షాపు ఖర్చుల రీయింబర్స్‌మెంట్ రికార్డు ఒకరు తమ సొంత డబ్బుతో చెల్లించిన బిల్లును, షాపు తర్వాత వారికి తిరిగి ఇచ్చిన డబ్బుతో అనుసంధానిస్తుంది. ఒకే ఖర్చు రెండుసార్లు లెక్కలోకి రాకుండా, అసలు ఖర్చు, డబ్బు తిరిగి రావాల్సిన వ్యక్తి, తిరిగి ఇచ్చిన మొత్తం—అన్నింటినీ ఒకే రెఫరెన్స్ కింద ఉంచండి. పాక్షిక చెల్లింపులతో సహా ఈ రికార్డును నోట్‌బుక్ లేదా స్ప్రెడ్‌షీట్‌లో నిర్వహించవచ్చు.
రసీదు, రీయింబర్స్‌మెంట్‌కు ఒకే రెఫరెన్స్ ఎందుకు అవసరం
ఒక సహాయకుడు పనికి వచ్చే దారిలో శుభ్రపరిచే సామగ్రిని కొని, తన వ్యక్తిగత UPI ఖాతా నుంచి చెల్లిస్తారు. షాపు తర్వాత ఆ డబ్బును తిరిగి ఇస్తుంది. వివరించాల్సిన చెల్లింపులు రెండు ఉన్నా, శుభ్రపరిచే సామగ్రి కొనుగోలు మాత్రం ఒక్కటే.
ఆ కొనుగోలుకు REIM-001 వంటి రెఫరెన్స్ ఇవ్వండి. సప్లయర్ రసీదు, తిరిగి చెల్లించిన రుజువు రెండింటినీ దానికి జోడించండి. మరో క్లెయిమ్‌ను అంగీకరించే ముందు సప్లయర్ పేరు, పత్రం సంఖ్య, తేదీ, మొత్తాన్ని ఇప్పటికే ఉన్న రికార్డులతో పోల్చండి; ఒకే రసీదు కాగితం రూపంలోనూ, తర్వాత ఫొటో రూపంలోనూ రావచ్చు.
ఇది అసలు ఖర్చును, చెల్లించాల్సిన డబ్బు సెటిల్‌మెంట్‌ను వేరుగా ఉంచుతుంది. ICAI అకౌంటింగ్ ఫ్రేమ్‌వర్క్ ఖర్చులు, అప్పుల మధ్య తేడాను చూపుతూ, నగదు చెల్లింపును ఒక బాధ్యతను తీర్చే మార్గంగా వివరిస్తుంది. వాస్తవ ఎంట్రీలను మీ అకౌంటెంట్‌తో నిర్ణయించుకోండి. ముఖ్యంగా చెల్లించిన వ్యక్తి యజమాని లేదా భాగస్వామి అయితే, యజమాని పెట్టిన నిధులను సహాయకుడికి ఇచ్చే రీయింబర్స్‌మెంట్ కంటే భిన్నంగా పరిగణించాల్సి రావచ్చు.
షాపు ఖర్చుల రీయింబర్స్‌మెంట్ రికార్డు: నమోదు చేయాల్సిన వివరాలు
ప్రతి సప్లయర్ పత్రానికి ఒక క్లెయిమ్ వరుసను ఉంచి, దాని రెఫరెన్స్‌కు అనుసంధానించిన చెల్లింపులను విడిగా జాబితా చేయండి. ఇవి పని కోసం సూచించిన వివరాలు మాత్రమే; చట్టం నిర్దేశించిన ఫారం కాదు.
| వివరము | ఏమి నమోదు చేయాలి |
|---|---|
| క్లెయిమ్ రెఫరెన్స్ | REIM-001 వంటి ప్రత్యేక అంతర్గత గుర్తింపు |
| చెల్లించిన వ్యక్తి | పేరు, వారు యజమానా, భాగస్వామా లేదా సహాయకుడా అనే వివరము |
| అసలు కొనుగోలు | సప్లయర్, పత్రం సంఖ్య, తేదీ, వ్యాపార అవసరం |
| వ్యక్తిగత చెల్లింపు | మొత్తం, చెల్లింపు పద్ధతి, లావాదేవీ రెఫరెన్స్ |
| వ్యాపార భాగం | తిరిగి చెల్లించడానికి అంగీకరించిన మొత్తం, మినహాయింపులకు వివరణ |
| రుజువు | సప్లయర్ పత్రం, చెల్లింపు రుజువు ఉంచిన ప్రదేశం |
| రీయింబర్స్‌మెంట్ చరిత్ర | ప్రతి తేదీ, మొత్తం, పద్ధతి, బ్యాంక్ రెఫరెన్స్ లేదా నగదు అందుకున్న రసీదు |
| బకాయి, స్థితి | ఇంకా చెల్లించాల్సిన మొత్తం; రుజువు కోసం వేచి ఉంది, చెల్లించలేదు, కొంత చెల్లించారు లేదా సెటిల్ అయింది |
కొనుగోలు తేదీ, తిరిగి చెల్లించిన తేదీని విడివిడిగా నమోదు చేయండి. రసీదులో ఇంటి వస్తువులు ఉంటే, షాపుకు సంబంధించిన పంక్తులను గుర్తించి, వ్యాపార భాగాన్ని ఎలా లెక్కించారో చూపండి. ఇంకా స్పష్టత రాని మొత్తాలను సెటిల్ అయినట్లు చూపకుండా, “వివరణ కోసం వేచి ఉంది” అని కనిపించేలా ఉంచండి.
రుజువులను భద్రపరచి సులభంగా కనుగొనే ఆచరణాత్మక పద్ధతి కోసం షాపు ఖర్చుల రసీదుల నిర్వహణపై మా మార్గదర్శిని చూడండి. ఎవరికి డబ్బు తిరిగి ఇవ్వాలో రిజిస్టర్ చెబుతుంది; దానికి ఆధారమైన పత్రాలను రసీదుల ఫోల్డర్ అందిస్తుంది.
ఉదాహరణ: పుణె షాపులో రెండు కొనుగోళ్లు
పుణెలోని ఒక ఊహాత్మక షాపును తీసుకుందాం. 18/10/2026న సహాయకురాలు మీనా తన సొంత డబ్బుతో ₹480 విలువైన శుభ్రపరిచే సామగ్రి, ₹320 విలువైన కౌంటర్ స్టేషనరీ కొంటారు. రెండూ పూర్తిగా షాపు వినియోగానికే, వాటికి వేర్వేరు సప్లయర్ రసీదులు ఉన్నాయి, తిరిగి చెల్లించడానికి అంగీకరించారు.
ఇవి ఉదాహరణ కోసం తీసుకున్న తుది పత్రాల మొత్తాలు; సప్లయర్లు ఇప్పటికే చూపిన పన్ను ఏదైనా ఉంటే అది వీటిలో ఉంది. ఇవి రీయింబర్స్‌మెంట్ మొత్తాలు మాత్రమే; మినహాయించదగిన ఖర్చు లేదా అర్హమైన GST క్రెడిట్ లెక్క కాదు.
| రెఫరెన్స్ | కొనుగోలు | అంగీకరించిన మొత్తం | ఇప్పటివరకు తిరిగి ఇచ్చింది | ఇంకా చెల్లించాల్సింది |
|---|---|---|---|---|
| REIM-001 | శుభ్రపరిచే సామగ్రి | ₹480 | ₹480 | ₹0 |
| REIM-002 | కౌంటర్ స్టేషనరీ | ₹320 | ₹20 | ₹300 |
| మొత్తం | ₹800 | ₹500 | ₹300 |
షాపు 18/10/2026న మీనాకు ఒకే ₹500 బ్యాంక్ ట్రాన్స్‌ఫర్ చేస్తుంది. రీయింబర్స్‌మెంట్ జాబితాలో దాని రెఫరెన్స్‌ను ఒకసారి నమోదు చేసి, REIM-001కు ₹480, REIM-002కు ₹20 కేటాయించండి. ఇలా మొత్తం కేటాయింపు వాస్తవ ట్రాన్స్‌ఫర్‌కు సమానంగా ఉంటుంది.
తనిఖీ: ₹480 + ₹320 = ₹800, ఇంకా చెల్లించాల్సింది ₹800 − ₹500 = ₹300. షాపు తర్వాత మిగిలిన ₹300 చెల్లిస్తే, కొత్త రీయింబర్స్‌మెంట్ వరుసను జోడించండి; మొత్తం చెల్లింపులు ₹800 అవుతాయి, బకాయి ₹0 అవుతుంది. అసలు ₹800, తిరిగి ఇచ్చిన ₹800 కలిపి ₹1,600 విలువైన కొనుగోళ్లుగా లెక్కించకండి.
అసలు సామగ్రికి సంబంధించి, నమోదైన సప్లయర్లు, సరఫరా స్థలం రెండూ మహారాష్ట్రలోనే ఉన్నాయని, ప్రత్యేక సరఫరా పరిస్థితులు లేవని అనుకుందాం. పన్ను వర్తించే రాష్ట్ర అంతర్గత సరఫరాలకు సాధారణంగా CGST, SGST వర్తిస్తాయి. ఇది CBIC సరఫరా FAQలోని ప్రశ్న 85లో వివరించబడింది. సప్లయర్ల వాస్తవ పత్రాలను తనిఖీ చేసి, ప్రస్తుత వస్తువుల రేట్లను మీ CAతో నిర్ధారించండి; ఈ ఉదాహరణలో ఎలాంటి పన్ను శాతాన్ని ఊహించలేదు.
చెల్లింపు చరిత్రను కోల్పోకుండా క్లెయిమ్‌ను ముగించండి
డబ్బు తిరిగి ఇచ్చే ముందు, అంగీకరించిన మొత్తాన్ని రసీదుతో పోల్చి, ఇంతకు ముందు ఇచ్చిన మొత్తాలను తీసివేయండి. నగదుగా ఇస్తే, ఎవరు అందుకున్నారో నమోదు చేసి రసీదు తీసుకోండి. బ్యాంక్ లేదా UPI ట్రాన్స్‌ఫర్ అయితే అది పూర్తయిందని నిర్ధారించి లావాదేవీ రెఫరెన్స్‌ను భద్రపరచండి.
ఒక ట్రాన్స్‌ఫర్ అనేక క్లెయిమ్‌లకు సంబంధించినదైతే, ప్రతి కేటాయింపును జాబితా చేసి వాటి మొత్తం ట్రాన్స్‌ఫర్‌కు సమానమో చూడండి. ఒక క్లెయిమ్‌కు అనేక ట్రాన్స్‌ఫర్‌లు అవసరమైతే, ప్రతి చెల్లింపు వరుసను ఉంచండి. మొదటి మొత్తంపై తాజా మొత్తాన్ని రాస్తే చరిత్ర కనిపించకుండా పోతుంది.
పెండింగ్ క్లెయిమ్‌లను క్రమం తప్పకుండా సమీక్షించండి. పత్రం లేకపోవడం, చెల్లించని బకాయి, వివాదంలో ఉన్న వ్యక్తిగత వస్తువు—వీటికి వేర్వేరు చర్యలు అవసరం. ఎవరైనా కొనుగోలు చేయడానికి ముందే షాపు డబ్బు అందుకుంటే, ఆ అడ్వాన్స్‌ను కూడా నమోదు చేసి తేడాను మాత్రమే సెటిల్ చేయండి; పూర్తి రసీదు మొత్తాన్ని ఇంకా వారికి చెల్లించాల్సిన డబ్బుగా పరిగణించకండి.
GST క్రెడిట్‌ను రీయింబర్స్‌మెంట్ స్థితి నుంచి వేరుగా ఉంచండి
క్లెయిమ్‌ను సెటిల్ అయినట్లు గుర్తించడం వల్ల దాని GST క్లెయిమ్ చేయవచ్చని నిర్ధారణ కాదు. అర్హతను, అవసరమైన సవరణలను తనిఖీ చేయడానికి సప్లయర్ పత్రం, వ్యాపార అవసరం వివరణ, చెల్లింపు చరిత్రను మీ CAకు ఇవ్వండి.
GST పోర్టల్ GSTR-2B FAQలోని ప్రశ్న 5 ప్రకారం, పన్ను చెల్లింపుదారులు స్టేట్‌మెంట్‌ను తమ ఖాతాలతో సరిపోల్చి, ఒక పత్రానికి రెండుసార్లు క్రెడిట్ క్లెయిమ్ చేయకుండా ఉండాలి. క్రెడిట్ కోసం అది మరో కొనుగోలుగా చూపబడకుండా, రీయింబర్స్‌మెంట్‌ను అసలు పత్రంతో అనుసంధానించి ఉంచండి. క్లెయిమ్ చేసే ముందు ప్రస్తుత నిబంధనను gst.gov.inలో లేదా మీ CAతో నిర్ధారించండి.
రికార్డులను అనుసంధానించడానికి Yojika Notes వాడండి
Yojika Expenses స్క్రీన్‌లో Notes ఉన్నాయి. అసలు ఖర్చును ఎలా నమోదు చేయాలో మీ అకౌంటెంట్ నిర్ధారించిన తర్వాత, క్లెయిమ్ రెఫరెన్స్, చెల్లించిన వ్యక్తిని అక్కడ రాయండి. ఉదాహరణ: REIM-002 — మీనా సొంత డబ్బుతో చెల్లించారు; రీయింబర్స్‌మెంట్ చరిత్ర రిజిస్టర్‌లో ఉంది.
మీ ఖర్చుల రికార్డులతో పాటు రీయింబర్స్‌మెంట్ రిజిస్టర్‌ను ఉంచండి. Notes రీయింబర్స్‌మెంట్ బకాయిని సృష్టించవు; చెల్లింపు పద్ధతిని ఎంచుకోవడం వల్ల కొనుగోలుకు ఎవరి ఖాతా నుంచి డబ్బు వచ్చిందో తెలియదు. సొంత డబ్బుతో చేసిన ఖర్చులను మీ నగదు, బ్యాంక్ రికార్డులతో ఎలా సరిపోల్చాలో అకౌంటెంట్‌ను అడగండి; రీయింబర్స్‌మెంట్‌ను చూపడానికి మాత్రమే రెండో ఖర్చును జోడిస్తే అదే ఖర్చు రెండుసార్లు నమోదు కావచ్చు.
Yojika బిల్లింగ్, ఖర్చుల ఫీచర్లను చూడండి లేదా ఖర్చుల ఎంట్రీలతో ఉపయోగకరమైన రెఫరెన్స్‌లను ఉంచడానికి Yojikaను డౌన్‌లోడ్ చేయండి.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
షాపు ఖర్చుల రీయింబర్స్‌మెంట్ రికార్డులో ఏమి ఉండాలి?
ఎవరు చెల్లించారు, సప్లయర్ పత్రం, వ్యాపార అవసరం, తిరిగి చెల్లించడానికి అంగీకరించిన మొత్తం, ప్రతి చెల్లింపు రెఫరెన్స్‌ను నమోదు చేయండి. మిగిలిన బకాయి సున్నా అయ్యే వరకు స్పష్టంగా చూపండి.
తిరిగి ఇచ్చిన మొత్తాన్ని మరో ఖర్చుగా నమోదు చేయాలా?
ఇప్పటికే నమోదైన ఖర్చును తిరిగి చెల్లించినప్పుడు అదే ఖర్చు మళ్లీ ఏర్పడకూడదు. ఆ చెల్లింపును అసలు రికార్డుకు జోడించి, మీ ఖాతాల్లో ఏ సెటిల్‌మెంట్ ఎంట్రీ వాడాలో అకౌంటెంట్‌ను అడగండి.
రసీదులో షాపు వస్తువులతో పాటు వ్యక్తిగత వస్తువులు ఉంటే ఏం చేయాలి?
పూర్తి రసీదును ఉంచి, షాపు వస్తువులను గుర్తించి, అంగీకరించిన వ్యాపార భాగాన్ని మాత్రమే రీయింబర్స్‌మెంట్ రిజిస్టర్‌లో నమోదు చేయండి. తర్వాత తనిఖీ చేసే వ్యక్తి అదే లెక్కను చేయగలిగేలా విభజనను వివరించండి.
సహాయకులకు చెల్లించాల్సిన మొత్తాలను Yojika ఆటోమేటిక్‌గా ట్రాక్ చేస్తుందా?
ఆ బకాయిలను ట్రాక్ చేయడానికి ఇక్కడ వివరించిన మాన్యువల్ రిజిస్టర్‌ను వాడండి. Yojika Expenses Notesలో సరిపోలే రెఫరెన్స్‌ను ఉంచవచ్చు; కానీ ఒక నోట్ రీయింబర్స్‌మెంట్ బకాయిని సృష్టించదు, దాని సెటిల్‌మెంట్‌ను నమోదు చేయదు.