दुकान खर्चाची परतफेड नोंद एखाद्याने वैयक्तिक पैशातून भरलेले बिल आणि दुकानाने नंतर केलेली परतफेड यांना जोडते. मूळ खर्च, परतफेडीची वाट पाहणारी व्यक्ती आणि परत दिलेले पैसे एकाच संदर्भाखाली ठेवा, म्हणजे एकच खर्च दोनदा मोजला जाणार नाही. अंशतः परतफेडीसह ही नोंद वहीत किंवा स्प्रेडशीटमध्ये ठेवता येते.
पावती आणि परतफेडीसाठी एकच संदर्भ का हवा
एखादी मदतनीस कामावर येताना स्वच्छतेचे साहित्य घेते आणि वैयक्तिक UPI खात्यातून पैसे देते. दुकान नंतर तिला पैसे परत करते. समजावून सांगण्यासाठी दोन पेमेंट आहेत, पण स्वच्छतेच्या साहित्याची खरेदी एकदाच झाली आहे.
त्या खरेदीला REIM-001 असा संदर्भ द्या. पुरवठादाराची पावती आणि परतफेडीचा पुरावा या दोन्हींना तो जोडा. दुसरा दावा मान्य करण्यापूर्वी पुरवठादाराचे नाव, कागदपत्र क्रमांक, तारीख आणि रक्कम विद्यमान नोंदींशी जुळवून पाहा; तीच पावती कागदावर आणि पुन्हा फोटोच्या रूपात येऊ शकते.
यामुळे मूळ खर्च आणि देय पैसे चुकते करणे वेगळे राहते. ICAI ची accounting framework खर्च आणि देणी यांत फरक करते आणि रोख पैसे देणे हे दायित्व चुकते करण्याचा एक मार्ग असल्याचे सांगते. प्रत्यक्ष नोंदी कोणत्या करायच्या हे तुमच्या accountant ला विचारा, विशेषतः पैसे देणारी व्यक्ती मालक किंवा भागीदार असेल तेव्हा: मालकाने दिलेल्या निधीची हाताळणी मदतनीसाच्या परतफेडीपेक्षा वेगळी असू शकते.
दुकान खर्च परतफेड नोंद: लिहून ठेवायचे तपशील
पुरवठादाराच्या प्रत्येक कागदपत्रासाठी दाव्याची एक ओळ ठेवा आणि त्याच्या संदर्भाशी जोडलेली परतफेडीची स्वतंत्र सूची ठेवा. हे कामासाठी सुचवलेले तपशील आहेत; कायद्याने ठरवून दिलेला नमुना नाही.
| तपशील | काय नोंदवायचे |
|---|---|
| दाव्याचा संदर्भ | REIM-001 सारखे एकमेव अंतर्गत label |
| पैसे देणारी व्यक्ती | नाव आणि ती मालक, भागीदार किंवा मदतनीस आहे का |
| मूळ खरेदी | पुरवठादार, कागदपत्र क्रमांक, तारीख आणि व्यावसायिक कारण |
| वैयक्तिक पेमेंट | रक्कम, पेमेंटची पद्धत आणि व्यवहार संदर्भ |
| व्यावसायिक भाग | परतफेडीसाठी मान्य रक्कम आणि वगळलेल्या रकमेचे स्पष्टीकरण |
| पुरावा | पुरवठादाराचे कागदपत्र आणि पेमेंटचा पुरावा कुठे ठेवला आहे |
| परतफेडीचा इतिहास | प्रत्येक तारीख, रक्कम, पद्धत आणि bank reference किंवा रोख रक्कम मिळाल्याची पोच |
| बाकी आणि स्थिती | अजून देय रक्कम; पुराव्याची प्रतीक्षा, न भरलेली, अंशतः भरलेली किंवा चुकती |
खरेदीची तारीख आणि परतफेडीची तारीख स्वतंत्रपणे नोंदवा. पावतीत घरगुती वस्तूही असतील तर दुकानाच्या वस्तूंच्या ओळींना खूण करा आणि व्यावसायिक भाग कसा मोजला ते दाखवा. न सुटलेली रक्कम चुकती झाली असे गृहीत न धरता स्पष्टीकरणाच्या प्रतीक्षेत म्हणून स्पष्ट दिसू द्या.
पुरावे ठेवण्याची आणि शोधण्याची व्यवहार्य पद्धत जाणून घेण्यासाठी दुकान खर्चाच्या पावत्या लावण्याचा आमचा मार्गदर्शक वापरा. मग कोणाला परतफेड करायची हे नोंदवही सांगेल आणि पावत्यांच्या फोल्डरमध्ये आधार देणारी कागदपत्रे मिळतील.
उदाहरण: पुण्यातील दुकानातील दोन खरेदी
पुण्यातील एका काल्पनिक दुकानाचा विचार करा. 18/10/2026 रोजी मदतनीस मीना स्वच्छतेच्या साहित्यासाठी ₹480 आणि काउंटरवरील लेखनसाहित्यासाठी ₹320 वैयक्तिक पैशातून देते. दोन्ही खरेदी पूर्णपणे दुकानासाठी आहेत, त्यांना पुरवठादारांच्या स्वतंत्र पावत्यांचा आधार आहे आणि परतफेडीसाठी त्या मान्य केल्या आहेत.
या फक्त उदाहरणासाठी घेतलेल्या अंतिम कागदपत्र रकमा आहेत आणि पुरवठादारांनी आधीच दाखवलेला कोणताही कर त्यात समाविष्ट आहे. या परतफेडीच्या रकमा आहेत; deductible expense किंवा पात्र GST credit यांची गणना नाही.
| संदर्भ | खरेदी | मान्य रक्कम | आतापर्यंत परतफेड | अजून देय |
|---|---|---|---|---|
| REIM-001 | स्वच्छतेचे साहित्य | ₹480 | ₹480 | ₹0 |
| REIM-002 | काउंटरचे लेखनसाहित्य | ₹320 | ₹20 | ₹300 |
| एकूण | ₹800 | ₹500 | ₹300 |
दुकान 18/10/2026 रोजी मीनाला ₹500 चे एक bank transfer करते. परतफेडीच्या सूचीत त्याचा संदर्भ एकदाच नोंदवा आणि REIM-001 साठी ₹480 व REIM-002 साठी ₹20 अशी विभागणी करा. त्यामुळे एकूण विभागणी प्रत्यक्ष transfer एवढीच होते.
तपासणी अशी: ₹480 + ₹320 = ₹800, आणि ₹800 − ₹500 = ₹300 अजून देय आहेत. दुकानाने उरलेले ₹300 नंतर परत केले तर परतफेडीची नवीन ओळ जोडा; एकूण परतफेड ₹800 आणि बाकी ₹0 होईल. मूळ ₹800 आणि परत केलेले ₹800 मिळून ₹1,600 ची खरेदी झाली असे मोजू नका.
मूळ साहित्याबाबत असे गृहीत धरा की नोंदणीकृत पुरवठादार आणि place of supply दोन्ही Maharashtra मध्ये आहेत आणि पुरवठ्याची कोणतीही विशेष परिस्थिती नाही. CBIC च्या supply FAQ मधील प्रश्न 85 मध्ये स्पष्ट केल्याप्रमाणे, राज्यांतर्गत करपात्र पुरवठ्यासाठी सर्वसाधारणपणे CGST आणि SGST वापरले जातात. पुरवठादारांची प्रत्यक्ष कागदपत्रे तपासा आणि सध्याचे उत्पादन दर तुमच्या CA कडून निश्चित करा; या उदाहरणात कोणतेही कराचे टक्के गृहीत धरलेले नाहीत.
पेमेंटचा माग न गमावता दावा बंद करा
परतफेड करण्यापूर्वी मान्य रक्कम पावतीशी जुळवा आणि आधीच्या परतफेडी वजा करा. रोख रक्कम दिल्यास ती कोणी घेतली ते नोंदवा आणि पोच घ्या. bank किंवा UPI transfer असल्यास तो पूर्ण झाल्याची खात्री करा आणि व्यवहार संदर्भ जतन करा.
एका transfer मध्ये अनेक दावे असतील तर प्रत्येक विभागणीची सूची करा आणि त्यांची बेरीज transfer एवढी होते का ते पाहा. एका दाव्यासाठी अनेक transfers करावे लागले तर परतफेडीची प्रत्येक ओळ जपून ठेवा. पहिली रक्कम खोडून तिच्या जागी नवी रक्कम लिहिल्याने इतिहास लपतो.
बाकी दाव्यांचा नियमित आढावा घ्या. कागदपत्र न मिळणे, न भरलेली बाकी आणि वाद असलेली वैयक्तिक वस्तू यांचा पाठपुरावा वेगवेगळ्या प्रकारे करावा लागतो. एखाद्याला खरेदी करण्यापूर्वीच दुकानाचे पैसे दिले असतील तर तो advance सुद्धा नोंदवा आणि फक्त फरक चुकता करा; पावतीची पूर्ण रक्कम अजून त्या व्यक्तीला देय आहे असे मानू नका.
GST credit आणि परतफेडीची स्थिती वेगळी ठेवा
दावा चुकता म्हणून नोंदवल्याने त्यावरील GST चा दावा करता येतो हे सिद्ध होत नाही. पात्रता आणि आवश्यक दुरुस्त्या तपासण्यासाठी तुमच्या CA ला पुरवठादाराचे कागदपत्र, व्यावसायिक कारणाचे स्पष्टीकरण आणि पेमेंटचा माग द्या.
GST portal च्या GSTR-2B FAQ मधील प्रश्न 5 नुसार करदात्यांनी statement त्यांच्या हिशोबाशी जुळवावे आणि एका कागदपत्रासाठी दोनदा credit घेणे टाळावे. credit साठी परतफेड ही दुसरी खरेदी म्हणून मांडली जाऊ नये, यासाठी ती मूळ कागदपत्राशी जोडून ठेवा. दावा करण्यापूर्वी सध्याचा नियम gst.gov.in वर किंवा तुमच्या CA कडून निश्चित करा.
नोंदी जोडण्यासाठी Yojika Notes वापरा
Yojika च्या Expenses screen मध्ये Notes आहेत. मूळ खर्च कसा नोंदवायचा हे तुमच्या accountant ने निश्चित केल्यानंतर, दाव्याचा संदर्भ आणि पैसे देणाऱ्या व्यक्तीचे नाव तेथे लिहा. उदाहरणार्थ: REIM-002 — मीनाने वैयक्तिक पैशातून भरले; परतफेडीचा इतिहास नोंदवहीत.
परतफेड नोंदवही खर्चाच्या नोंदींसोबत ठेवा. Notes मुळे परतफेडीची देय रक्कम तयार होत नाही आणि payment method निवडल्याने खरेदीसाठी कोणाच्या खात्यातून पैसे दिले हे कळत नाही. वैयक्तिक पैशातून भरलेला खर्च रोख आणि bank records शी कसा जुळवायचा हे तुमच्या accountant ला विचारा; केवळ परतफेड दाखवण्यासाठी दुसरा खर्च जोडल्यास खर्चाची दुबार नोंद होऊ शकते.
Yojika ची billing आणि खर्चाची वैशिष्ट्ये पाहा किंवा खर्चाच्या नोंदींसोबत उपयुक्त संदर्भ ठेवून पाहण्यासाठी Yojika download करा.
वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न
दुकान खर्चाच्या परतफेड नोंदीत काय समाविष्ट करावे?
पैसे कोणी दिले, पुरवठादाराचे कागदपत्र, व्यावसायिक कारण, परतफेडीसाठी मान्य रक्कम आणि प्रत्येक परतफेडीचा संदर्भ नोंदवा. उरलेली रक्कम शून्य होईपर्यंत ती स्पष्ट दिसू द्या.
परत दिलेली रक्कम आणखी एक खर्च म्हणून नोंदवावी का?
आधीच नोंदवलेल्या खर्चाची परतफेड करताना तो खर्च पुन्हा तयार होता कामा नये. परतफेड मूळ नोंदीशी जोडा आणि हिशोबात ती चुकती करण्यासाठी कोणती नोंद वापरावी हे तुमच्या accountant ला विचारा.
पावतीत दुकानाच्या आणि वैयक्तिक अशा दोन्ही वस्तू असतील तर काय करावे?
संपूर्ण पावती जपून ठेवा, दुकानाच्या वस्तू ओळखा आणि परतफेड नोंदवहीत फक्त मान्य केलेला व्यावसायिक भाग नोंदवा. विभागणी कशी केली ते समजावून लिहा, म्हणजे नंतर तपासणाऱ्याला ती पुन्हा मोजता येईल.
Yojika मदतनीसांना द्यायची परतफेड आपोआप नोंदवते का?
ही बाकी रक्कम नोंदवण्यासाठी येथे सांगितलेली हाताने ठेवायची नोंदवही वापरा. Yojika मधील खर्चाच्या Notes मध्ये जुळणारा संदर्भ ठेवता येतो; पण note मुळे परतफेडीची देय रक्कम तयार होत नाही किंवा ती चुकती झाल्याची नोंद होत नाही.