બિલની બીજી નકલ જોઈએ છે? એક ટૅપમાં ફરી પ્રિન્ટ કરો: તમારી Invoices યાદીમાંથી બિલ ફરી ખોલો ને પ્રિન્ટ કરો — એ જ નંબર ને એ જ કુલ રકમ સાથે આબેહૂબ એ જ બહાર આવે છે. ફરી પ્રિન્ટ કરવાથી ક્યારેય નવું ઇન્વૉઇસ બનતું નથી ને તમારો સ્ટૉક બદલાતો નથી. આ ગાઇડ બતાવે છે કે છેલ્લું બિલ (કે કોઈ પણ જૂનું) ફરી કેમ પ્રિન્ટ કરવું, Original / Duplicate નકલના વિકલ્પ ક્યારે વાપરવા, ને ફરી પ્રિન્ટ કરવું હંમેશાં કેમ સલામત છે.
છેલ્લું બિલ ફરી કેમ પ્રિન્ટ કરવું
બિલ ફરી પ્રિન્ટ કરવા માટે ખાલી એને ફરી ખોલવાનું છે. Yojika માં:
- સાઇડબારમાંથી Invoices સ્ક્રીન ખોલો. તમે બનાવેલું દરેક બિલ તેમાં દેખાય છે, સૌથી નવું બિલ પહેલાં.
- જે બિલ જોઈએ છે એની હરોળ પર ક્લિક કરો — છેલ્લું બિલ છેક ઉપર જ હોય છે. (અથવા Find ખાનામાં એનો નંબર કે ગ્રાહકનું નામ ટાઇપ કરો.)
- બિલ પ્રિન્ટ પ્રિવ્યૂ તરીકે ખૂલે છે. એને પ્રિન્ટર પર મોકલવા પ્રિન્ટ ઍક્શન વાપરો, કે PDF તરીકે સાચવો.
બસ, એટલું જ. ફરી પ્રિન્ટ એ પહેલી વાર જે બિલ બનાવ્યું એની આબેહૂબ નકલ છે — એ જ ઇન્વૉઇસ નંબર, એ જ તારીખ, એ જ વસ્તુઓ ને એ જ કુલ રકમ.
જો તમે હમણાં જ સાચવેલા બિલ પર જ હો, તો એ તો હજી ઝડપી છે: Save & Print પ્રિવ્યૂ ખુલ્લું જ રહે છે, એટલે ક્યાંય ગયા વગર બીજી નકલ પ્રિન્ટ કરી શકો.
ફરી પ્રિન્ટ માટે કાગળનું માપ પસંદ કરો
ફરી પ્રિન્ટ પણ બીજા કોઈ પણ બિલ જેવાં જ કાગળનાં માપ વાપરે છે, એટલે જરૂર પડ્યે તમે મૂળ કરતાં જુદી પહોળાઈ પર પણ ફરી પ્રિન્ટ કરી શકો. ઉપર જમણી બાજુના માપના ડ્રોપડાઉનનો ઉપયોગ કરો:
- A4 — આખું પાનું
- A5 — અડધું પાનું
- Thermal 58 mm / 65 mm / 80 mm — રસીદનાં રોલ
તમારી દુકાનનું નિયમિત માપ તમારા માટે પસંદ થયેલું જ હોય છે; અહીં એ બદલો તો એ ખાલી આ પ્રિન્ટ પૂરતું જ લાગુ પડે છે. રસીદ પ્રિન્ટર માટે ડ્રાઇવર ને કાગળની પ્રાથમિક વાત જોઈતી હોય, તો અમારી થર્મલ પ્રિન્ટર સેટઅપ ગાઇડ જુઓ.
એક નકલ, કે Original + Duplicate?
આખા પાનાના (A4 / A5) બિલ માટે તમે નકલોના ડ્રોપડાઉનથી એક જ પ્રિન્ટમાં એકથી વધુ નકલ છાપી શકો:
- 1 copy
- 2 (Original + Duplicate)
- 3 (Orig + Dup + Trip)
દરેક નકલ પર એ કોના માટે છે એ લખેલું હોય છે. આ માલ પરના ટૅક્સ ઇન્વૉઇસ માટેના સામાન્ય GST રિવાજને અનુસરે છે: મૂળ પર Original for Recipient, નકલ પર Duplicate for Transporter, ને ત્રીજી પર Triplicate for Supplier લખાય છે (cbic.gov.in પર Rule 48 જુઓ). સેવાઓ માટે ઇન્વૉઇસ બે નકલમાં બને છે. નકલ સાથે રાખવાના નિયમો વર્ષોમાં હળવા થયા છે, એટલે તમારા ધંધાને ખરેખર શું જોઈએ એ cbic.gov.in પર કે તમારા CA પાસેથી પાકું કરી લો. થર્મલ રસીદનાં રોલ તો કૅપ્શન વગર ખાલી સાદી નકલો છાપે છે.
ફરી પ્રિન્ટ કરવાથી ક્યારેય નવું બિલ બનતું નથી
આ મહત્ત્વનો ભાગ છે, ને એટલે જ ફરી પ્રિન્ટ કરવું સલામત છે: ફરી પ્રિન્ટ એ ખાલી છપાઈ છે, નવું વેચાણ નહીં. જ્યારે તમે ફરી પ્રિન્ટ કરો:
- ઇન્વૉઇસ નંબર બદલાતો નથી — તમને નવો નંબર મળતો નથી, ને કોઈ નંબર છોડાતો પણ નથી. તમારું નંબરિંગ આખા નાણાકીય વર્ષ માટે ખાલી જગ્યા વગરનું રહે છે.
- તમારો સ્ટૉક ફરી ખસતો નથી. વસ્તુઓ પહેલી વાર બિલ બનાવ્યું ત્યારે જ સ્ટૉકમાંથી ગઈ હતી; ફરી પ્રિન્ટ કરવાથી એ બીજી વાર બાદ થતી નથી.
- પાર્ટી ખાતાવહી ને ચૂકવણી અડ્યાં વગરનાં રહે છે. ગ્રાહકની બાકી રકમ બરાબર જેવી હતી એવી જ રહે છે.
એટલે તમે એ જ બિલ જેટલી વાર જોઈએ એટલી વાર ફરી પ્રિન્ટ કરી શકો — પ્રિન્ટર અટકી ગયા પછી, પહેલી રસીદ ઝાંખી પડી ગઈ હોય ત્યારે, કે ગ્રાહક આવતા અઠવાડિયે નકલ લેવા પાછો આવે ત્યારે — ને એનાથી તમારા ચોપડામાં ક્યારેય કંઈ ફરક પડતો નથી.
એક ઉદાહરણ કરી બતાવ્યું
મીના ઇન્દોર, મધ્ય પ્રદેશમાં એક સ્ટેશનરીની દુકાન ચલાવે છે. એક ગ્રાહક ₹500 ની નોટબુક (18% ટૅક્સ સાથે) ખરીદે છે, જે રાજ્યની અંદરનું વેચાણ છે, એટલે ટૅક્સ CGST ₹45 + SGST ₹45 માં વહેંચાય છે. બિલ, INV2026-27/0231, નું કુલ ₹590 (₹500 + ₹45 + ₹45) થાય છે.
પ્રિન્ટ થતાં થતાં અધવચ્ચે થર્મલ રોલ અટકી જાય છે. મીના પોતાની Invoices યાદીમાંથી INV2026-27/0231 ફરી ખોલે છે ને ફરી પ્રિન્ટ કરે છે. ફરી પ્રિન્ટમાં એ જ નંબર, INV2026-27/0231, ને એ જ ₹590 કુલ દેખાય છે — નવું બિલ નહીં. એના સ્ટૉકમાં નોટબુક હજી એક જ વાર બહાર ગઈ એમ જ દેખાય છે, ને એની ઇન્વૉઇસ સંખ્યા બદલાઈ નથી. (અહીંના દર ઉદાહરણ પૂરતા છે; તમારા માલનો હાલનો દર cbic.gov.in પર પાકો કરી લો.)
બે અઠવાડિયાં પછી એ જ ગ્રાહકને પોતાની ઑફિસની ફાઇલ માટે નકલ જોઈએ છે. મીના “INV2026-27/0231” શોધે છે, એને ખોલે છે, ને A4 પર એક Duplicate પ્રિન્ટ કરે છે. ફરી પણ, એના ચોપડામાં કંઈ ખસતું નથી.
તમે બિલ ક્યારે ફરી પ્રિન્ટ કરશો
દુકાનદાર રોજબરોજ ફરી પ્રિન્ટ કરે એનાં કારણો:
- પ્રિન્ટર અટકી ગયું કે કોરી રસીદ — વેચાણ તો બરાબર સાચવાઈ ગયું, ખાલી કાગળ નિષ્ફળ ગયો.
- ઝાંખી પડેલી થર્મલ રસીદ — થર્મલ પ્રિન્ટ મહિનાઓમાં ઝાંખું પડે છે; ફરી ખોલો ને A4 પર ફરી પ્રિન્ટ કરો.
- ગ્રાહકને બીજી નકલ જોઈએ છે — એના રેકોર્ડ માટે કે ઑફિસના રિઇમ્બર્સમેન્ટ માટે.
- તમને ફાઇલ કરવાની નકલ જોઈએ છે — તમારા પોતાના ફોલ્ડર માટે એક Duplicate પ્રિન્ટ કરો.
દરેક કિસ્સામાં બિલ તો તમારા રેકોર્ડમાં પહેલેથી જ છે, એટલે ફરી પ્રિન્ટ કરવું એટલે ખાલી કાગળ ફરી માગવો.
તણાવ વગર આ કરવું
ફરી પ્રિન્ટ કરવું નજીવું લાગે છે — જ્યાં સુધી દિવાળીની ધમાલમાં પ્રિન્ટર તમારી રસીદ ખાઈ ન જાય ને પાછળ બીજો ગ્રાહક ઊભો ન હોય. સારા બિલિંગ સૉફ્ટવેરનો મુદ્દો એ છે કે તમે સેવ દબાવો એ જ ઘડીએ રેકોર્ડ સલામત થઈ જાય, ને કાગળ ફરી મેળવવો એ એક ટૅપનું કામ છે — કોઈ પણ માપ પર, તમારા ગ્રાહકની ભાષામાં.
Yojika ભારતની નાની દુકાનો માટે ઑફલાઇન-ફર્સ્ટ GST બિલિંગ સૉફ્ટવેર છે. તમે બનાવેલું દરેક બિલ તમારા પોતાના PC પર જ સચવાય છે, એટલે જૂનું ઇન્વૉઇસ ફરી ખોલવું ને ફરી પ્રિન્ટ કરવું તરત થાય છે ને ઇન્ટરનેટ વગર ચાલે છે. A4, A5 કે 58 / 65 / 80 mm થર્મલ રસીદ પર પ્રિન્ટ કરો, નકલો પર Original / Duplicate નિશાની કરો, ને એ જ બિલ WhatsApp પર કે PDF તરીકે વહેંચો — બધું એ જ પ્રિવ્યૂમાંથી.
- ફીચર્સ પાના પર બધું શું આવે છે એ જુઓ.
- કે Yojika ડાઉનલોડ કરો ને 14 દિવસ મફત અજમાવો.
તમારા કાઉન્ટર માટે સાધન પસંદ કરી રહ્યા છો? ભારતમાં નાના ધંધા માટે શ્રેષ્ઠ GST બિલિંગ સૉફ્ટવેર અંગેની અમારી પ્રામાણિક ગાઇડ વાંચો, અથવા તમારા ગ્રાહકો બીજી ભાષા વાંચતા હોય, તો પ્રાદેશિક ભાષામાં બિલ કેમ પ્રિન્ટ કરવું જુઓ.
આ લેખ સામાન્ય માહિતી છે, ટૅક્સ સલાહ નહીં. GST નિયમો બદલાય છે — હાલની સ્થિતિ gst.gov.in પર કે તમારા CA પાસેથી પાકી કરી લો.