ബില്ലിംഗ് സോഫ്റ്റ്വെയറിൽ നിങ്ങളുടെ കട സജ്ജീകരിക്കാൻ കുറച്ച് മിനിറ്റുകൾ മതി: നിങ്ങൾ കടയുടെ പേര് നൽകുന്നു, GST-ക്ക് രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ എന്ന് പറയുന്നു, ബില്ലുകൾ എങ്ങനെ പ്രിന്റ് ചെയ്യുന്നു എന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നു, ഒരു ആദ്യ ടെസ്റ്റ് ബിൽ ഉണ്ടാക്കുന്നു. ഈ ഗൈഡ് ആ ആദ്യ സജ്ജീകരണം Yojika ഉദാഹരണമായി ഉപയോഗിച്ച് ഘട്ടം ഘട്ടമായി വിശദീകരിക്കുന്നു, അതിനാൽ അതേ ദിവസം തന്നെ കൗണ്ടറിൽ ബില്ലിംഗ് തുടങ്ങാം.
തുടങ്ങുന്നതിന് മുമ്പ്
നിങ്ങൾക്ക് അധികമൊന്നും വേണ്ട. ഇവ കൈയിൽ വെക്കുക:
- ബില്ലുകളിൽ അച്ചടിക്കേണ്ട കടയുടെ പേര്.
- നിങ്ങളുടെ GSTIN (15 അക്ഷരമുള്ള GST നമ്പർ) — നിങ്ങളുടെ കട GST-ക്ക് രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ മാത്രം.
- നിങ്ങൾ ബിൽ ചെയ്യുന്ന പ്രിന്റർ: ഒരു തെർമൽ റസീപ്റ്റ് പ്രിന്റർ (58 mm അല്ലെങ്കിൽ 80 mm) അല്ലെങ്കിൽ ഒരു A4/A5 പേജ് പ്രിന്റർ.
അത്രമാത്രം. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ഇന്റർനെറ്റ് കണക്ഷൻ വേണ്ട, സോഫ്റ്റ്വെയർ നിങ്ങളെ GST-ക്ക് രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുന്നുമില്ല — അത് gst.gov.in-ൽ നിങ്ങൾ ചെയ്യുന്ന ഒരു പ്രത്യേക പ്രക്രിയയാണ്.
ഘട്ടം 1 — നിങ്ങളുടെ കടയുടെ വിവരങ്ങൾ നൽകുക
ആദ്യമായി ആപ്പ് തുറക്കുമ്പോൾ, അത് ഒരു നിങ്ങളുടെ കട സജ്ജീകരിക്കുക സ്ക്രീൻ കാണിക്കുന്നു:
- ബിസിനസ്സ് പേര് — നിങ്ങളുടെ കടയുടെ പേര്. ഇത് നിർബന്ധമാണ്, ഓരോ ബില്ലിലും അച്ചടിക്കുന്നു.
- നിങ്ങൾ GST-ക്ക് രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ?
- ഓൺ: നിങ്ങളുടെ ബില്ലുകൾ GST ഈടാക്കുകയും ഒരു “TAX INVOICE” ആയി അച്ചടിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഒരു GSTIN ബോക്സ് പ്രത്യക്ഷപ്പെടുന്നു — നിങ്ങളുടെ 15 അക്ഷരമുള്ള നമ്പർ ടൈപ്പ് ചെയ്യുക. അതിൽ നിന്ന് നിങ്ങളുടെ സംസ്ഥാനം സ്വയമേവ സജ്ജീകരിക്കപ്പെടുന്നു.
- ഓഫ്: നിങ്ങളുടെ ബില്ലുകൾ നികുതിയില്ലാത്ത സാധാരണ ബില്ലുകളാണ്, പട്ടികയിൽ നിന്ന് നിങ്ങളുടെ സംസ്ഥാനം തിരഞ്ഞെടുത്താൽ മാത്രം മതി. രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുമ്പോൾ പിന്നീട് GST ഓൺ ചെയ്യാം.
- നിങ്ങൾ ബില്ലുകൾ എങ്ങനെ പ്രിന്റ് ചെയ്യുന്നു? — നിങ്ങളുടെ പ്രിന്റർ വലുപ്പം തിരഞ്ഞെടുക്കുക (തെർമൽ 58/80 mm, അല്ലെങ്കിൽ A4/A5). ഇത് പിന്നീട് മാറ്റാം, അല്ലെങ്കിൽ ഒരൊറ്റ ബില്ലിൽ ഓവർറൈഡ് ചെയ്യാം.
- കൂടുതൽ വിവരങ്ങൾ (ഓപ്ഷണൽ) — നിങ്ങളുടെ ഫോൺ, ഇമെയിൽ, വിലാസം, ഒരു ഇൻവോയ്സ്
പ്രിഫിക്സ് (ഓരോ ബിൽ നമ്പറിനും മുമ്പുള്ള അക്ഷരങ്ങൾ,
INVപോലെ). ബന്ധപ്പെടാനുള്ള വിവരങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ ബില്ലുകളിൽ അച്ചടിക്കുന്നു, അതിനാൽ അവ ചേർക്കുന്നത് നല്ലതാണ്.
സേവ് ചെയ്ത് തുടരുക ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഒരു പുതിയ ഇൻസ്റ്റാളിൽ പിന്നീട് നിങ്ങൾ ഒരു 14 ദിവസത്തെ സൗജന്യ ട്രയൽ ആരംഭിക്കുകയോ ഒരു ലൈസൻസ് കീ നൽകുകയോ ചെയ്യുന്നു — പരീക്ഷിക്കാൻ കാർഡ് വേണ്ട.
നിങ്ങളുടെ GSTIN-നെയും സംസ്ഥാനത്തെയും കുറിച്ച്
നിങ്ങളുടെ GST നമ്പർ കൃത്യമായി 15 അക്ഷരമാണ്: ആദ്യ രണ്ട് അക്കങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ സംസ്ഥാന കോഡ്
ആണ് (ഉദാഹരണത്തിന് കർണാടകയ്ക്ക് 29, മഹാരാഷ്ട്രയ്ക്ക് 27), പിന്നാലെ നിങ്ങളുടെ PAN, ഒരു
എന്റിറ്റി അക്കം, ഒരു സ്ഥിരമായ Z, ഒരു ചെക്ക് അക്ഷരവും
(gst.gov.in-ൽ ഒരു GSTIN പരിശോധിക്കുക). ആ സംസ്ഥാന കോഡ് നികുതി
വിഭജനം തീരുമാനിക്കുന്നു — നിങ്ങളുടെ സംസ്ഥാനത്തിനുള്ളിലെ ഒരു വിൽപ്പന CGST + SGST ആയി
വിഭജിക്കുന്നു, മറ്റൊരു സംസ്ഥാനത്തേക്കുള്ള ഒരു വിൽപ്പന ഒരൊറ്റ IGST ആണ്. നല്ല
സോഫ്റ്റ്വെയർ ഇത് നിങ്ങൾക്കായി കണക്കാക്കുന്നു;
CGST, SGST, IGST വിശദീകരിച്ചത് കാണുക.
ഘട്ടം 2 — നിങ്ങളുടെ ആദ്യ ഇനങ്ങൾ ചേർക്കുക (അല്ലെങ്കിൽ ഇംപോർട്ട് ചെയ്യുക)
ഇനങ്ങൾ (Items) സ്ക്രീനിൽ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു സമയം ഓരോ ഇനവും ടൈപ്പ് ചെയ്യാം — ഒരു പേര്, ഒരു വില, ഒരു നികുതി നിരക്ക്, ഒരു യൂണിറ്റ് എന്നിവ തുടങ്ങാൻ മതി. നിങ്ങൾക്ക് ഇതിനകം Excel-ലോ പഴയ സോഫ്റ്റ്വെയറിലോ ഒരു ഉൽപ്പന്ന പട്ടികയുണ്ടെങ്കിൽ, പകരം ഒരു CSV ഇംപോർട്ട് ചെയ്യുക: ടെംപ്ലേറ്റ് ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക, അത് പൂരിപ്പിക്കുക (അല്ലെങ്കിൽ പഴയ ടൂളിൽ നിന്ന് എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യുക), ഫയൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുക, എന്തെങ്കിലും സേവ് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് പ്രിവ്യൂ പരിശോധിക്കുക.
ഒരു നുറുങ്ങ്: കൗണ്ടറിൽ നിങ്ങൾ പറയുന്ന രീതിയിൽ വിലകൾ നൽകുക. നിങ്ങൾ MRP-യിൽ (നികുതി ഉൾപ്പെടെ) വില നൽകുകയാണെങ്കിൽ, Incl. GST സജ്ജീകരണം ഓണായി വെക്കുക, സോഫ്റ്റ്വെയർ വിലയിൽ നിന്ന് GST കണക്കാക്കിയെടുക്കുന്നു; നികുതിക്ക് മുമ്പുള്ള വിലകൾ നിങ്ങൾ ഉദ്ധരിക്കുകയാണെങ്കിൽ, Excl. GST ആയി മാറ്റുക.
ഘട്ടം 3 — ഒന്നോ രണ്ടോ കസ്റ്റമർമാരെ ചേർക്കുക (ഓപ്ഷണൽ)
വാക്ക്-ഇൻ ക്യാഷ് വിൽപ്പനകൾക്ക് നിങ്ങൾ ആരെയും ചേർക്കേണ്ടതില്ല — “വാക്ക്-ഇൻ കസ്റ്റമർ”-ക്ക് ബിൽ ചെയ്യുക. സ്ഥിരം ഇടപാടുകാർ, ക്രെഡിറ്റ് (ഉധാർ) കസ്റ്റമർമാർ അല്ലെങ്കിൽ സപ്ലയർമാർ എന്നിവർക്ക്, അവരുടെ ബാലൻസ് കാലക്രമേണ വളരാൻ അവരെ കസ്റ്റമർമാർ/വെണ്ടർമാർ (Customers/Vendors)-ൽ ഒരിക്കൽ ചേർക്കുക. പാർട്ടികളെയും ഒരു CSV-ൽ നിന്ന് ഇംപോർട്ട് ചെയ്യാം.
ഘട്ടം 4 — നിങ്ങളുടെ ബില്ലുകൾ എങ്ങനെ നമ്പർ ചെയ്യപ്പെടുന്നു എന്ന് പരിശോധിക്കുക
ബില്ലിംഗ് സോഫ്റ്റ്വെയർ നിങ്ങളുടെ ബില്ലുകൾ നിങ്ങൾക്കായി നമ്പർ ചെയ്യുന്നു, അതിനാൽ ശ്രേണി വൃത്തിയായും വിടവില്ലാതെയും തുടരുന്നു. ഇന്ത്യയിൽ സാമ്പത്തിക വർഷം ഏപ്രിൽ 1 → മാർച്ച് 31 വരെയാണ്, ഒരു ബിൽ നമ്പർ ഇങ്ങനെയാണ് നിർമ്മിക്കുന്നത്:
പ്രിഫിക്സ് + സാമ്പത്തിക വർഷം + റണ്ണിംഗ് നമ്പർ — ഉദാഹരണത്തിന് INV2026-27/0042.
റണ്ണിംഗ് നമ്പർ ഓരോ ബില്ലിലും ഒന്ന് വീതം കൂടുന്നു, എല്ലാ ഏപ്രിൽ 1-നും 0001-ലേക്ക്
റീസെറ്റ് ചെയ്യുന്നു. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു നമ്പർ കൈകൊണ്ട് ടൈപ്പ് ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല — ഇത്
മനഃപൂർവമാണ്, കാരണം ഇത് ശ്രേണിയെ കാണാതായതോ ആവർത്തിച്ചതോ ആയ നമ്പറുകളിൽ നിന്ന് മുക്തമായി
നിലനിർത്തുന്നു, ഇത് GST-റിട്ടേൺ സമയത്ത് നിങ്ങളുടെ രേഖകൾ വൃത്തിയായി സൂക്ഷിക്കുന്നു.
ക്രമീകരണങ്ങൾ → ഇടപാടുകൾ (Settings → Transactions)-ൽ പ്രിഫിക്സ് എപ്പോൾ വേണമെങ്കിലും
മാറ്റാം.
ഘട്ടം 5 — നിങ്ങളുടെ ആദ്യ ടെസ്റ്റ് ബിൽ ഉണ്ടാക്കുക
ഇപ്പോൾ അത് തുടക്കം മുതൽ അവസാനം വരെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു എന്ന് തെളിയിക്കുക. ഒരു ചെറിയ ബിൽ ഉണ്ടാക്കുക, അത് പ്രിന്റ് ചെയ്യുക (അല്ലെങ്കിൽ PDF സേവ് ചെയ്യുക), പിന്നെ വേണമെങ്കിൽ അത് ഡിലീറ്റ് ചെയ്യുക — ഇത് ഒരു ടെസ്റ്റ് മാത്രമാണ്.
പ്രായോഗിക ഉദാഹരണം. രവി ഹുബ്ലി, കർണാടകയിൽ (സംസ്ഥാന കോഡ് 29) രവി സ്റ്റേഷനറി
ഇപ്പോൾ സജ്ജീകരിച്ചു. അദ്ദേഹം കർണാടകയിലുള്ള ഒരു വാക്ക്-ഇൻ കസ്റ്റമർക്ക് 10 നോട്ട്ബുക്കുകൾ ഓരോന്നും
₹50 വീതം വിൽക്കുന്നു. അദ്ദേഹത്തിന്റെ ആദ്യ ബിൽ നമ്പർ INV2026-27/0001 ആണ്.
- നികുതി വിധേയമായ മൂല്യം = 10 × ₹50 = ₹500.
- ഇവിടെ നോട്ട്ബുക്കുകൾ 18% നിരക്കിലാണ് ബിൽ ചെയ്യുന്നത് (ഈ നിരക്ക് ഒരു ഉദാഹരണം മാത്രമാണ് — നിലവിലെ നിരക്ക് cbic.gov.in-ൽ അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ CA-യുമായി സ്ഥിരീകരിക്കുക).
- ഇത് കർണാടകയ്ക്കുള്ളിലെ ഒരു വിൽപ്പനയാണ്, അതിനാൽ 18% CGST 9% = ₹45 ആയും SGST 9% = ₹45 ആയും വിഭജിക്കുന്നു.
- ബിൽ ആകെത്തുക = ₹500 + ₹45 + ₹45 = ₹590.
രവി അതേ വിൽപ്പന ഗോവയിലുള്ള (മറ്റൊരു സംസ്ഥാനം) ഒരു കസ്റ്റമർക്ക് നടത്തിയാൽ, അത് ഇന്റർ-സ്റ്റേറ്റ് ആകും: ഒരൊറ്റ IGST 18% = ₹90, ആകെത്തുക ഇപ്പോഴും ₹590 — രണ്ടിന് പകരം ഒരൊറ്റ IGST ലൈനായി കാണിക്കുന്നു. നികുതി വിഭജനം മാറുന്നു; ആകെത്തുക മാറുന്നില്ല.
ആ ആദ്യ ₹590 ബിൽ ശരിയായി പ്രിന്റ് ചെയ്യുന്നത് കാണുന്നത് നിങ്ങളുടെ സജ്ജീകരണം പൂർത്തിയായി എന്നതിന്റെ അടയാളമാണ്.
ബില്ലിംഗ് സോഫ്റ്റ്വെയർ നിങ്ങൾക്കായി ചെയ്യാത്തത്
അതിർവരമ്പിനെക്കുറിച്ച് വ്യക്തതയുണ്ടാകുക. Yojika പോലുള്ള ബില്ലിംഗ് സോഫ്റ്റ്വെയർ നിങ്ങളെ GST-ക്ക് രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുന്നില്ല (അത് GST പോർട്ടലിൽ നിങ്ങൾ സ്വയം ചെയ്യുന്നു), നിങ്ങൾക്കായി GSTR-1 അല്ലെങ്കിൽ GSTR-3B ഫയൽ ചെയ്യുന്നില്ല (അത് കണക്കുകൾ തയ്യാറാക്കുകയും ഡാറ്റ എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യാൻ അനുവദിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു — നിങ്ങളോ നിങ്ങളുടെ CA-യോ ഇപ്പോഴും gst.gov.in-ൽ ഫയൽ ചെയ്യുന്നു), ഇത് ഒരു ഇ-ഇൻവോയ്സ് അല്ലെങ്കിൽ ഇ-വേ-ബിൽ സേവനവുമല്ല. ബില്ലിംഗും ഫയലിംഗും വേറിട്ട് സൂക്ഷിക്കുന്നത് സാധാരണവും ശരിയുമാണ്: കൗണ്ടറിൽ ഓരോ ബില്ലും വേഗത്തിലും കൃത്യമായും ഉണ്ടാക്കുക എന്നതാണ് സോഫ്റ്റ്വെയറിന്റെ ജോലി.
Yojika-യുടെ ബില്ലിംഗ് സോഫ്റ്റ്വെയറിൽ നിങ്ങളുടെ കട സജ്ജീകരിക്കൽ
Yojika എന്നത് ഇന്ത്യൻ ചെറുകിട കടകൾക്കായി നിർമ്മിച്ച ഓഫ്ലൈൻ-ഫസ്റ്റ് GST ബില്ലിംഗ് സോഫ്റ്റ്വെയറാണ്, അതിനാൽ മുകളിൽ പറഞ്ഞതെല്ലാം നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം PC-യിൽ തന്നെ നടക്കുന്നു — നിങ്ങളുടെ കടയുടെ ഡാറ്റ ഒരിക്കലും മെഷീൻ വിട്ട് പോകുന്നില്ല. സജ്ജീകരണം ഒരൊറ്റ നിങ്ങളുടെ കട സജ്ജീകരിക്കുക സ്ക്രീനാണ്, നികുതി എൻജിൻ നിങ്ങളുടെ സംസ്ഥാനത്തിൽ നിന്ന് CGST/SGST/IGST വിഭജനം സ്വയമേവ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു, ഇൻവോയ്സ് നമ്പറിംഗ് ഓരോ സാമ്പത്തിക വർഷത്തിലും ശരിയായി റീസെറ്റ് ചെയ്യുന്നു, കൂടാതെ 22 ഔദ്യോഗിക ഇന്ത്യൻ ഭാഷകളിൽ ഏതിലും നിങ്ങൾക്ക് A4, A5 അല്ലെങ്കിൽ ഒരു തെർമൽ റസീപ്റ്റ് പ്രിന്ററിലേക്ക് പ്രിന്റ് ചെയ്യാം.
- അത് ചെയ്യുന്നതെല്ലാം ഫീച്ചേഴ്സ് പേജിൽ കാണുക.
- ലളിതവും സുതാര്യവുമായ വില പ്രൈസിംഗ് പേജിൽ പരിശോധിക്കുക.
- അല്ലെങ്കിൽ Yojika ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക, 14 ദിവസത്തേക്ക് സൗജന്യമായി നിങ്ങളുടെ കട സജ്ജീകരിക്കുക.
ബില്ലുകൾ ഉണ്ടാക്കുന്നത് പുതിയതാണോ? ഒരു GST ബിൽ എങ്ങനെ ഉണ്ടാക്കാം എന്നതിൽ നിന്ന് തുടങ്ങുക, നിങ്ങൾ ഇപ്പോഴും ടൂളുകൾ താരതമ്യം ചെയ്യുകയാണെങ്കിൽ, ഇന്ത്യയിലെ ചെറുകിട ബിസിനസ്സിനുള്ള മികച്ച GST ബില്ലിംഗ് സോഫ്റ്റ്വെയർ എന്ന ഞങ്ങളുടെ സത്യസന്ധമായ ഗൈഡ് കാണുക.
ഈ ലേഖനം പൊതുവായ വിവരമാണ്, നികുതി ഉപദേശമല്ല. GST നിയമങ്ങൾ, നിരക്കുകൾ, പരിധികൾ എന്നിവ മാറുന്നു — നിലവിലെ സ്ഥിതി gst.gov.in / cbic.gov.in-ൽ അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ CA-യുമായി സ്ഥിരീകരിക്കുക.