ഒരു ഷെഡ്യൂൾ അനുസരിച്ച് ആവർത്തിക്കുന്ന വിൽപ്പനയ്ക്കായി കടയിലെ ആവർത്തന ഇൻവോയ്സ് ടെംപ്ലേറ്റുകൾ ഉപഭോക്താവിന്റെയും ഇനങ്ങളുടെയും വിവരങ്ങൾ സേവ് ചെയ്തുവയ്ക്കുന്നു. Yojika-യിൽ ഒരു യഥാർത്ഥ ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാകുന്നതിനുമുമ്പ് സമയമായ ടെംപ്ലേറ്റുകൾ നിങ്ങൾ പരിശോധിച്ച് സ്ഥിരീകരിക്കുന്നു. അവ എപ്പോൾ ഉപയോഗിക്കണം, ഓരോ ആവർത്തന ബില്ലിനുമുമ്പ് എന്തെല്ലാം പരിശോധിക്കണം, പഴയ വില പുതിയൊരു വിൽപ്പനയിലേക്ക് വരുന്നത് എങ്ങനെ ഒഴിവാക്കണം എന്നിവ ഈ വഴികാട്ടി വിശദീകരിക്കുന്നു.
കടയിലെ ആവർത്തന ഇൻവോയ്സ് ടെംപ്ലേറ്റുകൾ എപ്പോൾ സഹായിക്കും
ഒരു സ്റ്റേഷനറി കട എല്ലാ മാസവും ഒരേ ഓഫീസിലേക്ക് സാധനങ്ങൾ നൽകാം. ഒരു പലചരക്ക് കട പതിവായി പ്രതിവാര ഓർഡർ എത്തിക്കാം. ഉപഭോക്താവും സാധനങ്ങളുടെ കൂട്ടവും സമയവും ഏറെക്കുറെ സ്ഥിരമാണെങ്കിൽ, സേവ് ചെയ്ത ടെംപ്ലേറ്റിന് വീണ്ടും വീണ്ടും ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നത് കുറയ്ക്കാം.
വിൽപ്പന പരിശോധിക്കാനുള്ള ഓർമപ്പെടുത്തലാണ് ഷെഡ്യൂൾ. ഉപഭോക്താവ് ഓർഡർ റദ്ദാക്കുകയോ അളവ് മാറ്റുകയോ മറ്റൊരു ഡെലിവറി തീയതി ചോദിക്കുകയോ ചെയ്യാം. ബിൽ ഉണ്ടാക്കുന്നതിനുമുമ്പ് യഥാർത്ഥത്തിൽ എന്താണ് നൽകിയത് എന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.
| എന്താണ് സംഭവിച്ചത്? | ഉചിതമായ നടപടി |
|---|---|
| പതിവ് ഉപഭോക്താവിന് ധാരണപ്രകാരമുള്ള അടുത്ത വിതരണം ലഭിച്ചു | ടെംപ്ലേറ്റ് പരിശോധിച്ച് പുതിയ ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കുക |
| ഉപഭോക്താവിന് കഴിഞ്ഞ ആഴ്ചയിലെ ബില്ലിന്റെ കോപ്പി വേണം | നിലവിലുള്ള ആ ഇൻവോയ്സ് കണ്ടെത്തി വീണ്ടും പ്രിന്റ് ചെയ്യുക |
| ഈ ആഴ്ചയിലെ വിതരണം റദ്ദാക്കി | സമയമായ തവണ ഒഴിവാക്കുക |
| ക്രമീകരണം ഇപ്പോൾ നിർത്തിയിരിക്കുകയാണ് | ടെംപ്ലേറ്റ് താൽക്കാലികമായി നിർത്തുക |
| ഓരോ ഓർഡറിലും സാധനങ്ങൾ വ്യത്യസ്തമാണ് | ഓരോ വിൽപ്പനയും വെവ്വേറെ രേഖപ്പെടുത്തുക |
കോപ്പി ആവശ്യപ്പെടുമ്പോൾ അവസാന ബിൽ വീണ്ടും പ്രിന്റ് ചെയ്യാനുള്ള പ്രത്യേക വഴികാട്ടി പിന്തുടരുക. അതേ വിൽപ്പനയ്ക്ക് രണ്ടാമതൊരു ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കിയാൽ ബില്ലിംഗ് രേഖ ഇരട്ടിക്കും.
തിരിച്ചറിയാൻ എളുപ്പമുള്ള ടെംപ്ലേറ്റ് സജ്ജമാക്കുക
ഡെസ്ക്ടോപ്പ് ആപ്പിൽ Recurring തുറന്ന് New Template തിരഞ്ഞെടുക്കുക. “മീര ഓഫീസ് — പ്രതിമാസ സ്റ്റേഷനറി” എന്നതുപോലെ ഉപയോഗപ്രദമായ ഒരു Template Name നൽകുക. Party ശ്രദ്ധയോടെ തിരഞ്ഞെടുക്കുക: സമാനമായ ഉപഭോക്തൃ പേരുകൾ എളുപ്പത്തിൽ തെറ്റുകൾക്ക് കാരണമാകും.
Schedule എന്നതിന് കീഴിൽ ആവൃത്തി തിരഞ്ഞെടുത്ത് അവസാനിപ്പിക്കാനുള്ള നിബന്ധന പരിശോധിക്കുക. താൽക്കാലിക ക്രമീകരണം അവസാനിച്ചശേഷവും അത് അനിശ്ചിതകാല ഷെഡ്യൂളിൽ തുടരരുത്. അവസാന തീയതി, ഇൻവോയ്സുകളുടെ എണ്ണത്തിന് പരിധി, കൂടാതെ അനിശ്ചിതകാല ഓപ്ഷൻ എന്നിവ Yojika നൽകുന്നു.
Lines എന്നതിന് കീഴിൽ വിവരണം, Qty, Rate, Disc, GST % എന്നിവ നൽകുക. പാക്കിന്റെ വലുപ്പങ്ങളെയോ വകഭേദങ്ങളെയോ തിരിച്ചറിയാൻ കഴിയുന്ന വ്യക്തമായ വിവരണങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുക. എല്ലാ ബില്ലിലും വരേണ്ട കുറിപ്പുകൾ മാത്രം സ്ഥിരമായി ചേർക്കുക; ഒറ്റത്തവണത്തെ ഡെലിവറി നിർദേശം ആവർത്തിച്ചുകൊണ്ടിരുന്നാൽ അത് തെറ്റിദ്ധരിപ്പിക്കും.
ഓരോ നികുതി തിരഞ്ഞെടുപ്പും ബോധപൂർവം പരിശോധിക്കുക. ആപ്പിലെ പുതിയൊരു ടെംപ്ലേറ്റ് ലൈൻ Exempt (0%) എന്നതിലാണ് ആരംഭിക്കുന്നത്. അത് സോഫ്റ്റ്‌വെയറിന്റെ സ്ഥിരസ്ഥിതി മാത്രമാണ്; നിങ്ങളുടെ ഉൽപ്പന്നത്തിന് നിയമപരമായി നികുതിയിളവുണ്ടെന്ന കണ്ടെത്തലല്ല. സേവ് ചെയ്യുന്നതിനുമുമ്പ് നിലവിലെ വർഗ്ഗീകരണവും നിരക്കും gst.gov.in-ൽ അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ CA-യുമായി സ്ഥിരീകരിക്കുക.
ബിൽ ഉണ്ടാക്കുന്നതിനുമുമ്പ് സേവ് ചെയ്ത വിലകൾ പരിശോധിക്കുക
ടെംപ്ലേറ്റിൽ സേവ് ചെയ്ത അളവുകൾ, വിലകൾ, കിഴിവുകൾ, നികുതി ക്രമീകരണങ്ങൾ എന്നിവയിൽ നിന്നാണ് Yojika ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കുന്നത്. ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കുമ്പോൾ സേവ് ചെയ്ത വിലയ്ക്ക് പകരം ഇന്നത്തെ കാറ്റലോഗ് വില നൽകുന്നില്ല. അതിനാൽ വില മാറുമ്പോൾ ടെംപ്ലേറ്റും പരിശോധിക്കണം.
സമയമായ ബിൽ സ്ഥിരീകരിക്കുന്നതിനുമുമ്പ് ഈ വിവരങ്ങൾ യഥാർത്ഥ ഓർഡറുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുക:
- ഉപഭോക്താവ്: ശരിയായ പാർട്ടി, ബില്ലിംഗ് വിവരങ്ങൾ, ഡെലിവറി സ്ഥലം.
- സാധനങ്ങൾ: യഥാർത്ഥ അളവുകൾ, പാക്കിന്റെ വലുപ്പങ്ങൾ, പകരം നൽകിയ ഇനങ്ങൾ.
- വില: അവസാനിച്ചുപോയ കിഴിവ് ഉൾപ്പെടെയുള്ള നിലവിലെ ധാരണ.
- നികുതി: ഈ വിതരണത്തിന് ബാധകമായ വർഗ്ഗീകരണം, നിരക്ക്, രീതി.
- ബില്ലിംഗ് ചരിത്രം: ഈ വിൽപ്പന മറ്റാരെങ്കിലും ഇതിനകം നേരിട്ട് രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടോ.
തുടർന്നും ബാധകമായ മാറ്റങ്ങൾ ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കുന്നതിനുമുമ്പ് തിരുത്താൻ ടെംപ്ലേറ്റ് ലിസ്റ്റിലെ Edit ഉപയോഗിക്കുക. ഒരു ഓർഡർ മാത്രം വ്യത്യസ്തമാണെങ്കിൽ, സാധാരണ രീതിയിൽ നേരിട്ട് നൽകുന്ന ഇൻവോയ്സ് കൂടുതൽ വ്യക്തമാകുമോ എന്ന് ആലോചിക്കുക. നേരിട്ട് ബിൽ ചെയ്താൽ, അതിന് ചേരുന്ന സമയമായ തവണയും കൈകാര്യം ചെയ്യുക; അല്ലെങ്കിൽ പിന്നീട് അത് മറ്റൊരു ഇൻവോയ്സ് ആയേക്കാം.
ഉദാഹരണം: പുണെയിലെ ഒരു സ്റ്റേഷനറി ഓർഡർ
പുണെയിലെ ഒരു സാങ്കൽപ്പിക കട ഒരു സാധാരണ പ്രാദേശിക ഓഫീസ് ഓർഡർ നൽകുന്നത് പരിഗണിക്കുക. താഴെയുള്ള ധാരണയായ ഉപഭോക്തൃ വിലകളിൽ ബാധകമായ GST ഉൾപ്പെടുന്നു; കിഴിവൊന്നുമില്ല. ഇവ അളവും വിലയും പരിശോധിക്കുന്നത് കാണിക്കാനാണ്, ഏതെങ്കിലും ഉൽപ്പന്നത്തിന്റെ പ്രത്യേക GST നിരക്ക് കാണിക്കാനല്ല.
| ഇനം | സേവ് ചെയ്ത അളവ് | ധാരണയായ യൂണിറ്റ് വില | സേവ് ചെയ്ത ലൈൻ തുക |
|---|---|---|---|
| റൈറ്റിംഗ് പാഡുകൾ | 10 | ₹60 | ₹600 |
| പേന പാക്കുകൾ | 4 | ₹100 | ₹400 |
| ആകെ | ₹1,000 |
അടുത്ത വിതരണത്തിന് ഓഫീസ് എട്ട് റൈറ്റിംഗ് പാഡുകൾ മാത്രം ആവശ്യപ്പെടുന്നു. ശരിയായ തുക 8 × ₹60 + 4 × ₹100 = ₹880 ആകുന്നു. മാറ്റമില്ലാത്ത ടെംപ്ലേറ്റിൽനിന്ന് ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കിയാൽ ₹120 അധികമായി ബിൽ ചെയ്യും.
ഇൻവോയ്സ് സ്ഥിരീകരിക്കുന്നതിനുമുമ്പ് ഉടമ ഓർഡർ പരിശോധിക്കുന്നു. എട്ട് പാഡാണ് ഇനി പതിവ് അളവെങ്കിൽ അവർ ടെംപ്ലേറ്റ് തിരുത്തുന്നു. ഇത് ഒറ്റത്തവണത്തെ മാറ്റമാണെങ്കിൽ, ആ വിൽപ്പന വെവ്വേറെ രേഖപ്പെടുത്തി അതിന് ചേരുന്ന ആവർത്തന തവണ ഒഴിവാക്കാം.
ഈ സാധാരണ നികുതിബാധകമായ വിതരണത്തിൽ വിതരണക്കാരന്റെ സ്ഥലവും വിതരണത്തിന്റെ സ്ഥലവും മഹാരാഷ്ട്രയിലാണ്, അതിനാൽ CGSTയും SGSTയും ബാധകമാണ്. ഇത് CBIC-യുടെ വിതരണ FAQ-യിലെ ചോദ്യം 85 അനുസരിച്ചാണ്. മുകളിലെ ധാരണയായ നികുതി ഉൾപ്പെട്ട തുകകളിൽ നികുതിഭാഗം ഇതിനകം ഉൾപ്പെട്ടിട്ടുണ്ട്; ₹880-ൽ വീണ്ടും നികുതി ചേർക്കരുത്. ബിൽ ചെയ്യുന്നതിനുമുമ്പ് യഥാർത്ഥ ഉൽപ്പന്ന നിരക്കുകൾ സ്ഥിരീകരിക്കുക.
സമയമായ ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കി ഫലം പരിശോധിക്കുക
Recurring Invoices Due എന്നതിലേക്ക് പോകാൻ Generate due തുറക്കുക. സേവ് ചെയ്ത ടെംപ്ലേറ്റും ഓർഡറും പരിശോധിച്ചശേഷം Create Invoice തിരഞ്ഞെടുത്ത് സ്ഥിരീകരിക്കുക. ഇത് പുതിയ നമ്പറോടുകൂടിയ ഒരു യഥാർത്ഥ ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കും; അത് Invoices ലിസ്റ്റിൽ ലഭ്യമാകും.
CBIC-യുടെ ഇൻവോയ്സിൽ വേണ്ട വിവരങ്ങളിൽ നൽകിയ തീയതിയും സാമ്പത്തിക വർഷത്തിനുള്ളിൽ തനതായ തുടർച്ചയായ ഇൻവോയ്സ് നമ്പറും ഉൾപ്പെടുന്നു. വീണ്ടും ഉപയോഗിക്കാവുന്ന ടെംപ്ലേറ്റ് പേര് ഓരോ പുതിയ നികുതി ഇൻവോയ്സിലെയും ഈ വിവരങ്ങൾക്ക് പകരമാവില്ല.
ബിൽ പ്രിന്റ് ചെയ്യുകയോ പങ്കിടുകയോ ചെയ്യുന്നതിനുമുമ്പ് ലഭിച്ച ബിൽ പരിശോധിക്കുക. ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കി എന്നതുകൊണ്ട് ഉപഭോക്താവ് പണം നൽകിയെന്ന് തെളിയുന്നില്ല; യഥാർത്ഥ പണം ലഭിക്കുമ്പോൾ അത് പ്രത്യേകം രേഖപ്പെടുത്തുക.
പല ചക്രങ്ങളും വിട്ടുപോയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, അതിന് പിന്നിലെ വിതരണങ്ങൾ ഓരോന്നായി പരിശോധിക്കുക. ഒരു സ്ഥിരീകരണം ഒരു ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കുകയും വിട്ടുപോയ ചക്രങ്ങൾക്കപ്പുറത്തേക്ക് ഷെഡ്യൂൾ നീക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. വിട്ടുപോയ ഓരോ ബില്ലും അത് സ്വയമേവ പുനഃസൃഷ്ടിക്കുന്നില്ല. പഴയ വിതരണങ്ങൾക്ക് ശരിയായി ഇൻവോയ്സ് ചെയ്തിട്ടില്ലെങ്കിൽ, തീയതികൾ ഊഹിക്കുന്നതിനുപകരം തിരുത്തൽ നടപടിക്രമം നിങ്ങളുടെ CA-യുമായി സ്ഥിരീകരിക്കുക.
പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ
എന്റെ സ്ഥിരീകരണമില്ലാതെ Yojika ആവർത്തന ഇൻവോയ്സുകൾ ഉണ്ടാക്കുമോ?
ഇല്ല. സമയമായ ടെംപ്ലേറ്റുകൾ അവലോകന ക്യൂവിൽ പ്രത്യക്ഷപ്പെടും; അവിടെ ഒരു യഥാർത്ഥ ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കുന്നത് നിങ്ങൾ സ്ഥിരീകരിക്കണം. ഒരു തവണ ഒഴിവാക്കുകയോ ടെംപ്ലേറ്റ് താൽക്കാലികമായി നിർത്തുകയോ ചെയ്യാം.
ആവർത്തന ടെംപ്ലേറ്റ് സാധനത്തിന്റെ ഏറ്റവും പുതിയ വില എടുക്കുമോ?
ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കുമ്പോൾ ടെംപ്ലേറ്റിൽ സേവ് ചെയ്ത വിലയും നികുതി ക്രമീകരണങ്ങളുമാണ് ഉപയോഗിക്കുന്നത്. നിങ്ങളുടെ വിൽപ്പനവിലയോ ബാധകമായ നികുതിരീതിയോ മാറുമ്പോൾ ആ ക്രമീകരണങ്ങൾ പരിശോധിച്ച് തിരുത്തുക.
ഉപഭോക്താവിന് മറ്റൊരു കോപ്പി വേണമെങ്കിൽ ഞാൻ ആവർത്തന ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കണോ?
വേണ്ട. അതേ വിൽപ്പനയുടെ നിലവിലുള്ള ഇൻവോയ്സ് കണ്ടെത്തി വീണ്ടും പ്രിന്റ് ചെയ്യുക. സ്വന്തമായി ബിൽ ആവശ്യമായ പുതിയൊരു വിതരണത്തിന് മാത്രം ആവർത്തന ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കുക.
ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്ത പല ബില്ലുകളും വിട്ടുപോയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ ഞാൻ എന്തുചെയ്യണം?
യഥാർത്ഥത്തിൽ ഏതൊക്കെ വിതരണങ്ങൾ നടന്നു എന്നും ഏതൊക്കെയ്ക്ക് ഇതിനകം ബിൽ ചെയ്തു എന്നും പരിശോധിക്കുക. ഓരോ ടെംപ്ലേറ്റ് സ്ഥിരീകരണത്തിനും Yojika ഒരു ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കി, വിട്ടുപോയ ചക്രങ്ങൾക്കപ്പുറത്തേക്ക് ഷെഡ്യൂൾ നീക്കുന്നു; വിട്ടുപോയ ഓരോ തവണയ്ക്കും വെവ്വേറെ ഇൻവോയ്സ് ഉണ്ടാക്കുന്നില്ല.
ഒരു പതിവ് ഉപഭോക്താവുമായി പരീക്ഷിക്കുക
സാധനങ്ങളുടെ കൂട്ടവും സമയവും എളുപ്പത്തിൽ പരിശോധിക്കാവുന്ന ഒരു ക്രമീകരണത്തിൽ തുടങ്ങുക. Yojika-യുടെ ബില്ലിംഗ് സവിശേഷതകൾ പരിശോധിച്ച്, പ്രവർത്തനരീതി പരീക്ഷിക്കാൻ Yojika ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക. ആദ്യത്തെ ടെംപ്ലേറ്റ് ലളിതമാക്കുക; അതിൽ സേവ് ചെയ്ത വിലകൾ പരിശോധിക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ ആവർത്തന ബില്ലിംഗ് ശീലത്തിന്റെ ഭാഗമാക്കുക.