குறிப்பிட்ட கால அட்டவணையில் மீண்டும் நடைபெறும் விற்பனைகளுக்கான வாடிக்கையாளர் மற்றும் பொருள் வரி விவரங்களை கடை தொடர் இன்வாய்ஸ் டெம்ப்ளேட்கள் சேமித்து வைக்கின்றன. Yojika-வில் உண்மையான இன்வாய்ஸ் உருவாகும் முன், தேதி வந்த டெம்ப்ளேட்களைப் பரிசீலித்து உறுதிப்படுத்த வேண்டும். அவற்றை எப்போது பயன்படுத்துவது, ஒவ்வொரு தொடர் பில்லுக்கும் முன் எதைச் சரிபார்ப்பது, புதிய விற்பனையில் பழைய விலை வந்துவிடாமல் எப்படித் தவிர்ப்பது என்பதை இந்த வழிகாட்டி விளக்குகிறது.
கடை தொடர் இன்வாய்ஸ் டெம்ப்ளேட்கள் எப்போது உதவும்
ஒரு ஸ்டேஷனரி கடை ஒவ்வொரு மாதமும் அதே அலுவலகத்துக்குப் பொருட்களை வழங்கலாம். ஒரு மளிகைக் கடை வாரந்தோறும் வழக்கமான ஆர்டரை டெலிவரி செய்யலாம். வாடிக்கையாளர், பொருட்களின் பட்டியல், காலம் ஆகியவை பெரும்பாலும் மாறாமல் இருந்தால், சேமித்த டெம்ப்ளேட் மீண்டும் மீண்டும் தட்டச்சு செய்யும் வேலையைக் குறைக்கும்.
விற்பனையைச் சரிபார்க்க வேண்டியதை அட்டவணை நினைவூட்டுகிறது. வாடிக்கையாளர் ஆர்டரை ரத்து செய்யலாம், அளவுகளை மாற்றலாம் அல்லது வேறு டெலிவரி தேதியைக் கேட்கலாம். பில்லை உருவாக்கும் முன் உண்மையில் என்ன வழங்கப்பட்டது என்பதை உறுதிசெய்யுங்கள்.
| என்ன நடந்தது? | சரியான நடவடிக்கை |
|---|---|
| வழக்கமான வாடிக்கையாளர் அடுத்து ஒப்புக்கொண்ட வழங்கலைப் பெற்றார் | டெம்ப்ளேட்டைப் பரிசீலித்து புதிய இன்வாய்ஸை உருவாக்குங்கள் |
| கடந்த வார பில்லின் நகலை வாடிக்கையாளர் கேட்கிறார் | ஏற்கெனவே உள்ள இன்வாய்ஸைக் கண்டுபிடித்து மீண்டும் அச்சிடுங்கள் |
| இந்த வார வழங்கல் ரத்தானது | தேதி வந்த தவணையைத் தவிருங்கள் |
| ஏற்பாடு இப்போதைக்கு நின்றுவிட்டது | டெம்ப்ளேட்டை இடைநிறுத்துங்கள் |
| ஒவ்வொரு ஆர்டரிலும் பொருட்கள் வேறுபடுகின்றன | ஒவ்வொரு விற்பனையையும் தனித்தனியாக உள்ளிடுங்கள் |
நகல் கேட்டால் கடைசி பில்லை மீண்டும் அச்சிடுவதற்கான தனி வழிகாட்டியைப் பின்பற்றுங்கள். அதே விற்பனைக்கு இரண்டாவது இன்வாய்ஸை உருவாக்கினால் பில்லிங் பதிவு இரட்டிப்பாகிவிடும்.
எளிதில் அடையாளம் காணக்கூடிய டெம்ப்ளேட்டை அமைக்கவும்
டெஸ்க்டாப் செயலியில் Recurring என்பதைத் திறந்து, பிறகு New Template என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். “மீரா அலுவலகம் — மாதாந்திர ஸ்டேஷனரி” போன்ற பயனுள்ள Template Name கொடுங்கள். Party-ஐக் கவனமாகத் தேர்ந்தெடுங்கள்: ஒரே மாதிரியான வாடிக்கையாளர் பெயர்கள் எளிதில் தவறை ஏற்படுத்தலாம்.
Schedule என்பதன் கீழ் கால இடைவெளியைத் தேர்ந்தெடுத்து, முடியும் நிபந்தனையைப் பரிசீலியுங்கள். தற்காலிக ஏற்பாடு முடிந்த பின்னரும் காலவரையற்ற அட்டவணையில் இருக்கக் கூடாது. முடிவு தேதி, இன்வாய்ஸ்களின் எண்ணிக்கைக்கு வரம்பு, காலவரையற்ற விருப்பம் ஆகியவற்றை Yojika வழங்குகிறது.
Lines என்பதில் விவரம், Qty, Rate, Disc, GST % ஆகியவற்றை உள்ளிடுங்கள். பேக் அளவுகள் அல்லது வகைகளை வேறுபடுத்தும் தெளிவான விளக்கங்களைப் பயன்படுத்துங்கள். ஒவ்வொரு பில்லுக்கும் பொருந்தினால் மட்டுமே இயல்புநிலை குறிப்புகளைச் சேருங்கள்; ஒருமுறை மட்டுமே பொருந்தும் டெலிவரி அறிவுறுத்தல் மீண்டும் மீண்டும் வந்தால் தவறாகப் புரிந்துகொள்ளப்படும்.
ஒவ்வொரு வரித் தேர்வையும் கவனமாகச் சரிபாருங்கள். செயலியில் புதிய டெம்ப்ளேட் வரி Exempt (0%) என்ற அமைப்பில் தொடங்குகிறது. அது மென்பொருளின் இயல்புநிலை மட்டுமே; உங்கள் பொருள் சட்டப்படி வரிவிலக்கு பெற்றது என்ற முடிவு அல்ல. சேமிப்பதற்கு முன் தற்போதைய வகைப்பாட்டையும் விகிதத்தையும் gst.gov.in தளத்திலோ உங்கள் CA-விடமோ உறுதிப்படுத்துங்கள்.
பில்லை உருவாக்கும் முன் சேமித்த விலைகளைப் பரிசீலியுங்கள்
டெம்ப்ளேட்டில் சேமிக்கப்பட்ட அளவுகள், விலைகள், தள்ளுபடிகள், வரி அமைப்புகளிலிருந்து Yojika இன்வாய்ஸை உருவாக்குகிறது. உருவாக்கும்போது சேமித்த விலையை இன்றைய பட்டியல் விலையால் அது மாற்றாது. எனவே விலை மாறினால் டெம்ப்ளேட்டையும் சரிபார்க்க வேண்டும்.
தேதி வந்த பில்லை உறுதிசெய்யும் முன், இந்த விவரங்களை உண்மையான ஆர்டருடன் ஒப்பிடுங்கள்:
- வாடிக்கையாளர்: சரியான பார்ட்டி, பில்லிங் விவரங்கள், டெலிவரி இடம்.
- பொருட்கள்: உண்மையான அளவுகள், பேக் அளவுகள், மாற்றுப் பொருட்கள்.
- விலை: முடிந்துவிட்ட தள்ளுபடி உட்பட தற்போதைய ஒப்பந்தம்.
- வரி: இந்த வழங்கலுக்குப் பொருந்தும் வகைப்பாடு, விகிதம், வரி முறை.
- பில்லிங் வரலாறு: இந்த விற்பனையை யாரேனும் ஏற்கெனவே கைமுறையாக உள்ளிட்டார்களா என்பது.
தொடர்ந்து பொருந்தும் மாற்றங்களை உருவாக்குவதற்கு முன் சரிசெய்ய, டெம்ப்ளேட் பட்டியலில் Edit என்பதைப் பயன்படுத்துங்கள். ஒரே ஒரு ஆர்டர் மட்டும் வேறுபட்டால், வழக்கமான கைமுறை இன்வாய்ஸை உள்ளிடுவது தெளிவாக இருக்குமா என்று யோசியுங்கள். கைமுறையாக பில் போட்டால், அதற்குரிய தேதி வந்த தவணையையும் கையாளுங்கள்; இல்லையெனில் பின்னர் இன்னொரு இன்வாய்ஸ் உருவாகலாம்.
எடுத்துக்காட்டு: புனேயில் ஒரு ஸ்டேஷனரி ஆர்டர்
புனேயில் உள்ள ஒரு கற்பனைக் கடை, உள்ளூர் அலுவலகத்துக்கு வழக்கமான ஆர்டரை வழங்குவதாகக் கொள்வோம். கீழே ஒப்புக்கொண்ட வாடிக்கையாளர் விலைகளில் பொருந்தும் GST சேர்க்கப்பட்டுள்ளது; தள்ளுபடி இல்லை. இவை அளவு மற்றும் விலைச் சரிபார்ப்பை விளக்குகின்றன, குறிப்பிட்ட பொருளுக்கான GST விகிதத்தை அல்ல.
| பொருள் | சேமித்த அளவு | ஒப்புக்கொண்ட ஒரு பொருளின் விலை | சேமித்த வரித் தொகை |
|---|---|---|---|
| எழுதும் பேடுகள் | 10 | ₹60 | ₹600 |
| பேனா பேக்குகள் | 4 | ₹100 | ₹400 |
| மொத்தம் | ₹1,000 |
அடுத்த வழங்கலுக்கு அலுவலகம் எட்டு எழுதும் பேடுகள் மட்டுமே கேட்கிறது. சரியான தொகை 8 × ₹60 + 4 × ₹100 = ₹880 ஆகிறது. மாற்றாத டெம்ப்ளேட்டை பயன்படுத்தினால் ₹120 அதிகமாக பில் செய்யப்படும்.
இன்வாய்ஸை உறுதிசெய்யும் முன் உரிமையாளர் ஆர்டரைச் சரிபார்க்கிறார். இனி எட்டு பேடுகள்தான் வழக்கமான அளவு என்றால், அவர் டெம்ப்ளேட்டைத் திருத்துகிறார். அது ஒருமுறை மட்டும் நிகழும் விதிவிலக்கு என்றால், அந்த விற்பனையைத் தனியாக உள்ளிட்டு அதற்குரிய தொடர் தவணையைத் தவிர்க்கலாம்.
இந்த வழக்கமான வரிக்குட்பட்ட வழங்கலில், சப்ளையர் இருக்கும் இடமும் வழங்கல் இடமும் மகாராஷ்டிரா என்பதால் CGST மற்றும் SGST பொருந்தும். இது CBIC வழங்கல் FAQ-வின் கேள்வி 85-ஐப் பின்பற்றுகிறது. மேலே ஒப்புக்கொண்ட வரி உள்ளடங்கிய தொகைகளிலேயே வரிப் பகுதி உள்ளது; ₹880-க்கு மீண்டும் வரி சேர்க்க வேண்டாம். பில் போடும் முன் உண்மையான பொருள் விகிதங்களை உறுதிப்படுத்துங்கள்.
தேதி வந்த இன்வாய்ஸை உருவாக்கி, முடிவைச் சரிபாருங்கள்
Recurring Invoices Due பகுதிக்குச் செல்ல Generate due என்பதைத் திறக்கவும். சேமித்த டெம்ப்ளேட்டையும் ஆர்டரையும் பரிசீலித்த பிறகு Create Invoice என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்து உறுதிப்படுத்துங்கள். இதனால் புதிய எண்ணுடன் உண்மையான இன்வாய்ஸ் உருவாகி, Invoices பட்டியலில் கிடைக்கும்.
CBIC-யின் இன்வாய்ஸில் இருக்க வேண்டிய விவரங்களில் வெளியீட்டுத் தேதியும் நிதியாண்டுக்குள் தனித்துவமான தொடர்ச்சியான இன்வாய்ஸ் எண்ணும் அடங்கும். மீண்டும் பயன்படுத்தக்கூடிய டெம்ப்ளேட் பெயர், ஒவ்வொரு புதிய வரி இன்வாய்ஸிலும் இந்த விவரங்களுக்கு மாற்றாகாது.
உருவான பில்லை அச்சிடுவதற்கோ பகிர்வதற்கோ முன் சரிபாருங்கள். இன்வாய்ஸ் உருவாக்குவது வாடிக்கையாளர் பணம் செலுத்தியதை நிரூபிக்காது; பணம் கிடைக்கும்போது உண்மையான செலுத்தலைத் தனியாகப் பதிவு செய்யுங்கள்.
பல சுழற்சிகள் தவறியிருந்தால், அவற்றுக்குரிய வழங்கல்களைத் தனித்தனியாகப் பரிசீலியுங்கள். ஒரு உறுதிப்படுத்தல் ஓர் இன்வாய்ஸை உருவாக்கி, தவறிய சுழற்சிகளுக்கு அப்பால் அட்டவணையை முன்னேற்றுகிறது. தவறிய ஒவ்வொரு பில்லையும் அது தானாக மீண்டும் உருவாக்காது. சரியாக இன்வாய்ஸ் செய்யப்படாத முந்தைய வழங்கல்களுக்கு தேதிகளை ஊகிக்காமல், திருத்தும் முறையை உங்கள் CA-விடம் உறுதிப்படுத்துங்கள்.
அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்
என் உறுதிப்படுத்தல் இல்லாமல் Yojika தொடர் இன்வாய்ஸ்களை உருவாக்குமா?
இல்லை. தேதி வந்த டெம்ப்ளேட்கள் பரிசீலனை வரிசையில் தோன்றும். அங்கே உண்மையான இன்வாய்ஸை உருவாக்க நீங்கள் உறுதிப்படுத்த வேண்டும். ஒரு தவணையைத் தவிர்க்கவும் டெம்ப்ளேட்டை இடைநிறுத்தவும் முடியும்.
தொடர் டெம்ப்ளேட் பொருளின் சமீபத்திய விலையை எடுத்துக்கொள்ளுமா?
இன்வாய்ஸ் உருவாக்கும்போது டெம்ப்ளேட்டில் சேமிக்கப்பட்ட விலையும் வரி அமைப்புகளுமே பயன்படுத்தப்படும். உங்கள் விற்பனை விலை அல்லது பொருந்தும் வரி முறை மாறும்போது அவற்றைப் பரிசீலித்துத் திருத்துங்கள்.
வாடிக்கையாளர் இன்னொரு நகல் கேட்டால் தொடர் இன்வாய்ஸ் உருவாக்க வேண்டுமா?
வேண்டாம். அதே விற்பனைக்கான ஏற்கெனவே உள்ள இன்வாய்ஸைக் கண்டுபிடித்து மீண்டும் அச்சிடுங்கள். தனியாக பில் தேவைப்படும் புதிய வழங்கலுக்கு மட்டுமே தொடர் இன்வாய்ஸ் உருவாக்குங்கள்.
திட்டமிட்ட பல பில்கள் தவறவிடப்பட்டிருந்தால் என்ன செய்ய வேண்டும்?
எந்த வழங்கல்கள் உண்மையில் நடந்தன, எவற்றுக்கு ஏற்கெனவே பில் போடப்பட்டது என்று சரிபாருங்கள். ஒவ்வொரு டெம்ப்ளேட் உறுதிப்படுத்தலுக்கும் Yojika ஓர் இன்வாய்ஸை உருவாக்கி, தவறிய சுழற்சிகளைக் கடந்து அட்டவணையை முன்னேற்றும்; தவறிய ஒவ்வொரு தவணைக்கும் தனி இன்வாய்ஸை உருவாக்காது.
ஒரு வழக்கமான வாடிக்கையாளருடன் முயன்று பாருங்கள்
பொருட்களின் பட்டியலையும் காலத்தையும் எளிதாகச் சரிபார்க்கக்கூடிய ஓர் ஏற்பாட்டில் தொடங்குங்கள். Yojika-வின் பில்லிங் அம்சங்களை பார்த்துவிட்டு, இந்தச் செயல்முறையை முயல Yojika-வைப் பதிவிறக்குங்கள். முதல் டெம்ப்ளேட்டை எளிமையாக வைத்திருங்கள்; அதில் சேமித்த விலைகளைச் சரிபார்ப்பதைத் தொடர் பில்லிங் வழக்கத்தின் ஒரு பகுதியாக்குங்கள்.