দোকানের খরচ ফেরতের হিসাব কারও ব্যক্তিগত টাকা দিয়ে মেটানো বিলের সঙ্গে দোকান পরে যে টাকা ফেরত দেয়, সেটিকে যুক্ত করে। মূল খরচ, যিনি টাকা ফেরতের অপেক্ষায় আছেন এবং ফেরত দেওয়া টাকা—সব একটি রেফারেন্সের অধীনে রাখুন, যাতে একই খরচ দু’বার গণনা না হয়। আংশিক ফেরতসহ এই হিসাব খাতা বা স্প্রেডশিটেই রাখা যায়।
রসিদ ও টাকা ফেরতের জন্য একটি রেফারেন্স কেন দরকার
একজন সহায়ক কাজে আসার পথে পরিষ্কারের জিনিস কেনেন এবং নিজের UPI অ্যাকাউন্ট থেকে টাকা দেন। দোকান পরে তাঁকে টাকা ফেরত দেয়। এখানে ব্যাখ্যা করার মতো দুটি পেমেন্ট আছে, কিন্তু পরিষ্কারের জিনিস কেনা হয়েছে একবারই।
সেই কেনাকাটিকে REIM-001-এর মতো একটি রেফারেন্স দিন। সরবরাহকারীর রসিদ ও টাকা ফেরতের প্রমাণ—দু’টিই এর সঙ্গে যুক্ত করুন। আরেকটি দাবি গ্রহণের আগে সরবরাহকারীর নাম, নথি নম্বর, তারিখ ও টাকার অঙ্ক আগের রেকর্ডের সঙ্গে মিলিয়ে নিন; একই রসিদ কাগজে এবং পরে ছবি হিসেবেও আসতে পারে।
এতে মূল খরচ এবং বকেয়া টাকা মেটানো আলাদা থাকে। ICAI-র অ্যাকাউন্টিং কাঠামো খরচ ও দায়ের মধ্যে পার্থক্য করে এবং নগদ অর্থ প্রদানকে দায় মেটানোর একটি উপায় হিসেবে বর্ণনা করে। আসল এন্ট্রি কী হবে তা হিসাবরক্ষককে ঠিক করতে বলুন, বিশেষত টাকা প্রদানকারী যদি মালিক বা অংশীদার হন: মালিকের দেওয়া তহবিলের হিসাব সহায়কের খরচ ফেরতের থেকে আলাদা হতে পারে।
দোকানের খরচ ফেরতের হিসাব: যে ঘরগুলি রাখবেন
সরবরাহকারীর প্রতিটি নথির জন্য দাবির একটি সারি রাখুন এবং তার রেফারেন্সের সঙ্গে যুক্ত ফেরতগুলির আলাদা তালিকা করুন। এগুলি কাজের সুবিধার জন্য প্রস্তাবিত ঘর, নির্ধারিত কোনো আইনি ফর্ম নয়।
| ঘর | কী লিখবেন |
|---|---|
| দাবির রেফারেন্স | REIM-001-এর মতো একটি অনন্য অভ্যন্তরীণ নাম |
| যিনি টাকা দিয়েছেন | নাম এবং তিনি মালিক, অংশীদার না সহায়ক |
| মূল কেনাকাটা | সরবরাহকারী, নথি নম্বর, তারিখ ও ব্যবসায়িক উদ্দেশ্য |
| ব্যক্তিগত পেমেন্ট | টাকার অঙ্ক, পেমেন্ট পদ্ধতি ও লেনদেনের রেফারেন্স |
| ব্যবসায়িক অংশ | ফেরতের জন্য গৃহীত টাকা এবং কোনো বাদ থাকলে তার ব্যাখ্যা |
| প্রমাণ | সরবরাহকারীর নথি ও পেমেন্টের প্রমাণ কোথায় রাখা আছে |
| টাকা ফেরতের ইতিহাস | প্রতিটি তারিখ, অঙ্ক, পদ্ধতি এবং ব্যাঙ্ক রেফারেন্স বা নগদ প্রাপ্তির স্বীকৃতি |
| বাকি ও অবস্থা | এখনও কত টাকা দিতে হবে; প্রমাণের অপেক্ষায়, অপরিশোধিত, আংশিক পরিশোধিত বা নিষ্পত্তি |
কেনার তারিখ ও টাকা ফেরতের তারিখ আলাদাভাবে লিখুন। রসিদে বাড়ির জিনিস থাকলে কোন লাইনগুলি দোকানের তা চিহ্নিত করুন এবং ব্যবসায়িক অংশ কীভাবে হিসাব করেছেন তা দেখান। যে টাকার বিষয়ে এখনও স্পষ্টতা আসেনি, সেটিকে চুপচাপ নিষ্পত্তি ধরে না নিয়ে “ব্যাখ্যার অপেক্ষায়” হিসেবে দেখাতে থাকুন।
প্রমাণ গুছিয়ে রাখা ও খুঁজে পাওয়ার ব্যবহারিক উপায় জানতে দোকানের খরচের রসিদ গুছিয়ে রাখার নির্দেশিকা দেখুন। রেজিস্টারটি জানাবে কাকে টাকা ফেরত দিতে হবে; রসিদের ফোল্ডার দেবে সহায়ক নথি।
উদাহরণ: পুনের একটি দোকানে দুটি কেনাকাটা
পুনের একটি কাল্পনিক দোকানের কথা ধরা যাক। 18/10/2026 তারিখে সহায়ক মীনা নিজের টাকা দিয়ে ₹480-এর পরিষ্কারের সামগ্রী ও ₹320-এর কাউন্টার স্টেশনারি কেনেন। দু’টিই পুরোপুরি দোকানের কাজে, আলাদা সরবরাহকারী রসিদ আছে এবং টাকা ফেরতের জন্য গৃহীত হয়েছে।
এগুলি উদাহরণের চূড়ান্ত নথির অঙ্ক, যাতে সরবরাহকারীর দেখানো কর অন্তর্ভুক্ত আছে। এগুলি টাকা ফেরতের অঙ্ক; ছাড়যোগ্য খরচ বা যোগ্য GST ক্রেডিটের হিসাব নয়।
| রেফারেন্স | কেনাকাটা | গৃহীত অঙ্ক | এ পর্যন্ত ফেরত | এখনও বাকি |
|---|---|---|---|---|
| REIM-001 | পরিষ্কারের সামগ্রী | ₹480 | ₹480 | ₹0 |
| REIM-002 | কাউন্টার স্টেশনারি | ₹320 | ₹20 | ₹300 |
| মোট | ₹800 | ₹500 | ₹300 |
দোকান 18/10/2026 তারিখে মীনাকে একবারে ₹500 ব্যাঙ্ক ট্রান্সফার করে। ফেরতের তালিকায় তার রেফারেন্স একবার লিখুন এবং ₹480 REIM-001 ও ₹20 REIM-002-তে বরাদ্দ করুন। এতে মোট বরাদ্দের অঙ্ক আসল ট্রান্সফারের সমান থাকবে।
যাচাইটি হল ₹480 + ₹320 = ₹800, এবং ₹800 − ₹500 = ₹300 এখনও বাকি। দোকান পরে বাকি ₹300 ফেরত দিলে নতুন ফেরতের সারি যোগ করুন; মোট ফেরত হবে ₹800 এবং বাকি হবে ₹0। মূল ₹800 এবং ফেরত দেওয়া ₹800-কে ₹1,600-এর কেনাকাটা হিসেবে গণনা করবেন না।
মূল সামগ্রীর ক্ষেত্রে ধরে নিন নিবন্ধিত সরবরাহকারী ও সরবরাহের স্থান—দু’টিই মহারাষ্ট্রে এবং সরবরাহে কোনো বিশেষ পরিস্থিতি নেই। করযোগ্য রাজ্যের ভিতরের সরবরাহে সাধারণত CGST ও SGST ব্যবহৃত হয়, যা CBIC-র সরবরাহ FAQ-এর প্রশ্ন 85-এ ব্যাখ্যা করা হয়েছে। সরবরাহকারীর আসল নথি দেখুন এবং বর্তমান পণ্যের হার CA-র কাছে নিশ্চিত করুন; এই উদাহরণে কোনো করের শতাংশ ধরে নেওয়া হয়নি।
পেমেন্টের ইতিহাস না হারিয়ে দাবি বন্ধ করুন
টাকা ফেরত দেওয়ার আগে গৃহীত অঙ্কটি রসিদের সঙ্গে মিলিয়ে আগের ফেরতগুলি বাদ দিন। নগদ দিলে কে টাকা পেয়েছেন তা লিখুন এবং স্বীকৃতি নিন। ব্যাঙ্ক বা UPI ট্রান্সফারে লেনদেন সম্পূর্ণ হয়েছে কি না নিশ্চিত করে রেফারেন্সটি রাখুন।
একটি ট্রান্সফারে একাধিক দাবি মিটলে প্রতিটি বরাদ্দ লিখুন এবং তাদের যোগফল ট্রান্সফারের সমান কি না দেখুন। একটি দাবি মেটাতে একাধিক ট্রান্সফার লাগলে প্রতিটি ফেরতের সারি রেখে দিন। প্রথম অঙ্কের ওপর নতুন অঙ্ক লিখলে আগের ইতিহাস হারিয়ে যায়।
বকেয়া দাবিগুলি নিয়মিত দেখুন। নথি না থাকা, বাকি পেমেন্ট এবং বিতর্কিত ব্যক্তিগত জিনিস—প্রতিটির জন্য আলাদা পদক্ষেপ দরকার। কেউ কেনাকাটার আগে দোকানের টাকা পেয়ে থাকলে সেই অগ্রিমও লিখুন এবং শুধু পার্থক্যটি মেটান; পুরো রসিদের টাকা এখনও তাঁর পাওনা বলে ধরবেন না।
GST ক্রেডিটকে টাকা ফেরতের অবস্থা থেকে আলাদা রাখুন
কোনো দাবি নিষ্পত্তি হয়েছে বলে চিহ্নিত করলেই তার GST দাবি করা যাবে কি না, তা ঠিক হয় না। যোগ্যতা ও প্রয়োজনীয় সংশোধন যাচাইয়ের জন্য CA-কে সরবরাহকারীর নথি, ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যের ব্যাখ্যা ও পেমেন্টের ইতিহাস দিন।
GST পোর্টালের GSTR-2B FAQ-এর প্রশ্ন 5 বলছে, করদাতাদের স্টেটমেন্টের সঙ্গে নিজেদের খাতা মিলিয়ে দেখা এবং একটি নথির ক্রেডিট দু’বার দাবি করা এড়ানো উচিত। টাকা ফেরতকে মূল নথির সঙ্গে যুক্ত রাখুন, যাতে ক্রেডিটের জন্য সেটি আরেকটি কেনাকাটা হিসেবে দেখানো না হয়। দাবি করার আগে gst.gov.in বা CA-র কাছে বর্তমান নিয়ম নিশ্চিত করুন।
রেকর্ডগুলি যুক্ত করতে Yojika Notes ব্যবহার করুন
Yojika-র Expenses স্ক্রিনে Notes আছে। মূল খরচ কীভাবে লিখতে হবে তা হিসাবরক্ষক নিশ্চিত করলে সেখানে দাবির রেফারেন্স ও যিনি টাকা দিয়েছেন তাঁর নাম লিখুন, যেমন: REIM-002 — মীনা ব্যক্তিগত টাকা দিয়ে মিটিয়েছেন; টাকা ফেরতের ইতিহাস রেজিস্টারে আছে।
খরচের রেকর্ডের সঙ্গে টাকা ফেরতের রেজিস্টার রাখুন। Notes টাকা ফেরতের দেনা তৈরি করে না, আর পেমেন্ট পদ্ধতি বেছে নিলেও কেনাকাটার টাকা কার অ্যাকাউন্ট থেকে এসেছে তা বোঝায় না। ব্যক্তিগত টাকায় করা খরচ নগদ ও ব্যাঙ্ক রেকর্ডের সঙ্গে কীভাবে মেলাবেন তা হিসাবরক্ষককে জিজ্ঞাসা করুন; শুধু টাকা ফেরত দেখাতে দ্বিতীয় খরচ যোগ করলে একই খরচ দু’বার নথিভুক্ত হতে পারে।
Yojika-র বিলিং ও খরচের সুবিধাগুলি দেখুন, অথবা খরচের এন্ট্রির সঙ্গে দরকারি রেফারেন্স রাখতে Yojika ডাউনলোড করুন।
প্রায়ই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
দোকানের খরচ ফেরতের হিসাবে কী কী থাকা উচিত?
কে টাকা দিয়েছেন, সরবরাহকারীর নথি, ব্যবসায়িক উদ্দেশ্য, ফেরতের জন্য গৃহীত টাকা এবং প্রতিটি ফেরতের রেফারেন্স লিখুন। বাকি টাকা শূন্য না হওয়া পর্যন্ত তা স্পষ্টভাবে দেখান।
ফেরত দেওয়া টাকা কি আরেকটি খরচ হিসেবে লিখব?
আগে নথিভুক্ত খরচের টাকা ফেরত দিলে সেই খরচ আবার তৈরি হওয়া উচিত নয়। ফেরতটি মূল রেকর্ডের সঙ্গে যুক্ত করুন এবং খাতায় কোন নিষ্পত্তির এন্ট্রি হবে তা হিসাবরক্ষকের কাছে জেনে নিন।
রসিদে দোকান ও ব্যক্তিগত—দু’ধরনের জিনিস থাকলে কী করব?
পুরো রসিদটি রাখুন, দোকানের জিনিসগুলি চিহ্নিত করুন এবং ফেরতের রেজিস্টারে কেবল সম্মত ব্যবসায়িক অংশটি লিখুন। ভাগটি বুঝিয়ে লিখুন, যাতে পরে কেউ যাচাই করে একই হিসাব করতে পারেন।
সহায়কদের পাওনা ফেরত কি Yojika নিজে থেকে হিসাব রাখে?
এই বাকি টাকা হিসাব রাখতে এখানে বলা হাতে লেখা রেজিস্টার ব্যবহার করুন। Yojika-র Expenses Notes-এ মিলিয়ে দেখার রেফারেন্স রাখা যায়, কিন্তু একটি নোট ফেরতের দেনা তৈরি করে না বা তার নিষ্পত্তি নথিভুক্ত করে না।