બિલિંગ સોફ્ટવેરમાં તમારી દુકાન સેટ કરવામાં થોડી મિનિટો લાગે છે: તમે તમારી દુકાનનું નામ ભરો, GST માટે રજિસ્ટર્ડ છો કે નહીં તે જણાવો, બિલ કેવી રીતે પ્રિન્ટ કરો છો તે પસંદ કરો, અને પહેલું ટેસ્ટ બિલ બનાવો. આ માર્ગદર્શિકા એ પહેલી-વારના સેટઅપને Yojika ને ઉદાહરણ તરીકે લઈને પગલે-પગલે સમજાવે છે, જેથી તમે એ જ દિવસે કાઉન્ટર પર બિલિંગ શરૂ કરી શકો.
શરૂ કરતાં પહેલાં
તમને બહુ કંઈ જોઈતું નથી. આટલું હાથવગું રાખો:
- બિલ પર જે નામ છપાવવું છે તે દુકાનનું નામ.
- તમારો GSTIN (15-અક્ષરનો GST નંબર) — ફક્ત જો તમારી દુકાન GST માટે રજિસ્ટર્ડ હોય તો.
- તમે જેના પર બિલ બનાવો છો તે પ્રિન્ટર: થર્મલ રિસીપ્ટ પ્રિન્ટર (58 mm કે 80 mm) અથવા A4/A5 પેજ પ્રિન્ટર.
બસ આટલું જ. તમને ઇન્ટરનેટ કનેક્શન જોઈતું નથી, અને સોફ્ટવેર તમને GST માટે રજિસ્ટર કરતું નથી — એ એક અલગ પ્રક્રિયા છે જે તમે gst.gov.in પર કરો છો.
પગલું 1 — તમારી દુકાનની વિગત ભરો
તમે પહેલી વાર એપ ખોલો ત્યારે તે એક Set up your shop સ્ક્રીન બતાવે છે:
- Business name — તમારી દુકાનનું નામ. આ જરૂરી છે અને દરેક બિલ પર છપાય છે.
- Are you registered for GST?
- ચાલુ: તમારાં બિલ GST લગાવે છે અને “TAX INVOICE” તરીકે છપાય છે. એક GSTIN બોક્સ દેખાય છે — તમારો 15-અક્ષરનો નંબર ટાઇપ કરો. તેમાંથી તમારું રાજ્ય આપોઆપ સેટ થાય છે.
- બંધ: તમારાં બિલ ટેક્સ વગરનાં સાદાં બિલ છે, અને તમે યાદીમાંથી ફક્ત તમારું રાજ્ય પસંદ કરો છો. તમે રજિસ્ટર થાઓ ત્યારે પછીથી GST ચાલુ કરી શકો છો.
- How do you print bills? — તમારી પ્રિન્ટર સાઇઝ પસંદ કરો (થર્મલ 58/80 mm, કે A4/A5). તમે આ પછીથી બદલી શકો છો, અથવા એક બિલ પૂરતું ઓવરરાઇડ કરી શકો છો.
- More details (optional) — તમારો ફોન, ઇમેઇલ, સરનામું અને એક ઇન્વોઇસ પ્રીફિક્સ
(દરેક બિલ નંબર પહેલાંના અક્ષરો, જેમ કે
INV). સંપર્ક વિગત તમારાં બિલ પર છપાય છે, એટલે તે ઉમેરવા યોગ્ય છે.
Save and continue પર ક્લિક કરો. નવા ઇન્સ્ટોલ પર તમે પછી 14-દિવસનું મફત ટ્રાયલ શરૂ કરો છો કે લાઇસન્સ કી ભરો છો — અજમાવવા માટે કાર્ડ જરૂરી નથી.
તમારા GSTIN અને રાજ્ય વિશે
તમારો GST નંબર બરાબર 15 અક્ષરનો છે: પહેલા બે અંક તમારો રાજ્ય કોડ છે (ઉદાહરણ તરીકે
કર્ણાટક માટે 29, મહારાષ્ટ્ર માટે 27), પછી તમારો PAN, એક એન્ટિટી અંક, એક નિશ્ચિત Z,
અને એક ચેક અક્ષર (gst.gov.in પર GSTIN ચકાસો). એ રાજ્ય કોડ
ટેક્સની વહેંચણી નક્કી કરે છે — તમારા રાજ્યની અંદરનું વેચાણ CGST + SGST માં વહેંચાય
છે, બીજા રાજ્યને થતું વેચાણ એક જ IGST હોય છે. સારું સોફ્ટવેર આ તમારા માટે ગણી લે
છે; જુઓ CGST, SGST અને IGST સમજાવ્યા.
પગલું 2 — તમારી પહેલી આઇટમ ઉમેરો (કે તેમને ઇમ્પોર્ટ કરો)
તમે Items સ્ક્રીન પર એક-એક કરીને આઇટમ ટાઇપ કરી શકો છો — શરૂ કરવા માટે એક નામ, એક ભાવ, એક ટેક્સ દર અને એક એકમ પૂરતાં છે. જો તમારી પાસે પ્રોડક્ટ યાદી પહેલેથી એક્સેલમાં કે તમારા જૂના સોફ્ટવેરમાં હોય, તો તેના બદલે CSV ઇમ્પોર્ટ કરો: ટેમ્પ્લેટ ડાઉનલોડ કરો, તે ભરો (કે તમારા જૂના ટૂલમાંથી એક્સપોર્ટ કરો), ફાઇલ પસંદ કરો, અને કંઈ પણ સેવ થાય તે પહેલાં પ્રીવ્યુ તપાસો.
એક ટિપ: તમે કાઉન્ટર પર જે રીતે ભાવ કહો છો તે રીતે ભાવ ભરો. જો તમે MRP પર (ટેક્સ સહિત) ભાવ રાખો છો, તો Incl. GST સેટિંગ ચાલુ રાખો અને સોફ્ટવેર ભાવમાંથી GST ગણી કાઢે છે; જો તમે ટેક્સ પહેલાંના ભાવ કહો છો, તો Excl. GST પર સ્વિચ કરો.
પગલું 3 — એક-બે ગ્રાહક ઉમેરો (વૈકલ્પિક)
વોક-ઇન રોકડ વેચાણ માટે તમારે કોઈને ઉમેરવાની જરૂર નથી — “Walk-in customer” ને બિલ કરો. નિયમિત, ઉધાર ગ્રાહકો કે સપ્લાયર માટે, તેમને એક વાર Customers/Vendors હેઠળ ઉમેરો જેથી તેમનું બેલેન્સ સમય જતાં બનતું જાય. પાર્ટીઓ પણ CSV માંથી ઇમ્પોર્ટ કરી શકાય છે.
પગલું 4 — તમારાં બિલ કેવી રીતે નંબર થાય છે તે તપાસો
બિલિંગ સોફ્ટવેર તમારા માટે તમારાં બિલ નંબર કરે છે જેથી શ્રેણી વ્યવસ્થિત અને અંતર વગરની રહે. ભારતમાં નાણાકીય વર્ષ 1 એપ્રિલ → 31 માર્ચ ચાલે છે, અને બિલ નંબર આ રીતે બને છે:
પ્રીફિક્સ + નાણાકીય વર્ષ + ક્રમિક નંબર — ઉદાહરણ તરીકે INV2026-27/0042.
ક્રમિક નંબર દરેક બિલ સાથે એક-એક વધે છે અને દર 1 એપ્રિલે 0001 પર રીસેટ થાય છે. તમે
હાથે નંબર ટાઇપ કરી શકતા નથી — એ ઇરાદાપૂર્વક છે, કારણ કે તે શ્રેણીને ખૂટતા કે પુનરાવર્તિત
નંબરોથી મુક્ત રાખે છે, જે GST-રિટર્ન વખતે તમારા રેકોર્ડ સાફ રાખે છે. તમે પ્રીફિક્સ
ગમે ત્યારે Settings → Transactions હેઠળ બદલી શકો છો.
પગલું 5 — તમારું પહેલું ટેસ્ટ બિલ બનાવો
હવે તે શરૂથી અંત સુધી કામ કરે છે તે સાબિત કરો. એક નાનું બિલ બનાવો, તેને પ્રિન્ટ કરો (કે PDF સેવ કરો), પછી મન થાય તો તેને ડિલીટ કરી દો — તે ફક્ત એક ટેસ્ટ છે.
એક ઉદાહરણ. રવિએ હમણાં જ હુબલી, કર્ણાટક (રાજ્ય કોડ 29) માં Ravi Stationery
સેટ કરી છે. તે કર્ણાટકના જ એક વોક-ઇન ગ્રાહકને ₹50 લેખે 10 નોટબુક વેચે છે. તેનું પહેલું બિલ
નંબર INV2026-27/0001 છે.
- કરપાત્ર મૂલ્ય = 10 × ₹50 = ₹500.
- અહીં નોટબુક 18% પર બિલ થાય છે (આ દર ફક્ત એક ઉદાહરણ છે — વર્તમાન દર cbic.gov.in પર કે તમારા CA સાથે ખાતરી કરો).
- આ કર્ણાટકની અંદરનું વેચાણ છે, એટલે 18% એ CGST 9% = ₹45 અને SGST 9% = ₹45 માં વહેંચાય છે.
- બિલ કુલ = ₹500 + ₹45 + ₹45 = ₹590.
જો રવિએ એ જ વેચાણ ગોવા (એક અલગ રાજ્ય) ના ગ્રાહકને કર્યું હોત, તો તે ઇન્ટર-સ્ટેટ હોત: એક જ IGST 18% = ₹90, અને કુલ હજુ પણ ₹590 — બે ને બદલે એક IGST લાઇન તરીકે બતાવાય. ટેક્સની વહેંચણી બદલાય છે; કુલ નહીં.
એ પહેલું ₹590 નું બિલ બરાબર છપાતું જોવું એ સંકેત છે કે તમારું સેટઅપ પૂરું થયું.
બિલિંગ સોફ્ટવેર તમારા માટે જે નહીં કરે
સીમા વિશે સ્પષ્ટ રહો. Yojika જેવું બિલિંગ સોફ્ટવેર તમને GST માટે રજિસ્ટર કરતું નથી (એ તમે જાતે GST પોર્ટલ પર કરો છો), તમારા માટે GSTR-1 કે GSTR-3B ફાઇલ કરતું નથી (તે આંકડા તૈયાર કરે છે અને તમને ડેટા એક્સપોર્ટ કરવા દે છે — તમે કે તમારા CA હજુ પણ gst.gov.in પર ફાઇલ કરો છો), અને એ ઇ-ઇન્વોઇસ કે ઇ-વે-બિલ સેવા નથી. બિલિંગ અને ફાઇલિંગ અલગ રાખવું સામાન્ય અને સાચું છે: સોફ્ટવેરનું કામ છે કાઉન્ટર પર દરેક બિલ ઝડપી અને સચોટ બનાવવું.
Yojika ના બિલિંગ સોફ્ટવેરમાં તમારી દુકાન સેટ કરવી
Yojika ભારતીય નાની દુકાનો માટે બનેલું ઓફલાઇન-ફર્સ્ટ GST બિલિંગ સોફ્ટવેર છે, એટલે ઉપરનું બધું તમારા પોતાના PC પર જ થાય છે — તમારી દુકાનનો ડેટા ક્યારેય મશીન છોડતો નથી. સેટઅપ એક જ Set up your shop સ્ક્રીન છે, ટેક્સ એન્જિન તમારા રાજ્ય પરથી CGST/SGST/IGST ની વહેંચણી આપોઆપ સંભાળે છે, ઇન્વોઇસ નંબરિંગ દરેક નાણાકીય વર્ષે બરાબર રીસેટ થાય છે, અને તમે 22 સત્તાવાર ભારતીય ભાષાઓમાંથી કોઈપણમાં A4, A5 કે થર્મલ રિસીપ્ટ પ્રિન્ટર પર પ્રિન્ટ કરી શકો છો.
- તે જે બધું કરે છે તે ફીચર્સ પેજ પર જુઓ.
- સાદા, પારદર્શક ભાવ પ્રાઇસિંગ પેજ પર તપાસો.
- અથવા Yojika ડાઉનલોડ કરો અને 14 દિવસ મફત તમારી દુકાન સેટ કરો.
બિલ બનાવવામાં નવા છો? GST બિલ કેવી રીતે બનાવવું થી શરૂ કરો, અને જો તમે હજુ ટૂલ સરખાવી રહ્યા હો, તો અમારી પ્રામાણિક માર્ગદર્શિકા ભારતમાં નાના વ્યવસાય માટે શ્રેષ્ઠ GST બિલિંગ સોફ્ટવેર જુઓ.
આ લેખ સામાન્ય માહિતી છે, ટેક્સ સલાહ નથી. GST ના નિયમો, દર અને મર્યાદા બદલાય છે — વર્તમાન સ્થિતિ gst.gov.in / cbic.gov.in પર કે તમારા CA સાથે ખાતરી કરો.