દુકાન ખર્ચની પરતચુકવણીનો રેકોર્ડ કોઈ વ્યક્તિએ અંગત નાણાંથી ચૂકવેલું બિલ અને દુકાને પછી તેને પરત ચૂકવેલી રકમને જોડે છે. મૂળ ખર્ચ, પરતચુકવણીની રાહ જોતી વ્યક્તિ અને પરત અપાયેલાં નાણાંને એક સંદર્ભ હેઠળ રાખો, જેથી એ જ ખર્ચ બે વાર ન ગણાય. આ કામ આંશિક પરતચુકવણી સહિત નોટબુક કે સ્પ્રેડશીટમાં કરી શકાય છે.
રસીદ અને પરતચુકવણી માટે એક સંદર્ભ શા માટે જોઈએ
એક મદદનીશ કામ પર આવતી વખતે સફાઈનો સામાન ખરીદે છે અને પોતાના UPI ખાતામાંથી પૈસા ચૂકવે છે. દુકાન પછીથી તેને પૈસા પરત કરે છે. સમજાવવાની બે ચુકવણીઓ છે, પરંતુ સફાઈના સામાનની ખરીદી એક જ છે.
એ ખરીદીને REIM-001 જેવો સંદર્ભ આપો. સપ્લાયરની રસીદ અને પરતચુકવણીનો પુરાવો બંને તેની સાથે જોડો. બીજો દાવો સ્વીકારતાં પહેલાં સપ્લાયરનું નામ, દસ્તાવેજ નંબર, તારીખ અને રકમને હાલના રેકોર્ડ સાથે સરખાવો; એક જ રસીદ કાગળ પર અને ફરી ફોટા તરીકે આવી શકે છે.
આ રીતે મૂળ ખર્ચ અને બાકી નાણાંની પતાવટ અલગ રહે છે. ICAI નું accounting framework ખર્ચ અને જવાબદારીઓ વચ્ચે તફાવત કરે છે અને રોકડ ચુકવણીને જવાબદારીની પતાવટ કરવાની એક રીત તરીકે વર્ણવે છે. ખરેખર કઈ entries કરવી તે તમારા accountant ને પૂછો, ખાસ કરીને પૈસા ચૂકવનાર વ્યક્તિ માલિક અથવા ભાગીદાર હોય ત્યારે: માલિકે આપેલા ભંડોળની ગણતરી મદદનીશની પરતચુકવણી કરતાં અલગ રીતે કરવી પડી શકે છે.
દુકાન ખર્ચની પરતચુકવણીનો રેકોર્ડ: નોંધવાની વિગતો
સપ્લાયરના દરેક દસ્તાવેજ માટે દાવાની એક row રાખો અને તેના સંદર્ભ સાથે જોડાયેલી પરતચુકવણીઓની અલગ યાદી રાખો. આ કામ માટે સૂચવેલી વિગતો છે, કાયદાથી નક્કી કરેલું form નથી.
| વિગત | શું નોંધવું |
|---|---|
| દાવાનો સંદર્ભ | REIM-001 જેવું અનન્ય આંતરિક label |
| પૈસા ચૂકવનાર વ્યક્તિ | નામ અને તે માલિક, ભાગીદાર કે મદદનીશ છે કે નહીં |
| મૂળ ખરીદી | સપ્લાયર, દસ્તાવેજ નંબર, તારીખ અને વ્યવસાયિક હેતુ |
| અંગત ચુકવણી | રકમ, ચુકવણીની રીત અને transaction reference |
| વ્યવસાયિક હિસ્સો | પરતચુકવણી માટે સ્વીકારેલી રકમ અને બાકાત રાખેલી કોઈ રકમની સમજ |
| પુરાવો | સપ્લાયરનો દસ્તાવેજ અને ચુકવણીનો પુરાવો ક્યાં રાખ્યો છે |
| પરતચુકવણીનો ઇતિહાસ | દરેક તારીખ, રકમ, રીત અને bank reference અથવા રોકડ મળ્યાની પહોંચ |
| બાકી અને સ્થિતિ | હજુ આપવાની રકમ; પુરાવાની રાહ, ચૂકવવાનું બાકી, આંશિક ચુકવણી અથવા પતાવટ |
ખરીદીની તારીખ અને પરતચુકવણીની તારીખ અલગથી નોંધો. રસીદમાં ઘરની વસ્તુઓ હોય તો કઈ line દુકાનની છે તે ચિહ્નિત કરો અને વ્યવસાયિક હિસ્સો કેવી રીતે ગણ્યો તે બતાવો. વણઉકેલાયેલી રકમને ચૂપચાપ પતાવટ થયેલી ગણવાને બદલે સ્પષ્ટતાની રાહમાં છે એમ દેખાડો.
પુરાવા રાખવા અને શોધવાની વ્યવહારુ રીત માટે દુકાન ખર્ચની રસીદો ગોઠવવાની અમારી માર્ગદર્શિકા વાપરો. પછી કોને પરતચુકવણી કરવાની છે તે રજિસ્ટર જણાવશે અને રસીદના folder માં આધારરૂપ દસ્તાવેજો મળશે.
ઉદાહરણ: પુણેની દુકાનમાં બે ખરીદી
પુણેની એક કાલ્પનિક દુકાનનો વિચાર કરો. 18/10/2026 ના રોજ મદદનીશ મીના સફાઈના સામાન માટે ₹480 અને કાઉન્ટરના સ્ટેશનરી માટે ₹320 પોતાના નાણાંમાંથી ચૂકવે છે. બંને ખરીદી સંપૂર્ણપણે દુકાન માટે છે, સપ્લાયરની અલગ-અલગ રસીદથી સમર્થિત છે અને પરતચુકવણી માટે સ્વીકારવામાં આવી છે.
આ ઉદાહરણ માટેની અંતિમ દસ્તાવેજી રકમ છે અને તેમાં સપ્લાયરોએ પહેલાંથી બતાવેલો કોઈ પણ કર સામેલ છે. આ પરતચુકવણીની રકમો છે; deductible expense અથવા પાત્ર GST credit ની ગણતરી નથી.
| સંદર્ભ | ખરીદી | સ્વીકારેલી રકમ | અત્યાર સુધી પરત ચૂકવ્યું | હજુ બાકી |
|---|---|---|---|---|
| REIM-001 | સફાઈનો સામાન | ₹480 | ₹480 | ₹0 |
| REIM-002 | કાઉન્ટરનું સ્ટેશનરી | ₹320 | ₹20 | ₹300 |
| કુલ | ₹800 | ₹500 | ₹300 |
દુકાન 18/10/2026 ના રોજ મીનાને ₹500 નું એક bank transfer કરે છે. પરતચુકવણીની યાદીમાં તેનો સંદર્ભ એક વાર નોંધો અને REIM-001 માટે ₹480 તથા REIM-002 માટે ₹20 ફાળવો. આમ કુલ ફાળવણી ખરેખર કરેલા transfer જેટલી થાય છે.
તપાસ આ છે: ₹480 + ₹320 = ₹800, અને ₹800 − ₹500 = ₹300 હજુ આપવાના બાકી છે. દુકાન બાકીના ₹300 પછીથી પરત ચૂકવે તો પરતચુકવણીની નવી row ઉમેરો; કુલ પરતચુકવણી ₹800 અને બાકી ₹0 થશે. મૂળ ₹800 અને પરત આપેલા ₹800 ને મેળવીને ₹1,600 ની ખરીદી થઈ એમ ન ગણો.
મૂળ સામાન માટે માનો કે નોંધાયેલા સપ્લાયરો અને place of supply બંને Maharashtra માં છે અને supply ની કોઈ ખાસ પરિસ્થિતિ નથી. CBIC ના supply FAQ ના પ્રશ્ન 85 માં સમજાવ્યા મુજબ, રાજ્યની અંદરના કરપાત્ર supply માટે સામાન્ય રીતે CGST અને SGST લાગુ પડે છે. સપ્લાયરના ખરેખરા દસ્તાવેજો તપાસો અને હાલના product rates તમારા CA પાસે ખાતરી કરો; આ ઉદાહરણમાં કોઈ કર ટકાવારી માની નથી.
ચુકવણીનો ઇતિહાસ ગુમાવ્યા વિના દાવો બંધ કરો
પરતચુકવણી કરતાં પહેલાં સ્વીકારેલી રકમ રસીદ સાથે મેળવો અને અગાઉની પરતચુકવણીઓ બાદ કરો. રોકડ માટે, કોને મળી તે નોંધો અને પહોંચ મેળવો. bank અથવા UPI transfer માટે તે પૂરું થયું છે તેની ખાતરી કરો અને transaction reference સાચવો.
એક transfer માં ઘણા દાવા આવરી લેવાય તો દરેક ફાળવણીની યાદી બનાવો અને તેમનો સરવાળો transfer જેટલો થાય છે કે નહીં તે તપાસો. એક દાવા માટે ઘણા transfers કરવા પડે તો પરતચુકવણીની દરેક row જાળવો. પહેલી રકમ પર નવી રકમ લખી દેવાથી ઇતિહાસ છુપાઈ જાય છે.
બાકી દાવાની નિયમિત સમીક્ષા કરો. ખૂટતો દસ્તાવેજ, ન ચૂકવેલી બાકી અને વિવાદિત અંગત વસ્તુ માટે અલગ પ્રકારનું follow-up જોઈએ. કોઈ વ્યક્તિને ખરીદી કરતાં પહેલાં દુકાનના નાણાં આપ્યાં હોય તો એ advance પણ નોંધો અને માત્ર તફાવતની પતાવટ કરો; આખી રસીદની રકમ હજુ તેને આપવાની છે એમ ન માનો.
GST credit ને પરતચુકવણીની સ્થિતિથી અલગ રાખો
દાવો પતાવટ થયેલો બતાવવાથી તેના GST નો દાવો કરી શકાય છે એવું સાબિત થતું નથી. પાત્રતા અને જરૂરી સુધારા તપાસવા માટે તમારા CA ને સપ્લાયરનો દસ્તાવેજ, વ્યવસાયિક હેતુની સમજ અને ચુકવણીનો ઇતિહાસ આપો.
GST portal ના GSTR-2B FAQ ના પ્રશ્ન 5 મુજબ કરદાતાએ statement ને પોતાના હિસાબ સાથે મેળવવું અને એક દસ્તાવેજ માટે બે વાર credit લેવાનું ટાળવું જોઈએ. credit માટે પરતચુકવણી બીજી ખરીદી તરીકે રજૂ ન થાય એ માટે તેને મૂળ દસ્તાવેજ સાથે જોડેલી રાખો. દાવો કરતાં પહેલાં હાલનો નિયમ gst.gov.in પર અથવા તમારા CA પાસે ખાતરી કરો.
રેકોર્ડ જોડવા Yojika Notes વાપરો
Yojika ના Expenses screen માં Notes છે. મૂળ ખર્ચ કેવી રીતે નોંધવો તે તમારા accountant નક્કી કરે પછી દાવાનો સંદર્ભ અને ચૂકવનાર વ્યક્તિનું નામ ત્યાં લખો, ઉદાહરણ તરીકે: REIM-002 — મીનાએ અંગત નાણાંથી ચૂકવ્યું; પરતચુકવણીનો ઇતિહાસ રજિસ્ટરમાં.
પરતચુકવણીનું રજિસ્ટર ખર્ચના રેકોર્ડ સાથે રાખો. Notes થી પરતચુકવણીનું payable બનતું નથી અને payment method પસંદ કરવાથી ખરીદી માટે કયા વ્યક્તિના ખાતામાંથી નાણાં આવ્યા તે ઓળખાતું નથી. અંગત નાણાંથી ચૂકવેલા ખર્ચને તમારા cash અને bank records સાથે કેવી રીતે મેળવવો તે accountant ને પૂછો; ફક્ત પરતચુકવણી બતાવવા માટે બીજો ખર્ચ ઉમેરવાથી ખર્ચ બે વાર નોંધાઈ શકે છે.
Yojika ની billing અને expense features જુઓ અથવા ખર્ચની નોંધ સાથે ઉપયોગી સંદર્ભ રાખીને જોવા માટે Yojika download કરો.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
દુકાન ખર્ચની પરતચુકવણીના રેકોર્ડમાં શું હોવું જોઈએ?
પૈસા કોણે ચૂકવ્યા, સપ્લાયરનો દસ્તાવેજ, વ્યવસાયિક હેતુ, પરતચુકવણી માટે સ્વીકારેલી રકમ અને દરેક પરતચુકવણીનો સંદર્ભ નોંધો. બાકી રકમ શૂન્ય થાય ત્યાં સુધી તેને સ્પષ્ટ રાખો.
શું પરત ચૂકવેલી રકમને બીજા ખર્ચ તરીકે નોંધવી જોઈએ?
પહેલેથી નોંધાયેલા ખર્ચની પરતચુકવણીથી એ ખર્ચ ફરી ઊભો થવો ન જોઈએ. પરતચુકવણીને મૂળ રેકોર્ડ સાથે જોડો અને હિસાબમાં કઈ settlement entry કરવી તે તમારા accountant ને પૂછો.
રસીદમાં દુકાનની અને અંગત એમ બંને વસ્તુઓ હોય તો શું કરવું?
આખી રસીદ રાખો, દુકાનની વસ્તુઓ ઓળખો અને પરતચુકવણીના રજિસ્ટરમાં ફક્ત સંમત થયેલો વ્યવસાયિક હિસ્સો નોંધો. ભાગ કેવી રીતે પાડ્યો તે સમજાવો, જેથી પાછળથી તપાસનાર વ્યક્તિ એ ગણતરી ફરી કરી શકે.
Yojika મદદનીશોને આપવાની પરતચુકવણી આપમેળે નોંધે છે?
આ બાકી રકમો નોંધવા માટે અહીં જણાવેલું હાથેથી જાળવવાનું રજિસ્ટર વાપરો. Yojika ના expense Notes માં તેનો સંદર્ભ રાખી શકાય છે, પરંતુ note થી પરતચુકવણીનું payable બનતું નથી કે તેની ચુકવણી નોંધાતી નથી.