दुकानातील वेळापत्रकानुसार पुन्हा होणाऱ्या विक्रीसाठी आवर्ती इनव्हॉइस टेम्पलेट ग्राहकाची आणि वस्तूंची माहिती सेव्ह करून ठेवतात. Yojika मध्ये प्रत्यक्ष इनव्हॉइस तयार होण्यापूर्वी तुम्ही देय टेम्पलेट तपासून त्याची पुष्टी करता. ते कधी वापरावं, प्रत्येक पुढचं बिल बनवण्याआधी काय तपासावं आणि जुन्या किमतीवर नवीन विक्रीचं बिल होणं कसं टाळावं, हे या मार्गदर्शकात सांगितलं आहे.
दुकानासाठी आवर्ती इनव्हॉइस टेम्पलेट कधी उपयोगी पडतात
स्टेशनरीचं दुकान दर महिन्याला त्याच कार्यालयाला माल पुरवू शकतं. किराणा दुकान नियमित साप्ताहिक ऑर्डर पोहोचवू शकतं. ग्राहक, वस्तूंचा संच आणि वेळ साधारणपणे ठरलेली असेल, तर सेव्ह केलेलं टेम्पलेट पुन्हा पुन्हा माहिती टाइप करण्याचं काम कमी करू शकतं.
वेळापत्रक म्हणजे विक्री तपासण्याची आठवण आहे. ग्राहक ऑर्डर रद्द करू शकतो, प्रमाण बदलू शकतो किंवा वेगळी डिलिव्हरी तारीख मागू शकतो. बिल तयार करण्यापूर्वी नेमका कोणता माल पुरवला गेला याची पुष्टी करा.
| काय घडलं? | योग्य कृती |
|---|---|
| नियमित ग्राहकाला ठरलेला पुढचा पुरवठा मिळाला | टेम्पलेट तपासा आणि नवीन इनव्हॉइस तयार करा |
| ग्राहकाला मागच्या आठवड्याच्या बिलाची प्रत हवी आहे | तो आधीचा इनव्हॉइस शोधून पुन्हा प्रिंट करा |
| या आठवड्याचा पुरवठा रद्द झाला | देय वेळ वगळा |
| व्यवस्था सध्या बंद झाली आहे | टेम्पलेट थांबवा |
| प्रत्येक ऑर्डरमधील वस्तू वेगळ्या असतात | प्रत्येक विक्री स्वतंत्रपणे नोंदवा |
प्रत मागितल्यास शेवटचं बिल पुन्हा प्रिंट करण्याचं स्वतंत्र मार्गदर्शक पाहा. त्याच विक्रीसाठी दुसरा इनव्हॉइस तयार केल्यास बिलिंग रेकॉर्डची नक्कल होईल.
सहज ओळखता येईल असं टेम्पलेट तयार करा
डेस्कटॉप अ‍ॅपमध्ये Recurring उघडा, मग New Template निवडा. “मीरा ऑफिस — मासिक स्टेशनरी” यासारखं उपयोगी Template Name द्या. Party काळजीपूर्वक निवडा: ग्राहकांची मिळतीजुळती नावं चुकांचं सहज कारण ठरतात.
Schedule अंतर्गत वारंवारता निवडा आणि समाप्तीची अट तपासा. तात्पुरती व्यवस्था संपल्यानंतर ती अनिश्चित काळाच्या वेळापत्रकावर राहू नये. Yojika मध्ये समाप्तीची तारीख, इनव्हॉइसच्या संख्येची मर्यादा आणि अनिश्चित काळाचा पर्याय उपलब्ध आहे.
Lines अंतर्गत वर्णन, Qty, Rate, Disc आणि GST % भरा. पॅकचा आकार किंवा प्रकार स्पष्टपणे वेगळा दाखवणारी वर्णनं वापरा. प्रत्येक बिलावर लागू होणाऱ्या नोंदीच डीफॉल्ट म्हणून जोडा; फक्त एकदाच लागू असलेली डिलिव्हरी सूचना पुन्हा पुन्हा दिसल्यास दिशाभूल होईल.
प्रत्येक कर निवड विचारपूर्वक तपासा. अ‍ॅपमध्ये नवीन टेम्पलेट लाइनची सुरुवात Exempt (0%) ने होते. हा सॉफ्टवेअरचा डीफॉल्ट आहे; तुमचं उत्पादन कायदेशीररीत्या करमुक्त आहे असा त्याचा अर्थ नाही. सेव्ह करण्यापूर्वी सध्याचं वर्गीकरण आणि दर gst.gov.in वर किंवा तुमच्या CA कडून पक्का करा.
बिल तयार करण्यापूर्वी सेव्ह केलेल्या किमती तपासा
Yojika टेम्पलेटमध्ये सेव्ह केलेलं प्रमाण, किंमत, सवलत आणि कर सेटिंग्ज वापरून इनव्हॉइस तयार करते. इनव्हॉइस तयार करताना सेव्ह केलेल्या किमतीऐवजी आजची कॅटलॉग किंमत आपोआप घेतली जात नाही. त्यामुळे किंमत बदलल्यास टेम्पलेटही तपासावं लागतं.
देय बिलाची पुष्टी करण्यापूर्वी या तपशीलांची प्रत्यक्ष ऑर्डरशी तुलना करा:
- ग्राहक: योग्य पार्टी, बिलिंग तपशील आणि डिलिव्हरीचं ठिकाण.
- वस्तू: प्रत्यक्ष प्रमाण, पॅकचे आकार आणि बदलून दिलेल्या वस्तू.
- किंमत: संपलेली सवलत धरून सध्याचा करार.
- कर: या पुरवठ्याला लागू वर्गीकरण, दर आणि करपद्धती.
- बिलिंग इतिहास: ही विक्री कोणीतरी आधीच हाताने नोंदवली आहे का.
सतत लागू राहणारे बदल इनव्हॉइस तयार करण्यापूर्वी दुरुस्त करण्यासाठी टेम्पलेट यादीतील Edit वापरा. फक्त एका ऑर्डरमध्ये फरक असेल, तर नेहमीचा हाताने भरलेला इनव्हॉइस अधिक स्पष्ट ठरेल का याचा विचार करा. बिल हाताने केल्यास त्याच्याशी संबंधित देय वेळही हाताळा, म्हणजे नंतर त्यावरून आणखी एक इनव्हॉइस तयार होणार नाही.
उदाहरण: पुण्यातील स्टेशनरीची ऑर्डर
पुण्यातील एका काल्पनिक दुकानाने स्थानिक कार्यालयाला केलेल्या साध्या पुरवठ्याचा विचार करा. खालील ठरलेल्या ग्राहक किमतींमध्ये लागू असलेला GST समाविष्ट आहे आणि कोणतीही सवलत नाही. हे उदाहरण प्रमाण आणि किंमत तपासण्यासाठी आहे; एखाद्या उत्पादनाचा ठरावीक GST दर दाखवण्यासाठी नाही.
| वस्तू | सेव्ह केलेलं प्रमाण | ठरलेली प्रति नग किंमत | सेव्ह केलेली ओळ रक्कम |
|---|---|---|---|
| रायटिंग पॅड | 10 | ₹60 | ₹600 |
| पेन पॅक | 4 | ₹100 | ₹400 |
| एकूण | ₹1,000 |
पुढच्या पुरवठ्यासाठी कार्यालय फक्त आठ रायटिंग पॅड मागतं. योग्य रक्कम 8 × ₹60 + 4 × ₹100 = ₹880 होते. टेम्पलेट न बदलता इनव्हॉइस तयार केल्यास ₹120 जास्त बिल होईल.
इनव्हॉइसची पुष्टी करण्यापूर्वी मालकीण ऑर्डर तपासते. पुढे नेहमी आठ पॅडच लागणार असतील तर ती टेम्पलेट संपादित करते. हा फक्त एक अपवाद असेल, तर ती ती विक्री स्वतंत्रपणे नोंदवून संबंधित आवर्ती वेळ वगळू शकते.
या सामान्य करपात्र पुरवठ्यात पुरवठादाराचं ठिकाण आणि पुरवठ्याचं ठिकाण दोन्ही महाराष्ट्रात आहेत, म्हणून CGST आणि SGST लागू होतात. हे CBIC च्या पुरवठा FAQ मधील प्रश्न 85 नुसार आहे. वरील ठरलेल्या करासहित रकमांमध्ये कराचा भाग आधीच आहे; ₹880 मध्ये पुन्हा कर जोडू नका. बिल बनवण्यापूर्वी उत्पादनांचे प्रत्यक्ष दर पक्के करा.
देय इनव्हॉइस तयार करा, मग निकाल तपासा
Recurring Invoices Due वर जाण्यासाठी Generate due उघडा. सेव्ह केलेलं टेम्पलेट आणि ऑर्डर तपासल्यानंतर Create Invoice निवडा आणि पुष्टी करा. त्यामुळे नवीन क्रमांक असलेला प्रत्यक्ष इनव्हॉइस तयार होतो आणि तो Invoices यादीत उपलब्ध असतो.
CBIC च्या इनव्हॉइस तपशीलांमध्ये जारी करण्याची तारीख आणि आर्थिक वर्षात एकमेव असलेला सलग इनव्हॉइस क्रमांक यांचा समावेश आहे. पुन्हा वापरता येणारं टेम्पलेट नाव प्रत्येक नवीन कर इनव्हॉइसवरील या तपशीलांची जागा घेत नाही.
बिल प्रिंट किंवा शेअर करण्यापूर्वी तयार झालेलं बिल तपासा. इनव्हॉइस तयार झाला म्हणजे ग्राहकाने पैसे दिले असं ठरत नाही; प्रत्यक्ष पैसे मिळाल्यावर त्यांची स्वतंत्र नोंद करा.
अनेक चक्रं राहून गेली असल्यास, त्यामागील प्रत्येक पुरवठा स्वतंत्रपणे तपासा. एक पुष्टी एक इनव्हॉइस तयार करते आणि वेळापत्रक राहून गेलेल्या चक्रांच्या पुढे नेते. राहून गेलेलं प्रत्येक बिल ती आपोआप पुन्हा तयार करत नाही. मागील पुरवठ्यांची इनव्हॉइस योग्य रीतीने बनली नसतील, तर तारखांचा अंदाज न लावता दुरुस्तीची प्रक्रिया तुमच्या CA कडून पक्की करा.
वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न
माझी पुष्टी न घेता Yojika आवर्ती इनव्हॉइस तयार करेल का?
नाही. देय टेम्पलेट पुनरावलोकन रांगेत दिसतात आणि तिथे तुम्ही प्रत्यक्ष इनव्हॉइस तयार करण्याची पुष्टी करता. एखादी वेळ वगळता किंवा टेम्पलेट थांबवताही येते.
आवर्ती टेम्पलेट वस्तूची नवीनतम किंमत घेते का?
इनव्हॉइस तयार करताना टेम्पलेटमध्ये सेव्ह केलेली किंमत आणि कर सेटिंग्ज वापरली जातात. तुमची विक्री किंमत किंवा लागू करपद्धती बदलल्यावर या सेटिंग्ज तपासा आणि संपादित करा.
ग्राहकाला आणखी एक प्रत हवी असल्यास मी आवर्ती इनव्हॉइस तयार करावा का?
नाही. त्याच विक्रीचा आधीचा इनव्हॉइस शोधून पुन्हा प्रिंट करा. स्वतंत्र बिल आवश्यक असलेल्या नवीन पुरवठ्यासाठीच आवर्ती इनव्हॉइस तयार करा.
वेळापत्रकातील अनेक बिलं राहून गेली असतील तर मी काय करावं?
प्रत्यक्षात कोणते पुरवठे झाले आणि कोणांची बिलं आधीच बनली आहेत ते तपासा. टेम्पलेटच्या प्रत्येक पुष्टीवर Yojika एक इनव्हॉइस तयार करते आणि राहून गेलेल्या चक्रांच्या पुढे वेळापत्रक नेते; राहून गेलेल्या प्रत्येक वेळेसाठी स्वतंत्र इनव्हॉइस तयार करत नाही.
एका नियमित ग्राहकासोबत वापरून पाहा
ज्या व्यवस्थेतील वस्तू आणि वेळ सहज पडताळता येतात अशा व्यवस्थेपासून सुरुवात करा. Yojika ची बिलिंग वैशिष्ट्यं पाहा, मग ही कार्यपद्धती वापरून पाहण्यासाठी Yojika डाउनलोड करा. पहिलं टेम्पलेट साधं ठेवा आणि त्यातील सेव्ह केलेल्या किमती तपासणं तुमच्या आवर्ती बिलिंगच्या सवयीचा भाग बनवा.