बिलिंग सॉफ़्टवेयर में अपनी दुकान सेट करने में कुछ ही मिनट लगते हैं: आप अपनी दुकान का नाम भरते हैं, बताते हैं कि आप GST में रजिस्टर्ड हैं या नहीं, चुनते हैं कि बिल कैसे छापते हैं, और एक पहला टेस्ट बिल बनाते हैं। यह गाइड उस पहली सेटअप को कदम-दर-कदम समझाती है, उदाहरण के तौर पर Yojika का इस्तेमाल करके, ताकि आप उसी दिन काउंटर पर बिलिंग शुरू कर सकें।
शुरू करने से पहले
आपको ज़्यादा कुछ नहीं चाहिए। ये चीज़ें पास रखें:
- आपकी दुकान का नाम जैसा बिल पर छपना चाहिए।
- आपका GSTIN (15 अक्षरों वाला GST नंबर) — सिर्फ़ तभी अगर आपकी दुकान GST में रजिस्टर्ड है।
- वह प्रिंटर जिस पर आप बिल छापते हैं: थर्मल रसीद प्रिंटर (58 mm या 80 mm) या A4/A5 पेज प्रिंटर।
बस इतना ही। आपको इंटरनेट कनेक्शन की ज़रूरत नहीं है, और सॉफ़्टवेयर आपको GST में रजिस्टर नहीं करता — वह एक अलग प्रक्रिया है जो आप gst.gov.in पर करते हैं।
चरण 1 — अपनी दुकान की जानकारी भरें
जब आप ऐप को पहली बार खोलते हैं, तो यह एक अपनी दुकान सेट करें स्क्रीन दिखाता है:
- व्यवसाय का नाम — आपकी दुकान का नाम। यह ज़रूरी है और हर बिल पर छपता है।
- क्या आप GST में रजिस्टर्ड हैं?
- चालू: आपके बिल पर GST लगता है और वे “TAX INVOICE” के रूप में छपते हैं। एक GSTIN बॉक्स दिखता है — अपना 15 अक्षरों वाला नंबर टाइप करें। आपका राज्य उसी से अपने-आप सेट हो जाता है।
- बंद: आपके बिल बिना टैक्स के सादे बिल होते हैं, और आप बस लिस्ट में से अपना राज्य चुनते हैं। जब आप रजिस्टर करें, तब बाद में GST चालू कर सकते हैं।
- आप बिल कैसे छापते हैं? — अपना प्रिंटर साइज़ चुनें (थर्मल 58/80 mm, या A4/A5)। आप इसे बाद में बदल सकते हैं, या किसी एक बिल पर बदल सकते हैं।
- और जानकारी (वैकल्पिक) — आपका फ़ोन, ईमेल, पता और एक इनवॉइस प्रीफ़िक्स
(हर बिल नंबर से पहले के अक्षर, जैसे
INV)। संपर्क की जानकारी आपके बिलों पर छपती है, इसलिए इसे जोड़ना फ़ायदेमंद है।
सेव करें और आगे बढ़ें पर क्लिक करें। नए इंस्टॉल पर आप फिर एक मुफ़्त 14-दिन का ट्रायल शुरू करते हैं या एक लाइसेंस की भरते हैं — आज़माने के लिए कार्ड की ज़रूरत नहीं।
आपके GSTIN और राज्य के बारे में
आपका GST नंबर बिलकुल 15 अक्षरों का होता है: पहले दो अंक आपका राज्य कोड होते हैं
(उदाहरण के लिए कर्नाटक के लिए 29, महाराष्ट्र के लिए 27), उसके बाद आपका PAN, एक एंटिटी
अंक, एक तय Z, और एक चेक अक्षर (gst.gov.in पर GSTIN जाँचें)।
वही राज्य कोड टैक्स का बँटवारा तय करता है — आपके राज्य के भीतर की बिक्री
CGST + SGST में बँटती है, और दूसरे राज्य को की गई बिक्री एक ही IGST होती है।
अच्छा सॉफ़्टवेयर यह आपके लिए हिसाब लगा देता है; देखें CGST, SGST और IGST समझाया गया।
चरण 2 — अपने पहले आइटम जोड़ें (या उन्हें इम्पोर्ट करें)
आप Items स्क्रीन पर एक-एक करके आइटम टाइप कर सकते हैं — शुरू करने के लिए एक नाम, एक कीमत, एक टैक्स रेट और एक यूनिट काफ़ी है। अगर आपके पास पहले से Excel में या पुराने सॉफ़्टवेयर में प्रोडक्ट लिस्ट है, तो उसकी जगह CSV इम्पोर्ट करें: टेम्पलेट डाउनलोड करें, उसे भरें (या अपने पुराने टूल से एक्सपोर्ट करें), फ़ाइल चुनें, और कुछ भी सेव होने से पहले प्रीव्यू देख लें।
एक सुझाव: कीमतें उसी तरह भरें जैसे आप काउंटर पर बोलते हैं। अगर आप MRP (टैक्स सहित) पर कीमत रखते हैं, तो Incl. GST सेटिंग चालू रखें और सॉफ़्टवेयर कीमत में से GST निकाल लेता है; अगर आप टैक्स से पहले की कीमत बताते हैं, तो Excl. GST पर स्विच करें।
चरण 3 — एक-दो ग्राहक जोड़ें (वैकल्पिक)
आते-जाते नकद ग्राहकों के लिए आपको किसी को जोड़ने की ज़रूरत नहीं — बिल “Walk-in customer” को बनाएँ। नियमित ग्राहकों, उधार वाले ग्राहकों या सप्लायरों के लिए, उन्हें एक बार Customers/Vendors में जोड़ दें ताकि समय के साथ उनका बकाया जमा होता रहे। पार्टियों को भी CSV से इम्पोर्ट किया जा सकता है।
चरण 4 — देखें कि आपके बिलों को नंबर कैसे मिलते हैं
बिलिंग सॉफ़्टवेयर आपके बिलों को अपने-आप नंबर देता है ताकि सिलसिला साफ़-सुथरा और बिना अंतराल के रहे। भारत में वित्तीय वर्ष 1 अप्रैल → 31 मार्च तक चलता है, और एक बिल नंबर इस तरह बनता है:
प्रीफ़िक्स + वित्तीय वर्ष + क्रम संख्या — उदाहरण के लिए INV2026-27/0042।
क्रम संख्या हर बिल के साथ एक-एक बढ़ती है और हर 1 अप्रैल को 0001 पर रीसेट हो जाती है।
आप हाथ से कोई नंबर टाइप नहीं कर सकते — यह जानबूझकर है, क्योंकि इससे सिलसिला किसी छूटे या
दोहराए गए नंबर से मुक्त रहता है, जो GST-रिटर्न के समय आपके रिकॉर्ड को साफ़ रखता है। आप
प्रीफ़िक्स को Settings → Transactions में जाकर कभी भी बदल सकते हैं।
चरण 5 — अपना पहला टेस्ट बिल बनाएँ
अब साबित करें कि यह पूरी तरह काम करता है। एक छोटा बिल बनाएँ, उसे छापें (या PDF सेव करें), फिर चाहें तो उसे मिटा दें — यह सिर्फ़ एक टेस्ट है।
हल किया गया उदाहरण। रवि ने अभी-अभी हुबली, कर्नाटक (राज्य कोड 29) में
Ravi Stationery सेट की है। वह कर्नाटक के ही एक आते-जाते ग्राहक को ₹50 प्रति नग की दर से
10 कॉपियाँ बेचता है। उसका पहला बिल नंबर INV2026-27/0001 है।
- टैक्स योग्य मूल्य = 10 × ₹50 = ₹500।
- यहाँ कॉपियों पर 18% की दर से बिल बनता है (यह दर सिर्फ़ एक उदाहरण है — मौजूदा दर cbic.gov.in पर या अपने CA से पक्की करें)।
- यह कर्नाटक के भीतर की बिक्री है, इसलिए 18% CGST 9% = ₹45 और SGST 9% = ₹45 में बँट जाता है।
- बिल कुल = ₹500 + ₹45 + ₹45 = ₹590।
अगर रवि यही बिक्री गोवा (एक अलग राज्य) के किसी ग्राहक को करता, तो यह अंतर-राज्यीय होती: एक ही IGST 18% = ₹90, और कुल फिर भी ₹590 ही रहता — दो के बजाय एक IGST लाइन के रूप में दिखता। टैक्स का बँटवारा बदलता है; कुल नहीं बदलता।
उस पहले ₹590 के बिल को सही से छपते देखना इस बात का संकेत है कि आपका सेटअप पूरा हो गया।
बिलिंग सॉफ़्टवेयर आपके लिए क्या नहीं करेगा
सीमा को साफ़ समझें। Yojika जैसा बिलिंग सॉफ़्टवेयर आपको GST में रजिस्टर नहीं करता (वह आप खुद GST पोर्टल पर करते हैं), आपके लिए GSTR-1 या GSTR-3B फ़ाइल नहीं करता (यह आँकड़े तैयार करता है और आपको डेटा एक्सपोर्ट करने देता है — फ़ाइल फिर भी आप या आपके CA gst.gov.in पर करते हैं), और यह कोई ई-इनवॉइस या ई-वे-बिल सेवा नहीं है। बिलिंग और फ़ाइलिंग को अलग रखना सामान्य और सही है: सॉफ़्टवेयर का काम है काउंटर पर हर बिल को तेज़ और सटीक बनाना।
Yojika के बिलिंग सॉफ़्टवेयर में अपनी दुकान सेट करना
Yojika भारतीय छोटी दुकानों के लिए बना एक ऑफ़लाइन-फ़र्स्ट GST बिलिंग सॉफ़्टवेयर है, इसलिए ऊपर बताई गई सारी बातें आपके अपने PC पर ही होती हैं — आपकी दुकान का डेटा कभी भी मशीन से बाहर नहीं जाता। सेटअप एक ही अपनी दुकान सेट करें स्क्रीन है, टैक्स इंजन आपके राज्य से CGST/SGST/IGST का बँटवारा अपने-आप संभाल लेता है, इनवॉइस की नंबरिंग हर वित्तीय वर्ष में सही तरह रीसेट होती है, और आप 22 आधिकारिक भारतीय भाषाओं में से किसी में भी A4, A5 या थर्मल रसीद प्रिंटर पर छाप सकते हैं।
- यह जो कुछ करता है वह सब features पेज पर देखें।
- आसान, पारदर्शी कीमतें pricing पेज पर देखें।
- या Yojika डाउनलोड करें और 14 दिन तक मुफ़्त में अपनी दुकान सेट करें।
बिल बनाना नया है? GST बिल कैसे बनाएँ से शुरू करें, और अगर आप अब भी टूल्स की तुलना कर रहे हैं, तो भारत में छोटे व्यवसाय के लिए सबसे अच्छा GST बिलिंग सॉफ़्टवेयर पर हमारी ईमानदार गाइड देखें।
यह लेख सामान्य जानकारी है, टैक्स सलाह नहीं। GST नियम, दरें और सीमाएँ बदलती रहती हैं — मौजूदा स्थिति gst.gov.in / cbic.gov.in पर या अपने CA से पक्की करें।