ గత వారం బిల్లు కాపీ కోరుతున్నారు | ఇప్పటికే ఉన్న ఇన్వాయిస్ను కనుగొని మళ్లీ ప్రింట్ చేయండి |
| ఈ వారం సరఫరా రద్దయింది | గడువు వచ్చిన సందర్భాన్ని దాటవేయండి |
| ఏర్పాటు ప్రస్తుతానికి ఆగిపోయింది | టెంప్లేట్‌ను నిలిపివేయండి |
| ప్రతి ఆర్డర్‌లో వస్తువులు వేర్వేరుగా ఉంటాయి | ప్రతి అమ్మకాన్ని విడిగా నమోదు చేయండి |
కాపీ కోరినప్పుడు చివరి బిల్లును మళ్లీ ప్రింట్ చేసే ప్రత్యేక గైడ్‌ను అనుసరించండి. అదే అమ్మకానికి రెండో ఇన్వాయిస్ సృష్టిస్తే బిల్లింగ్ రికార్డు రెండుసార్లు నమోదవుతుంది.
సులభంగా గుర్తించగల టెంప్లేట్‌ను ఏర్పాటు చేయండి
డెస్క్‌టాప్ యాప్‌లో Recurring తెరిచి, New Template ఎంచుకోండి. “మీరా ఆఫీస్ — నెలవారీ స్టేషనరీ” వంటి ఉపయోగకరమైన Template Name ఇవ్వండి. Partyని జాగ్రత్తగా ఎంచుకోండి: ఒకేలా ఉండే కస్టమర్ పేర్లు సులభంగా పొరపాటుకు దారితీస్తాయి.
Schedule కింద తరచుదనాన్ని ఎంచుకుని, ముగింపు షరతును సమీక్షించండి. తాత్కాలిక ఏర్పాటు ముగిసిన తర్వాత కూడా నిరవధిక షెడ్యూల్‌లో ఉండకూడదు. Yojika ముగింపు తేదీ లేదా ఇన్‌వాయిస్‌ల సంఖ్యకు పరిమితితో పాటు నిరవధిక ఎంపికను కూడా అందిస్తుంది.
Lines కింద వివరణ, Qty, Rate, Disc, GST % నమోదు చేయండి. ప్యాక్ పరిమాణాలు లేదా రకాలను వేరు చేసి చూపే స్పష్టమైన వివరణలను ఉపయోగించండి. ప్రతి బిల్లుకూ వర్తిస్తేనే డిఫాల్ట్ నోట్‌లను జోడించండి; ఒక్కసారి మాత్రమే వర్తించే డెలివరీ సూచన పదే పదే కనిపిస్తే తప్పుదోవ పట్టిస్తుంది.
ప్రతి పన్ను ఎంపికను జాగ్రత్తగా తనిఖీ చేయండి. యాప్‌లో కొత్త టెంప్లేట్ వరుస **Exempt (0%)**తో మొదలవుతుంది. ఇది సాఫ్ట్‌వేర్ డిఫాల్ట్ మాత్రమే; మీ ఉత్పత్తికి చట్టపరంగా పన్ను మినహాయింపు ఉందని నిర్ధారించినట్లు కాదు. సేవ్ చేసే ముందు ప్రస్తుత వర్గీకరణ, రేటును gst.gov.inలో లేదా మీ CAతో నిర్ధారించుకోండి.
బిల్లు రూపొందించే ముందు సేవ్ చేసిన ధరలను సమీక్షించండి
టెంప్లేట్లో సేవ్ చేసిన పరిమాణాలు, ధరలు, డిస్కౌంట్లు, పన్ను సెట్టింగ్‌ల నుంచి Yojika ఇన్వాయిస్ను రూపొందిస్తుంది. రూపొందించే సమయంలో సేవ్ చేసిన ధర స్థానంలో నేటి కేటలాగ్ ధరను పెట్టదు. కాబట్టి ధర మారితే టెంప్లేట్‌ను కూడా తనిఖీ చేయాలి.
గడువు వచ్చిన బిల్లును నిర్ధారించే ముందు ఈ వివరాలను అసలు ఆర్డర్‌తో పోల్చండి:
- కస్టమర్: సరైన పార్టీ, బిల్లింగ్ వివరాలు, డెలివరీ గమ్యస్థానం.
- వస్తువులు: అసలు పరిమాణాలు, ప్యాక్ పరిమాణాలు, ప్రత్యామ్నాయ వస్తువులు.
- ధర: ముగిసిపోయిన డిస్కౌంట్‌తో సహా ప్రస్తుత ఒప్పందం.
- పన్ను: ఈ సరఫరాకు వర్తించే వర్గీకరణ, రేటు, విధానం.
- బిల్లింగ్ చరిత్ర: ఈ అమ్మకాన్ని ఎవరైనా ఇప్పటికే మాన్యువల్‌గా నమోదు చేశారా అనే విషయం.
కొనసాగుతూ వర్తించే మార్పులను ఇన్వాయిస్ రూపొందించే ముందు సరిచేయడానికి టెంప్లేట్ జాబితాలో Edit ఉపయోగించండి. ఒక్క ఆర్డర్ మాత్రమే వేరుగా ఉంటే, సాధారణంగా మాన్యువల్‌గా నమోదు చేసిన ఇన్వాయిస్ మరింత స్పష్టంగా ఉంటుందేమో ఆలోచించండి. మాన్యువల్‌గా బిల్లు చేస్తే, దానికి సంబంధించిన గడువు సందర్భాన్ని కూడా నిర్వహించండి; లేకపోతే తర్వాత మరో ఇన్వాయిస్ కావచ్చు.
ఉదాహరణ: పుణెలో ఒక స్టేషనరీ ఆర్డర్
పుణెలోని ఒక ఊహాత్మక షాప్ స్థానిక కార్యాలయానికి సాధారణ ఆర్డర్‌ను సరఫరా చేస్తోందని అనుకుందాం. కింద అంగీకరించిన కస్టమర్ ధరల్లో వర్తించే GST ఏదైనా ఉంటే అది కలిసే ఉంది; డిస్కౌంట్ లేదు. ఇవి పరిమాణం, ధర తనిఖీలను వివరిస్తాయి, నిర్దిష్ట ఉత్పత్తి GST రేటును కాదు.
| వస్తువు | సేవ్ చేసిన పరిమాణం | అంగీకరించిన యూనిట్ ధర | సేవ్ చేసిన వరుస మొత్తం |
|---|---|---|---|
| రైటింగ్ ప్యాడ్లు | 10 | ₹60 | ₹600 |
| పెన్ ప్యాక్లు | 4 | ₹100 | ₹400 |
| మొత్తం | ₹1,000 |
తదుపరి సరఫరాకు కార్యాలయం ఎనిమిది రైటింగ్ ప్యాడ్లు మాత్రమే కోరుతుంది. సరైన మొత్తం 8 × ₹60 + 4 × ₹100 = ₹880 అవుతుంది. మార్చని టెంప్లేట్‌ను ఉపయోగిస్తే ₹120 ఎక్కువగా బిల్లు అవుతుంది.
ఇన్వాయిస్ను నిర్ధారించే ముందు యజమాని ఆర్డర్‌ను తనిఖీ చేస్తారు. ఇకపై ఎనిమిది ప్యాడ్లే సాధారణ పరిమాణమైతే ఆమె టెంప్లేట్‌ను సవరిస్తారు. ఇది ఒక్కసారి మాత్రమే జరిగే మినహాయింపు అయితే, ఆ అమ్మకాన్ని విడిగా నమోదు చేసి దానికి సంబంధించిన రికరింగ్ సందర్భాన్ని దాటవేయవచ్చు.
ఈ సాధారణ పన్ను వర్తించే సరఫరాలో సరఫరాదారు ఉన్న ప్రదేశం, సరఫరా జరిగే ప్రదేశం రెండూ మహారాష్ట్రలోనే ఉన్నాయి. కాబట్టి CGST, SGST వర్తిస్తాయి. ఇది CBIC సరఫరా FAQలోని ప్రశ్న 85 ప్రకారం ఉంటుంది. పన్ను భాగం పైన అంగీకరించిన పన్నుతో కూడిన మొత్తాల్లోనే ఉంది; ₹880కు మళ్లీ పన్ను జోడించవద్దు. బిల్లు చేసే ముందు అసలు ఉత్పత్తి రేట్లను నిర్ధారించండి.
గడువు వచ్చిన ఇన్వాయిస్ను సృష్టించి, ఫలితాన్ని తనిఖీ చేయండి
Recurring Invoices Dueకు వెళ్లడానికి Generate due తెరవండి. సేవ్ చేసిన టెంప్లేట్, ఆర్డర్‌ను సమీక్షించిన తర్వాత Create Invoice ఎంచుకుని నిర్ధారించండి. దీనితో కొత్త నంబరుతో నిజమైన ఇన్వాయిస్ సృష్టించబడుతుంది. అది Invoices జాబితాలో అందుబాటులో ఉంటుంది.
CBIC తెలిపిన ఇన్వాయిస్ వివరాల్లో జారీ తేదీ, ఆర్థిక సంవత్సరంలో ప్రత్యేకంగా ఉండే వరుస ఇన్వాయిస్ నంబరు ఉన్నాయి. మళ్లీ ఉపయోగించే టెంప్లేట్ పేరు ప్రతి కొత్త పన్ను ఇన్‌వాయిస్‌లో ఈ వివరాలకు ప్రత్యామ్నాయం కాదు.
వచ్చిన బిల్లును ప్రింట్ చేయడానికి లేదా షేర్ చేయడానికి ముందు తనిఖీ చేయండి. ఇన్వాయిస్ రూపొందించడం వల్ల కస్టమర్ చెల్లించారని నిర్ధారణ కాదు; నిజంగా పేమెంట్ అందినప్పుడు దాన్ని విడిగా నమోదు చేయండి.
అనేక చక్రాలు తప్పిపోయి ఉంటే, వాటికి సంబంధించిన సరఫరాలను ఒక్కొక్కటిగా సమీక్షించండి. ఒక నిర్ధారణ ఒక ఇన్వాయిస్ను సృష్టించి, తప్పిపోయిన చక్రాలను దాటి షెడ్యూల్‌ను ముందుకు జరుపుతుంది. తప్పిపోయిన ప్రతి బిల్లును అది ఆటోమేటిక్‌గా మళ్లీ నిర్మించదు. గత సరఫరాలకు సరిగ్గా ఇన్వాయిస్ చేయకపోతే, తేదీలను ఊహించకుండా సరిచేసే ప్రక్రియను మీ CAతో నిర్ధారించుకోండి.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
నా నిర్ధారణ లేకుండా Yojika రికరింగ్ ఇన్‌వాయిస్‌లను సృష్టిస్తుందా?
లేదు. గడువు వచ్చిన టెంప్లేట్లు సమీక్ష జాబితాలో కనిపిస్తాయి. అక్కడ నిజమైన ఇన్వాయిస్ను సృష్టించడానికి మీరు నిర్ధారించాలి. ఒక సందర్భాన్ని దాటవేయవచ్చు లేదా టెంప్లేట్‌ను నిలిపివేయవచ్చు.
రికరింగ్ టెంప్లేట్ వస్తువు తాజా ధరను తీసుకుంటుందా?
ఇన్వాయిస్ రూపొందించేటప్పుడు టెంప్లేట్లో సేవ్ చేసిన ధర, పన్ను సెట్టింగ్లనే ఉపయోగిస్తుంది. మీ అమ్మకం ధర లేదా వర్తించే పన్ను విధానం మారినప్పుడు ఆ సెట్టింగ్లను సమీక్షించి సవరించండి.
కస్టమర్ మరో కాపీ కోరితే రికరింగ్ ఇన్వాయిస్ రూపొందించాలా?
వద్దు. అదే అమ్మకానికి ఇప్పటికే ఉన్న ఇన్వాయిస్ను కనుగొని మళ్లీ ప్రింట్ చేయండి. ప్రత్యేక బిల్లు అవసరమైన కొత్త సరఫరాకు మాత్రమే రికరింగ్ ఇన్వాయిస్ రూపొందించండి.
షెడ్యూల్ చేసిన అనేక బిల్లులు తప్పిపోయి ఉంటే ఏం చేయాలి?
నిజంగా జరిగిన సరఫరాలు ఏవి, ఇప్పటికే బిల్లు చేసినవి ఏవి అని తనిఖీ చేయండి. ప్రతి టెంప్లేట్ నిర్ధారణకు Yojika ఒక ఇన్వాయిస్ను సృష్టించి, తప్పిపోయిన చక్రాలను దాటి షెడ్యూల్‌ను ముందుకు జరుపుతుంది; తప్పిపోయిన ప్రతి సందర్భానికి వేర్వేరు ఇన్వాయిస్ను సృష్టించదు.
ఒక సాధారణ కస్టమర్‌తో ప్రయత్నించండి
వస్తువుల జాబితా, సమయాన్ని సులభంగా తనిఖీ చేయగల ఏర్పాటుతో మొదలుపెట్టండి. Yojika బిల్లింగ్ ఫీచర్లను సమీక్షించి, ఆ ప్రక్రియను ప్రయత్నించడానికి Yojikaను డౌన్‌లోడ్ చేయండి. మొదటి టెంప్లేట్‌ను సరళంగా ఉంచి, అందులో సేవ్ చేసిన ధరలను తనిఖీ చేయడాన్ని మీ పునరావృత బిల్లింగ్ పద్ధతిలో భాగం చేయండి.