দোকানের পুনরাবৃত্ত ইনভয়েস টেমপ্লেটে নির্দিষ্ট সময় অন্তর হওয়া বিক্রির ক্রেতা ও পণ্যের সারির তথ্য সংরক্ষিত থাকে। Yojika-তে আসল ইনভয়েস তৈরির আগে মেয়াদ হওয়া টেমপ্লেট পর্যালোচনা করে অনুমোদন দিতে হয়। কখন এগুলি ব্যবহার করবেন, প্রতিটি পুনরাবৃত্ত বিলের আগে কী যাচাই করবেন এবং নতুন বিক্রিতে পুরোনো দাম চলে আসা কীভাবে ঠেকাবেন—এই নির্দেশিকায় তা বলা হয়েছে।
দোকানে পুনরাবৃত্ত ইনভয়েস টেমপ্লেট কখন কাজে আসে
একটি স্টেশনারি দোকান প্রতি মাসে একই অফিসে পণ্য সরবরাহ করতে পারে। একটি মুদির দোকান প্রতি সপ্তাহে নিয়মিত অর্ডার পৌঁছে দিতে পারে। ক্রেতা, পণ্যের তালিকা ও সময় মোটামুটি একই থাকলে সংরক্ষিত টেমপ্লেট বারবার টাইপ করার কাজ কমায়।
সময়সূচি বিক্রিটি যাচাই করার কথা মনে করিয়ে দেয়। ক্রেতা অর্ডার বাতিল করতে, পরিমাণ বদলাতে বা অন্য দিনে ডেলিভারি চাইতে পারেন। বিল তৈরির আগে আসলে কী সরবরাহ হয়েছে তা নিশ্চিত করুন।
| কী ঘটেছে? | উপযুক্ত পদক্ষেপ |
|---|---|
| নিয়মিত ক্রেতা পরবর্তী সম্মত সরবরাহ পেয়েছেন | টেমপ্লেট পর্যালোচনা করে নতুন ইনভয়েস তৈরি করুন |
| ক্রেতা গত সপ্তাহের বিলের কপি চান | পুরোনো ইনভয়েসটি খুঁজে আবার প্রিন্ট করুন |
| এই সপ্তাহের সরবরাহ বাতিল হয়েছে | নির্ধারিত ঘটনাটি বাদ দিন |
| ব্যবস্থা আপাতত বন্ধ হয়েছে | টেমপ্লেট বিরত রাখুন |
| প্রতিটি অর্ডারে পণ্যের তালিকা আলাদা | প্রতিটি বিক্রি আলাদাভাবে লিখুন |
কপি চাইলে শেষ বিল আবার প্রিন্ট করার আলাদা নির্দেশিকা অনুসরণ করুন। একই বিক্রির জন্য দ্বিতীয় ইনভয়েস তৈরি করলে বিলিং রেকর্ড নকল হয়ে যাবে।
সহজে চেনা যায় এমন টেমপ্লেট তৈরি করুন
ডেস্কটপ অ্যাপে Recurring খুলে New Template বেছে নিন। “মীরা অফিস — মাসিক স্টেশনারি”-র মতো কাজের একটি Template Name দিন। Party সতর্ক হয়ে বাছুন: কাছাকাছি ক্রেতার নাম সহজেই ভুলের কারণ হয়।
Schedule-এর অধীনে ব্যবধান বেছে নিয়ে শেষ হওয়ার শর্ত যাচাই করুন। সাময়িক ব্যবস্থা শেষ হওয়ার পরও অনির্দিষ্ট সময়সূচিতে থাকা উচিত নয়। Yojika-তে শেষ তারিখ, ইনভয়েস সংখ্যার সীমা এবং অনির্দিষ্ট সময়—এই বিকল্পগুলি আছে।
Lines-এ বিবরণ, Qty, Rate, Disc এবং GST % লিখুন। প্যাকের মাপ বা ধরন আলাদা করে চেনায় এমন স্পষ্ট বিবরণ দিন। শুধু প্রতিটি বিলে প্রযোজ্য হলেই ডিফল্ট নোট যোগ করুন; একবারের ডেলিভারি নির্দেশ বারবার এলে বিভ্রান্তিকর হবে।
প্রতিটি কর নির্বাচন ভেবেচিন্তে যাচাই করুন। অ্যাপে নতুন টেমপ্লেটের সারি Exempt (0%) দিয়ে শুরু হয়। এটি সফটওয়্যারের ডিফল্ট, আপনার পণ্য আইনে করমুক্ত—এমন সিদ্ধান্ত নয়। সংরক্ষণের আগে বর্তমান শ্রেণিবিভাগ ও হার gst.gov.in অথবা আপনার CA-র কাছে যাচাই করুন।
বিল তৈরির আগে সংরক্ষিত দাম পর্যালোচনা করুন
Yojika টেমপ্লেটে সংরক্ষিত পরিমাণ, দাম, ছাড় ও করের সেটিং দিয়ে ইনভয়েস তৈরি করে। তৈরির সময় সংরক্ষিত দাম আজকের ক্যাটালগের দাম দিয়ে বদলে দেয় না। তাই দাম বদলালে টেমপ্লেটও যাচাই করতে হবে।
নির্ধারিত বিল অনুমোদনের আগে আসল অর্ডারের সঙ্গে এই তথ্যগুলি মিলিয়ে নিন:
- ক্রেতা: সঠিক পক্ষ, বিলের তথ্য ও ডেলিভারির ঠিকানা।
- পণ্যের তালিকা: আসল পরিমাণ, প্যাকের মাপ ও বদলি পণ্য।
- দাম: বর্তমান চুক্তি, মেয়াদ শেষ হওয়া ছাড়সহ।
- কর: এই সরবরাহের জন্য প্রযোজ্য শ্রেণিবিভাগ, হার ও করের ধরন।
- বিলের ইতিহাস: কেউ এই বিক্রি ইতিমধ্যে হাতে লিখে নথিভুক্ত করেছেন কি না।
চলমান পরিবর্তন ঠিক করতে ইনভয়েস তৈরির আগে টেমপ্লেট তালিকা থেকে Edit ব্যবহার করুন। শুধু একটি অর্ডার আলাদা হলে সাধারণভাবে হাতে লেখা ইনভয়েস আরও পরিষ্কার হবে কি না ভেবে দেখুন। হাতে বিল করলে সংশ্লিষ্ট নির্ধারিত ঘটনাটিও সামলান, যাতে পরে আরেকটি ইনভয়েস না হয়ে যায়।
উদাহরণ: পুনের একটি স্টেশনারি অর্ডার
ধরা যাক, পুনের একটি কাল্পনিক দোকান স্থানীয় অফিসে সাধারণ অর্ডার সরবরাহ করে। নিচের সম্মত ক্রেতামূল্যে প্রযোজ্য GST অন্তর্ভুক্ত আছে এবং কোনো ছাড় নেই। এগুলি পরিমাণ ও দাম যাচাই বোঝায়, নির্দিষ্ট কোনো পণ্যের GST হার নয়।
| পণ্য | সংরক্ষিত পরিমাণ | সম্মত একক দাম | সংরক্ষিত সারির মোট |
|---|---|---|---|
| লেখার প্যাড | 10 | ₹60 | ₹600 |
| কলমের প্যাক | 4 | ₹100 | ₹400 |
| মোট | ₹1,000 |
পরবর্তী সরবরাহে অফিস মাত্র আটটি লেখার প্যাড চায়। সঠিক মোট হয় 8 × ₹60 + 4 × ₹100 = ₹880। অপরিবর্তিত টেমপ্লেট ব্যবহার করলে বিলে ₹120 বেশি হবে।
মালিক ইনভয়েস অনুমোদনের আগে অর্ডারটি যাচাই করেন। আটটি প্যাডই নতুন নিয়মিত পরিমাণ হলে তিনি টেমপ্লেট সম্পাদনা করেন। এটি শুধু একবারের ব্যতিক্রম হলে তিনি বিক্রিটি আলাদা লিখে সংশ্লিষ্ট পুনরাবৃত্ত ঘটনাটি বাদ দিতে পারেন।
এই সাধারণ করযোগ্য সরবরাহে সরবরাহকারীর অবস্থান ও সরবরাহের স্থান—দুটিই মহারাষ্ট্রে, তাই CGST ও SGST প্রযোজ্য। এটি CBIC-র সরবরাহ FAQ-র প্রশ্ন 85 অনুসরণ করে। উপরের সম্মত কর-সহ অঙ্কের মধ্যেই করের অংশ রয়েছে; ₹880-এর সঙ্গে আবার কর যোগ করবেন না। বিল করার আগে পণ্যের আসল হার নিশ্চিত করুন।
নির্ধারিত ইনভয়েস তৈরি করে ফল যাচাই করুন
Recurring Invoices Due-এ যেতে Generate due খুলুন। সংরক্ষিত টেমপ্লেট ও অর্ডার পর্যালোচনার পরে Create Invoice বেছে নিয়ে অনুমোদন দিন। এতে নতুন নম্বরসহ আসল ইনভয়েস তৈরি হয়, যা Invoices তালিকায় পাওয়া যাবে।
CBIC-র ইনভয়েসের আবশ্যিক তথ্য-এর মধ্যে ইস্যুর তারিখ এবং আর্থিক বছরের মধ্যে স্বতন্ত্র ধারাবাহিক ইনভয়েস নম্বর রয়েছে। প্রতিবার ব্যবহারযোগ্য টেমপ্লেটের নাম প্রতিটি নতুন কর ইনভয়েসে এই তথ্যগুলির বিকল্প নয়।
প্রিন্ট বা শেয়ার করার আগে তৈরি বিলটি যাচাই করুন। ইনভয়েস তৈরি হওয়ার অর্থ ক্রেতা টাকা দিয়েছেন এমন নয়; টাকা পেলে আলাদাভাবে আসল পেমেন্ট নথিভুক্ত করুন।
কয়েকটি চক্র বাদ পড়লে সংশ্লিষ্ট সরবরাহগুলি একটি একটি করে পর্যালোচনা করুন। একটি অনুমোদনে একটি ইনভয়েস তৈরি হয় এবং বাদ পড়া চক্রের পর সময়সূচি এগিয়ে যায়। এটি প্রতিটি বাদ পড়া বিল নিজে থেকে পুনর্গঠন করে না। অতীতের যেসব সরবরাহে ঠিকভাবে ইনভয়েস হয়নি, তারিখ অনুমান না করে আপনার CA-র সঙ্গে সংশোধনের পদ্ধতি নিশ্চিত করুন।
প্রায়ই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
আমার অনুমোদন ছাড়া কি Yojika পুনরাবৃত্ত ইনভয়েস তৈরি করবে?
না। মেয়াদ হওয়া টেমপ্লেটগুলি পর্যালোচনার তালিকায় আসে, যেখানে আপনি আসল ইনভয়েস তৈরির অনুমোদন দেন। চাইলে একটি নির্ধারিত ঘটনা বাদ দিতে বা টেমপ্লেট বিরত রাখতে পারেন।
পুনরাবৃত্ত টেমপ্লেট কি পণ্যের সর্বশেষ দাম নেয়?
ইনভয়েস তৈরির সময় টেমপ্লেটে সংরক্ষিত দাম ও করের সেটিং ব্যবহার হয়। আপনার বিক্রয়মূল্য বা প্রযোজ্য করের ধরন বদলালে সেটিংগুলি পর্যালোচনা করে সম্পাদনা করুন।
ক্রেতা আরেকটি কপি চাইলে কি পুনরাবৃত্ত ইনভয়েস তৈরি করব?
না। একই বিক্রির পুরোনো ইনভয়েস খুঁজে আবার প্রিন্ট করুন। শুধু নতুন সরবরাহের নিজস্ব বিল প্রয়োজন হলেই পুনরাবৃত্ত ইনভয়েস তৈরি করুন।
কয়েকটি নির্ধারিত বিল বাদ পড়লে কী করব?
কোন সরবরাহগুলি সত্যিই হয়েছে এবং কোনগুলির বিল আগে তৈরি হয়েছে তা যাচাই করুন। প্রতিটি টেমপ্লেট অনুমোদনে Yojika একটি ইনভয়েস তৈরি করে এবং বাদ পড়া চক্র পেরিয়ে সময়সূচি এগিয়ে দেয়; প্রতিটি বাদ পড়া ঘটনার জন্য আলাদা ইনভয়েস তৈরি করে না।
একজন নিয়মিত ক্রেতার সঙ্গে চেষ্টা করুন
এমন ব্যবস্থা দিয়ে শুরু করুন যার পণ্যের তালিকা ও সময় সহজে যাচাই করা যায়। Yojika-র বিলিং সুবিধাগুলি দেখুন, তারপর প্রক্রিয়াটি চেষ্টা করতে Yojika ডাউনলোড করুন। প্রথম টেমপ্লেট সহজ রাখুন এবং তার সংরক্ষিত দাম যাচাইকে নিয়মিত বিলিংয়ের অংশ করুন।