દુકાન માટે રિકરિંગ ઇન્વૉઇસ ટેમ્પલેટ: ઉપયોગી માર્ગદર્શિકા

દુકાનમાં સમયપત્રક પ્રમાણે વારંવાર થતા વેચાણ માટે રિકરિંગ ઇન્વૉઇસ ટેમ્પલેટ ગ્રાહક અને વસ્તુઓની વિગતો સાચવી રાખે છે. Yojikaમાં ખરેખર ઇન્વૉઇસ બને તે પહેલાં તમે નિયત ટેમ્પલેટ તપાસીને પુષ્ટિ કરો છો. તેનો ઉપયોગ ક્યારે કરવો, દરેક આગામી બિલ પહેલાં શું તપાસવું અને નવી વેચાણમાં જૂની કિંમત વપરાઈ જતી કેવી રીતે રોકવી તે આ માર્ગદર્શિકા સમજાવે છે.

દુકાન માટે રિકરિંગ ઇન્વૉઇસ ટેમ્પલેટ ક્યારે મદદરૂપ થાય

સ્ટેશનરીની દુકાન દર મહિને એ જ ઑફિસને સામાન આપી શકે. કરિયાણાની દુકાન નિયમિત સાપ્તાહિક ઑર્ડર પહોંચાડી શકે. ગ્રાહક, વસ્તુઓનો સમૂહ અને સમય લગભગ એકસરખાં રહે ત્યારે સાચવેલું ટેમ્પલેટ વારંવાર ટાઇપ કરવાનું કામ ઘટાડી શકે છે.

સમયપત્રક વેચાણ તપાસવા માટેનું સ્મરણ છે. ગ્રાહક રદ કરી શકે, જથ્થો બદલી શકે અથવા પહોંચાડવાની બીજી તારીખ માગી શકે. બિલ બનાવતાં પહેલાં ખરેખર શું પૂરું પાડ્યું હતું તેની પુષ્ટિ કરો.

નકલની વિનંતી માટે છેલ્લું બિલ ફરી પ્રિન્ટ કરવાની અલગ માર્ગદર્શિકા અનુસરો. એ જ વેચાણ માટે બીજો ઇન્વૉઇસ બનાવવાથી બિલિંગ રેકોર્ડની નકલ ઊભી થશે.

સરળતાથી ઓળખી શકાય એવું ટેમ્પલેટ બનાવો

ડેસ્કટૉપ ઍપમાં Recurring ખોલો, પછી New Template પસંદ કરો. “મીરા ઑફિસ — માસિક સ્ટેશનરી” જેવું ઉપયોગી Template Name આપો. Party ધ્યાનથી પસંદ કરો: ગ્રાહકોનાં મળતાં નામ સહેલાઈથી ભૂલ કરાવે છે.

Schedule હેઠળ આવર્તન પસંદ કરો અને સમાપ્તિની શરત તપાસો. કામચલાઉ વ્યવસ્થા પૂરી થયા પછી અનિશ્ચિત સમયપત્રક પર ચાલુ ન રહેવી જોઈએ. Yojika સમાપ્તિની તારીખ અથવા ઇન્વૉઇસની સંખ્યાની મર્યાદા, તેમજ અનિશ્ચિત સમયનો વિકલ્પ આપે છે.

Lines હેઠળ વર્ણન, Qty, Rate, Disc અને GST % દાખલ કરો. પૅકનું કદ અથવા પ્રકાર અલગ ઓળખાય એવાં સ્પષ્ટ વર્ણન વાપરો. દરેક બિલ પર લાગુ પડતી હોય એવી નોંધ જ ડિફૉલ્ટ તરીકે ઉમેરો; એક જ વખતની ડિલિવરી સૂચના વારંવાર દેખાશે તો ગેરમાર્ગે દોરશે.

કરની દરેક પસંદગી સમજીને તપાસો. ઍપમાં નવી ટેમ્પલેટ લાઇન **Exempt (0%)**થી શરૂ થાય છે. એ સૉફ્ટવેરનું ડિફૉલ્ટ છે, તમારું ઉત્પાદન કાયદેસર કરમુક્ત છે એવો નિર્ણય નથી. સાચવતાં પહેલાં હાલનું વર્ગીકરણ અને દર gst.gov.in પર અથવા તમારા CA સાથે ચકાસો.

બિલ બનાવતાં પહેલાં સાચવેલી કિંમતો તપાસો

Yojika ટેમ્પલેટમાં સાચવેલા જથ્થા, કિંમતો, ડિસ્કાઉન્ટ અને કર સેટિંગ્સમાંથી ઇન્વૉઇસ બનાવે છે. ઇન્વૉઇસ બનાવતી વખતે સાચવેલી કિંમતને આજની કૅટલૉગ કિંમતથી બદલતું નથી. એટલે કિંમત બદલાય ત્યારે ટેમ્પલેટ પણ તપાસવું જરૂરી છે.

નિયત બિલની પુષ્ટિ કરતાં પહેલાં આ વિગતોની ખરેખર મળેલા ઑર્ડર સાથે સરખામણી કરો:

• ગ્રાહક: સાચી પાર્ટી, બિલિંગ વિગતો અને ડિલિવરીનું સ્થળ.
• વસ્તુઓ: ખરેખર જથ્થો, પૅકનાં કદ અને બદલામાં અપાયેલી વસ્તુઓ.
• કિંમત: પૂરો થઈ ગયેલો કોઈ ડિસ્કાઉન્ટ સહિત હાલનો કરાર.
• કર: આ સપ્લાય માટે લાગુ પડતું વર્ગીકરણ, દર અને કરપદ્ધતિ.
• બિલિંગ ઇતિહાસ: કોઈએ આ વેચાણ અગાઉથી જાતે દાખલ કર્યું છે કે નહીં.

ચાલુ રહેતા ફેરફારો ઇન્વૉઇસ બનતાં પહેલાં સુધારવા માટે ટેમ્પલેટની યાદીમાંથી Edit વાપરો. માત્ર એક ઑર્ડર અલગ હોય તો થોભીને વિચારો કે સામાન્ય રીતે જાતે દાખલ કરેલો ઇન્વૉઇસ વધુ સ્પષ્ટ રહેશે કે નહીં. તમે જાતે બિલ બનાવો તો તેની સાથે મેળ ખાતો નિયત વખત પણ સંભાળો, જેથી પાછળથી તે બીજો ઇન્વૉઇસ ન બને.

ઉદાહરણ: પુણેનો સ્ટેશનરી ઑર્ડર

પુણેની એક કાલ્પનિક દુકાન સ્થાનિક ઑફિસને કરેલા સામાન્ય સપ્લાયનો વિચાર કરો. નીચેની સંમત ગ્રાહક કિંમતોમાં લાગુ પડતો GST સામેલ છે અને કોઈ ડિસ્કાઉન્ટ નથી. આ ઉદાહરણ જથ્થા અને કિંમતની તપાસ સમજાવે છે, કોઈ ચોક્કસ ઉત્પાદનનો GST દર નહીં.

આગામી સપ્લાય માટે ઑફિસ માત્ર આઠ રાઇટિંગ પૅડ માગે છે. સાચી રકમ 8 × ₹60 + 4 × ₹100 = ₹880 થાય છે. ટેમ્પલેટ બદલ્યા વગર ઇન્વૉઇસ બનાવવાથી ₹120 વધુ બિલ થશે.

માલિક ઇન્વૉઇસની પુષ્ટિ કરતાં પહેલાં ઑર્ડર તપાસે છે. હવે કાયમ આઠ પૅડ જ લેવાના હોય તો તે ટેમ્પલેટ સુધારે છે. આ માત્ર એક અપવાદ હોય તો તે વેચાણ અલગથી દાખલ કરીને તેને લગતો રિકરિંગ વખત છોડી શકે છે.

આ સામાન્ય કરપાત્ર સપ્લાય માટે સપ્લાયરનું સ્થાન અને સપ્લાયનું સ્થળ બંને મહારાષ્ટ્રમાં છે, તેથી CGST અને SGST લાગુ પડે છે. આ CBICના સપ્લાય FAQના પ્રશ્ન 85 મુજબ છે. ઉપરની સંમત કર-સહિત રકમોમાં કરનો ભાગ પહેલેથી જ સામેલ છે; ₹880માં ફરી કર ઉમેરશો નહીં. બિલ બનાવતાં પહેલાં ઉત્પાદનોના ખરેખર દર ચકાસો.

નિયત ઇન્વૉઇસ બનાવો, પછી પરિણામ તપાસો

Recurring Invoices Due પર જવા માટે Generate due ખોલો. સાચવેલું ટેમ્પલેટ અને ઑર્ડર તપાસ્યા પછી Create Invoice પસંદ કરીને પુષ્ટિ કરો. તેનાથી નવા નંબર સાથે સાચો ઇન્વૉઇસ બને છે, જે Invoices યાદીમાં ઉપલબ્ધ થાય છે.

CBICના ઇન્વૉઇસમાં જરૂરી વિગતોમાં જારી કરવાની તારીખ અને નાણાકીય વર્ષમાં અનન્ય એવો સળંગ ઇન્વૉઇસ નંબર સામેલ છે. ફરી વાપરી શકાય એવું ટેમ્પલેટ નામ દરેક નવા ટૅક્સ ઇન્વૉઇસ પરની આ વિગતોનું સ્થાન લઈ શકતું નથી.

બિલ પ્રિન્ટ અથવા શેર કરતાં પહેલાં બનેલું બિલ તપાસો. ઇન્વૉઇસ બનાવવાથી ગ્રાહકે ચુકવણી કરી છે એવું સાબિત થતું નથી; ખરેખર ચુકવણી મળે ત્યારે તેને અલગથી નોંધો.

ઘણાં ચક્ર રહી ગયાં હોય તો તેની પાછળના દરેક સપ્લાયને અલગથી તપાસો. એક પુષ્ટિ એક ઇન્વૉઇસ બનાવે છે અને સમયપત્રકને રહી ગયેલા ચક્રોથી આગળ વધારે છે. તે રહી ગયેલું દરેક બિલ આપમેળે ફરી બનાવતું નથી. અગાઉના સપ્લાયના ઇન્વૉઇસ યોગ્ય રીતે ન બન્યા હોય તો તારીખોનો અંદાજ લગાવવાને બદલે સુધારાની પ્રક્રિયા તમારા CA સાથે ચકાસો.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

શું Yojika મારી પુષ્ટિ વગર રિકરિંગ ઇન્વૉઇસ બનાવશે?

ના. નિયત થયેલા ટેમ્પલેટ રિવ્યૂ ક્યૂમાં દેખાય છે, જ્યાં તમે ખરેખર ઇન્વૉઇસ બનાવવાની પુષ્ટિ કરો છો. તમે કોઈ એક વખતને છોડી પણ શકો છો અથવા ટેમ્પલેટ થોભાવી શકો છો.

શું રિકરિંગ ટેમ્પલેટ વસ્તુની નવીનતમ કિંમત લે છે?

ઇન્વૉઇસ બનાવતી વખતે ટેમ્પલેટમાં સાચવેલી કિંમત અને કર સેટિંગ્સ વપરાય છે. તમારી વેચાણ કિંમત અથવા લાગુ પડતી કરપદ્ધતિ બદલાય ત્યારે એ સેટિંગ્સ તપાસો અને સુધારો.

ગ્રાહક બીજી નકલ માગે ત્યારે મારે રિકરિંગ ઇન્વૉઇસ બનાવવો જોઈએ?

ના. એ જ વેચાણનો હાલનો ઇન્વૉઇસ શોધીને ફરી પ્રિન્ટ કરો. પોતાનું અલગ બિલ જરૂરી હોય એવા નવા સપ્લાય માટે જ રિકરિંગ ઇન્વૉઇસ બનાવો.

સમયપત્રકનાં ઘણાં બિલ રહી ગયાં હોય તો મારે શું કરવું?

કયા સપ્લાય ખરેખર થયા અને કયાનાં બિલ પહેલેથી બની ગયાં છે તે તપાસો. ટેમ્પલેટની દરેક પુષ્ટિએ Yojika એક ઇન્વૉઇસ બનાવે છે અને રહી ગયેલા ચક્રોથી આગળ સમયપત્રક વધારે છે; રહી ગયેલા દરેક વખત માટે અલગ ઇન્વૉઇસ બનાવતું નથી.

એક નિયમિત ગ્રાહક સાથે અજમાવો

જે વ્યવસ્થામાં વસ્તુઓ અને સમય સરળતાથી ચકાસી શકાય તેનાથી શરૂઆત કરો. Yojikaની બિલિંગ સુવિધાઓ જુઓ, પછી આ કાર્યપદ્ધતિ અજમાવવા માટે Yojika ડાઉનલોડ કરો. પહેલું ટેમ્પલેટ સરળ રાખો અને તેમાં સાચવેલી કિંમતો તપાસવાનું તમારી રિકરિંગ બિલિંગની નિયમિત રીતનો ભાગ બનાવો.