കടച്ചെലവ് തിരിച്ചുനൽകൽ രേഖ ഒരാൾ സ്വന്തം പണത്തിൽ അടച്ച ബില്ലിനെയും കട പിന്നീട് അയാൾക്ക് തിരികെ നൽകുന്ന പണത്തെയും ബന്ധിപ്പിക്കുന്നു. യഥാർത്ഥ ചെലവ്, പണം തിരികെ കിട്ടാനുള്ള വ്യക്തി, തിരികെ നൽകിയ പണം എന്നിവ ഒരേ റഫറൻസിൽ സൂക്ഷിക്കുക. അപ്പോൾ ഒരേ ചെലവ് രണ്ടുതവണ കണക്കാക്കില്ല. ഭാഗിക തിരിച്ചുനൽകലുകൾ ഉൾപ്പെടെ ഇത് ഒരു നോട്ട്ബുക്കിലോ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിലോ കൈകാര്യം ചെയ്യാം.
രസീതിനും തിരിച്ചുനൽകലിനും ഒരേ റഫറൻസ് വേണ്ടത് എന്തുകൊണ്ട്
ഒരു സഹായി ജോലിക്കു വരുന്ന വഴിയിൽ ശുചീകരണസാധനങ്ങൾ വാങ്ങി സ്വന്തം UPI അക്കൗണ്ടിൽനിന്ന് പണം നൽകുന്നു. കട പിന്നീട് ആ പണം തിരികെ നൽകുന്നു. വിശദീകരിക്കേണ്ട രണ്ടു പണമിടപാടുകളുണ്ട്, എന്നാൽ ശുചീകരണസാധനങ്ങളുടെ വാങ്ങൽ ഒന്നുമാത്രമാണ്.
ആ വാങ്ങലിന് REIM-001 പോലൊരു റഫറൻസ് നൽകുക. വിതരണക്കാരന്റെ രസീതും തിരിച്ചുനൽകിയതിന്റെ തെളിവും അതുമായി ബന്ധിപ്പിക്കുക. മറ്റൊരു claim അംഗീകരിക്കുന്നതിനു മുമ്പ് വിതരണക്കാരന്റെ പേര്, രേഖാ നമ്പർ, തീയതി, തുക എന്നിവ നിലവിലുള്ള രേഖകളുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുക; ഒരേ രസീത് കടലാസായും പിന്നീട് ചിത്രമായും ലഭിച്ചേക്കാം.
ഇത് യഥാർത്ഥ ചെലവിനെയും നൽകാനുള്ള പണം തീർപ്പാക്കുന്നതിനെയും വേർതിരിക്കുന്നു. ICAI-യുടെ accounting framework ചെലവുകളും ബാധ്യതകളും തമ്മിൽ വേർതിരിക്കുകയും പണം നൽകുന്നത് ഒരു ബാധ്യത തീർപ്പാക്കുന്ന മാർഗ്ഗമായി വിവരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. യഥാർത്ഥത്തിൽ ചെയ്യേണ്ട entries ഏതെന്ന് accountant-നോട് ചോദിക്കുക, പ്രത്യേകിച്ച് പണം നൽകിയ വ്യക്തി ഉടമയോ പങ്കാളിയോ ആണെങ്കിൽ: ഉടമ നൽകിയ പണം സഹായിക്ക് തിരിച്ചുനൽകുന്ന തുകയിൽനിന്ന് വ്യത്യസ്തമായി കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ടിവന്നേക്കാം.
കടച്ചെലവ് തിരിച്ചുനൽകൽ രേഖ: കുറിച്ചുവയ്ക്കേണ്ട വിവരങ്ങൾ
വിതരണക്കാരന്റെ ഓരോ രേഖയ്ക്കും ഓരോ claim row സൂക്ഷിക്കുക. അതിന്റെ റഫറൻസുമായി ബന്ധിപ്പിച്ച തിരിച്ചുനൽകലുകളുടെ പ്രത്യേക പട്ടികയും സൂക്ഷിക്കുക. ഇവ പ്രവർത്തനത്തിനായി നിർദ്ദേശിക്കുന്ന വിവരങ്ങളാണ്; നിയമം നിർദേശിച്ച form അല്ല.
| വിവരം | എന്ത് രേഖപ്പെടുത്തണം |
|---|---|
| claim റഫറൻസ് | REIM-001 പോലുള്ള ആവർത്തിക്കാത്ത ആഭ്യന്തര label |
| പണം നൽകിയ വ്യക്തി | പേരും അയാൾ ഉടമയാണോ പങ്കാളിയാണോ സഹായിയാണോ എന്നതും |
| യഥാർത്ഥ വാങ്ങൽ | വിതരണക്കാരൻ, രേഖാ നമ്പർ, തീയതി, ബിസിനസ് ആവശ്യകത |
| വ്യക്തിപരമായ പണമടയ്ക്കൽ | തുക, പണമടച്ച രീതി, transaction reference |
| ബിസിനസ് വിഹിതം | തിരിച്ചുനൽകാൻ അംഗീകരിച്ച തുകയും ഒഴിവാക്കിയ തുകയുടെ വിശദീകരണവും |
| തെളിവ് | വിതരണക്കാരന്റെ രേഖയും പണമടച്ചതിന്റെ തെളിവും സൂക്ഷിച്ചിരിക്കുന്ന സ്ഥലം |
| തിരിച്ചുനൽകൽ ചരിത്രം | ഓരോ തീയതി, തുക, രീതി, bank reference അല്ലെങ്കിൽ പണം ലഭിച്ചതിന്റെ കൈപ്പറ്റ് |
| ബാക്കിയും നിലയും | ഇനിയും നൽകാനുള്ള തുക; തെളിവിനായി കാത്തിരിക്കുന്നു, നൽകാനുണ്ട്, ഭാഗികമായി നൽകി, അല്ലെങ്കിൽ തീർപ്പാക്കി |
വാങ്ങിയ തീയതിയും തിരിച്ചുനൽകിയ തീയതിയും വെവ്വേറെ രേഖപ്പെടുത്തുക. രസീതിൽ വീട്ടാവശ്യത്തിനുള്ള സാധനങ്ങളുണ്ടെങ്കിൽ കടയ്ക്കുള്ള വരികൾ അടയാളപ്പെടുത്തി ബിസിനസ് വിഹിതം എങ്ങനെ കണക്കാക്കി എന്ന് കാണിക്കുക. പരിഹരിക്കാത്ത തുകകൾ തീർപ്പാക്കിയതായി നിശ്ശബ്ദമായി കണക്കാക്കാതെ വിശദീകരണം ലഭിക്കാനുള്ളതായി വ്യക്തമായി കാണിക്കുക.
തെളിവുകൾ സൂക്ഷിക്കാനും കണ്ടെത്താനുമുള്ള പ്രായോഗിക മാർഗ്ഗത്തിന് കടച്ചെലവിന്റെ രസീതുകൾ ക്രമീകരിക്കുന്നതിനുള്ള ഞങ്ങളുടെ മാർഗ്ഗരേഖ ഉപയോഗിക്കുക. അപ്പോൾ ആർക്കാണ് പണം തിരികെ നൽകാനുള്ളതെന്ന് രജിസ്റ്റർ പറയും; രസീതുകളുടെ folder അനുബന്ധ രേഖകൾ നൽകും.
ഉദാഹരണം: പുണെയിലെ കടയിൽ രണ്ടു വാങ്ങലുകൾ
പുണെയിലെ ഒരു സാങ്കൽപ്പിക കട പരിഗണിക്കുക. 18/10/2026-ന് സഹായി മീന ശുചീകരണസാധനങ്ങൾക്ക് ₹480-ഉം കൗണ്ടർ സ്റ്റേഷനറിക്ക് ₹320-ഉം സ്വന്തം പണത്തിൽനിന്ന് നൽകുന്നു. രണ്ടും പൂർണ്ണമായും കടയുടെ ആവശ്യത്തിനുള്ളതാണ്, വിതരണക്കാരുടെ വെവ്വേറെ രസീതുകൾ അവയ്ക്കുണ്ട്, തിരിച്ചുനൽകാനായി അവ അംഗീകരിച്ചിട്ടുമുണ്ട്.
ഇവ ഉദാഹരണത്തിനായുള്ള അന്തിമ രേഖാത്തുകകളാണ്; വിതരണക്കാർ ഇതിനകം കാണിച്ചിട്ടുള്ള നികുതിയും ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. ഇവ തിരിച്ചുനൽകാനുള്ള തുകകളാണ്; deductible expense അല്ലെങ്കിൽ അർഹമായ GST credit കണക്കാക്കുന്നതല്ല.
| റഫറൻസ് | വാങ്ങൽ | അംഗീകരിച്ച തുക | ഇതുവരെ തിരികെ നൽകിയത് | ഇനിയും നൽകാനുള്ളത് |
|---|---|---|---|---|
| REIM-001 | ശുചീകരണസാധനങ്ങൾ | ₹480 | ₹480 | ₹0 |
| REIM-002 | കൗണ്ടർ സ്റ്റേഷനറി | ₹320 | ₹20 | ₹300 |
| ആകെ | ₹800 | ₹500 | ₹300 |
18/10/2026-ന് കട മീനയ്ക്ക് ₹500-ന്റെ ഒരു bank transfer നടത്തുന്നു. തിരിച്ചുനൽകലുകളുടെ പട്ടികയിൽ അതിന്റെ റഫറൻസ് ഒരിക്കൽ രേഖപ്പെടുത്തി REIM-001-ന് ₹480-ഉം REIM-002-ന് ₹20-ഉം വകയിരുത്തുക. അപ്പോൾ ആകെ വകയിരുത്തൽ യഥാർത്ഥ transfer തുകയ്ക്ക് തുല്യമാകും.
പരിശോധന ഇങ്ങനെയാണ്: ₹480 + ₹320 = ₹800, കൂടാതെ ₹800 − ₹500 = ₹300 ഇനിയും നൽകാനുണ്ട്. കട പിന്നീട് ശേഷിക്കുന്ന ₹300 തിരികെ നൽകിയാൽ പുതിയൊരു തിരിച്ചുനൽകൽ row ചേർക്കുക; ആകെ തിരിച്ചുനൽകൽ ₹800-ഉം ബാക്കി ₹0-ഉം ആകും. യഥാർത്ഥ ₹800-ഉം തിരികെ നൽകിയ ₹800-ഉം ചേർത്ത് ₹1,600-ന്റെ വാങ്ങലായി കണക്കാക്കരുത്.
യഥാർത്ഥ സാധനങ്ങളുടെ കാര്യത്തിൽ രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത വിതരണക്കാരും place of supply-യും Maharashtra-യിൽ തന്നെയാണെന്നും supply-ക്ക് പ്രത്യേക സാഹചര്യമൊന്നുമില്ലെന്നും കരുതുക. CBIC-യുടെ supply FAQ-ലെ ചോദ്യം 85-ൽ വിശദീകരിക്കുന്നതുപോലെ സംസ്ഥാനത്തിനുള്ളിലെ taxable supply-ക്ക് സാധാരണയായി CGST-യും SGST-യും ഉപയോഗിക്കുന്നു. വിതരണക്കാരുടെ യഥാർത്ഥ രേഖകൾ പരിശോധിച്ച് ഇപ്പോഴത്തെ product rates CA-യുമായി സ്ഥിരീകരിക്കുക; ഈ ഉദാഹരണം ഒരു നികുതി ശതമാനവും കണക്കിലെടുക്കുന്നില്ല.
പണമടച്ചതിന്റെ തുടർച്ച നഷ്ടപ്പെടുത്താതെ claim അവസാനിപ്പിക്കുക
പണം തിരികെ നൽകുന്നതിനു മുമ്പ് അംഗീകരിച്ച തുക രസീതുമായി ഒത്തുനോക്കി നേരത്തെയുള്ള തിരിച്ചുനൽകലുകൾ കുറയ്ക്കുക. പണമായാണ് നൽകുന്നതെങ്കിൽ ആരാണ് അത് സ്വീകരിച്ചതെന്ന് രേഖപ്പെടുത്തി കൈപ്പറ്റ് വാങ്ങുക. bank അല്ലെങ്കിൽ UPI transfer ആണെങ്കിൽ അത് പൂർത്തിയായെന്ന് ഉറപ്പാക്കി transaction reference സൂക്ഷിക്കുക.
ഒരു transfer പല claims ഉൾക്കൊള്ളുന്നെങ്കിൽ ഓരോ വകയിരുത്തലും പട്ടികപ്പെടുത്തി അവയുടെ തുക transfer-ന് തുല്യമാണെന്ന് പരിശോധിക്കുക. ഒരു claim-ന് പല transfers വേണ്ടിവന്നാൽ ഓരോ തിരിച്ചുനൽകൽ row-യും സൂക്ഷിക്കുക. ആദ്യത്തെ തുകയ്ക്കു മുകളിൽ ഏറ്റവും പുതിയ തുക എഴുതുന്നത് ചരിത്രം മറയ്ക്കും.
തീർപ്പാകാത്ത claims പതിവായി പരിശോധിക്കുക. കാണാതായ രേഖ, നൽകാനുള്ള ബാക്കി, തർക്കമുള്ള വ്യക്തിപരമായ സാധനം എന്നിവയ്ക്ക് വ്യത്യസ്തമായ follow-up വേണം. വാങ്ങൽ നടത്തുന്നതിനു മുമ്പ് ഒരാൾക്ക് കടയുടെ പണം നൽകിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ ആ advance-ഉം രേഖപ്പെടുത്തി വ്യത്യാസം മാത്രം തീർപ്പാക്കുക; മുഴുവൻ രസീത് തുകയും ഇപ്പോഴും അയാൾക്ക് നൽകാനുണ്ടെന്ന് കണക്കാക്കരുത്.
GST credit തിരിച്ചുനൽകൽ നിലയിൽനിന്ന് വേർതിരിച്ച് സൂക്ഷിക്കുക
claim തീർപ്പാക്കി എന്ന് അടയാളപ്പെടുത്തുന്നതുകൊണ്ട് അതിലെ GST claim ചെയ്യാമെന്ന് തെളിയുന്നില്ല. അർഹതയും ആവശ്യമായ തിരുത്തലുകളും പരിശോധിക്കാൻ വിതരണക്കാരന്റെ രേഖ, ബിസിനസ് ആവശ്യകതയുടെ വിശദീകരണം, പണമിടപാടിന്റെ തുടർച്ച എന്നിവ CA-ക്ക് നൽകുക.
GST portal-ലെ GSTR-2B FAQ-യിലെ ചോദ്യം 5 പ്രകാരം നികുതിദായകർ statement സ്വന്തം കണക്കുകളുമായി ഒത്തുനോക്കുകയും ഒരു രേഖയ്ക്ക് രണ്ടുതവണ credit claim ചെയ്യുന്നത് ഒഴിവാക്കുകയും വേണം. credit ആവശ്യത്തിന് തിരിച്ചുനൽകൽ മറ്റൊരു വാങ്ങലായി കാണിക്കാതിരിക്കാൻ അത് യഥാർത്ഥ രേഖയുമായി ബന്ധിപ്പിക്കുക. claim ചെയ്യുന്നതിനു മുമ്പ് നിലവിലെ നിയമം gst.gov.in-ലോ CA-യോടോ സ്ഥിരീകരിക്കുക.
രേഖകൾ ബന്ധിപ്പിക്കാൻ Yojika Notes ഉപയോഗിക്കുക
Yojika-യുടെ Expenses screen-ൽ Notes ഉണ്ട്. യഥാർത്ഥ ചെലവ് എങ്ങനെ രേഖപ്പെടുത്തണമെന്ന് accountant സ്ഥിരീകരിച്ച ശേഷം claim റഫറൻസും പണം നൽകിയ വ്യക്തിയുടെ പേരും അവിടെ നൽകുക. ഉദാഹരണത്തിന്: REIM-002 — മീന സ്വന്തം പണത്തിൽ അടച്ചു; തിരിച്ചുനൽകൽ ചരിത്രം രജിസ്റ്ററിൽ.
ചെലവുരേഖകൾക്കൊപ്പം തിരിച്ചുനൽകൽ രജിസ്റ്ററും സൂക്ഷിക്കുക. Notes തിരിച്ചുനൽകാനുള്ള payable സൃഷ്ടിക്കുന്നില്ല; payment method തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നത് വാങ്ങലിന് ആരുടെ അക്കൗണ്ടിൽനിന്നാണ് പണം വന്നതെന്ന് തിരിച്ചറിയുന്നുമില്ല. സ്വന്തം പണത്തിൽ അടച്ച ചെലവുകൾ cash, bank records എന്നിവയുമായി എങ്ങനെ ഒത്തുനോക്കണമെന്ന് accountant-നോട് ചോദിക്കുക; തിരിച്ചുനൽകൽ കാണിക്കാൻ മാത്രമായി രണ്ടാമതൊരു ചെലവ് ചേർത്താൽ ചെലവ് രണ്ടുതവണ രേഖപ്പെടാം.
Yojika-യുടെ billing, expense features കാണുക, അല്ലെങ്കിൽ ചെലവ് entries-നൊപ്പം പ്രയോജനകരമായ റഫറൻസുകൾ സൂക്ഷിച്ചുനോക്കാൻ Yojika download ചെയ്യുക.
പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ
കടച്ചെലവ് തിരിച്ചുനൽകൽ രേഖയിൽ എന്തൊക്കെ ഉൾപ്പെടുത്തണം?
ആരാണ് പണം നൽകിയത്, വിതരണക്കാരന്റെ രേഖ, ബിസിനസ് ആവശ്യകത, തിരിച്ചുനൽകാൻ അംഗീകരിച്ച തുക, ഓരോ തിരിച്ചുനൽകലിന്റെയും റഫറൻസ് എന്നിവ രേഖപ്പെടുത്തുക. ബാക്കി പൂജ്യമാകുന്നതുവരെ അത് വ്യക്തമായി കാണിക്കുക.
തിരിച്ചുനൽകുന്ന തുക മറ്റൊരു ചെലവായി രേഖപ്പെടുത്തണോ?
ഇതിനകം രേഖപ്പെടുത്തിയ ചെലവ് തിരിച്ചുനൽകുമ്പോൾ അതേ ചെലവ് വീണ്ടും ഉണ്ടാകരുത്. തിരിച്ചുനൽകൽ യഥാർത്ഥ രേഖയുമായി ബന്ധിപ്പിച്ച് കണക്കുകളിൽ ഏത് settlement entry ഉപയോഗിക്കണമെന്ന് accountant-നോട് ചോദിക്കുക.
രസീതിൽ കടയിലെയും വ്യക്തിപരമായതുമായ സാധനങ്ങൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ എന്തുചെയ്യണം?
മുഴുവൻ രസീതും സൂക്ഷിക്കുക, കടയ്ക്കുള്ള സാധനങ്ങൾ തിരിച്ചറിയുക, അംഗീകരിച്ച ബിസിനസ് വിഹിതം മാത്രം തിരിച്ചുനൽകൽ രജിസ്റ്ററിൽ രേഖപ്പെടുത്തുക. വിഹിതം എങ്ങനെ കണക്കാക്കി എന്ന് വിശദീകരിക്കുക; പിന്നീട് പരിശോധിക്കുന്നയാൾക്ക് അത് വീണ്ടും കണക്കാക്കാൻ കഴിയണം.
സഹായികൾക്ക് നൽകാനുള്ള തുക Yojika തനിയെ രേഖപ്പെടുത്തുമോ?
ആ ബാക്കികൾ രേഖപ്പെടുത്താൻ ഇവിടെ വിവരിച്ച കൈകൊണ്ട് പരിപാലിക്കുന്ന രജിസ്റ്റർ ഉപയോഗിക്കുക. Yojika-യിലെ expense Notes-ൽ അതുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്ന റഫറൻസ് സൂക്ഷിക്കാം; എന്നാൽ note തിരിച്ചുനൽകാനുള്ള payable സൃഷ്ടിക്കുകയോ അത് തീർപ്പാക്കിയതായി രേഖപ്പെടുത്തുകയോ ഇല്ല.